Ghidul Mokapen

Importă / Exportă

Secțiunea Importă / Exportă îți permite să aduci datele tale în Mokapen pornind de la un fișier Excel sau CSV (import) și să descarci datele organizației într-un fișier Excel (export). Este cea mai rapidă cale de a popula CRM-ul când pornești de la agende, listă de prețuri sau registre deja existente, sau când ai nevoie de backup și analize în afara platformei.

O găsești din meniul organizației → Importă/Exportă. Importul ghidat este pe pași (alegi ce imporți, încarci fișierul, asociezi coloanele, pornești) și rulează în fundal: poți urmări progresul și consulta istoricul importurilor efectuate.

Prezentare generală

Două funcții distincte, adesea folosite împreună:

• Importă — încarci un fișier (Excel sau CSV) și Mokapen creează (sau actualizează) fișele corespunzătoare. Poți importa Proiecte, Task-uri, Contacte, Companii, Produse și Servicii.
• Exportă — descarci datele tale într-un fișier Excel (.xlsx). Exportul acoperă mai multe tipuri de fișă decât importul: pe lângă cele de mai sus, și Oportunități, Oferte, Comenzi, Tickete, Programări și Rezervări.

Importul este un flux ghidat în patru ecrane: (1) alegi tipul de fișă, (2) încarci fișierul, (3) asociezi coloanele fișierului la câmpurile CRM-ului setând confidențialitatea și duplicatele, (4) urmărești progresul și rezultatul. Nu există un ecran separat de «previzualizare și confirmare»: previzualizarea valorilor o vezi deja în ecranul de asociere a coloanelor.

Acces și permisiuni

Cele două funcții au permisiuni diferite:

• Importarea — este permisă membrilor organizației. Găsești scurtăturile de import și în meniul Acțiuni al listelor de Contacte, Companii, Task-uri și Proiecte.
• Exportarea — este rezervată Proprietarului organizației. Butonul de export din liste și pagina de export apar doar pentru acel rol.

Două funcții depind de plan:

• Câmpuri personalizate la import — posibilitatea de a asocia coloanele fișierului la câmpurile tale personalizate necesită un plan Premium. Fără el, în faza de asociere vezi doar câmpurile standard.
• Gestionare avansată a duplicatelor — opțiunile Introdu dacă este gol și Înlocuiește necesită un plan Premium. Cu planul Gratuit rămâne disponibil Sari (duplicatele nu sunt modificate).

Exportul respectă întotdeauna permisiunile și confidențialitatea: fiecare utilizator exportă doar înregistrările la care are acces în funcție de rol și de regulile de vizibilitate ale organizației.

Cum se importă (fluxul ghidat)

Importul se desfășoară în patru pași:

1. Alege ce imporți — din pagina Importă selectezi fișa: Proiecte, Task-uri, Contacte, Companii, Produse sau Servicii. De aici ajungi și la Istoric importuri.
2. Încarcă fișierul — tragi (sau selectezi) un fișier .xlsx, .xls sau .csv, de dimensiune maximă 4 MB. Mokapen citește coloanele și trece la mapare.
3. Asociază coloanele — pentru fiecare coloană din fișier alegi la ce câmp CRM corespunde (sau o ignori). În același ecran setezi confidențialitatea datelor importate și, unde este prevăzut, gestionarea duplicatelor. Butonul de import se deblochează doar când ai asociat câmpurile obligatorii.
4. Pornește și așteaptă rezultatul — importul pornește în fundal: ecranul rezultatelor se actualizează singur la câteva secunde și afișează contoarele Procesate, Importate, Actualizate, Omise, Erori.

Deoarece lucrul rulează în coadă, pentru fișiere cu multe rânduri operația poate dura câteva minute: lasă pagina deschisă sau verifică din nou Istoric importuri.

Pregătirea fișierului (Excel și CSV)

Calitatea importului depinde aproape în totalitate de calitatea fișierului. Excel este comod, dar poate fi insidios: date care devin numere, zerouri inițiale care dispar, celule unite, formule care aduc erori. Înainte de încărcare, pregătește fișierul astfel:

• Primul rând = anteturi — primul rând trebuie să conțină numele coloanelor (ex. Prenume, Nume, Email, Telefon). Acestea sunt cele pe care le vei vedea la pasul de asociere.
• O coloană = o informație — nu pune «Mario Rossi» într-o singură coloană dacă apoi vrei Prenume și Nume separate; ține telefonul, emailul și adresa în coloane distincte.
• Fără celule unite — celulele unite (merge) strică citirea în grilă. Alege întotdeauna celule individuale.
• Fără formule — formulele încetinesc și pot genera erori. Dacă ai coloane calculate, copiază și lipește ca valori înainte de salvare.
• Curăță celulele goale — rânduri și coloane aparent goale, dar cu spații sau formatare reziduală, confundă citirea. Elimină cu adevărat rândurile/coloanele care nu sunt necesare.
• Codificare UTF-8 — pentru a nu pierde accentele și caracterele speciale (à, è, ç, ü…), salvează în UTF-8. În Excel: «Salvează ca» → CSV UTF-8, sau rămâi pe .xlsx care gestionează bine caracterele.
• Fișiere mari → împarte-le — limita este 4 MB. Dacă ai multe date, împarte în mai multe fișiere și importă pe blocuri: este și mai ușor să identifici eventualele erori.
• Evită caractere cu formate nestandard — simboluri decorative, fonturi particulare sau text formatat în mod exotic pot să nu fie citite sau să fie transformate.

La CSV o notă în plus: este un text simplu cu valori separate. Mokapen citește în UTF-8 și detectează automat separatorul; dacă deschizi și resalvezi un CSV cu Excel în italiană, adesea separatorul devine punct și virgulă — de regulă este în regulă, dar dacă vezi totul într-o singură coloană după încărcare, problema este aproape întotdeauna acolo: resalvează alegând explicit «CSV UTF-8» sau folosește direct un fișier .xlsx.

Asocierea coloanelor

Este inima importului. Pentru fiecare coloană din fișier, Mokapen afișează numele antetului și până la șase valori de exemplu luate din primele rânduri, ca să înțelegi imediat ce conține. Alături alegi din meniul «Aparține de» câmpul CRM corespunzător:

• Asociază coloana la un câmp (ex. coloana «Mail» → câmpul Email).
• Ignoră coloană — lasă asocierea goală pentru coloanele care nu îți sunt utile: nu vor fi importate.
• Fiecare câmp CRM poate fi folosit o singură dată: când îl asociezi, dispare din opțiunile celorlalte coloane.

Trebuie să asociezi cel puțin câmpurile obligatorii, altfel butonul de import rămâne blocat:

• Contacte — cel puțin unul dintre Prenume, Nume sau o email. Rândurile fără niciunul dintre acestea sunt ignorate.
• Companii — Numele companiei.
• Task-uri, Proiecte, Produse, Servicii — Titlul (sau numele).

Unele câmpuri rezolvă automat relațiile după nume: la importul Contacte, coloana asociată la Companie leagă (sau creează, dacă nu există) compania cu acel nume; la importul Task-uri, coloana Proiect leagă sau creează proiectul cu acel titlu. Compararea nu ține cont de majuscule/minuscule.

Câmpuri personalizate — dacă ai un plan Premium, în meniu apar și câmpurile tale personalizate (numere, texte, date, liste). Datele și valorile monetare sunt interpretate și normalizate; pentru câmpurile utilizator/echipă, valoarea este redusă la utilizatorul sau echipa corectă.

Câmpuri cu formate speciale

Unele câmpuri acceptă mai multe valori în aceeași celulă sau caută o legătură: când le asociezi, sub coloană apare un avertisment galben cu formatul așteptat. Separatorul pentru valorile multiple este întotdeauna punct și virgulă (;).

• Etichete (tag) — nume separate prin «;». Dacă o etichetă nu există, este creată automat. Ex: Client;VIP;De recontactat.
• Stakeholder — pentru fiecare intrare indică emailul utilizatorului sau codul echipei cu «t» (ex. t123), separate prin «;». Ex: mario@email.com;t45.
• Responsabil (owner) — o singură valoare: emailul utilizatorului sau codul echipei «t{id}».
• Furnizor (Produse/Servicii) — numele companiei furnizoare; dacă nu există, este creată.
• Imagini (Produse/Servicii) — URL-uri complete ale imaginilor separate prin «;».
• Grupuri (Produse/Servicii) — nume separate prin «;»; grupurile lipsă sunt create.

Citește întotdeauna avertismentul galben: respectarea acelui format face diferența între un import curat și unul plin de valori lipsă.

Gestionarea duplicatelor

Pentru Contacte, Companii, Produse și Servicii poți decide ce se întâmplă când un rând corespunde unei fișe deja prezente. Opțiunea «Gestionează duplicatele» este activă implicit. Cheia cu care Mokapen recunoaște un duplicat variază în funcție de tip:

• Contacte — aceeași email (dacă este prezentă în rând).
• Companii — același nume companie (fără distincție majuscule/minuscule). Notă: companiile cu același nume nu sunt niciodată duplicate când le legi din contacte, chiar și cu gestionarea duplicatelor dezactivată.
• Produse — același cod produs.
• Servicii — același cod serviciu.

Găsit un duplicat, poți alege trei comportamente:

• Sari (implicit) — ignoră valorile noi și continuă fără a salva sau actualiza. Rândul este contorizat ca Omis.
• Introdu dacă este gol — actualizează un câmp doar dacă în prezent este gol (nu suprascrie date existente). Necesită Premium.
• Înlocuiește — actualizează fiecare câmp mapat cu noua valoare, indiferent de valoarea actuală. Necesită Premium.

Task-uri și Proiecte nu au gestionare a duplicatelor: fiecare rând creează întotdeauna o fișă nouă. Dacă reimporți același fișier, obții dubluri: evaluează bine înainte de a repeta operația.

Sfaturi pentru date curate

Câteva precauții fac importul fiabil și te scutesc de curățări enervante după:

• Normalizează emailurile — sunt cheia anti-duplicat pentru contacte: o singură email per celulă, fără spații, toate cu litere mici. Emailuri diferite = contacte diferite.
• Coduri unice pentru produse/servicii — dacă vrei să actualizezi în loc să duplici, asigură-te că codul produs și codul serviciu sunt prezente și coerente între fișier și ce există deja în Mokapen.
• Formate coerente în fiecare coloană — nu amesteca «10/03/2026» și «2026-03-10» în aceeași coloană de date; folosește un singur format. La fel pentru sumele (evită să amesteci «1.000,50» și «1000.5»).
• Telefoane cu prefix internațional — ex. +39…: util pentru mesaje și integrări, și evită ca Excel să trateze numărul ca cifră și să înghită zero-ul inițial. Dacă este nevoie, setează coloana ca Text.
• Atenție la zerourile inițiale — coduri poștale, coduri, cod fiscal: Excel tinde să elimine zerourile din față. Formatează acele coloane ca Text înainte de a le completa.
• Elimină spațiile ascunse — spații înainte/după text (sau spații duble) creează false non-duplicat. O trecere de «Elimină spații» în Excel ajută.
• Uniformizează numele relațiilor — dacă legi contacte de companii după nume, scrie numele companiei întotdeauna la fel (ex. mereu «Acme Srl», nu uneori «ACME» și alteori «Acme S.r.l.»), altfel creezi companii diferite.
• Fă un test mic — înainte de a importa 5.000 de rânduri, încearcă cu 10-20 rânduri reprezentative: verifici maparea, formatele și duplicatele fără a risca să strici CRM-ul.

Progres și Istoric importuri

În timpul importului, ecranul rezultatelor afișează contoarele în timp real: Procesate (rânduri citite), Importate (fișe noi), Actualizate (duplicate actualizate), Omise (duplicate netocate) și Erori.

Pagina Istoric importuri listează toate importurile efectuate cu totalurile aferente. Ține cont de două lucruri: istoricul raportează totaluri agregate, nu lista rând cu rând; și rândurile fără câmpurile minime de identitate (ex. un contact fără prenume, nume sau email) sunt ignorate în tăcere, deci s-ar putea să nu apară la «Erori». Dacă cifrele nu se potrivesc, cauza cea mai frecventă este exact aceasta.

Exportarea

Exportul produce întotdeauna un fișier Excel (.xlsx) și, cum s-a spus, este rezervat Proprietarului. Îl poți lansa din două puncte:

• Din pagina Exportă (meniul Importă/Exportă) — descarci toate înregistrările unui tip de fișă cu un clic.
• Din liste (vizualizare Listă, Kanban, fișe) — din meniul Acțiuni → Exportă. Dacă în vizualizarea Listă selectezi câteva rânduri, exporți doar pe acelea; dacă nu selectezi nimic (sau ești în Kanban/fișe), exporți toate înregistrările accesibile.

Câteva detalii utile:

• Exportul include câmpurile personalizate și raportează etichetele și stakeholderii în formă lizibilă (nume/email separate prin virgulă).
• Ofertele și Comenzile sunt exportate pe două foi: una cu antetele documentului și una cu liniile de articol.
• Exportul Contactelor adaugă numele companiei legate și elementele de checklist.
• Respectă întotdeauna permisiunile și confidențialitatea: exporți doar ce ai putea vedea pe ecran.

Un fișier exportat este și un excelent șablon: exportă câteva fișe ale unui tip, verifică anteturile și formatele folosite, și reutilizează acea structură pentru a construi fișierul de import.

Cazuri de utilizare

• Prima punere în funcțiune — imporți agenda de contacte și companiile din vechiul gestionar, apoi listele de Produse/Servicii, și CRM-ul devine imediat operațional.
• Actualizare listă de prețuri — imporți Produsele cu «Înlocuiește» folosind codul produs ca cheie: prețurile și descrierile se actualizează fără a crea dubluri.
• Îmbogățire contacte — ai deja contactele și adaugi telefoane/câmpuri lipsă cu «Introdu dacă este gol»: completezi fișele fără a suprascrie datele bune.
• Backup periodic — Proprietarul exportă contacte, oportunități și comenzi în Excel pentru arhivă sau analize externe.
• Raportare personalizată — exporți datele filtrate dintr-o listă și le prelucrezi în Excel cu tabele pivot pentru o analiză care nu există deja gata în platformă.

Probleme frecvente

• Butonul Importă rămâne dezactivat — nu ai asociat câmpurile obligatorii (prenume/nume/email pentru contacte, titlu pentru celelalte). Completează maparea.
• După încărcare văd totul într-o singură coloană — este un CSV cu separator nerecunoscut sau codificare greșită. Resalvează ca «CSV UTF-8» sau folosește un .xlsx.
• Lipsesc accentele sau caractere ciudate — problemă de codificare: salvează în UTF-8.
• S-au importat mai puține rânduri decât era de așteptat — rândurile fără câmpurile minime de identitate sunt ignorate; verifică că fiecare rând are cel puțin câmpul obligatoriu.
• Am creat dubluri — probabil «Gestionează duplicatele» era pe Sari când voiai să actualizezi, sau cheia (email/cod/nume) nu coincidea. Verifică cheile și opțiunea aleasă.
• Etichete/furnizori/grupuri nelegate — nu ai respectat formatul câmpului special (separator «;», email pentru utilizatori, «t{id}» pentru echipe). Recitește avertismentul galben de sub coloană.
• Fișier prea mare — depășește 4 MB: împarte-l în mai multe fișiere și importă pe blocuri.
• Nu văd câmpurile personalizate la mapare — necesită un plan Premium.

Întrebări frecvente

Î: Ce fișiere pot importa?

R: Fișiere Excel (.xlsx, .xls) și CSV, până la 4 MB. Primul rând trebuie să conțină anteturile coloanelor.

Î: Ce pot importa și exporta?

R: La import: Proiecte, Task-uri, Contacte, Companii, Produse și Servicii. La export și Oportunități, Oferte, Comenzi, Tickete, Programări și Rezervări. Oportunitățile, ofertele, comenzile și ticketele pot fi deci exportate, dar nu importate.

Î: Cine poate importa și exporta?

R: Importul este deschis membrilor organizației; exportul este rezervat Proprietarului.

Î: Cum evit să creez dubluri?

R: Păstrează activă gestionarea duplicatelor și asigură-te că cheia este completată și coerentă: email pentru contacte, nume pentru companii, cod pentru produse și servicii. Reține că Task-urile și Proiectele nu au control al duplicatelor: fiecare rând creează întotdeauna o fișă nouă.

Î: Care este diferența între «Sari», «Introdu dacă este gol» și «Înlocuiește»?

R: Sari nu modifică duplicatul; Introdu dacă este gol completează doar câmpurile în prezent goale; Înlocuiește actualizează toate câmpurile mapate. Ultimele două necesită un plan Premium.

Î: Cum introduc mai multe valori într-o singură celulă (etichete, stakeholderi…)?

R: Separând valorile cu punct și virgulă (;). Pentru stakeholderi folosește emailul utilizatorului sau codul echipei «t{id}»; etichetele, grupurile și furnizorii lipsă sunt creați automat.

Î: De ce s-au importat mai puține rânduri decât în fișier?

R: Rândurile fără câmpurile minime de identitate (pentru contacte: prenume, nume sau email; pentru companii: numele) sunt ignorate fără a ajunge la «Erori». Verifică că fiecare rând are cel puțin câmpul obligatoriu.

Î: Excel îmi strică datele, zerourile inițiale și numerele lungi. Ce fac?

R: Formatează ca Text coloanele critice (coduri poștale, coduri, cod fiscal, telefoane), folosește un singur format de dată per coloană și, dacă ai coloane calculate, lipește ca valori înainte de salvare. Salvează în UTF-8 pentru a nu pierde accentele.

Î: Pot importa câmpurile mele personalizate?

R: Da, cu un plan Premium: la pasul de asociere apar și câmpurile personalizate, iar valorile sunt convertite în funcție de tipul lor (date, valute, liste, utilizatori/echipe).

Î: În ce format primesc exportul?

R: Întotdeauna în Excel (.xlsx). Ofertele și Comenzile ies pe două foi (antete + linii articol). Un fișier exportat este și un excelent șablon pentru a pregăti un viitor import.

Î: Importul este imediat?

R: Rulează în fundal: pentru câteva înregistrări durează câteva secunde, pentru fișiere mari poate dura câteva minute. Urmărește contoarele în ecranul rezultatelor sau verifică din nou Istoric importuri.