Mokapenin opas

Fatture in Cloud

Yhdistä Fatture in Cloud Mokapeniin pitääksesi yritykset, tuotteet, palvelut, tarjoukset ja tilaukset (rivillä) linjassa kirjanpidon ja myynnin hallinnan välillä. Tämä ei ole «osoitekirja»-integraatio kuten MailChimp: pakolliset verotiedot, ALV-kantojen kartoitus ja oikea toimintojärjestys ovat tärkeitä (ensin perustiedot ja luettelo, sitten asiakirjat).

Yleiskatsaus: Integraatiot.

Vaatimukset

• Aktiivinen Fatture in Cloud -tili, jolla on vähintään yksi yritys (oikeushenkilö), jolle laskutat asiakirjoja.
• Oikeus valtuuttaa Mokapen kirjautumalla Fatture in Cloud -tililläsi.
• Mokapen-oikeudet yrityksiin, tuotteisiin, palveluihin, tarjouksiin ja tilauksiin organisaatiossasi (katso Roolit ja käyttöoikeudet).
• ALV-kannat jo määritetty sekä Mokapenissa että Fatture in Cloudissa — kartoitat ne manuaalisesti integraationsivulla.

Fatture in Cloud -tilin yhdistäminen

1. Käyttäjävalikko → Integraatiot → Fatture in Cloud.
2. Napsauta Sync Fatture in Cloud.
3. Kirjaudu haluamallasi Fatture in Cloud -tilillä (se voi poiketa Mokapen-sähköpostistasi).
4. Hyväksy pyydetyt oikeudet (mukaan lukien tarvittaessa tarjoukset).
5. Palaa Mokapeniin: näkyy Connected account Fatture in Cloud -sähköpostilla ja yhteyden luojalla.

Jos et hyväksy, yhtään Fatture in Cloud -yritystä ei voi yhdistää ja synkronointi pysyy passiivisena.

Kirjautumisen jälkeen aseta tietovirran suunta (katso alla), sitten yhdistä yksi tai useampi Fatture in Cloud -yritys: jokaisella oikeushenkilöllä on omat asetuksensa ja suodattimensa. Jos yhdistit integraation ennen tarjousten käyttöönottoa, banneri pyytää päivittämään oikeudet: napsauta sitä ja toista valtuutus Fatture in Cloudissa, muuten «Sync quotes» -painike ei toimi.

Mitä Mokapen pyytää Fatture in Cloudilta

Pääsy tilillesi lukeakseen ja kirjoittaakseen asiakkaita, toimittajia, tuotteita, palveluita, tarjouksia ja tilauksia valitulle Fatture in Cloud -yritykselle asettamasi tietovirran suunnan mukaan. Mokapen ei korvaa Fatture in Cloud -paneelia sähköiseen laskutukseen tai verovelvoitteisiin: se palvelee perustietojen ja kaupallisten asiakirjojen linjausta kahden järjestelmän välillä.

Jos peruutat Mokapenin Fatture in Cloud -paneelista tai istunto vanhenee, katkaise yhteys ja yhdistä uudelleen Mokapenista.

Tilin asetukset (koko integraatio)

Tietovirran suunta

Kolme tilaa, voimassa kaikille saman tilin alla yhdistetyille Fatture in Cloud -yrityksille:

• Vain kohti Mokapenia (nuoli ←) — tiedot tulevat Fatture in Cloudista Mokapeniin: asiakkaat/toimittajat, tuotteet/palvelut, tarjoukset ja tilaukset (jos käytössä).
• Molemmat suunnat (↔) — tuonti ja vienti: muutos voi levitä molempiin suuntiin suodattimien ja ristiriitasääntöjen mukaisesti.
• Vain kohti Fatture in Cloudia (nuoli →, oletus ensimmäisellä yhdistämisellä) — tiedot lähtevät Mokapenista Fatture in Cloudiin: CRM:ssä luodut tai päivitetyt perustiedot ja asiakirjat voidaan lähettää FC:hen.

Suunnan muutos synkronoinnin jälkeen ei poista olemassa olevaa dataa, mutta kannattaa ajaa synkronoinnit uudelleen jääneen datan kiinni ottamiseksi.

Synkronoinnin jakaminen

Näkyy vain tilin yhdistäneelle. Voit antaa muiden jäsenten käyttää samaa Fatture in Cloud -kirjautumista (koko organisaatio tai valitut käyttäjät). Kollegoiden ei tarvitse kirjautua uudelleen, mutta jokaisen on silti konfiguroitava tai käynnistettävä synkronoinnit niille FC-yrityksille, jotka koskevat heitä, Mokapen-oikeuksien mukaan.

Fatture in Cloud -yritysten yhdistäminen

Yhdellä Fatture in Cloud -kirjautumisella voit hallita useita oikeushenkilöitä. Mokapenissa jokaisella yhdistetyllä yrityksellä on erillinen asetuslohko (kuten MailChimp-yleisöt, mutta verolliset ja kaupalliset entiteetit).

1. Tilin ollessa jo yhdistettynä napsauta Connect Fatture in Cloud account.
2. Valitse yritys valikosta (jo yhdistetyt ovat poissa käytöstä).
3. Määritä verokannat, ota tarvitsemasi entiteetit käyttöön, aseta suodattimet ja päivämäärät.
4. Valitse tietojen valtuutus sivun alareunassa, sitten Save ja käytä «Sync …» -painikkeita kullekin entiteetille.
5. Toista jokaiselle linjattavalle Fatture in Cloud -yritykselle (esim. holding + operatiivinen yritys).

Jokaisen yhdistetyn yrityksen alla on erilliset kortit verokannoille, yrityksille, tuotteille, palveluille, tarjouksille ja tilauksille. Jokaisella kortilla on oma kytkin, suodattimet, esikatselu ja synkronointipainike.

Verokantojen synkronointi

Ensimmäinen kortti yrityslohkossa. Pakollinen, jos haluat tarjouksia, tilauksia tai rivejä oikealla ALV:llä.

Mitä se tekee — linkittää jokaisen Mokapenin ALV-kannan (vasen sarake) vastaavaan Fatture in Cloud -kantaan (pudotusvalikko oikealla). Pudotusvalikot lataavat valitun FC-yrityksen kannat.

Miksi se on tärkeää — tuotteet, palvelut, tarjoukset ja tilaukset käyttävät tätä karttaa ALV:n laskemiseen riveillä. Jos ohitat tai kartoitat väärin, summat ja rivit voivat olla vääriä tai synkronointi epäonnistua. Tarkista, että prosentit ja luonteet täsmäävät (22 %, 10 %, vapautettu jne.).

Laajuus — jokaisella yhdistetyllä Fatture in Cloud -yrityksellä on oma kantakartta; sitä ei jaeta eri oikeushenkilöiden välillä.

Yritysten synkronointi

Oma kortti Sync companies -kytkimellä. Linjaa Mokapenin yritystietueet Fatture in Cloudin asiakkaiden, toimittajien tai asiakas+toimittaja -subjektien kanssa.

Kolme roolia Fatture in Cloudissa (kolme välilehteä)

Customer — suodattimet läpäisevät Mokapen-yritykset muuttuvat Fatture in Cloudissa asiakkaiksi (vienti) tai FC-asiakkaat tulevat Mokapeniin (tuonti). Jos et aseta suodattimia tällä välilehdellä, Mokapen-yrityksiä käsitellään FC-asiakkaina (viesti sivulla): hyödyllinen koko CRM:n tuomiseen kirjanpitoon, riskialtista jos perustiedoissa sekoittuvat asiakkaat ja toimittajat.

Supplier — sama logiikka FC-toimittajille. Rajaa type-, type 2- ja tag-kentillä, kuka tulee sisään tai lähtee (esim. vain tyyppi «Supplier»).

Customer / Supplier — subjektit, joilla on kaksoisrooli Fatture in Cloudissa (sama nimi on sekä asiakas että toimittaja). Määritä erilliset suodattimet konserniyhtiöille tai kumppaneille, jotka ostavat ja myyvät.

Pakolliset tiedot ja täsmäytys

Sivun sininen ilmoitus koskee ALV-numeroa ja verotunnusta: viennissä Fatture in Cloudiin Mokapen-yrityksellä on oltava vähintään toinen täytettynä (vat tai vat_private). Ilman ALV-numeroa tai verotunnusta tietuetta ei viedä.

Esikatselussa ja tuonnissa Fatture in Cloudista Mokapen käyttää laajempia kriteerejä: yritys voi näkyä tai täsmätä, vaikka sillä olisi virallinen sähköposti, sähköposti (email1) tai puhelin (phone1) — ALV-numeron ja verotunnuksen lisäksi. Tuonnissa, jos FC-asiakkaalla on ALV-numero, verotunnus, sähköposti tai puhelin, Mokapen etsii perustiedoista saman arvon tietueen yhdistääkseen sen eikä luodakseen kaksoiskappaletta.

Käytännössä: esikatselu voi näyttää enemmän tietueita kuin mitä oikeasti lähetetään FC:hen, jos ALV-numero/verotunnus puuttuu; viennissä varmista, että lähetettävillä asiakkailla on vähintään ALV-numero tai verotunnus täytettynä.

Suodattimet (kullekin välilehdelle Customer, Supplier, Customer/Supplier)

Jokaisella välilehdellä on omat suodattimensa: FC-asiakkaat eivät peri toimittajien suodattimia. Määritä erikseen, jos käytät samaa nimeä eri rooleissa Mokapenissa.

Suodattimet määrittävät mitkä Mokapen-yritykset voivat tulla sisään tai lähteä kyseisessä roolissa Fatture in Cloudissa — ei vain ensimmäisellä «Sync companies» -ajolla, vaan aina kun luot tai päivität yrityksen CRM:ssä (jos automaattinen synkronointi on päällä ja tietovirran suunta sen sallii).

Käytännössä: tallennat yrityksen Mokapenissa → Mokapen tarkistaa, täyttääkö se kyseisellä välilehdellä (Customer, Supplier tai Customer/Supplier) asetetut type-, type 2- ja tag-arvot → vain jos se läpäisee kaikki suodattimet se luo tai päivittää sen Fatture in Cloudissa vastaavassa roolissa. Sääntöjen ulkopuolelle jäävä yritys pysyy Mokapenissa mutta ei lähetetä (eikä välttämättä näy kyseisen välilehden vientiesikatselussa). Suunnalla kohti Mokapenia tai molemmat suunnat samat suodattimet rajaavat myös mitkä FC-asiakkaat/toimittajat tulevat CRM:ään kyseisessä roolissa.

Ei suodattimia — Customer-välilehdellä, jos jätät type-, type 2- ja tag-kentät tyhjiksi, Mokapen käsittelee kelvolliset yritykset FC-asiakkaina (viesti sivulla). Supplier- ja Customer/Supplier -välilehdillä ilman suodattimia ei ole tällaista oletusta: on parasta aina rajata (esim. type «Supplier»), ettei viedä/tuo koko perustietoja vahingossa.

Type — rajaa yhteen Mokapen-yritysluokkaan (esim. vain «B2B Customer» tai «Commercial partner»). Jos asetat sen, yrityksellä on oltava kyseinen arvo Type-kentässä synkronointiin kyseisellä välilehdellä. Jätä tyhjäksi, jos suodatinta ei tarvita.

Type 2 — toinen luokittelutaso (esim. «Italy», «Abroad», «Services sector»). Yhdistyy Type- ja Tag-kenttiin: kaikki täyttämäsi kriteerit on täytyttävä (AND-logiikka). Esimerkki: Type «Customer» + Type 2 «Italy» → vain italialaiset asiakkaat.

Tag — yksi tai useampi yritystagi: vain tietueet, joilla on kaikki valitut tagit, synkronoidaan (yhdessä type- ja type 2 -kenttien kanssa). Esimerkki: tagi «Electronic invoicing» Customer-välilehdellä → vain ne yritykset muuttuvat FC-asiakkaiksi. Hyödyllinen vientiin kirjanpitoon segmentoimalla ilman, että lähetetään prospekteja tai sekaisia toimittajia.

Kun muutat suodattimia, sivulle tulee ilmoitus: muutoksen jälkeen aja uudelleen Sync companies kyseiselle FC-yritykselle. Jo linjatut tietueet, jotka eivät enää täsmää, voivat lopettaa päivittymisen, kunnes linjaat uudelleen tai löysennät suodattimia.

Lohkon laskuri ja preview -linkki näyttävät, kuinka monta yritystä täyttää suodattimet juuri nyt (esikatselukriteerit: ALV-numero, verotunnus, sähköposti tai puhelin). Varmista, ettei synkronoi tuhansia tietueita vahingossa tai ettei suodattimet ole liian tiukat (nolla esikatselussa).

Mitä linjataan

Yrityksen nimi, osoite, sähköposti, puhelin, ALV-numero, verotunnus, vastaanottajakoodi, pankki- ja maksutiedot, oikeudellinen muoto, oletusverokanta (jos kartoitettu), oletusalennus — tietovirran suunnan ja ristiriitasäännön mukaan. Suodattimissa määritetyt tagit voidaan lisätä tietueeseen tuonnissa.

Esikatselu ja painike

Harmaa laatikko näyttää, kuinka monta yritystä täsmää suodattimiin juuri nyt (yllä olevat esikatselukriteerit). Linkki avaa listan tunnuksella, nimellä ja tyypillä. Integraation ollessa aktiivinen Sync companies ajaa vain tämän entiteetin kyseiselle FC-yritykselle.

Tuotteiden synkronointi

Oma kortti Sync products -kytkimellä. Linjaa Mokapenin tuoteluettelon Fatture in Cloudin tuotteisiin (materiaalinimikkeet).

Pakolliset tiedot

Jokaisella tuotteella on oltava product code (product_code) täytettynä: se on avain, joka linkittää järjestelmät. Ilman koodia tuote ei näy esikatselussa eikä synkronoidu.

Suodattimet

Näkyvissä, kun tuotteiden kytkin on päällä. Ne määrittävät mitkä Mokapen-tuotteet voivat tulla sisään tai lähteä kyseisen yrityksen Fatture in Cloud -luetteloon — ei vain ensimmäisellä «Sync products» -ajolla, vaan aina kun luot tai päivität tuotteen (kun automaattinen synkronointi ja suunta sen sallivat).

Käytännössä: tallennat tuotteen koodilla → Mokapen tarkistaa tässä kortissa asetetut type-, type 2- ja tag-arvot → vain jos se läpäisee kaikki suodattimet se luo tai päivittää sen Fatture in Cloudissa. Sääntöjen ulkopuolelle jäävä tuote pysyy Mokapenissa mutta ei lähetetä. Tuonnissa FC:stä samat suodattimet rajaavat, mitkä FC-nimikkeet tulevat Mokapen-luetteloon.

Type — rajaa yhteen Mokapen-tuoteluokkaan (esim. vain «Material» tai «Spare part»). Jos asetat sen, tuotteella on oltava kyseinen arvo Type-kentässä synkronointiin Fatture in Cloudiin. Jätä tyhjäksi, jos et halua suodattaa luokalla — hyödyllinen, jos haluat lähettää koko koodatun luettelon kirjanpitoon.

Type 2 — toinen luokittelutaso (esim. «Sellable», «Sample», «Obsolete»). Yhdistyy Type- ja Tag-kenttiin: kaikki täyttämäsi kriteerit on täytyttävä (AND-logiikka). Esimerkki: Type «Material» + Type 2 «Sellable» → vain myytävät materiaalit, ei näytteitä tai sisäisiä nimikkeitä.

Tag — yksi tai useampi tuotetagi: vain tietueet, joilla on kaikki valitut tagit, synkronoidaan (yhdessä type- ja type 2 -kenttien kanssa). Esimerkki: tagi «FC Catalog 2026» → vain ne SKU:t päätyvät kirjanpitoon, hyödyllinen asteittaiseen luettelon käyttöönottoon lähettämättä kaikkea kerralla.

Ei suodattimia (type, type 2 ja tagit tyhjänä), kaikki pakollisen product code -kentän täyttävät tuotteet menevät läpi.

Kun muutat suodattimia, sivulle tulee ilmoitus: muutoksen jälkeen aja uudelleen Sync products. Jo linjatut tuotteet, jotka eivät enää täsmää, voivat lopettaa päivittymisen Fatture in Cloudissa.

Lohkon laskuri ja preview -linkki (koodisarake, nimi, tyyppi) näyttävät, kuinka monta tuotetta täyttää suodattimet juuri nyt. Varmista, ettei synkronoi tuhansia nimikkeitä vahingossa tai ettei suodattimet ole liian tiukat (nolla esikatselussa).

Mitä linjataan

Koodi, otsikko, kuvaukset, kategoria, mittayksikkö, hinta, kustannus, määrä/varasto, ALV-kanta (kantakartan kautta), tyyppi ja tagit. Tuonnissa FC:stä Mokapen luo tai päivittää tuotetietueen; viennissä se lähettää koodin, nimen, nettohinnan ja verokannan FC-luetteloon.

Esikatselu ja painike

Esikatselu Code-sarakkeella, nimellä ja tyypillä. Sync products ajaa vain tämän entiteetin. Tee tämä ennen tilaussynkronointia (tilausrivit viittaavat tuotteisiin tai palveluihin).

Palveluiden synkronointi

Oma kortti Sync services -kytkimellä. Sama logiikka kuin tuotteilla, mutta palveluille (työ, konsultointi, tilaukset jne.).

Pakolliset tiedot

Service code (service_code) pakollinen — sama rooli kuin product code.

Suodattimet

Näkyvissä, kun palveluiden kytkin on päällä. Ne määrittävät mitkä Mokapen-palvelut voivat tulla sisään tai lähteä kyseisen yrityksen Fatture in Cloudiin — ei vain ensimmäisellä «Sync services» -ajolla, vaan aina kun luot tai päivität palvelun (kun automaattinen synkronointi ja suunta sen sallivat).

Käytännössä: tallennat palvelun koodilla → Mokapen tarkistaa tässä kortissa asetetut type-, type 2- ja tag-arvot → vain jos se läpäisee kaikki suodattimet se luo tai päivittää sen Fatture in Cloudissa. Sääntöjen ulkopuolelle jäävä palvelu pysyy Mokapenissa mutta ei lähetetä. Tuonnissa FC:stä samat suodattimet rajaavat, mitkä FC-palvelut tulevat Mokapen-luetteloon.

Type — rajaa yhteen Mokapen-palveluluokkaan (esim. vain «Consulting» tai «SaaS subscription»). Jos asetat sen, palvelulla on oltava kyseinen arvo Type-kentässä synkronointiin Fatture in Cloudiin. Jätä tyhjäksi, jos et halua suodattaa luokalla — silloin kaikki pakollisen koodin täyttävät palvelut menevät läpi (ellei muita suodattimia ole).

Type 2 — toinen luokittelutaso (esim. «Recurring», «Project-based», «One-off»). Yhdistyy Type- ja Tag-kenttiin: kaikki täyttämäsi kriteerit on täytyttävä (AND-logiikka). Esimerkki: Type «Consulting» + Type 2 «Project-based» → vain projektipohjainen konsultointi, ei toistuvia tilauksia.

Tag — yksi tai useampi palvelutagi: vain tietueet, joilla on kaikki valitut tagit, synkronoidaan (yhdessä type- ja type 2 -kenttien kanssa). Esimerkki: tagi «Billable» → lähetä kirjanpitoon vain nimikkeet, joista oikeasti laskutat, pois lukien sisäiset tai vielä laskuttamattomat palvelut eri tagilla.

Ei suodattimia (type, type 2 ja tagit tyhjänä), kaikki pakollisen service code -kentän täyttävät palvelut menevät läpi.

Kun muutat suodattimia, sivulle tulee ilmoitus: muutoksen jälkeen aja uudelleen Sync services. Jo linjatut palvelut, jotka eivät enää täsmää, voivat lopettaa päivittymisen Fatture in Cloudissa.

Lohkon laskuri ja preview -linkki (koodisarake, nimi, tyyppi) näyttävät, kuinka monta palvelua täyttää suodattimet juuri nyt. Tarkista ennen palveluluettelon massasynkronointia.

Mitä linjataan

Koodi, otsikko, kuvaukset, hinnat, ALV-kanta, tyyppi ja tagit. Fatture in Cloudissa ne näkyvät palvelutyyppisinä nimikkeinä.

Esikatselu ja painike

Esikatselu palvelukoodilla ja käytetyillä suodattimilla. Sync services ajaa vain palvelut. Tilaukset voivat käyttää myös palvelurivejä: ota tuotteet ja/tai palvelut käyttöön ennen tilauksia.

Tarjousten synkronointi

Oma kortti Sync quotes -kytkimellä. Vaatii päivitetyt oikeudet Fatture in Cloudissa, jos integraatio yhdistettiin ennen tarjousten käyttöönottoa (banneri «Update your permissions»).

Tarjousnumerot

Jokainen ohjelmisto numeroin tarjoukset omalla tavallaan. Mokapenin tarjousnumero tallennetaan vastaavan tarjouksen notes-kenttään Fatture in Cloudissa ja päinvastoin tuonnissa. Ennen ensimmäistä synkronointia tarkista, ettei ole kaksoiskappaleita tai jo toisessa järjestelmässä käytettyjä numeroita (sininen ilmoitus sivulla).

Alkupäivä

Määrittää, mistä päivästä tarjoukset kelpaavat (enintään noin 6 kuukautta taaksepäin tästä päivästä). Vanhemmat asiakirjat jäävät pois, vaikka ne täyttäisivät suodattimet.

Suodattimet

Alkupäivän (yllä) lisäksi type, type 2 ja tagit rajaavat mitkä tarjoukset Mokapen synkronoi Fatture in Cloudiin kyseiselle FC-yritykselle — ei koko tarjousmoduulia, vain kriteerit täyttävät asiakirjat.

Käytännössä: tarjouksen on oltava päiväikkunan sisällä ja täytettävä suodattimet → muuten sitä ei viedä tai tuoda. Automaattisessa synkronoinnissa uusi tarjous arvioidaan tallennuksessa; jos se ei täytä suodattimia, se jää Mokapeniin ilman kopioita FC:hen.

Type — rajaa yhteen Mokapen-tarjousluokkaan (esim. vain «Commercial» tai «Export»). Jos asetat sen, tarjouksella on oltava kyseinen arvo Type-kentässä synkronointiin Fatture in Cloudiin. Jätä tyhjäksi, jos et halua suodattaa luokalla — muista, että alkupäivä pätee silti.

Type 2 — toinen luokittelutaso (esim. «Approved», «Sent to customer», «Under negotiation»). Yhdistyy Type-, Tag- ja alkupäiväkenttiin: kaikki täyttämäsi kriteerit on täytyttävä (AND-logiikka). Esimerkki: Type «Commercial» + Type 2 «Approved» → vain hyväksytyt kaupalliset tarjoukset.

Tag — yksi tai useampi tarjoustagi: vain asiakirjat, joilla on kaikki valitut tagit, synkronoidaan (yhdessä type-, type 2- ja päiväkenttien kanssa). Esimerkki: tagi «FC» tai «To invoice» → vain kirjanpitoon merkityt tarjoukset; simulaatiot tai sisäiset luonnokset jäävät pois, vaikka päivämäärä olisi tuore.

Ei type/tag-suodattimia (vain alkupäivä asetettuna), kaikki päiväikkunan tarjoukset menevät läpi, jos asiakas ja rivit on jo linjattu muualla.

Kun muutat suodattimia tai päivää, sivulle tulee ilmoitus: muutoksen jälkeen aja uudelleen Sync quotes. Jo linjatut asiakirjat, jotka eivät enää täsmää, voivat lopettaa päivittymisen Fatture in Cloudissa.

Lohkon laskuri ja preview -linkki (numero, otsikko, tyyppi) näyttävät, kuinka monta tarjousta täyttää suodattimet juuri nyt. Yhdistetty esimerkki: alkupäivä 1. tammikuuta + Type «Sales» + tagi «To invoice» → esikatselu näyttää tarkalleen osajoukon, joka menee FC:hen.

Mitä linjataan

Asiakirjan otsikko (linkitetty asiakas, päivämäärät, summat), rivit synkronoiduilla tuotteilla/palveluilla, verokannoilla ja määrillä. Tarjouksen asiakkaan on oltava jo linjattujen yritysten joukossa; rivien on viitattava tuote/palvelukoodeihin, jotka ovat molemmissa järjestelmissä.

Esikatselu ja painike

Laskuri ja lista numerolla, otsikolla ja tyypillä. Sync quotes ajaa vain tarjoukset kyseiselle FC-yritykselle.

Tilausten synkronointi

Oma kortti Sync orders -kytkimellä.

Edellytykset (pakolliset)

Tilausten käyttöönottoon sinulla on oltava aktiivisina samassa yrityslohkossa: Sync companies ja Sync products ja/tai Sync services. Tilausta ilman asiakasta ja nimikerivejä ei voi lähettää Fatture in Cloudiin. Jos tilausten kytkin on poissa käytöstä, vie hiiri tooltipin päälle: se muistuttaa riippuvuudesta.

Tilausnumerot

Sama logiikka kuin tarjouksilla: Mokapenin tilausnumero päätyy FC-tilauksen notes-kenttään ja päinvastoin. Tarkista kaksoiskappaleet ennen ensimmäistä synkronointia.

Alkupäivä

Kuten tarjouksilla: enintään noin 6 kuukautta taaksepäin.

Suodattimet

Alkupäivän (yllä) lisäksi type, type 2 ja tagit rajaavat mitkä Mokapen-tilaukset synkronoidaan Fatture in Cloudiin kyseiselle yritykselle — ei koko tilausmoduulia, vain kriteerit täyttävät asiakirjat. Ne vaativat yritykset ja tuotteet/palvelut jo aktiivisina samassa lohkossa.

Käytännössä: tallennat tilauksen Mokapenissa → sen on täsmättävä alkupäivään, type-, type 2- ja tag-arvoihin tässä kortissa → vain jos se läpäisee kaikki suodattimet Mokapen levittää sen Fatture in Cloudiin (vienti) tai tuo sen (kohti Mokapenia / molemmat suunnat). Sääntöjen ulkopuolelle jäävä tilaus pysyy Mokapenissa, vaikka asiakas ja rivit olisivat jo olemassa.

Type — rajaa yhteen Mokapen-tilausluokkaan (esim. vain «End customer» tai «B2B»). Jos asetat sen, tilauksella on oltava kyseinen arvo Type-kentässä synkronointiin Fatture in Cloudiin. Jätä tyhjäksi, jos et halua suodattaa luokalla — alkupäivä ja muut asettamasi suodattimet pätevät silti.

Type 2 — toinen luokittelutaso (esim. «Shipped», «In progress», «Confirmed»). Yhdistyy Type-, Tag- ja alkupäiväkenttiin: kaikki täyttämäsi kriteerit on täytyttävä (AND-logiikka). Esimerkki: Type «B2B» + Type 2 «Confirmed» → vain vahvistetut B2B-tilaukset, ei luonnoksia tai testitilauksia.

Tag — yksi tai useampi tilaustagi: vain asiakirjat, joilla on kaikki valitut tagit, synkronoidaan (yhdessä type-, type 2- ja päiväkenttien kanssa). Esimerkki: tagi «FC Order» → lähetä kirjanpitoon vain FC:hen merkityt tilaukset; sisäiset tai oikaisutilaukset ilman tagia jäävät vain Mokapeniin.

Ei type/tag-suodattimia (vain alkupäivä), kaikki päiväikkunan tilaukset menevät läpi, jos asiakas ja rivit on jo linjattu.

Kun muutat suodattimia tai päivää, sivulle tulee ilmoitus: muutoksen jälkeen aja uudelleen Sync orders. Jo linjatut tilaukset, jotka eivät enää täsmää, voivat lopettaa päivittymisen Fatture in Cloudissa.

Lohkon laskuri ja preview -linkki (tilausnumero, otsikko, tyyppi) näyttävät, kuinka monta tilausta täyttää suodattimet juuri nyt. Tarkista ennen massasynkronointia.

Mitä linjataan

Otsikko (asiakas, päivämäärät, summat) ja tilausrivit jo synkronoiduilla tuotteilla/palveluilla, hinnoilla ja ALV:llä. Suunnittele etukäteen: yritykset + luettelo ensin, sitten tilaukset.

Esikatselu ja painike

Laskuri, lista ja oma Sync orders.

Yhden Fatture in Cloud -yrityksen poisto

Jokaisen yhdistetyn yrityslohkon alareunassa on Remove: se lopettaa synkronoinnin vain kyseiselle oikeushenkilölle katkaisematta koko tiliä tai muita yrityksiä. Jo tuodut tai viedyt tietueet jäävät, ellei siivoa manuaalisesti tai katkaise yhteyttä «Säilytä»-ruudut pois valittuna.

Yleiset asetukset

Options (general) -lohko näkyy, kun integraatio on aktiivinen. Se koskee koko Fatture in Cloud -yhteyttä, ei yhtä yritystä.

Vältä kaksoiskappaleita (yritykset)

Vaihtoehto aina päällä (ei voi poistaa): Mokapen vertaa yrityksiä, joilla on sama ALV-numero tai verotunnus Mokapenin ja Fatture in Cloudin välillä, jotta kaksoiskappaleita ei synny. Epäjohdonmukaisesti kirjoitettu ALV-numero (välilyönnit, IT-etuliite) estää täsmäytyksen — normalisoi kentät ennen synkronointia.

Hallitse ristiriidat

Kun sama subjekti on molemmissa järjestelmissä mutta osoite, yrityksen nimi tai muut kentät eivät täsmää, valitse kumpi voittaa:

• Mokapen — eroavuudessa CRM voittaa; Fatture in Cloud päivitetään, kun suunta ja suodattimet sen sallivat.
• Fatture in Cloud — eroavuudessa kirjanpito voittaa; Mokapen ylikirjoitetaan tuonnissa tai kaksisuuntaisessa synkronoinnissa.

Jos FC on verotuksellinen master, Fatture in Cloud on usein järkevä perustiedoille; jos CRM on kaupallinen master, valitse Mokapen. Testaa otoksella ennen automaattista synkronointia.

Automaattinen tai manuaalinen synkronointi

Yksi valinta tilitasolla (ei FC-yrityskohtaisesti):

Automatic synchronization — Mokapen levittää luonnit ja päivitykset taustalla (yrityksen, tuotteen, tilauksen tallennus…) kun ne läpäisevät suodattimet ja asetetun suunnan. Sinun ei tarvitse napsauttaa «Sync …» joka kerta.

Manual synchronization — ei automaattista leviämistä: linjaat vain Save-toiminnolla tai «Sync companies / products / services / quotes / orders» -painikkeilla. Suositeltava määrityksen, kantakartoituksen ja suodatintestauksen aikana.

Näkyvyys (Fatture in Cloudista tuodut tiedot)

Suunnalla kohti Mokapenia tai kaksisuuntaisella: kuka organisaatiossa näkee tuonnilla luodut tai päivitetyt tietueet (yritykset, tuotteet, linkitetyt asiakirjat).

All members — jokainen moduulioikeudella näkee tuodut tietueet.

Selected members only — rajaa pääsy valittuihin käyttäjiin tai tiimeihin. Jos organisaatio pakottaa globaalit tietosuojasäännöt (Team Master), jotkin vaihtoehdot voivat olla esiasetettuja.

Pakollinen valtuutus

Valitse «I authorize Mokapen to create a copy…» ennen Save ja synkronointeja. Ilman valintaa tallennus ei käynnisty.

Toiminta Mokapenissa

• Useita Fatture in Cloud -yrityksiä yhdellä kirjautumisella: sama tili, eri säännöt oikeushenkilöittäin.
• Tietovirran suunta ja automaattinen/manuaalinen ovat globaaleja; entiteettikytkimet ja suodattimet ovat FC-yrityskohtaisia.
• Suositeltu järjestys: verokannat → yritykset → tuotteet/palvelut → tarjoukset/tilaukset.
• Tarous-/tilausnumerot pysyvät paikallisina; ristiviite on notes-kentässä.
• Suodatinmuutokset näyttävät ilmoituksen: aja uudelleen kosketut synkronoinnit.

Yleisiä ongelmia

• Error receiving data from Fatture in Cloud — lataa sivu uudelleen; jos jatkuu, katkaise yhteys ja yhdistä tili uudelleen.
• Tarjoukset eivät synkronoidu — päivitä oikeudet bannerin kautta; tarkista tarjousten kytkin ja alkupäivä.
• Tilaukset poissa käytöstä — ota yritykset ja tuotteet/palvelut käyttöön samassa lohkossa.
• Esikatselu näyttää nollaa tietuetta — puuttuvat koodit tuotteissa/palveluissa, ALV-numero/verotunnus/sähköposti/puhelin yrityksillä tai liian tiukat suodattimet.
• Täysi esikatselu mutta tyhjä vienti (yritykset) — esikatselu käyttää myös sähköpostia ja puhelinta; vienti Fatture in Cloudiin vaatii ALV-numeron tai verotunnuksen.
• Väärä ALV riveillä — tarkista kantakartoitus kyseiselle FC-yritykselle.
• Kaksoiset perustiedot — epäjohdonmukainen ALV-numero/verotunnus; yhdistä manuaalisesti ja aja uudelleen.
• Yhteys vanhentunut — katkaise yhteys ja yhdistä Fatture in Cloud uudelleen.

Fatture in Cloud -tilin yhteyden katkaisu

Sivun alareunan Disconnect-painike (ei «Remove» yksittäisessä lohkossa) sulkee organisaation koko yhteyden. Ikkuna Säilytä-osiolla (ruudut oletuksena valittuna):

• Companies — ruutu pois: Mokapen poistaa orgista tähän integraatioon linkitetyt yritykset.
• Products ja Services — sama logiikka synkronoidulle luettelolle.
• Orders ja Quotes — sama logiikka linkitetyille asiakirjoille.

Kaikki ruudut valittuna katkaisu pysäyttää vain yhteyden: data jää Mokapeniin mutta ei enää päivity. Se ei poista automaattisesti mitään Fatture in Cloudista — peruuta Mokapen myös FC-paneelista, jos et enää käytä integraatiota.

Irrota vain yksi oikeushenkilö Remove-toiminnolla kyseisen yrityksen lohkossa katkaisematta koko tiliä.

Kirjoita vahvistussana ja vahvista Disconnect. Monien tietueiden käsittely voi kestää minuutteja.

Lisätietoa: Tarjoukset, Tilaukset.