Ghidul Mokapen

Ghid aplicații personalizate

O aplicație personalizată este un spațiu de lucru pe care îl construiți voi atunci când Mokapen nu are deja obiectul procesului vostru: un vehicul de flotă, un imobil, un contract, un dosar, o intervenție pe teren, un curs, o sală. Nu este un CRM paralel: este o aplicație în plus în aceeași organizație, cu meniu, fișe și legături cu agenda, sarcinile și oportunitățile.

Exemplu concret: aveți o flotă. Creați aplicația Vehicule. Fiecare vehicul este o fișă (număr de înmatriculare, kilometraj, expirare asigurare, clientul care îl închiriază). În listă le căutați, pe kanban le mutați din Disponibil în În uz în Mentenanță, în calendar vedeți când expiră polița. Din fișă deschideți o sarcină «revizie» sau legați contactul din agendă.

Le creați din Organizație → Aplicații, butonul Creează aplicație personalizată. Apare în meniul principal cu numele și iconița pe care le alegeți. Pentru a activa sau dezactiva aplicațiile deja prezente în Mokapen (Sarcini, Agendă, Vânzări…) vedeți ghidul Aplicații.

Rolul în CRM

Nu înlocuiește Sarcinile, Oportunitățile sau Tichetele: lucrează împreună cu ele. Fișa este bucata de realitate pe care acele aplicații nu o acoperă; restul CRM-ului rămâne locul unde vindeți, lucrați și acordați suport.

• Agendă: legați clientul care închiriază vehiculul, chiriașul imobilului, cealaltă parte a contractului.
• Activități și vânzări: din fișă creați sarcini, programări sau oportunități — intervenția sau vehiculul devine contextul muncii.
• Alte aplicații personalizate: o intervenție se leagă de vehicul, un contract de imobil, un curs de sala în care se ține.
• Echipă: proprietar, colaboratori și confidențialitate, ca la Sarcini și Oportunități.

Regulă practică: dacă Mokapen are deja obiectul (un tichet, o oportunitate, un produs din catalog), folosiți acea aplicație. Dacă vă trebuie un obiect de domeniu care nu există — număr de înmatriculare și kilometraj, m² și chirie, un dosar cu termen — creați aplicația.

Cazuri de utilizare

• Închiriere / atelier: șablon Vehicule. Listă cu număr de înmatriculare și expirare asigurare; kanban Disponibil → În uz → Mentenanță; calendar pe polițe. Fiecare vehicul legat de client. O a doua aplicație Intervenții pentru lucrările pe vehicul.
• Imobiliare / B&B: șablon Imobile. Unități cu m², chirie și «disponibil de la»; pipeline Ocupat / Rezervat; oaspete în agendă. Contracte pentru închiriere, Spații pentru sălile comune.
• Cabinet / agenție: șablon Dosare. Cod, prioritate, termen, colaboratori pe dosar. Tichetul rămâne cererea de intrare; dosarul este fasciculul de fond, legat de tichet.
• Servicii pe teren: Intervenții (locație, fereastră, prioritate) + Echipamente (garanție, stare), ambele legate de contactul de pe teren.
• Formare: Cursuri cu locuri, date și taxă; participanți în agendă; Spații pentru sală. Kanban Programat → Deschis → În curs → Finalizat.
• Veterinar / pensiune: Animale cu nume, specie, cip, următorul vaccin în calendar; proprietarul în agendă.
• Procesul vostru, de la zero: ex. licențe software (cod, furnizor, expirare, sumă). Niciun șablon nu îl acoperă: porniți gol și adăugați doar câmpurile pe care le folosiți.

Unde o găsiți și cine poate accesa

Meniul Organizație (iconița clădirii) → Aplicații.

Doar Proprietarii creează aplicația, pornesc sau opresc comutatoarele, deschid Setările și șterg aplicația.

Plan necesar — pentru a crea și folosi aplicații personalizate aveți nevoie de cel puțin planul Small. Cu planul Free butonul de creare nu este disponibil.

Cu aplicația pornită, Membrii o văd în meniu, deschid lista/kanban/calendarul și lucrează fișele. Ca la o sarcină: puteți restrânge o fișă (confidențialitate) și filtra lista după proprietar sau echipă.

După creare, Mokapen deschide imediat Setările acelei aplicații. Reveniți de la numele de pe cardul Aplicații personalizate sau din meniul lateral Organizație (vocea cu iconiță și titlu).

Planul este pe organizație: două organizații ale aceluiași cont pot avea aplicații diferite.

Crearea unei aplicații

1. Organizație → Aplicații → Creează aplicație personalizată.
2. Alegeți Creează din șablon (kit gata) sau Creează de la zero.
3. Completați:
   • Nume la plural — eticheta din meniu, ex. Vehicule.
   • Nume la singular — apare în «Vehicul nou» și în confirmări.
   • Descriere scurtă — textul de lângă nume pe pagina Aplicații.
   • Iconiță.
4. Confirmați: Mokapen creează aplicația și vă duce la Setări.

Cu un șablon, numele, singularul și iconița vin precompletate: le puteți schimba înainte de salvare și ulterior din cardul Informații.

Slug-ul din URL (ex. vehicule) se generează din numele plural la creare. Dacă redenumiți ulterior aplicația, slug-ul nu se schimbă: țineți cont dacă ați partajat deja linkuri.

Șabloane

Șabloanele sunt un punct de plecare: câmpuri, vizualizări și pipeline deja pregătite. Apoi puteți adăuga, elimina și redenumi totul. Galeria are două grupuri, o previzualizare a fișei și vizualizările incluse.

Active & inventar

Vehicule — flotă, închiriere, atelier.

• Câmpuri: număr de înmatriculare (obligatoriu), marcă, model, an, VIN, kilometraj, tip combustibil (benzină, motorină, electric, hibrid, GPL), expirare asigurare.
• Legături: contact și companie.
• Calendar: expirare asigurare.
• Pipeline: Disponibil → În uz → Mentenanță → Retras.

Imobile — apartamente, camere, unități.

• Câmpuri: adresă (obligatoriu), oraș, cod poștal, etaj, suprafață (m²), camere, disponibil de la, chirie.
• Legături: contact și companie.
• Calendar: «Disponibil de la».
• Pipeline: Disponibil → Rezervat → Ocupat → Indisponibil.

Echipamente — unelte și dispozitive.

• Câmpuri: cod, marcă, model, număr de serie, locație, data achiziției, expirare garanție, stare (nou, bun, acceptabil, slab).
• Legături: contact.
• Calendar: expirare garanție.
• Pipeline: Disponibil → Atribuit → Mentenanță → Retras.

Animale — animale de companie și pensiune.

• Câmpuri: specie (obligatoriu: câine, pisică, pasăre, iepure, altele), rasă, sex, data nașterii, microcip, următorul vaccin, blană.
• Legături: contactul proprietarului.
• Titlu în previzualizare: Nume.
• Calendar: vaccin.
• Pipeline: Activ → În pensiune → În tratament → Arhivat.

Operațiuni

Contracte — închirieri, servicii, abonamente.

• Câmpuri: cod, tip (închiriere, serviciu, abonament, altele), date început/sfârșit, sumă, data reînnoirii.
• Legături: contact și companie.
• Calendar: perioada contractului.
• Pipeline: Ciornă → Activ → Expiră → Închis.

Dosare — fascicule și dosare de fond.

• Câmpuri: cod, tip (administrativ, juridic, consultanță, altele), deschis la, termen, prioritate.
• Legături: contact, companie și colaboratori.
• Calendar: de la deschidere până la termen.
• Pipeline: Preluat → În curs → În așteptare → Închis.

Intervenții — servicii pe teren.

• Câmpuri: cod, adresa locației, oraș, început/sfârșit programat, prioritate.
• Legături: contact, companie și colaboratori.
• Calendar: fereastra de lucru.
• Pipeline: Programat → În curs → Așteaptă piese → Finalizat.

Cursuri — ediții de formare.

• Câmpuri: cod, locație, oraș, locuri, date, taxă.
• Legături: contact și colaboratori.
• Calendar: datele cursului.
• Pipeline: Programat → Deschis → În curs → Finalizat.

Spații — săli și birouri.

• Câmpuri: cod, adresă (obligatoriu), oraș, cod poștal, telefon, clădire, etaj, capacitate, dotări.
• Calendar: kitul nu are date. Dacă vă trebuie, adăugați un câmp dată și mapați-l în Setări → Calendar.
• Pipeline: Disponibil → Rezervat → Ocupat → Indisponibil.

Creare de la zero

Pornește doar cu vizualizarea Listă și câmpurile de bază: titlu, tipologie, subtip, descriere, proprietar, colaboratori. Kanban-ul și calendarul rămân oprite până le activați.

Parcurs tipic:

1. Creați aplicația.
2. Adăugați Câmpurile procesului.
3. Aranjați Card-ul.
4. Alegeți coloanele listei.
5. Activați Kanban și creați pipeline și stări.
6. Dacă aveți date, mapați Calendar-ul.

Fără pipeline, tabla kanban nu are coloane. Fără un câmp dată, calendarul rămâne gol.

Setările aplicației

Din pagina Setări configurați aplicația ca la Sarcini sau Oportunități:

• Informații: nume, singular, descriere, iconiță.
• Câmpuri: depozitul de câmpuri. Vedeți ghidul Câmpuri. La unele câmpuri, dacă planul nu ajunge, Mokapen arată iconița medalie.
• Card: ce câmpuri apar în tab-ul Date și în ce ordine. Vedeți aspectul fișei.
• Listă și coloane: coloanele listei. Vedeți listă și coloane.
• Card Kanban (plan Medium): ce câmpuri vedeți pe cardul tablei. Apare dacă Kanban este pornit.
• Kanban: pipeline și stări.
• Calendar: ce câmp dată este începutul (și, dacă e nevoie, sfârșitul).
• Taburi: ce taburi să afișați pe fișă și în ce ordine.

Jos se află zona roșie Șterge: șterge întreaga aplicație. Vedeți Ștergerea aplicației.

Vizualizări: Listă, Kanban, Calendar

În blocul Pagini alegeți ce apare în bara aplicației. Meniul principal deschide prima vizualizare pornită, în ordinea pe care o setați (trageți mânerul).

• Listă — mereu pornită. Dacă le opriți pe celelalte, aceasta este cea pe care o folosiți.
• Kanban — tablă pe stare. Clic pe cip pentru a porni sau opri.
• Calendar — fișele pe datele pe care le-ați mapat.

Activarea Kanban sau Calendar aduce cardurile de configurare. Oprirea unei vizualizări o ascunde din meniu; datele rămân. Șabloanele pornesc de obicei cu toate trei; de la zero pornește doar Lista.

Kanban și pipeline

Aceeași logică ca la Oportunități și Tichete: unul sau mai multe pipeline, fiecare cu stări ca și coloane. Din cardul Kanban redenumiți, reordonați, adăugați sau eliminați stări și pipeline. Șabloanele creează deja un pipeline cu stările kitului.

Pe tablă mutați fișele dintr-o coloană în alta pentru a schimba starea. Ce câmpuri vedeți pe card se setează în Card Kanban (plan Medium).

Dacă tabla e goală: porniți Kanban în Pagini și creați cel puțin un pipeline cu două sau trei stări.

Calendar

În Setări → Calendar setați câmpul data de început și, dacă evenimentul are durată, data de încheiere. Dacă nu aveți încă un câmp dată, creați-l mai întâi în Câmpuri. Șabloanele cu o singură dată (asigurare, vaccin, garanție) folosesc același câmp ca început și sfârșit.

Este calendarul acestei aplicații (expirări flotă, reînnoiri, intervenții), nu calendarul global de sarcini și programări.

Taburile fișei

Implicit, fișa are:

• Date: câmpurile pe care le-ați pus în aspect.
• Lista de verificare: pași repetabili pe fișă.
• Conexiuni: agendă, aplicații native și alte aplicații personalizate.
• Cronologie (meniu derulant): istoricul fișei.

Din Setări → Taburi reordonați sau ascundeți taburile. Pentru munca operațională folosiți lista de verificare sau legați o sarcină.

Folosirea fișelor

Din meniul principal deschideți aplicația (ex. Vehicule). Sus aveți Listă, Kanban și Calendar (cele pe care le-ați pornit), filtrul după proprietar sau echipă, Filtre (Premium) și butonul + urmat de numele singular (ex. + Vehicul).

Crearea unei fișe

1. Clic pe + Vehicul (sau singularul aplicației voastre).
2. Introduceți un titlu clar — ex. «Fiat Ducato — AB123CD».
3. Completați câmpurile (număr, marcă, expirare…) și legați clientul din agendă.
4. Salvați: fișa apare în listă și, dacă aveți kanban, în prima coloană. Dacă ați mapat o dată, apare și în calendar.

Fișă

Clic pe titlu deschide fișa laterală; cu planul Small o puteți extinde în pagină întreagă (același aspect, mai mult spațiu).

Bară de acțiuni:

• Confidențialitate, etichete, culoare, copiază linkul.
• Pagină întreagă (plan Small).
• + Creează și conectează: sarcină, programare, oportunitate… legate de această fișă.

Meniu Opțiuni (trei puncte):

• Clonează: duplică fișa.
• Arhivează / Restabilește (plan Medium): o scoate din fluxul activ fără a o șterge — un vehicul retras, un contract închis.
• Editează card / taburi (admin): aspect câmpuri și taburi.
• Șterge: coșul organizației; din banner restabiliți sau ștergeți definitiv.

În tab-ul Date editați câmpurile inline (iconița creion), ca la Oportunități și Tichete.

Conexiuni

Fișele stau în graful conexiunilor, ca restul Mokapen.

Pe fișa aplicației legați contacte și companii (în șabloane sunt deja în tab-ul Date). Pe fișele de Sarcină, Oportunitate și Contact apare o secțiune pentru fiecare aplicație personalizată activă: din contact deschideți vehiculul închiriat, din contract imobilul. Între aplicațiile voastre: intervenție → vehicul, dosar → contract.

Contactul și compania în șabloane sunt conexiuni, nu câmpuri extra. Le gestionați din aspectul cardului și din tab-ul Conexiuni.

Pornire și oprire

În Organizație → Aplicații fiecare aplicație a voastră are același comutator ca celelalte. Comutatorul master Activează toate aplicațiile le include.

• Pornit (implicit): voce în meniu, fișe utilizabile, conexiuni vizibile.
• Oprit: dispare din meniul tuturor. Datele și setările rămân. La reactivare, reapare totul.

Confirmați cu Salvează jos pe pagină, altfel comutatoarele nu rămân.

Ștergerea aplicației

Ștergerea nu este oprirea. Din Setări → Șterge trebuie să tastați ȘTERGE. Operația este ireversibilă: dispar toate fișele, câmpurile, vizualizările, pipeline-urile, fișierele și legăturile acelei aplicații.

Contactele, companiile și sarcinile rămân: dispare doar referința la acel vehicul sau contract. Dacă nu sunteți siguri, opriți comutatorul și așteptați.

Probleme frecvente

Nu văd butonul Creează — trebuie să fiți Proprietar, pe planul Small (sau superior), pe pagina Organizație → Aplicații.

Aplicația nu apare în meniu — comutator oprit (și Salvează neapăsat) sau aplicația a fost ștearsă. Membrii nu o creează: o folosesc dacă Proprietarul a pornit-o.

Kanban gol — vizualizare oprită sau fără pipeline. Porniți Kanban și creați stări (șabloanele o fac pentru voi).

Calendar gol — lipsește un câmp dată sau maparea din Setări → Calendar. La Spații kitul nu are date: adăugați-le voi.

Nu găsesc contactele pe fișă — conexiunea nu e pusă în aspectul Card sau tab-ul Conexiuni e ascuns. În șabloane, contactul și compania sunt deja în tab-ul Date.

Am oprit aplicația și credeam că am șters-o — datele sunt acolo. Redeschideți Aplicații, porniți, Salvează. Pentru a o șterge trebuie Șterge + confirmare ȘTERGE.

Întrebări frecvente

Î: Câte aplicații personalizate pot crea?

R: Nu există un plafon pe pagină. Creați una per obiect de domeniu (Vehicule, Contracte…), nu una per nuanță. Prea multe voci încarcă meniul: opriți-le pe cele pe care nu le folosiți.

Î: Pot folosi un șablon și apoi să-l schimb?

R: Da. Câmpurile, stările, vizualizările, numele și iconița se pot edita. Șablonul evită doar să porniți de la o fișă goală.

Î: Trebuie să creez Vehicule dacă am deja Produse în catalog?

R: Produsele sunt catalog, oferte și comenzi. Un vehicul de flotă (număr, kilometraj, asigurare, «în atelier») este un alt obiect: pentru asta există aplicația Vehicule.

Î: Tichetele nu ajung pentru dosare?

R: Tichetul este cererea și conversația. Dosarul este fasciculul (cod, termene, prioritate de dosar). Adesea coexistă: tichetul se leagă de dosar.

Î: Cine vede fișele?

R: Membrii organizației, dacă aplicația e pornită. Ca la o sarcină: puteți restrânge fișa individuală (confidențialitate) și filtra lista după proprietar sau echipă. Oprirea aplicației le ascunde tuturor, fără a șterge datele.

Î: Căutarea de sus găsește fișele mele?

R: Da, după titlul fișei (număr, numele imobilului, codul dosarului), ca la sarcini și contacte. Lângă rezultat vedeți numele aplicației (ex. Vehicule).

Î: Pot importa un Excel de vehicule?

R: Importul organizației nu listează aceste tipuri. Introduceți fișele în aplicație sau folosiți API-ul dacă volumele sunt mari.

Î: Pot automatiza «când expiră asigurarea…»?

R: Nu există un declanșator dedicat. Folosiți calendarul aplicației și lista filtrată pe date. Dacă pasul următor este o sarcină sau o oportunitate, automatizările pornesc de acolo.

Î: Ștergerea aplicației șterge și contactele legate?

R: Nu. Dispar fișele aplicației și legăturile. Contactele, companiile și sarcinile rămân.