Ghidul Mokapen

Fatture in Cloud

Conectați Fatture in Cloud la Mokapen pentru a menține aliniate companiile, produsele, serviciile, ofertele și comenzile (cu liniile) între contabilitate și gestiunea comercială. Nu este o integrare «de agendă» ca MailChimp: aici contează datele fiscale obligatorii, maparea cotelor de TVA și ordinea corectă a operațiilor (mai întâi fișele și catalogul, apoi documentele).

Prezentare generală: Integrări.

Cerințe

• Cont Fatture in Cloud activ, cu cel puțin o companie (societate) pe care emiteți documente.
• Permisiunea de a autoriza Mokapen accesând cu loginul dvs. Fatture in Cloud.
• Permisiuni Mokapen pentru companii, produse, servicii, oferte și comenzi în organizația dvs. (consultați Roluri și permisiuni).
• Cote de TVA deja configurate atât în Mokapen, cât și în Fatture in Cloud — le veți asocia manual în pagina integrării.

Conectarea contului Fatture in Cloud

1. Meniul utilizator → Integrări → Fatture in Cloud.
2. Apăsați Sincronizează Fatture in Cloud.
3. Autentificați-vă cu contul Fatture in Cloud dorit (poate diferi de e-mailul cu care intrați în Mokapen).
4. Acceptați permisiunile solicitate (inclusiv, dacă este cazul, cele pentru oferte).
5. Reveniți în Mokapen: apare Cont conectat cu e-mailul Fatture in Cloud și cine a creat conexiunea.

Dacă nu acceptați, nicio companie Fatture in Cloud nu poate fi conectată și sincronizarea rămâne dezactivată.

După autentificare setați direcția de sincronizare (vezi mai jos), apoi conectați una sau mai multe companii Fatture in Cloud: fiecare societate are setări și filtre proprii. Dacă ați conectat integrarea înainte de introducerea ofertelor, apare un banner pentru actualizarea permisiunilor: faceți clic și repetați autorizarea pe Fatture in Cloud, altfel butonul «Sincronizează oferte» nu funcționează.

Ce solicită Mokapen de la Fatture in Cloud

Acces la contul dvs. pentru a citi și scrie clienți, furnizori, produse, servicii, oferte și comenzi ale companiei Fatture in Cloud selectate, conform direcției de sincronizare pe care o setați. Mokapen nu înlocuiește panoul Fatture in Cloud pentru facturi electronice sau obligații fiscale: servește la alinierea fișelor și documentelor comerciale între cele două sisteme.

Dacă revocați Mokapen din panoul Fatture in Cloud sau sesiunea expiră, deconectați și reconectați din Mokapen.

Setări cont (întreaga integrare)

Direcția de sincronizare

Trei moduri, valabile pentru toate companiile Fatture in Cloud conectate sub același cont:

• Doar spre Mokapen (săgeată ←) — datele pleacă din Fatture in Cloud și intră în Mokapen: clienți/furnizori, produse/servicii, oferte și comenzi (dacă sunt activate).
• Ambele direcții (↔) — import și export: o modificare se poate propaga în ambele sensuri, respectând filtrele și regulile de conflict.
• Doar spre Fatture in Cloud (săgeată →, implicit la prima conectare) — datele ies din Mokapen spre Fatture in Cloud: fișele și documentele create sau actualizate în CRM pot fi trimise către FC.

Schimbarea direcției după o sincronizare deja efectuată nu șterge datele existente, dar este bine să relansați sincronizările pentru a recupera ce a rămas în urmă.

Partajarea sincronizării

Vizibil doar pentru cine a conectat contul. Puteți permite altor membri să folosească același login Fatture in Cloud (organizația întreagă sau utilizatori selectați). Nu trebuie refăcut accesul pentru fiecare coleg, dar fiecare utilizator trebuie totuși să configureze sau să lanseze sincronizările pe companiile FC care îi privesc, conform permisiunilor Mokapen.

Conectarea companiilor Fatture in Cloud

Cu un singur login Fatture in Cloud puteți gestiona mai multe societăți. În Mokapen, fiecare companie conectată are un bloc de setări separat (ca audiențele MailChimp, dar cu entități fiscale și comerciale).

1. Cu contul deja conectat, apăsați Conectează cont Fatture in Cloud.
2. Alegeți compania din meniu (cele deja conectate sunt dezactivate).
3. Configurați cotele, activați entitățile de care aveți nevoie, setați filtrele și datele.
4. Bifați autorizarea datelor în partea de jos a paginii, apoi Salvează și folosiți butoanele «Sincronizează …» pentru fiecare entitate.
5. Repetați pentru fiecare companie Fatture in Cloud de aliniat (ex. holding + societate operațională).

Sub fiecare companie conectată găsiți carduri distincte pentru cote, companii, produse, servicii, oferte și comenzi. Fiecare card are propriul comutator, filtre, previzualizare și buton de sincronizare.

Sincronizarea cotelor fiscale

Primul card din blocul companiei. Obligatoriu dacă doriți oferte, comenzi sau linii cu TVA corect.

Ce face — asociază fiecare cotă TVA Mokapen (coloana din stânga) cu cota corespunzătoare Fatture in Cloud (meniul din dreapta). Selectoarele încarcă cotele companiei FC alese.

De ce contează — produsele, serviciile, ofertele și comenzile folosesc această mapare pentru calculul TVA pe linii. Dacă omiteți sau greșiți o asociere, totalurile și liniile documentului pot fi incorecte sau sincronizarea eșuează. Verificați că procentele și natura coincid (22%, 10%, scutit etc.).

Domeniu — fiecare companie Fatture in Cloud conectată are propria mapare a cotelor; nu este partajată între societăți diferite.

Sincronizarea companiilor

Card dedicat cu comutatorul Sincronizează companii. Aliniază fișele companie Mokapen cu clienți, furnizori sau subiecți client+furnizor în Fatture in Cloud.

Trei roluri în Fatture in Cloud (trei file)

Client — companiile Mokapen care trec filtrele devin clienți în Fatture in Cloud (export) sau clienții FC intră în Mokapen (import). Dacă nu setați filtre pe această filă, companiile Mokapen vor fi tratate ca clienți FC (mesaj în pagină): util pentru a aduce tot CRM-ul în contabilitate, riscant dacă amestecați clienți și furnizori în fișe.

Furnizor — aceeași logică pentru furnizorii FC. Folosiți tip, tip 2 și etichetă pentru a limita cine intră sau iese (ex. doar tip «Furnizor»).

Client / Furnizor — subiecți cu rol dublu în Fatture in Cloud (același nume este client și furnizor). Configurați filtre separate pentru intercompany sau parteneri care cumpără și vând.

Date obligatorii și recunoaștere

În pagină apare avertismentul albastru despre Cod TVA și Cod fiscal: pentru trimiterea spre Fatture in Cloud, compania Mokapen trebuie să aibă cel puțin una dintre cele două completate (vat sau vat_private). Fără cod TVA sau cod fiscal, fișa nu este exportată.

În previzualizare și la import din Fatture in Cloud, Mokapen folosește criterii mai largi: o companie poate apărea sau fi asociată și dacă are e-mail legal, e-mail (email1) sau telefon (phone1) — pe lângă cod TVA și cod fiscal. La import, dacă un client FC are cod TVA, cod fiscal, e-mail sau telefon, Mokapen caută în fișe un record cu aceeași valoare pe unul dintre aceste câmpuri pentru a uni în loc să duplice.

În practică: în previzualizare vedeți mai multe fișe decât vor pleca spre FC dacă lipsește codul TVA/fiscal; pentru export asigurați-vă că clienții de trimis au cel puțin codul TVA sau codul fiscal completat.

Filtre (pentru fiecare filă Client, Furnizor, Client/Furnizor)

Fiecare filă are filtre proprii: clienții FC nu moștenesc filtrele furnizorilor. Configurați separat dacă în Mokapen folosiți același nume în roluri diferite.

Filtrele definesc ce companii Mokapen pot intra sau ieși pentru acel rol în Fatture in Cloud — nu doar la primul «Sincronizează companii», ci și de fiecare dată când creați sau modificați o companie în CRM (dacă sincronizarea automată este activă și direcția de sincronizare o permite).

În practică: salvați o companie în Mokapen → Mokapen verifică dacă respectă tipul, tipul 2 și eticheta setate pe acea filă (Client, Furnizor sau Client/Furnizor) → doar dacă trece toate filtrele o creează sau actualizează în Fatture in Cloud în rolul corespunzător. O companie care nu respectă regulile rămâne în Mokapen, dar nu este trimisă (și poate să nu apară în previzualizarea exportului acelei file). Cu direcția spre Mokapen sau ambele direcții, aceleași filtre limitează și ce clienți/furnizori FC intră în CRM pentru acel rol.

Fără filtre setate — pe fila Client, dacă lăsați goale tip, tip 2 și etichetă, Mokapen tratează companiile eligibile ca clienți FC (mesaj în pagină). Pe filele Furnizor și Client/Furnizor, fără filtre nu există această setare implicită: este bine să restrângeți întotdeauna (ex. tip «Furnizor») ca să nu exportați/importați întreaga bază de fișe din greșeală.

Tip — restricționează la o categorie de fișă Mokapen (ex. doar «Client B2B» sau «Partener comercial»). Dacă îl setați, compania trebuie să aibă acea valoare în câmpul Tip pentru a fi sincronizată pe acea filă. Lăsați gol dacă filtrul nu vă este necesar.

Tip 2 — al doilea nivel de clasificare (ex. «Italia», «Străinătate», «Sector servicii»). Se combină cu Tip și Etichetă: toate criteriile completate trebuie îndeplinite (logică AND). Exemplu: Tip «Client» + Tip 2 «Italia» → doar clienți italieni.

Etichetă — una sau mai multe etichete companie: sincronizează doar fișele care le au pe toate cele selectate (în combinație cu tip și tip 2). Exemplu: etichetă «Facturare electronică» pe fila Client → doar acele companii ajung ca clienți FC. Util pentru a segmenta exportul spre contabilitate fără a trimite prospecte sau furnizori amestecați.

La modificarea filtrelor apare un avertisment în pagină: după schimbare este bine să relansați Sincronizează companii pentru acea companie FC. Fișele deja aliniate care nu mai corespund pot înceta să fie actualizate până când realiniați sau relaxați filtrele.

Contorul și linkul previzualizare din bloc arată câte companii corespund filtrelor acum (cu criteriile de previzualizare: cod TVA, cod fiscal, e-mail sau telefon). Verificați că nu sunteți pe cale să sincronizați mii de fișe din greșeală sau că filtrele nu sunt prea stricte (zero în previzualizare).

Ce se aliniază

Denumire, adresă, e-mail, telefon, cod TVA, cod fiscal, cod destinatar, date bancare și de plată, tip legal, cotă implicită (dacă este mapată), discount implicit — conform direcției de sincronizare și regulii de conflict. Etichetele configurate în filtre pot fi adăugate fișei la import.

Previzualizare și buton

Caseta gri arată câte companii corespund filtrelor acum (cu criteriile de previzualizare de mai sus). Linkul deschide lista cu ID, nume, tip. Cu integrarea activă, Sincronizează companii lansează doar această entitate pentru acea companie FC.

Sincronizarea produselor

Card dedicat cu comutatorul Sincronizează produse. Aliniază catalogul de produse Mokapen cu produsele Fatture in Cloud (articole materiale).

Date obligatorii

Fiecare produs trebuie să aibă cod produs (product_code) completat: este cheia de legătură între cele două sisteme. Fără cod, produsul nu apare în previzualizare și nu se sincronizează.

Filtre

Vizibile când comutatorul produselor este activ. Definesc ce produse Mokapen pot intra sau ieși spre catalogul Fatture in Cloud al acelei companii — nu doar la primul «Sincronizează produse», ci și de fiecare dată când creați sau modificați un produs (cu sincronizare automată și direcție care o permite).

În practică: salvați un produs cu cod completat → Mokapen verifică tipul, tipul 2 și eticheta setate în acest card → doar dacă trece toate filtrele îl creează sau actualizează în Fatture in Cloud. Un produs care nu respectă regulile rămâne în Mokapen, dar nu este trimis. La import din FC, aceleași filtre restricționează ce articole FC intră în catalogul Mokapen.

Tip — restricționează la o categorie de produs Mokapen (ex. doar «Material» sau «Piesă de schimb»). Dacă îl setați, produsul trebuie să aibă acea valoare în câmpul Tip pentru a fi sincronizat cu Fatture in Cloud. Lăsați gol dacă nu doriți filtrare pe categorie — util dacă doriți să trimiteți la contabilitate tot catalogul codificat.

Tip 2 — al doilea nivel de clasificare (ex. «Vandabil», «Mostră», «Obsolescent»). Se combină cu Tip și Etichetă: toate criteriile completate trebuie îndeplinite (logică AND). Exemplu: Tip «Material» + Tip 2 «Vandabil» → doar materiale vandabile, nu mostre sau articole interne.

Etichetă — una sau mai multe etichete produs: sincronizează doar fișele care le au pe toate cele selectate (în combinație cu tip și tip 2). Exemplu: etichetă «Catalog FC 2026» → doar acele SKU ajung în contabilitate, util pentru lansarea graduală a catalogului fără a trimite totul deodată.

Fără filtre setate (tip, tip 2 și etichetă goale), trec toate produsele care au cod produs obligatoriu completat.

La modificarea filtrelor apare un avertisment în pagină: după schimbare este bine să relansați Sincronizează produse. Produsele deja aliniate care nu mai corespund pot înceta să fie actualizate în Fatture in Cloud.

Contorul și linkul previzualizare din bloc (coloană cod, nume, tip) arată câte produse corespund filtrelor acum. Verificați că nu sunteți pe cale să sincronizați mii de articole din greșeală sau că filtrele nu sunt prea stricte (zero în previzualizare).

Ce se aliniază

Cod, titlu, descrieri, categorie, unitate de măsură, preț, cost, cantitate/stoc, cotă TVA (prin maparea cotelor), tip și etichete. La import din FC, Mokapen creează sau actualizează fișa produs; la export trimite cod, nume, preț net și cotă către catalogul FC.

Previzualizare și buton

Previzualizare cu coloana Cod, nume, tip. Sincronizează produse execută doar această entitate. Necesar înainte de sincronizarea comenzilor (liniile de comandă referă produse sau servicii).

Sincronizarea serviciilor

Card dedicat cu comutatorul Sincronizează servicii. Aceeași logică ca la produse, dar pentru servicii (prestații, consultanță, abonamente etc.).

Date obligatorii

Cod serviciu (service_code) obligatoriu — același rol ca codul produs.

Filtre

Vizibile când comutatorul serviciilor este activ. Definesc ce servicii Mokapen pot intra sau ieși spre Fatture in Cloud al acelei companii — nu doar la primul «Sincronizează servicii», ci și de fiecare dată când creați sau modificați un serviciu (cu sincronizare automată și direcție care o permite).

În practică: salvați un serviciu cu cod completat → Mokapen verifică tipul, tipul 2 și eticheta setate în acest card → doar dacă trece toate filtrele îl creează sau actualizează în Fatture in Cloud. Un serviciu care nu respectă regulile rămâne în Mokapen, dar nu este trimis. La import din FC, aceleași filtre restricționează ce prestații FC intră în catalogul Mokapen.

Tip — restricționează la o categorie de serviciu Mokapen (ex. doar «Consultanță» sau «Abonament SaaS»). Dacă îl setați, serviciul trebuie să aibă acea valoare în câmpul Tip pentru a fi sincronizat cu Fatture in Cloud. Lăsați gol dacă nu doriți filtrare pe categorie — astfel trec toate serviciile cu cod obligatoriu (dacă nu există alte filtre).

Tip 2 — al doilea nivel de clasificare (ex. «Recurent», «Pe proiect», «Unic»). Se combină cu Tip și Etichetă: toate criteriile completate trebuie îndeplinite (logică AND). Exemplu: Tip «Consultanță» + Tip 2 «Pe proiect» → doar consultanță pe proiect, nu abonamente recurente.

Etichetă — una sau mai multe etichete serviciu: sincronizează doar fișele care le au pe toate cele selectate (în combinație cu tip și tip 2). Exemplu: etichetă «Facturabil» → trimiteți la contabilitate doar postările pe care le emiteți cu adevărat, excluzând serviciile interne sau încă nefacturabile etichetate altfel.

Fără filtre setate (tip, tip 2 și etichetă goale), trec toate serviciile care au cod serviciu obligatoriu completat.

La modificarea filtrelor apare un avertisment în pagină: după schimbare este bine să relansați Sincronizează servicii. Serviciile deja aliniate care nu mai corespund pot înceta să fie actualizate în Fatture in Cloud.

Contorul și linkul previzualizare din bloc (coloană cod, nume, tip) arată câte servicii corespund filtrelor acum. Verificați înainte de o sincronizare în masă a catalogului de prestații.

Ce se aliniază

Cod, titlu, descrieri, prețuri, cotă TVA, tip și etichete. În Fatture in Cloud ajung ca articole de tip serviciu.

Previzualizare și buton

Previzualizare cu cod serviciu și filtre aplicate. Sincronizează servicii pentru a lansa doar serviciile. Și comenzile pot folosi linii serviciu: activați produse și/sau servicii înainte de comenzi.

Sincronizarea ofertelor

Card dedicat cu comutatorul Sincronizează oferte. Necesită permisiuni actualizate pe Fatture in Cloud dacă integrarea a fost conectată înainte de introducerea ofertelor (banner «Actualizează-ți permisiunile»).

Numere ofertă

Fiecare software numerotează ofertele în felul său. Numărul ofertei Mokapen se salvează în notele ofertei corespunzătoare din Fatture in Cloud, și invers la import. Înainte de prima sincronizare verificați să nu existe duplicate sau numere deja folosite în celălalt sistem (avertisment albastru în pagină).

Data de început

Definește de la ce dată ofertele sunt eligibile (maximum aproximativ 6 luni înapoi față de azi). Documentele mai vechi rămân excluse chiar dacă trec filtrele.

Filtre

Pe lângă data de început (de mai sus), tip, tip 2 și etichetă restricționează ce oferte Mokapen sincronizează cu Fatture in Cloud pentru acea companie FC — nu întregul modul oferte, doar documentele care trec criteriile.

În practică: o ofertă trebuie să fie în fereastra de date și să respecte filtrele → altfel nu iese (export) sau nu intră (import). Cu sincronizare automată, o ofertă nouă este evaluată la salvare; în afara filtrului rămâne în Mokapen fără copie în FC.

Tip — restricționează la o categorie de ofertă Mokapen (ex. doar «Comercial» sau «Export»). Dacă îl setați, oferta trebuie să aibă acea valoare în câmpul Tip pentru a fi sincronizată cu Fatture in Cloud. Lăsați gol dacă nu doriți filtrare pe categorie — rețineți că rămâne activă data de început.

Tip 2 — al doilea nivel de clasificare (ex. «Aprobat», «Trimis clientului», «În negociere»). Se combină cu Tip, Etichetă și data de început: toate criteriile completate trebuie îndeplinite (logică AND). Exemplu: Tip «Comercial» + Tip 2 «Aprobat» → doar oferte comerciale deja aprobate.

Etichetă — una sau mai multe etichete ofertă: sincronizează doar documentele care le au pe toate cele selectate (în combinație cu tip, tip 2 și dată). Exemplu: etichetă «FC» sau «De facturat» → doar ofertele marcate pentru contabilitate; simulările sau ciornele interne rămân excluse chiar dacă au dată recentă.

Fără filtre tip/etichetă (doar data de început setată), trec toate ofertele din fereastra de date care respectă și clientul și liniile deja aliniate în altă parte.

La modificarea filtrelor sau datei apare un avertisment în pagină: după schimbare este bine să relansați Sincronizează oferte. Documentele deja aliniate care nu mai corespund pot înceta să fie actualizate în Fatture in Cloud.

Contorul și linkul previzualizare din bloc (număr, titlu, tip) arată câte oferte corespund filtrelor acum. Exemplu combinat: data de început 1 ianuarie + Tip «Vânzare» + etichetă «De facturat» → în previzualizare vedeți exact submulțimea care va ajunge în FC.

Ce se aliniază

Antet document (client conectat, date, totaluri), linii cu produse/servicii sincronizate, cote și sume. Clientul ofertei trebuie să existe deja între companiile aliniate; liniile trebuie să refere coduri produs/serviciu prezente în ambele sisteme.

Previzualizare și buton

Contor și listă cu număr, titlu, tip. Sincronizează oferte lansează doar ofertele pentru acea companie FC.

Sincronizarea comenzilor

Card dedicat cu comutatorul Sincronizează comenzi.

Condiții prealabile (obligatorii)

Pentru a activa comenzile trebuie să aveți active în același bloc companie: Sincronizează companii și Sincronizează produse și/sau Sincronizează servicii. O comandă fără client și fără linii articol în Fatture in Cloud nu poate fi trimisă. Dacă comutatorul comenzi este dezactivat, treceți mouse-ul peste tooltip: vă amintește dependența.

Numere comandă

Aceeași logică ca la oferte: numărul comenzii Mokapen ajunge în notele comenzii FC și invers. Verificați duplicatele înainte de prima sincronizare.

Data de început

Ca la oferte: maximum aproximativ 6 luni înapoi.

Filtre

Pe lângă data de început (de mai sus), tip, tip 2 și etichetă restricționează ce comenzi Mokapen sincronizează cu Fatture in Cloud pentru acea companie — nu întregul modul comenzi, doar documentele care trec criteriile. Necesită companii și produse/servicii deja active în același bloc.

În practică: salvați o comandă în Mokapen → trebuie să respecte data de început, tipul, tipul 2 și eticheta setate în acest card → doar dacă trece toate filtrele Mokapen o propagă în Fatture in Cloud (export) sau o importă (spre Mokapen / ambele direcții). O comandă care nu respectă regulile rămâne în Mokapen chiar dacă clientul și liniile articol există deja.

Tip — restricționează la o categorie de comandă Mokapen (ex. doar «Client final» sau «B2B»). Dacă îl setați, comanda trebuie să aibă acea valoare în câmpul Tip pentru a fi sincronizată cu Fatture in Cloud. Lăsați gol dacă nu doriți filtrare pe categorie — rămân active data de început și alte filtre eventual completate.

Tip 2 — al doilea nivel de clasificare (ex. «Expediat», «În lucru», «Confirmat»). Se combină cu Tip, Etichetă și data de început: toate criteriile completate trebuie îndeplinite (logică AND). Exemplu: Tip «B2B» + Tip 2 «Confirmat» → doar comenzi B2B deja confirmate, nu ciorne sau teste.

Etichetă — una sau mai multe etichete comandă: sincronizează doar documentele care le au pe toate cele selectate (în combinație cu tip, tip 2 și dată). Exemplu: etichetă «Comandă FC» → trimiteți la contabilitate doar comenzile marcate pentru FC; comenzile interne sau de rectificare fără acea etichetă rămân doar în Mokapen.

Fără filtre tip/etichetă (doar data de început), trec toate comenzile din fereastra de date care au clientul și liniile deja aliniate.

La modificarea filtrelor sau datei apare un avertisment în pagină: după schimbare este bine să relansați Sincronizează comenzi. Comenzile deja aliniate care nu mai corespund pot înceta să fie actualizate în Fatture in Cloud.

Contorul și linkul previzualizare din bloc (număr comandă, titlu, tip) arată câte comenzi corespund filtrelor acum. Verificați înainte de o sincronizare în masă.

Ce se aliniază

Antet (client, date, totaluri) și linii comandă cu produse/servicii deja sincronizate, prețuri și TVA. Planificați: mai întâi companii + catalog, apoi comenzi.

Previzualizare și buton

Contor, listă și Sincronizează comenzi dedicat.

Eliminarea unei singure companii Fatture in Cloud

La baza blocului fiecărei companii conectate există Elimină: oprește sincronizarea doar pentru acea societate, fără a deconecta întregul cont sau celelalte companii. Recordurile deja importate sau exportate rămân, dacă nu faceți curățare manuală sau deconectare cu casetele «Păstrează» deselectate.

Opțiuni generale

Blocul Opțiuni (generale) apare când integrarea este activă. Valabil pentru întreaga conexiune Fatture in Cloud, nu pentru o singură companie.

Evitarea duplicatelor (companii)

Opțiune mereu activă (nu poate fi dezactivată): Mokapen compară companiile cu același Cod TVA sau Cod fiscal între Mokapen și Fatture in Cloud pentru a nu crea dubluri. Cod TVA scris inconsistent (spații, prefix IT) face eșuează asocierea — normalizați câmpurile înainte de sincronizare.

Gestionarea conflictelor

Când același subiect există în ambele sisteme, dar adresa, denumirea sau alte câmpuri nu coincid, alegeți cine prevalează:

• Mokapen — la discrepanță câștigă CRM-ul; Fatture in Cloud se actualizează când direcția și filtrele o permit.
• Fatture in Cloud — la discrepanță câștigă contabilitatea; Mokapen este suprascris la import sau cu sincronizare bidirecțională.

Dacă FC este master fiscal, adesea convine Fatture in Cloud pentru fișe; dacă CRM-ul este master comercial, Mokapen. Testați pe un eșantion înainte de sincronizarea automată.

Sincronizare automată sau manuală

Alegere unică la nivel de cont (nu per companie FC):

Sincronizare automată — Mokapen propagă creările și modificările în fundal (salvare companie, produs, comandă…) când trec filtrele și direcția setată. Nu trebuie să apăsați de fiecare dată «Sincronizează …».

Sincronizare manuală — fără propagare automată: aliniați doar cu Salvează sau butoanele «Sincronizează companii / produse / servicii / oferte / comenzi». Recomandată la configurare, maparea cotelor și testarea filtrelor.

Vizibilitate (date importate din Fatture in Cloud)

Cu direcție spre Mokapen sau bidirecțională: cine din organizație poate vedea fișele create sau actualizate prin import (companii, produse, documente conectate).

Toți membrii — cine are permisiune pe modul vede recordurile importate.

Doar membri selectați — limitați accesul la utilizatori sau echipe alese. Dacă organizația impune reguli globale de confidențialitate (Team Master), unele opțiuni pot fi presetate.

Autorizare obligatorie

Bifați «Autorizez Mokapen să creeze o copie…» înainte de Salvează și sincronizări. Fără bifă, salvarea nu pornește.

Comportament în Mokapen

• Mai multe companii Fatture in Cloud sub un singur login: același cont, reguli diferite per societate.
• Direcția de sincronizare și automată/manuală sunt globale; filtrele și comutatoarele entităților sunt per companie FC.
• Ordine recomandată: cote → companii → produse/servicii → oferte/comenzi.
• Numerele ofertelor/comenzilor rămân locale; referința încrucișată este în note.
• Modificările filtrelor afișează avertisment: relansați sincronizările afectate.

Probleme frecvente

• Eroare la primirea datelor din Fatture in Cloud — reîncărcați pagina; dacă persistă, deconectați și reconectați contul.
• Ofertele nu se sincronizează — actualizați permisiunile cu bannerul; verificați comutatorul oferte și data de început.
• Comenzi dezactivate — activați companii și produse/servicii în același bloc.
• Previzualizare zero recorduri — lipsesc coduri la produse/servicii, cod TVA/fiscal/e-mail/telefon la companii sau filtre prea stricte.
• Previzualizare plină dar export gol (companii) — în previzualizare valorează și e-mailul și telefonul; direcția Fatture in Cloud necesită cod TVA sau cod fiscal.
• TVA greșit pe linii — verificați maparea cotelor pentru acea companie FC.
• Duplicate în fișe — cod TVA/fiscal inconsistent; unificați manual apoi relansați.
• Conexiune expirată — deconectați și reconectați Fatture in Cloud.

Deconectarea contului Fatture in Cloud

Butonul Deconectează în partea de jos a paginii (nu «Elimină» din blocul individual) închide întreaga conexiune pentru organizație. Fereastră cu secțiunea Păstrează (casete bifate implicit):

• Companii — debifată: Mokapen șterge din org companiile legate de această integrare.
• Produse și Servicii — aceeași logică pentru catalogul sincronizat.
• Comenzi și Oferte — aceeași logică pentru documentele conectate.

Cu toate casetele bifate, deconectarea oprește doar legătura: datele rămân în Mokapen, dar nu se mai actualizează. Nu șterge automat nimic pe Fatture in Cloud — revocați Mokapen și din panoul FC dacă nu veți mai folosi integrarea.

Pentru a detașa doar o societate folosiți Elimină în blocul acelei companii, fără a deconecta întregul cont.

Tastați cuvântul de confirmare și confirmați Deconectează. Operațiile pe multe recorduri pot dura câteva minute.

Detalii suplimentare: Oferte, Comenzi.