Ghidul Mokapen

Formular de contact

Formularul de contact este felul în care Mokapen îți aduce lead-urile în agendă fără să copiezi e-mailuri: vizitatorul lasă un nume, un mesaj și câmpurile pe care i le ceri, pe site sau pe o landing page. Tu găsești deja contactul în CRM — cu notificare către echipă și, dacă le activezi, un task, o oportunitate sau un ticket. Fără un plugin WordPress de luptat cu vânzările, fără o foaie „lead-uri de pe site”, fără copy-paste din inbox-ul info@.

Nu este un slot în calendar și nici o rezervare din catalog. Pentru „alege o oră cu Sara” există Rezervare programări; pentru „alege un serviciu sau un produs și o dată” există Rezervă un serviciu sau un produs. Acest ghid este formularul clasic: scrie-ne, cerere de demo, înscriere la webinar, „te rog să mă suni înapoi”.

Avantajul e tot aici: un URL (sau un snippet pe site), datele aterizează pe fișa contactului cu sursa formularului, aceleași câmpuri și aceeași confidențialitate ca restul Mokapen. De acolo pornești o secvență, o oportunitate, un task — fără un al doilea instrument.

La ce servește și de ce ajută

Problema nu e „să ai un formular”. E că formularul trăiește în altă parte, iar CRM-ul nu. Mokapen închide golul:

• Un singur loc — formularul aparține organizației, nu site-ului. Îl partajezi cu un link, îl încorporezi în CMS, îl pui în bio sau într-o campanie ads. Oricine din echipă îl găsește în Formular, nu „în WordPress-ul lui Marco”.
• Un contact real, nu un e-mail în inbox — la trimitere Mokapen creează sau actualizează fișa (același e-mail pe Email 1/2/3 → actualizează, nu duplică). Telefon, companie, câmpuri personalizate, consimțăminte de confidențialitate: aterizează unde le-ai mapat. Sursa e formularul (cod form_…); dacă contactul exista deja, prima sursă nu se suprascrie.
• Mai puțină muncă după trimitere — pagină de mulțumire, e-mail de confirmare către vizitator, notificare către inbox-urile pe care le-ai pus pe formular. Apoi, dacă planul o include, automatizări pe formular: un tag, un task „sună înapoi în 24 de ore”, o oportunitate inbound, un ticket.
• Câmpuri pe care le folosești deja — nu inventezi un al doilea registru. Adaugi câmpurile de contact (și, dacă îți trebuie, câmpuri de companie) pe care organizația le are deja: select, date, numere, țară. Obligatoriu da/nu și eticheta vizibilă le decizi tu.
• Două landing-uri, același formular — câmpurile ascunse (campanie, UTM, segment) îți spun de unde a venit lead-ul fără să clonezi formularul de zece ori. Codul formularului (slug) e cel pe care îl vei folosi și în triggerul automatizărilor.

Pe scurt: folosești acest formular ca să aduni cine îți scrie. Folosești pagina de programări ca să ți se rezerve un slot. Folosești pagina servicii/produse ca să ți se rezerve un articol din catalog. Nu amesteca cele trei trebi într-un singur formular.

Cum accesezi și limite

• Meniul utilizatorului → Formular. Sus, filtre Toate / Formular de contact / Rezervare programări / Rezervă un serviciu sau un produs. Dacă ajungi din filtrul de contact, „Formular nou” pornește deja pe șablonul potrivit.
• În stânga, în meniul Formular, există și Urmărire (snippet de vizite pe site, planuri cu tracking). Paginile publice de site Mokapen urmează: azi publici formularul, nu un site întreg.
• Ai nevoie de aplicația Formular activă (Setări → Aplicații) și de permisiuni de rol pentru a crea/edita. Plafonul de formulare e cel al planului (Premium): în listă, dacă ești la limită, „Formular nou” deschide upgrade-ul. Peste limită, cele mai recente formulare rămân blocate chiar dacă le deschizi dintr-un link direct — rămân cele mai vechi.
• Automatizările pe formular (creează oportunitate, task, ticket, actualizează contact) sunt pe planurile care includ Automatizări din formulare (același nivel ca automatizările complete). Fără acel plan poți totuși publica formularul: contactul, notificarea și jurnalul există oricum.

Pagina listă

Fiecare card arată titlul intern, un badge de tip (formular de contact / programare / serviciu), codul formularului (slug: îl vei folosi în automatizări și îl vezi și în Setări), iconiță, status Online (verde, cu o iconiță pentru a deschide pagina publică) sau Offline (roșu, cu un ochi pentru previzualizare fără a accepta trimiteri).

Meniu trei puncte: Editează (deschide Setări), Duplică, Șterge. Duplică e pentru când ai un formular care merge și vrei un geamăn pentru altă campanie (apoi schimbi titlul, câmpurile ascunse, e-mailurile de notificare). Ștergerea scoate pagina publică: contactele deja create rămân în agendă.

Dacă lista e goală, Mokapen ți-o spune și îți oferă butonul nou (dacă planul mai are sloturi).

Crearea unui formular de contact

1. Formular → Formular nou. La „Ce vrei să creezi?” alege Formular de contact (dacă nu ești deja filtrat pe contact). Șablonul se alege la creare: nu îl schimbi după aceea din acest ecran — pentru un slot de calendar faci alt formular.
2. Nume — e intern (îl vezi în listă). Vizitatorul vede titlul și subtitlul pe care le pui în conținut.
3. E-mail de notificare — cine trebuie să știe că a sosit o trimitere (info@, comercialul de serviciu, mai multe adrese). Nu e arhiva: arhiva e contactul + jurnalul. Dacă îl lași gol, riști să ratezi trimiterile.
4. Mokapen pregătește deja: logo-ul organizației (dacă există), titlu, subtitlu de formular de contact, câmp e-mail (obligatoriu), prenume (obligatoriu), nume, text de confidențialitate cu linkuri către privacy și termeni. Apoi deschizi Conținut.
5. Calea de sus: Nume → Conținut → Setări → (dacă planul o include) Automatizare. În Setări pui formularul ONLINE abia când titlul, câmpurile, confidențialitatea, pagina de succes și e-mailul de confirmare sunt la locul lor. Offline, linkul public nu acceptă trimiteri; previzualizarea da.

Editor: design și câmpuri

Previzualizare în stânga, două taburi în dreapta: Design (blocuri) și Opțiuni. Sus, pe lângă landing, ai pagina de succes și e-mailul de confirmare — nu le sări: sunt diferența dintre „am primit” și tăcere.

Blocuri de design

• Logo — imagine și aliniere. La creare, dacă organizația are un logo, e deja copiat. Un logo per formular.
• Titlu — titlu și subtitlu vizibile pentru vizitator. Subtitlul implicit explică faptul că aduni un contact: rescrie-l în tonul brandului.
• Mesaj — zonă de text liber (cerere, note). Nu e un câmp al fișei de contact: aterizează în jurnal, în e-mailul de notificare și în automatizări. Util; nu înlocuiește telefonul sau compania dacă îți trebuie pe înregistrare.
• Câmpuri de contact — lista câmpurilor din agendă. Implicit: e-mail, prenume, nume. Adaugi telefon (merge pe Phone 1), adresă, oraș, țară, companie (text; Mokapen poate lega/crea compania în agendă), select, date, numere, personalizate. Pentru fiecare: etichetă, afișează eticheta, obligatoriu. Scoate ce nu îți trebuie: un formular lung înjumătățește trimiterile.
• Câmpuri personalizate — bloc extra (nu câmpurile personalizate deja din agendă): întrebări „de o dată” care rămân în jurnal și automatizări, fără să aglomereze fișa. Folosește câmpurile din agendă dacă vrei să filtrezi și să raportezi; folosește acest bloc dacă e doar context pentru trimitere.
• Fundal — culoarea paginii.
• Rezervări — nu-l trage pe un formular de contact. Blocul ăsta e pentru celelalte două ghiduri: ai schimba tipul paginii.

Salvează des. Previzualizarea din stânga urmează blocurile; Previzualizare din Setări deschide pagina reală în alt tab.

Opțiuni: confidențialitate, spam, urmărire

• Privacy Policy — text sub buton, cu linkuri către privacy și termeni (precompletate; le adaptezi la textele legale ale organizației). Fără un consimțământ vizibil, un formular public pe site e un risc: rezolvă-l înainte să treci ONLINE.
• Permisiuni de confidențialitate — consimțăminte pe care Mokapen le salvează pe fișa contactului (sursă: acest formular, id pagină). Îți trebuie dacă vei urmări sau vei trimite newslettere: consimțământul rămâne pe contact, nu doar în jurnal.
• Bifă de confirmare — „Am citit și accept”, un pas explicit dincolo de textul de confidențialitate. Fă-o obligatorie dacă juridicul o cere.
• Câmpuri ascunse — valori pe care vizitatorul nu le vede (nume campanie, UTM, „landing-pricing”). Același formular, două URL-uri sau două snippet-uri cu valori ascunse diferite: în automatizare și în jurnal le deosebești. Nu pune date sensibile la vedere în URL dacă nu ai nevoie.
• Pagină de succes personalizată — în locul paginii Mokapen, redirecționare către un URL al tău (mulțumire pe site, upsell). Dacă o folosești, tab-ul „pagină de succes” din editor contează mai puțin: vizitatorul nu o vede.
• reCAPTCHA — anti-spam. Activează-l dacă formularul e public: fără el, boții și trimiterile goale murdăresc agenda și notificările.

Pagina de succes și e-mailul de confirmare

Pagina de succes — text după trimitere (implicit: o mulțumire generică) și un buton opțional („Înapoi pe site”, „Descarcă PDF-ul”) cu un URL. Potrivește tonul cu ce urmează: „te sunăm înapoi într-o zi” dacă există un task, nu „ești deja în calendar” (ăla e celălalt formular).

E-mail de confirmare — merge la vizitator (expeditor, subiect, corp). Completează-l: e dovada că trimiterea a sosit. Nu înlocuiește notificarea internă (acea merge la e-mailurile pe care le-ai pus pe formular). Dacă vizitatorul nu îl primește, verifică spamul și că e-mailul de pe formular e valid — Mokapen folosește adresa pe care a completat-o.

Publicare: status, URL, încorporare, urmărire

În Setări:

• ONLINE / OFFLINE — comutator. Ciornă = Offline, lucrezi în previzualizare. Online = accepți trimiteri. Slug-ul (codul) rămâne vizibil sub titlu: nu-l schimba ușor dacă l-ai pus deja într-o campanie sau într-o automatizare.
• URL formular — copiază-l în ads, e-mail, QR, bio. Vizitatorul deschide pagina Mokapen. Butonul View e activ doar dacă e ONLINE.
• Cod de încorporare — snippet (script + container) pentru site: un buton sau un formular încorporat. Îl lipești în CMS; datele ajung tot în Mokapen, nu rămân pe site. Copiază cu butonul, nu de mână pe jumătate.
• Vizite pe site (planuri cu tracking) — snippet tracking.js + consimțământ. Îl pui pe site (nu doar pe pagina formularului) ca să legi vizitele de contact după trimitere. Fără consimțământ nu uni traseele. Există și pagina Formular → Urmărire cu același cod.

În aceleași Setări revizuiești numele, e-mailul de notificare, previzualizarea iframe și o scurtătură către automatizările deja active pe formular.

Ce se întâmplă la trimitere

Fără nimic altceva configurat, în ordine:

• Mokapen scrie un rând în jurnalul formularului (toate câmpurile trimise, inclusiv mesajul și cele ascunse).
• Caută un contact nearhivat cu acel e-mail pe Email 1, 2 sau 3. Dacă există, actualizează câmpurile completate (nu șterge ce nu e pe formular). Dacă nu există, creează fișa. E-mail formular → Email 1; telefon → Phone 1. Sursă form_ + id pagină; dacă contactul avea deja o sursă, Mokapen nu o suprascrie (poate înregistra o a doua sursă dacă CRM-ul o permite).
• Salvează consimțămintele de confidențialitate legate de acest formular, dacă le-ai adăugat.
• Dacă există tracking cu un token de vizitator și consimțământ, unește evenimentele de pe site cu contactul.
• Trimite notificarea către e-mailurile formularului și, dacă l-ai scris, e-mailul de confirmare către vizitator. Afișează pagina de succes (sau redirecționarea).

Apoi se declanșează triggerul intern „formular trimis” (automatizările complete au nevoie de el) și, dacă le-ai configurat, automatizările pe formular:

• Actualizează contact — tag-uri („Lead site”), câmpuri extra, titular. Un singur de acest tip per formular: e ajustarea înregistrării, nu un al doilea flux.
• Task nou — de ex. „Primul contact în 24 de ore”, legat de contact. Are nevoie de aplicația Activități.
• Oportunitate nouă — pipeline inbound, etapă inițială, legată de contact. Are nevoie de Vânzări.
• Ticket nou — dacă e suport, nu un lead de vânzări. Are nevoie de Helpdesk.

Acesta e scurtătura liniară (fără întârzieri, fără „dacă câmp = X”). Când ai nevoie de condiții, așteptări, un e-mail către vânzări cu variabile sau înscriere într-o secvență, folosește modulul Automatizări cu triggerul Formular de contact primit și codul formularului (slug) pe care îl vezi în listă. Cele două căi pot coexista: tag + task pe formular, nurture în secvență.

Proces recomandat

• Decide ce trebuie să se întâmple după (doar notificare? task? oportunitate? ticket?) înainte să proiectezi câmpurile.
• Pornește de la e-mail + prenume; adaugă un câmp doar dacă îl vei folosi într-un filtru sau la un apel. Fiecare câmp în plus costă conversii.
• Confidențialitate + reCAPTCHA înainte de ONLINE. Apoi pagina de succes și e-mailul de confirmare, în același ton.
• Testează Offline cu previzualizare și o trimitere către adresa ta. Verifică fișa contactului, jurnalul, notificarea, confirmarea.
• ONLINE, pune URL-ul pe un singur canal (de ex. footer-ul site-ului). După 48 de ore uită-te la jurnal și la duplicate. Apoi ads / un al doilea landing cu câmpuri ascunse.
• Nu schimba slug-ul pe un formular deja într-o campanie. Duplică și creează geamănul.

Cazuri de utilizare

Formularul e mereu „adună un contact”. Ce se schimbă e ce se întâmplă după și cât e de lung formularul. Nu folosi pagina asta ca să-ți rezervi un slot: ăla e celălalt ghid.

• Contactează-ne pe site — Clasic, footer-ul sau pagina Contact. Vizitatorul nu cumpără: întreabă. Ține formularul scurt: e-mail, prenume, un mesaj, reCAPTCHA, confidențialitate. Notificare către info@ (sau către comercialul de serviciu), nu către zece oameni. Automatizare: un task „primul contact în 24 de ore” pe contact, nu o oportunitate pe fiecare rând — jumătate sunt spam, întrebări generice sau clienți deja existenți. Dacă după două zile mesajele serioase menționează mereu o companie, atunci adaugi câmpul companie: nu înainte.
• Landing de campanie ads — Aceleași trei câmpuri ca pe site, dar trebuie să știi din ce anunț a venit lead-ul. Un singur formular, cu un câmp ascuns (ex. „google-brand” vs „linkedin-b2b”) care diferă per URL sau snippet; sau două clone dacă valorile ascunse nu pot veni din link. Automatizare: un tag „Ads lead” și, dacă planul o include, o oportunitate în pipeline-ul Inbound. În rapoarte le deosebești după valoarea ascunsă sau după cele două slug-uri. Nu construi zece formulare gemene pe care apoi nu le mai actualizează nimeni.
• Înscriere la webinar sau la conținut — Scopul nu e un apel, e o listă. Puține câmpuri obligatorii (e-mail, nume), e-mail de confirmare cu linkul evenimentului deja scris, un tag pe contact („Webinar martie”). Apoi o secvență filtrată pe acel tag trimite reminder-ele: formularul înscrie, secvența hrănește. Nu pune trei e-mailuri în formular — aia nu e o secvență, e un formular.
• Cerere de suport de pe site — Același editor, treabă diferită. Titlu intern „Ajutor site” ca în listă să nu-l amesteci cu formularul de vânzări. Automatizare: un ticket nou în loc de oportunitate. Câmpuri: e-mail, nume, mesaj (și poate un număr de comandă într-un câmp personalizat). Comercialul nu trebuie să vadă aceste trimiteri în pipeline. Dacă ai nevoie de un helpdesk real cu cozi și SLA, folosește Tickets; formularul ăsta e canalul de primire.
• „Sună-mă înapoi” — Vizitatorul nu vrea să scrie un eseu: vrea un telefon. Fă telefonul obligatoriu, lasă un câmp (sau mesajul) pentru fereastra orară. Task „Sună azi” pentru vânzări. Nu e un slot în calendar: dacă vrei să-și aleagă ei ora și să pornească un Meet, folosește Rezervare programări. Formularul ăsta adună cererea; tu suni.

Exemple practice

1. De la gol la footer într-un sfert de oră

Formular → Formular nou → Formular de contact. Nume intern „Site — contact”, notificare către sales@. În Conținut lasă e-mail, prenume, mesaj; scoate restul. Tab Opțiuni: confidențialitate (adaptează linkurile la paginile legale ale organizației) și reCAPTCHA. Pagina de succes: „Revenim azi” — doar dacă e adevărat. Setări: Offline, Previzualizare, trimitere pe adresa ta. Verifică fișa contactului, jurnalul, e-mailul de notificare și e-mailul de confirmare. Apoi ONLINE și snippet-ul în footer. Automatizare: tag „Site” + task de 24 de ore. Rezistă tentației de a deschide o oportunitate la fiecare mesaj: murdărești pipeline-ul și comercialul nu se mai uită la el.

2. Două campanii, o singură înregistrare

Formularul din pasul 1 merge. Duplică-l. Pe clonă schimbi doar câmpul ascuns (sau slug-ul, dacă preferi două URL-uri curate) și numele intern („Google ads” / „LinkedIn ads”). Aceeași automatizare actualizează-contact (tag „Ads lead”) și, dacă o folosești, același pipeline. Un contact care ajunge de două ori se actualizează, nu se duplică. În rapoarte filtrezi pe câmpul ascuns sau compari cele două slug-uri. Când schimbi un câmp vizibil, amintește-ți să-l schimbi pe amândouă — sau ții un singur formular și trimiți valoarea ascunsă din URL-ul landing-ului.

3. Webinar: formularul înscrie, secvența amintește

Formular scurt, tag „Webinar martie” pe automatizarea actualizează-contact, e-mail de confirmare cu data și linkul Zoom deja în corp. În Secvențe construiești un flux filtrat pe acel tag, pool SMTP, ieșire când contactul răspunde. Nu încerca să „faci secvența” cu trei câmpuri e-mail pe formular: cine se înscrie o dată nu trebuie să primească trei confirmări, trebuie să primească reminder-ele în zilele potrivite. A doua zi după webinar pui formularul Offline sau schimbi textul de succes: fără liste zombie.

Întrebări frecvente

Î: Dacă e-mailul e deja în agendă, ce se întâmplă?

R: Mokapen actualizează contactul existent (nearhivat) găsit pe Email 1/2/3. Nu creează un duplicat doar pentru că l-a completat din nou. Câmpurile goale de pe formular nu șterg ce aveai deja pe fișă.

Î: Pot folosi acest formular ca să mi se rezerve un apel?

R: Mai bine Rezervă o programare: sloturi reale, Meet/Teams, fără „trei date pe e-mail”. Acest formular adună o cerere; nu rezervă calendarul.

Î: Formularul nu acceptă trimiteri.

R: Trebuie să fie ONLINE. Verifică reCAPTCHA, câmpurile obligatorii, că nu ai depășit plafonul de formulare al planului (formularele recente blocate) și că snippet-ul/URL-ul aparține acestui formular (slug-ul corect).

Î: Unde văd cine a trimis?

R: Fișa contactului (sursa formular) și jurnalul formularului (parametrii trimiterii). E-mailurile de notificare sunt alerta, nu arhiva: dacă le ștergi, datele rămân în Mokapen.

Î: La ce servește codul / slug-ul?

R: Identifică formularul în URL, în snippet și în triggerul automatizărilor. Copiază-l din badge-ul din listă sau din Setări. Nu e un secret, dar dacă îl schimbi rupi linkurile deja publicate.

Î: Câmpurile „personalizate” ale blocului aterizează în agendă?

R: Nu: rămân în jurnal, mail și automatizări. Ca să filtrezi contacte, folosește câmpurile fișei de contact.

Î: Am depășit numărul de formulare al planului.

R: Cele mai vechi rămân utilizabile; cele mai noi se blochează. Șterge sau arhivează testele, sau fă upgrade. Duplicarea contează ca un formular în plus.