Ghidul Mokapen

Ghid Task

Zona Task este nucleul operațional al Mokapen pentru organizarea muncii zilnice a echipei. Fiecare task reprezintă o acțiune concretă de finalizat — un apel telefonic, o revizuire, o activitate de follow-up — cu responsabil, termen limită și stare de progres.

La ce servește zona Task

Task-urile vă permit să:

• Planificați munca echipei cu termene vizibile în calendar și în vizualizările pe dată.
• Atribuiți responsabilități clare: fiecare task are un referent care știe ce trebuie să facă și până când.
• Conectați activitățile la CRM: un task poate fi legat de contacte și companies, de tickete sau inclus într-un proiect.
• Monitorizați progresul cu liste de verificare interne, ore înregistrate și rapoarte agregate.
• Coordonați echipe distribuite: toți văd aceleași task-uri (sau doar pe cele autorizate dacă sunt private) și le pot actualiza în timp real.

Un task izolat rămâne o acțiune rapidă; grupând mai multe task-uri într-un proiect obțineți o imagine de ansamblu a unor inițiative mai ample. Accesați zona din pagina Task din meniul Activități.

Conectarea unui task la un proiect

Fiecare task poate fi asociat unui proiect care grupează acțiunile către un obiectiv comun (ex. «Lansare site web 2026» cu task-urile «Brief design», «Dezvoltare frontend», «Test QA»). Când atribuiți un task unui proiect:

• task-ul apare în tab-ul Task al fișei proiectului, cu contor de progres (ex. 3/8 finalizate);
• în Kanban task puteți grupa pe proiect și vedea toate task-urile aceluiași proiect;
• partajați context organizațional: workarea, responsabil, termene și rapoarte la nivel de inițiativă.

Un task fără proiect rămâne valid pentru activități punctuale; pentru inițiative structurate este recomandat să creați proiectul și apoi task-urile în cadrul acestuia. Pentru gestionarea proiectelor și workarea consultați ghidul Proiecte.

În tab-ul Date al task-ului, câmpul Proiect permite selectarea sau schimbarea proiectului în orice moment (meniu Opțiuni → Mută pentru a muta task-ul în alt proiect).

Bara superioară a paginii Task

Pe pagina listei de task-uri (Kanban, Fișe, Calendar sau Listă) bara de sus conține:

• Filtre (Premium): panou avansat pentru proiect, date, responsabil, etichete, câmpuri personalizate.
• Acțiuni: import/export, acces la arhivă și coș, editare coloane (Listă).
• Vizualizări: Kanban | Fișe | Calendar | Listă — filtrele active rămân aplicate la schimbarea vizualizării.
• Utilizatori / Echipă: meniu avatar pentru a vedea task-urile unui coleg sau ale unei echipe.
• + Task: creează un task nou.

Fișa task-ului

Dând click pe titlul unui task se deschide fișa laterală. De acolo gestionați întregul ciclu de viață al task-ului. Cu planul Premium puteți deschide aceeași fișă pe pagină întreagă (iconiță săgeți de extindere → page task): layout identic, mai mult spațiu și buton Salvează fix în dreapta sus.

Antet fișă

• Checkbox (lângă titlu): marchează task-ul ca finalizat sau redeschide-l.
• Titlu: click pentru editare inline.
• Badge Arhivat: apare dacă task-ul este în arhivă.
• Salvează (doar page task): confirmă toate modificările dintr-o singură acțiune.

Bara de acțiuni a fișei

Sub antet, bara cu iconițe permite acțiuni rapide fără a deschide tab-urile:

• Prioritate (iconiță steag): setează Normal sau Urgent. Task-urile urgente afișează iconița galbenă cu semn de exclamare în vizualizări.
• Confidențialitate (lacăt): Public (vizibil membrilor organizației) sau Privat (doar responsabil și stakeholderi indicați).
• Etichete: atribuiți etichete colorate pentru categorizare. Consultați ghidul Etichete.
• Culoare (picătură): culoarea de fundal a titlului în fișă și în cardurile Kanban.
• Atașamente (agrafă): încărcați fișiere de pe computer sau din cloud. Badge cu numărul de fișiere conectate. Consultați ghidul Atașamente.
• Note adezive (Premium): post-it-uri vizibile pe fișă pentru memento-uri rapide.
• Copiază link: copiază URL-ul direct al task-ului pentru a-l partaja cu colegii.
• Pagină întreagă (săgeți extindere, Premium): deschide page task într-un tab nou al browserului.
• Opțiuni (trei puncte verticale): meniu cu Clonează, Mută, Transformă în proiect, Arhivează, Editează fișă, Șterge. Explicat mai jos.
• + Creează și conectează (buton verde): creează instant o entitate conectată (task nou, ticket, contact, sales opportunity…) pornind de la acest task.

Meniul Opțiuni (trei puncte)

Deschideți fișa task-ului → iconița trei puncte verticale în dreapta sus:

• Clonează: duplică task-ul cu titlu, câmpuri și checklist (util pentru activități recurente).
• Mută: transferă task-ul într-un alt proiect al organizației.
• Transformă în proiect: convertește task-ul într-un proiect; elementele checklist devin task-uri ale noului proiect.
• Arhivează / Restaurează (Premium): mută task-ul în arhivă sau îl readuce în vizualizările operaționale.
• Editează fișă (admin): deschide setările de layout ale fișei task într-o fereastră nouă.
• Șterge / Restaurează: ștergere soft către coș, sau restaurare dacă este deja șters.

Tab-urile fișei

Tab-urile de sub bara de acțiuni organizează conținutul task-ului:

• Date: toate câmpurile task-ului (proiect, responsabil, date, descriere, câmpuri personalizate).
• Checklist, Conexiuni, Timp: funcționalități comune între entități — consultați secțiunea Secțiuni conectate.
• Meniu derulant suplimentar: Marketing, Integrări (sync cu aplicații externe), Actualizări (istoric fișă).

Secțiuni conectate (comune mai multor entități)

Unele părți ale fișei task sunt identice pe proiecte, contacte, tickete și alte entități. Pentru detalii operaționale consultați ghidurile dedicate:

• Checklist — micro-acțiuni de bifat, bară de progres, reordonare drag-and-drop.
• Conexiuni — conectați task-uri la contacte, companies, tickete, sales opportunity și alte entități CRM.
• Timp — înregistrați ore lucrate și comparați cu estimarea (Premium).
• Etichete — etichete colorate pentru filtrare și grupare în Kanban.
• Atașamente — documente de pe computer sau din cloud (Drive, OneDrive).
• Actualizări — istoric modificări, comentarii, conexiuni și email-uri legate de task.

Crearea unui task

Procedură

1. Mergeți la pagina Task.
2. Click pe + Task în dreapta sus.
3. Introduceți titlul (obligatoriu): fiți specific («Sună Rossi pentru ofertă Q2», nu «Apel»).
4. În tab-ul Date completați proiect, responsabil, date, descriere și câmpuri personalizate.
5. Opțional: adăugați checklist, conexiuni sau timp în tab-urile respective.
6. Salvați fișa.

Puteți crea task-uri și din tab-ul Task al unui proiect, dintr-o conexiune pe contact/company, sau prin automatizări.

Câmpuri principale în tab-ul Date

• Proiect: conectează task-ul la proiectul de apartenență. Consultați și Conectarea unui task la un proiect.
• Responsabil: cine trebuie să finalizeze task-ul.
• Stakeholderi: alți membri implicați care primesc vizibilitate.
• Date început / termen limită: apar în Calendar și Fișe.
• Descriere: detalii operaționale; folosiți @nume pentru a menționa colegii.
• Câmpuri personalizate: definite în Setări Task.

Modificarea unui task

Editare individuală

1. Deschideți fișa dând click pe titlu.
2. Modificați câmpurile în tab-ul Date (click pe valoare → edit inline) sau folosiți bara de acțiuni pentru prioritate, etichete, culoare etc.
3. Salvare: automată câmp cu câmp în fișa laterală, sau buton Salvează în page task.

Închidere și redeschidere

Checkbox lângă titlu: un click închide task-ul, un al doilea click îl redeschide. Task-urile închise rămân vizibile în vizualizări până când le arhivați sau ștergeți.

Editare în masă (vizualizare Listă, Premium)

1. Treceți la vizualizarea Listă.
2. Selectați task-urile cu checkbox-urile din stânga.
3. Click pe Editează în bara de acțiuni de deasupra tabelului.
4. În modal, adăugați câmpurile de actualizat (proiect, responsabil, date, prioritate…) și setați valorile.
5. Confirmați: valorile se aplică tuturor task-urilor selectate.

Ștergerea unui task

Ștergeți task-uri create din greșeală, duplicate sau ciorne nefolosite. Nu confundați cu Arhivează: ștergerea elimină înregistrarea din vizualizări (sau din coș); arhivarea ascunde task-uri finalizate păstrând istoricul lizibil.

Ștergere individuală

1. Deschideți fișa task-ului.
2. Meniul Opțiuni (trei puncte) → Șterge (element roșu).
3. Confirmați în modal.

Cu Premium avansat task-ul merge în coș (pagina Task → Acțiuni → Coș task-uri). De acolo puteți Restaura sau Șterge definitiv. Dacă deschideți un task deja în coș, apare banner-ul cu Restaurează / Șterge definitiv.

Pe planul Free (fără Premium avansat) ștergerea este de obicei definitivă imediat după confirmare, fără coș — verificați permisiunile organizației dvs.

Ștergere multiplă

1. În vizualizarea Listă, selectați task-urile.
2. Click pe Șterge (buton roșu de deasupra tabelului).
3. Confirmați.

Arhivarea unui task

Arhiva este alegerea potrivită pentru task-uri finalizate sau suspendate pe care doriți să le păstrați în istoric fără a aglomera Kanban, Fișe și Calendar.

Arhivarea unui singur task

1. Deschideți fișa → Opțiuni → Arhivează (Premium).
2. Confirmați în modal.

Arhivarea mai multor task-uri / consultarea arhivei

• Multiplu: vizualizare Listă → selectați → Arhivează în bara de acțiuni.
• Consultare: pagina Task → Acțiuni → Arhivă task-uri.
• Restaurare: din arhivă selectați și click pe Restaurează, sau Opțiuni → Restaurează din arhivă pe fișa individuală.

Task-urile arhivate nu apar în vizualizările operaționale standard, dar rămân accesibile din arhivă, conexiuni și rapoarte istorice.

Vizualizări task-uri

Patru moduri de vizualizare, selectabile sus. Filtrele și utilizatorul/echipa selectată rămân active la schimbarea vizualizării.

Kanban (implicită)

Coloane interactive cu drag-and-drop. Meniu Grupează după: Proiect (implicit), Termen limită, Responsabil, Etichete, Culoare (Premium). Ideal pentru fluxuri vizuale și stand-up meeting.

Fișe

Task-uri ordonate după termen limită: sus cele expirate sau cu scadență iminentă. Util pentru planificarea zilnică «ce fac azi».

Calendar

Task-uri pe calendar după data termenului/începutului. Arată volumul de muncă distribuit în timp.

Listă (Premium)

Tabel cu coloane configurabile, sortare, căutare text și acțiuni bulk (Editează, Clonează, Arhivează, Șterge). Iconiță lacăt = task privat; punct colorat = actualizat recent.

Filtre

• Filtre (Premium): modal cu filtre pe proiect, date, responsabil, etichete, stare, câmpuri personalizate.
• Utilizatori / Echipă: limitează task-urile la responsabilul sau echipa aleasă.
• Căutare Listă: câmp filtru de deasupra tabelului.

Setări Task

În Setări Task (admin):

• Câmpuri: creați câmpuri personalizate (text, număr, select…).
• Fișă: ordine și vizibilitate câmpuri în fișa task.
• Listă și coloane: coloanele vizualizării Listă.
• Grafice: widget-uri în rapoartele task.

Din Listă: Acțiuni → Editează coloane deschide editorul de coloane direct.

Raport Task

Secțiunea Raport Task (Premium) rezumă task-urile la care aveți acces în funcție de rol și permisiuni organizație: vedeți doar înregistrări și câmpuri autorizate, nu întregul workspace. Servește pentru analiza volumului de muncă, întârzierilor și export — pentru munca zilnică folosiți Kanban, Fișe și Listă.

• Dashboard: grafice pe stare, proiect, prioritate, echipă, responsabil, ore, etichete.
• Listă rapoarte: tabel analitic cu filtre și export CSV/Excel.
• Gantt task-uri (Premium): timeline pe proiect și termene.

Folosiți rapoartele pentru a identifica întârzieri, dezechilibre de volum între membri și ore efective vs estimate.