Ghidul Mokapen

SMS

Integrarea SMS vă permite să trimiteți mesaje text contactelor dumneavoastră direct din Mokapen: din fișa de contact, din pagina de Start sau automat prin automatizări. Este concepută pentru comunicare rapidă, cu rată mare de citire — confirmări, mementouri, alerte urgente — fără a părăsi CRM-ul sau a copia numere manual.

Important: canalul SMS din Mokapen este doar pentru trimitere. Puteți trimite mesaje contactelor dumneavoastră, dar nu este prevăzut un serviciu de primire: un client nu vă poate „scrie" un SMS și să îl vedeți apărând ca o conversație nouă primită. Puteți totuși continua un schimb deja început trimițând alte SMS-uri pe același fir din căsuța Mesaje.

Prezentare generală a integrărilor: Integrări.

Cerințe

• Un plan Mokapen care include integrarea SMS (Premium — pictogramă medalie pe pagină dacă nu este disponibilă pentru planul dvs.).
• Un alias de expeditor înregistrat și verificat (vezi secțiunea următoare): este „numele" pe care destinatarul îl vede ca expeditor al SMS-ului, nu un număr de telefon la care se poate răspunde.
• Credit disponibil în portofelul organizației: fiecare SMS trimis scade credit în funcție de țara de destinație și lungimea mesajului.
• Numere de telefon ale destinatarilor în format internațional (ex. +40...): recomandat pentru a evita ca Mokapen să nu recunoască numărul ca valid și să omită trimiterea.

Înregistrarea aliasului de expeditor

Diferit de alte integrări, SMS-ul nu se conectează printr-o autentificare OAuth: înregistrați un alias de expeditor (numit și „Sender ID"), adică numele alfanumeric — maximum 11 caractere — care apare ca expeditor pe telefonul celui care primește mesajul (ex. COMPANIADVS în loc de un număr).

1. Meniul utilizatorului → Integrări → SMS.
2. Apăsați Conectare (este necesar un plan Premium adecvat).
3. Alegeți Înregistrează un alias nou dacă este prima dată când compania dvs. folosește acest serviciu.
4. Completați datele solicitate: aliasul dorit, denumirea companiei, adresa, orașul, codul poștal, județul, țara, CUI, cod fiscal, e-mail de companie (adresele generice precum Gmail sau Yahoo nu sunt acceptate), telefon și e-mail certificat unde este cazul.
5. Bifați declarația prin care confirmați că sunteți autorizat să utilizați acel alias de expeditor.
6. Trimiteți formularul.

Dacă compania dvs. a înregistrat deja un alias cu acest serviciu în trecut (chiar de pe altă platformă), folosiți Recuperare alias în loc să înregistrați unul nou: indicați aliasul, CUI-ul/codul fiscal și e-mailul de activare. Legătura se face printr-un link sau cod de verificare trimis la acea adresă, fără a repeta înregistrarea datelor legale.

Verificare și activare

După trimiterea formularului, aliasul rămâne în starea în așteptarea verificării:

1. Mokapen trimite un e-mail de verificare la adresa companiei indicată la înregistrare. Deschideți linkul pentru a confirma că e-mailul este valid și sub controlul dvs.
2. Cererea trece apoi la furnizorul serviciului SMS pentru aprobarea aliasului (verificarea datelor legale furnizate). Nu este instantaneu: până la rezultat, aliasul rămâne în așteptare și nu puteți încă trimite mesaje cu acel expeditor.
3. Când aliasul este aprobat, cardul integrării trece în starea activ și puteți începe să trimiteți SMS-uri.

Pe pagina Integrări → SMS veți găsi un card pentru fiecare alias conectat cu datele legale introduse, starea actuală și acțiunile disponibile: deconectare (elimină doar legătura din Mokapen, aliasul rămâne activ la furnizor) sau ștergere (solicită ștergerea aliasului și la furnizorul serviciului).

Credit și prețuri

Trimiterea SMS-urilor este plată la consum: folosește același portofel (credit preplătit) al organizației, utilizat și de alte funcții cu plată la consum din Mokapen — nu este un „credit SMS" separat.

• Costul per SMS depinde de țara de destinație a numărului și de numărul de segmente al mesajului (vezi secțiunea următoare despre caractere): consultați prețurile actualizate deschizând secțiunea Prețuri SMS pe pagina Integrări → SMS.
• Pagina arată mereu creditul disponibil al organizației, cu link direct pentru reîncărcarea portofelului.
• Creditul este scăzut în momentul trimiterii, nu înainte: dacă un mesaj eșuează la furnizor, suma corespunzătoare nu este debitată.
• Dacă creditul nu este suficient, trimiterea este blocată și Mokapen afișează un avertisment — „Credite SMS insuficiente. Vă rugăm să încărcați creditele pentru a trimite SMS." — cu link direct către pagina de reîncărcare.

Reîncărcarea portofelului este vizibilă pentru Proprietar și membrii cu permisiune asupra organizației; verificați soldul înainte de campanii sau trimiteri în masă programate prin automatizare.

Trimiterea manuală a unui SMS

Astăzi, butonul de trimitere SMS este disponibil pe fișa de contact (modal și pagină completă) și din cardurile de interacțiune de pe Start. La apăsarea pictogramei SMS:

1. Dacă aveți mai multe aliasuri conectate, alegeți pe care să îl utilizați ca expeditor.
2. Selectați unul sau mai multe numere de telefon dintre cele prezente pe fișă (telefon 1, telefon 2, telefon 3…).
3. Opțional: alegeți un șablon SMS deja salvat pentru organizație. Diferit de automatizări, aici șablonul este personalizat automat cu datele contactului (nume, câmpuri conectate) înainte de trimitere.
4. Scrieți sau completați mesajul. Sub câmp găsiți contorul în timp real: caractere folosite și numărul de SMS-uri necesare pentru trimitere (vezi secțiunea următoare).
5. Apăsați Trimite. În caz de succes apare confirmarea „SMS-ul a fost trimis cu succes.", iar mesajul intră în istoricul contactului.

Dacă nu aveți încă o integrare SMS activă, butonul vă redirecționează către pagina Integrări → SMS pentru a finaliza mai întâi conectarea.

Caractere și segmente

Un SMS are o limită de caractere care depinde de alfabetul utilizat:

• Alfabet standard (GSM) — până la 160 de caractere pentru un singur SMS (litere latine de bază, numere, punctuație comună).
• Alfabet Unicode — până la 70 de caractere pentru un singur SMS: se activează automat dacă folosiți emoji sau caractere speciale neincluse în alfabetul GSM.

Dincolo de limită, mesajul este împărțit în mai multe segmente concatenate (destinatarul îl vede totuși ca un singur SMS lung, dar fiecare segment este facturat separat). Bara de sub câmpul mesajului arată caracterele folosite și numărul de segmente, actualizându-se pe măsură ce scrieți, cu o estimare finală calculată de furnizor după câteva secunde de pauză în tastare. Dacă puteți rămâne în primul segment, mesajul costă mai puțin și este mai lizibil: evitați emoji inutile dacă nu aveți nevoie cu adevărat de Unicode.

Șabloane SMS

În Setări → Șabloane puteți crea șabloane de text dedicate canalului SMS, de reutilizat pentru mesaje recurente (mementouri, confirmări, alerte standard). Un șablon poate conține substituenți pentru datele contactului sau ale companiei: când îl reapelați din compozitorul manual pe o fișă, Mokapen înlocuiește automat acei substituenți cu valorile reale ale fișei aflate în fața dvs.

Acest comportament se aplică doar trimiterii manuale de pe o fișă. În automatizări (secțiunea următoare) textul șablonului este inserat ca atare: dacă doriți să personalizați mesajul pentru fiecare contact într-un flux, folosiți variabilele automatizării direct în câmpul de text, nu substituenții șablonului.

Trimiterea SMS-urilor din automatizări

Modulul Automatizări include acțiunea Trimite SMS, utilă pentru alerte imediate la evenimente (ticket urgent, oportunitate câștigată, termen apropiat) fără intervenție manuală.

În modalul acțiunii completați:

• Cont SMS — alegeți dintre aliasurile conectate la Proprietarul automatizării. Dacă lista este goală, acel utilizator trebuie să conecteze mai întâi un alias din Integrări → SMS.
• Șablon (opțional) — inserează textul șablonului neschimbat: dacă aveți nevoie de date despre contact sau eveniment, adăugați-le ca variabile în câmpul Mesaj după reapelarea șablonului.
• Telefon — număr fix sau, aproape întotdeauna, o variabilă luată din declanșator sau dintr-un pas anterior (ex. telefonul contactului care a declanșat fluxul).
• Mesaj — text cu variabile de automatizare; sub câmp găsiți același contor de caractere și segmente ca în compozitorul manual.

Dacă editați fluxul ca Colaborator și nu ca Proprietar, rețineți că cel care trebuie să aibă aliasul SMS conectat și credit suficient este Proprietarul automatizării, nu dvs. Verificați mereu creditul și aliasul înainte de a activa un flux în producție și consultați istoricul execuțiilor dacă un pas de trimitere eșuează.

Istoric și conversații

Fiecare SMS trimis — manual sau dintr-o automatizare — lasă o urmă în două locuri:

• Fișa contactului — în istoric/cronologie apare intrarea de trimitere cu destinatarul și previzualizarea textului (pentru trimiterile automate previzualizarea mesajului nu este afișată, doar numărul destinatarului).
• Căsuța Mesaje — firele SMS apar alături de WhatsApp și chat în aceeași căsuță unificată, cu căutare în textul mesajului. De acolo puteți trimite și un alt SMS pe același fir, dar rămâne o nouă trimitere ieșită, nu un răspuns primit.

Limite de cunoscut

• Doar trimitere — nu există recepție de SMS-uri primite: un client nu poate începe o conversație trimițându-vă un SMS.
• Stare „trimis" — Mokapen înregistrează trimiterea cu succes către furnizor; aplicația nu actualizează automat starea în „livrat" sau „nelivrat" după trimitere. Dacă un număr nu este accesibil, veți afla din costurile/rapoartele furnizorului, nu printr-o notificare în Mokapen.
• Alias, nu un număr dedicat — expeditorul este un nume alfanumeric (max. 11 caractere): nu este un număr pe care destinatarul îl poate suna înapoi sau la care poate răspunde vocal.
• Un singur canal pe contact în prezent — butonul de trimitere este disponibil la Contacte; pentru Companii sau alte fișe, trimiterea SMS nu este încă expusă în interfață.

Probleme comune

• Nu găsesc butonul SMS — verificați că aveți un plan care include integrarea și un alias activ (nu doar înregistrat: trebuie să treacă de verificarea prin e-mail și de aprobare).
• Alias încă „în așteptare" — verificați dacă ați accesat linkul din e-mailul de verificare; dacă ați făcut-o deja, aprobarea datelor legale poate dura câteva zile lucrătoare.
• Credite insuficiente — reîncărcați portofelul organizației de la linkul din pagina Integrări → SMS sau din secțiunea Facturare.
• „Niciun număr de telefon valid" — numărul nu este într-un format recunoscut: adăugați prefixul internațional (ex. +40) pe fișa contactului și încercați din nou.
• SMS-ul nu se trimite dintr-o automatizare — Proprietarul fluxului nu are un alias conectat sau nu are credit suficient: verificați istoricul execuțiilor pentru mesajul exact de eroare.
• Șablonul nu se personalizează în automatizare — este comportamentul prevăzut: în fluxuri textul șablonului este static, adăugați voi înșivă variabilele în câmpul Mesaj.

Deconectare

De pe cardul aliasului din Integrări → SMS aveți două acțiuni distincte:

• Deconectare de la Mokapen — elimină doar legătura cu organizația dvs. Aliasul rămâne înregistrat și activ la furnizor: îl veți putea reconecta mai târziu cu Recuperare alias.
• Ștergere alias — solicită ștergerea aliasului și la furnizor, în plus față de eliminarea legăturii din Mokapen. Utilizați-o doar dacă nu veți mai avea nevoie de acea identitate de expeditor.

În ambele cazuri, istoricul SMS-urilor deja trimise rămâne vizibil pe fișele de contact și în căsuța Mesaje.

Cazuri de utilizare

• Confirmare programare — înainte de o vizită sau un apel important, trimiteți un SMS rapid de pe fișa contactului: mai citit și mai imediat decât un e-mail pentru un memento pe termen scurt.
• SLA suport — automatizare pe Ticket creat cu prioritate Ridicată: SMS imediat responsabilului intern plus o sarcină conectată, astfel încât urgența să nu rămână îngropată în coada de ticket-uri.
• Oportunitate câștigată — automatizare pe Oportunitate modificată (etapa a devenit „Câștigată") care completează e-mailul de bun venit cu un SMS de confirmare către client, pentru un contact accesibil chiar și în afara orelor de birou sau pe un telefon mobil fără e-mail la îndemână.
• Mementouri de termene — automatizare programată care verifică sarcinile sau plățile care ajung la termen în următoarele ore și alertează prin SMS responsabilul, atunci când un e-mail riscă să treacă neobservat.
• Mesaje recurente standardizate — creați un șablon SMS (ex. memento programare, instrucțiuni de acces) și îl reapelați de pe fișa contactului: textul se personalizează singur cu datele fișei, fără a-l rescrie de fiecare dată.

Întrebări frecvente

Î: Pot primi SMS-uri de la clienții mei în Mokapen?

R: Nu. Canalul este doar pentru trimitere: puteți trimite SMS-uri contactelor, dar nu există o căsuță de primire pentru mesaje intrate de la numere externe.

Î: Aliasul de expeditor este un număr de telefon?

R: Nu, este un nume alfanumeric de maximum 11 caractere (ex. numele companiei dvs.) care apare ca expeditor pe telefonul destinatarului. Nu este un număr care poate fi apelat înapoi.

Î: Cât costă trimiterea unui SMS?

R: Costul depinde de țara de destinație și de numărul de segmente ale mesajului (160 de caractere per segment în alfabetul standard, 70 dacă folosiți emoji sau caractere speciale). Prețurile actualizate se găsesc în secțiunea „Prețuri SMS" a paginii Integrări → SMS. Creditul este scăzut din portofelul organizației în momentul trimiterii.

Î: De ce nu pot trimite un SMS la un număr?

R: Numărul probabil nu este într-un format recunoscut. Adăugați prefixul internațional (ex. +40 pentru România) în câmpul telefonului contactului și încercați din nou; dacă problema persistă, verificați dacă numărul este de fapt corect.

Î: Cât timp durează activarea unui alias nou?

R: După verificarea e-mailului de companie, aliasul trece la aprobarea datelor legale de către furnizorul serviciului: poate dura câteva zile lucrătoare înainte de a deveni activ și utilizabil pentru trimitere.

Î: Cum știu dacă un SMS a fost citit sau livrat?

R: Mokapen arată că trimiterea a avut succes către furnizor, dar în prezent nu actualizează automat starea în „livrat" sau „nelivrat" în interfață. Pentru confirmări de citire fiabile, luați în considerare un canal alternativ (ex. acceptare online a ofertelor/comenzilor) atunci când este necesară o urmărire precisă.

Î: Șablonul SMS se personalizează singur cu datele contactului?

R: Da, dar numai atunci când îl reapelați din compozitorul manual de pe o fișă de contact: substituenții sunt înlocuiți cu date reale. În automatizări șablonul este inserat ca text fix: dacă este necesară personalizarea pentru fiecare contact, adăugați variabilele automatizării în câmpul Mesaj.

Î: Cine poate trimite SMS-uri din automatizări?

R: Acțiunea folosește aliasul conectat la Proprietarul automatizării. Dacă sunteți Colaborator al fluxului, trimiterea depinde tot de aliasul și creditul Proprietarului, nu de contul dvs.

Î: Pot folosi mai multe aliasuri în aceeași organizație?

R: Da, dacă utilizatori diferiți conectează aliasuri diferite. În compozitorul manual, dacă aveți disponibil mai mult de unul, alegeți pe care să îl folosiți ca expeditor înainte de a trimite.

Î: Ce se întâmplă cu datele dacă deconectez integrarea?

R: Cu Deconectare de la Mokapen, istoricul SMS rămâne vizibil, iar aliasul rămâne activ la furnizor pentru o reconectare viitoare. Cu Ștergere alias solicitați și ștergerea la furnizor: utilizați această opțiune doar dacă nu veți mai avea nevoie de acel expeditor.