Mokapenin opas

Google Calendar

Tämä integraatio yhdistää Mokapenin Tapaamiset-modulin Google Calendariin. Kokoukset ja tapaamiset voivat kulkea järjestelmien välillä asettamiesi sääntöjen mukaan — ilman manuaalisia vientejä tai kaksinkertaista syöttöä.

Se ei synkronoi tehtäviä: sivulla tehtävävaihtoehto on pois käytöstä (tulossa). Se koskee vain päivämäärällä ja kellonajalla varustettuja tapaamisia.

Integraatioiden yleiskatsaus: Integraatiot.

Vaatimukset

• Mokapen-suunnitelma kalenteri-integraatiolla (Premium-mitalikuvake tapaamiset-valikkokohdassa). Ilman sopivaa suunnitelmaa yhdistämispainike avaa päivityssivun.
• Google-tili aktiivisella kalenterilla.
• Oikeus valtuuttaa Mokapen hallitsemaan kalenteria ja tapahtumia Googlessa.

Google Calendarin yhdistäminen

1. Käyttäjävalikko → Integraatiot → Google Calendar -välilehti.
2. Klikkaa Synkronoi Google Calendar (tai vastaava).
3. Googlessa: valitse tili (se voi olla eri kuin sähköposti, jolla kirjaudut Mokapeniin).
4. Tarkista pyydetyt oikeudet (kalenteri ja tapahtumat) ja klikkaa Salli.
5. Palaat Mokapeniin: Yhdistetty tili: näkyy valtuutetun Google-sähköpostin kanssa.

Jos et hyväksy oikeuksia, yhdistämistä ei viimeistellä eikä tapaamisia synkronoida. Kalenterista riippuvat automaatiot eivät voi käyttää Google-tapahtumia.

Jos näet «yhteys vanhentunut», klikkaa Katkaise yhteys ja yhdistä uudelleen.

Mitä Mokapen pyytää Googelta

Profiilinimen ja sähköpostin lisäksi Mokapen pyytää pääsyä kalenteriin ja tapahtumiin: lukea olemassa olevia kokouksia, luoda uusia Mokapenista, päivittää niitä ja poistaa niitä, kun muokkaat tai peruutat linkitetyn tapaamisen. Ilman näitä oikeuksia synkka ei käynnisty.

Google-sähköposti eri kuin Mokapen-sähköposti

Tämä on sallittua ja yleistä: työskentelet Mokapenissa yhdellä kirjautumisella ja synkkaat team@yritys.com -kalenterin tai henkilökohtaisen Gmailin. Integraatiosivulla Yhdistetty tili -sähköposti on se, joka merkitsee synkalle, ei Mokapen-kirjautumissähköposti.

Sama osoite (Mokapen = Google): vienti/tuonti säilyttää järjestäjän ja osallistujat; tuntemattomat sähköpostit tuonnissa voivat luoda yhteystietoja (vain sähköposti) osoitekirjaan.

Eri osoitteet:

• Googlessa yhdistetyn tilin pitää olla tapahtuman järjestäjä tai osallistuja; muuten Google ei hyväksy kirjoitusoperaatiota.
• Viennissä: jos Mokapen-järjestäjää ei ole kyseisessä kalenterissa, tapahtuma luodaan yhdistetyllä Google-tilillä järjestäjänä.
• Tuonnissa: jos Mokapen-käyttäjäsi osallistuu tapahtumaan, tapaaminen tulee Mokapeniin; jos ei, tapahtuma voi jäädä tuotuna mutta näkymättömänä sinulle; tapahtumat ilman hyödyllisiä osallistujia voidaan ohittaa.

Vinkki: lisää itsesi osallistujaksi tapaamisiin, joiden pitää näkyä molemmissa järjestelmissä, tai käytä samaa sähköpostiosoitetta missä mahdollista.

Määritettävät asetukset

Synkan suunta

Kolme tilaa (nuolet sivulla):

• Vain Mokapen — Google syöttää CRM:ää; muutokset Mokapenissa eivät palaa Googleen.
• Vain Google — Mokapen lähettää tapaamiset kalenteriin.
• Molemmat — päivitykset yhdessä järjestelmässä heijastuvat toiseen.

Kalenterit

• Ensisijainen kalenteri — Mokapen käyttää Googlessa ensisijaiseksi merkittyä (ei muokattavissa valikosta).
• Muut kalenterit — valitse toissijaiset kalenterit (Asiakkaat, Tiimi…). Syntymäpäivät ja pyhäpäivät suljetaan automaattisesti pois.

Muut säätimet

• Synkronoi tapaamiset — pitää pysyä päällä.
• Alkupäivä — mistä päivästä tuodaan menneitä tapahtumia (enintään 15 päivää taaksepäin); eteenpäin noin yksi vuosi.
• Google Meet (jos suunnitelmasi sallii) — lisää videokokouslinkin viedyille tapaamisille.

Klikkaa Tallenna asetusten tallentamiseen, Synkronoi linjauksen ajamiseen.

Mitä synkan aikana tapahtuu

• Uusi tapaaminen Mokapenissa → tapahtuma Googlessa (jos vienti on aktiivinen).
• Muokkaus tai poisto Mokapenissa → päivitä tai poista linkitetty Google-tapahtuma.
• Uusi tapahtuma Googlessa → tapaaminen Mokapenissa (jos tuonti on aktiivinen ja päivävälin sisällä).
• Muokkaus Googlessa → Mokapen päivittää linkitetyn tapaamisen (automaattiset ilmoitukset Googlesta kun mahdollista).

Yleiset ongelmat

• Puuttuvat tapahtumat — tarkista alkupäivä, valitut kalenterit, synkan suunta, sähköpostiosallistuminen kun tilit eroavat.
• Kaksoistapahtumat — kaksi yhteyttä tai sama tapahtuma tuotu ja luotu uudelleen käsin; yhdistä ja käytä yhtä virallista kalenteria.
• Hidas synkka — normaalia ensimmäisellä ajolla monilla tapahtumilla.

Yhteyden katkaiseminen

Klikkaa Katkaise yhteys, vahvista kirjoittamalla pyydetty sana ja jatka. Mokapen lopettaa yhteyden Google Calendariin ja poistaa synkkaviittaukset tapaamisten ja tapahtumien välillä.

Mitä datalle tapahtuu:

• Tapaamiset Mokapenissa — jäävät CRM:ään normaaleina tietueina, mutta eivät enää synkronoidu Googlen kanssa (ei automaattisia päivityksiä kumpaankaan suuntaan).
• Tapahtumat Google Calendarissa — eivät poistu automaattisesti Mokapenista.

Toisin kuin yhteystiedoissa tai Drivessa, Kalenterin katkaisuikkuna ei tarjoa valintaruutuja jo tuotujen tapaamisten massapoistoon: käytännössä pidät ne Mokapenissa, irti synkasta. Jos haluat siivota CRM:ää, poista tai muokkaa tapaamisia käsin katkaisun jälkeen.

Tapaamisten hallinta CRM:ssä: Tapaamiset-opas.