Ghidul Mokapen

Atașamente

Atașamentele asociază fișiere cu o entitate Mokapen: contracte, brief-uri, capturi de ecran, facturi, prezentări. Rămân în contextul fișei (task, proiect, contact, ticket, deal…) astfel încât cine deschide înregistrarea găsește imediat documentele relevante, fără a căuta în email sau drive-uri personale deconectate de CRM.

Rol în CRM

Atașamentele completează datele structurate și conexiunile:

• Deal / ofertă: PDF semnat, caiet de sarcini, ofertă trimisă.
• Ticket: captură eroare, log, răspuns furnizor.
• Proiect / task: mockup, specificații, livrabil aprobat de client.
• Contact / companie: extras registru, NDA, documente onboarding.

Badge-ul numerotat pe agrafă indică câte fișiere sunt legate — semnal rapid în listă și Kanban.

Încărcarea unui fișier

1. Deschideți fișa entității.
2. Bară superioară → iconiță agrafă (Atașamente).
3. Alegeți sursa:
   • Calculatorul dvs. — upload în spațiul Mokapen al organizației.
   • Google Drive sau OneDrive (cu integrare activă) — legați fișiere din cloud fără a duplica stocarea locală Mokapen.
4. Selectați fișierul și așteptați finalizarea.

Pe unele fișe puteți și trage și plasa fișiere pe zona fișei (drag and drop) pentru a porni upload-ul.

Vizualizare și gestionare

În meniul Atașamente: listă cu nume, dimensiune și dată. Deschideți, descărcați sau eliminați de pe entitate. Eliminarea unui atașament de pe fișă nu șterge neapărat fișierul pe Drive/OneDrive dacă e legat prin integrare cloud — doar deconectează referința CRM.

În tab-ul Date (pagină completă) secțiunea fișierelor atașate rezumă aceleași documente inline cu comentarii și descriere.

Spațiu disponibil

Organizații cu plan Free: spațiu online limitat (100 MB) pentru atașamente upload direct. planuri Premium (Small, Medium, Large): spațiu extensibil. Verificați planul și utilizarea în Informații organizație. Pentru volume mari, preferați integrarea Drive/OneDrive și legați fișierele în loc să le încărcați pe toate pe Mokapen.

Clonare

La clonarea task-urilor, proiectelor, contactelor, ticketelor, deal-urilor etc. puteți include atașamentele în copie (checkbox în modalul Clonare). Atenție la greutatea totală: modalul poate afișa MB cumulat al fișierelor de duplicat. Debifați dacă copia trebuie să fie ușoară (doar structură, fără documente).

Procese recomandate

• Single source of truth: contract semnat pe deal, nu doar în email — atașament + conexiune contact/companie.
• Tickete cu dovezi: obligație captură/log în atașament înainte de închiderea ticketelor tehnice (checklist + fișier).
• Predare proiect: folder Drive partajat + în Mokapen link/referință la PDF-uri pe proiect.
• GDPR / retenție: eliminați atașamente obsolete de pe fișa contact când nu mai sunt necesare; evaluați cloud corporativ pentru arhivă pe termen lung.
• Șabloane clonate: șablon task cu atașament instrucțiuni interne, clonat pentru fiecare onboarding nou.

Atașamentele, Conexiuni și comentariile formează «memoria» operațională a fișei CRM.