Ghidul Mokapen

Ghid de vizibilitate a datelor

Când deschideți Mokapen, nu vedeți «tot ce există în companie». Vedeți datele la care aveți acces și, pe paginile de fiecare zi, adesea doar munca care vă privește. Este intenționat: astfel Laura din vânzări are pipeline-ul ei în față, Marco din suport tichetele lui, și nimeni nu deschide din greșeală o fișă rezervată.

Acest ghid explică ce apare în listă, kanban, calendar, căutare și rapoarte — și de ce uneori cifrele nu coincid de la o pagină la alta. Lacătul, rolurile și Network folosesc același cuvânt «public»: aici le deosebim cu exemple.

Rolul în CRM

Două întrebări diferite, două răspunsuri diferite:

• Ce puteți face — crea, edita, invita, deschide setările. Asta decide rolul (Invitat, Utilizator, Membru, Proprietar…). Detalii în ghidul Roluri și permisiuni.
• Ce fișe primiți — ce oportunități, tichete sau contacte găsiți în listă. Asta decide vizibilitatea: organizația în care sunteți, aplicațiile pornite, lacătul fișei și (pe paginile operaționale) filtrul pe numele vostru sau pe echipă.

Puteți fi Membru cu toate puterile și totuși să nu vedeți oportunitatea privată a unui coleg, dacă nu sunteți printre colaboratori. Invers, un Utilizator vede fișele publice din aplicația lui chiar dacă nu poate schimba Securitatea organizației.

Ce vedeți întotdeauna

Regula de aur: nu primiți niciodată o fișă pe care nu o puteți deschide. Valabil în listă, kanban, calendar, căutare, pagina principală și rapoarte. Dacă o fișă e privată și nu sunteți responsabil, colaborator sau autor, nu o găsiți nici căutând-o.

Mai întâi Mokapen restrânge lumea la această organizație (cea din selectorul de sus). Apoi la aplicațiile pornite: dacă Tichetele sunt oprite, nu există pagină Tichete. Apoi la lacătul fiecărei fișe. Abia după aceea, pe paginile operaționale, intervine filtrul «munca mea».

Exemplu — Aceeași companie, două persoane. Laura (vânzări) și Marco (suport). Oportunitățile publice ale Laurei nu vor apărea în ziua lui Marco dacă el nu are aplicația Vânzări, sau dacă oportunitatea e privată și el nu e colaborator. Tichetele publice ale lui Marco, același lucru pentru Laura. Rapoartele respectă același lacăt: niciunul nu «descoperă» date închise celuilalt.

Trei sensuri ale «public»

În Mokapen cuvântul apare în trei locuri diferite. Nu se contrazic: vorbesc despre trei lucruri.

• Organizație publică pe Network — vitrina externă (pagina companiei vizibilă potențialilor clienți sau parteneri). Nu deschide oportunitățile sau contactele voastre lumii. Mai mult în ghidul Organizații și accese.
• Fișă publică (lacăt deschis) — în interiorul organizației, colegii care pot folosi acea aplicație deschid fișa fără să fie pe lista de colaboratori.
• Filtru pe munca zilnică — bara gri din listă și kanban. Chiar cu fișe publice, puteți vedea doar «ale mele» sau pe ale unei echipe, ca să nu vă inunde pipeline-ul tuturor.

Exemplu — «Studio Alfa» este publică pe Network, ca prospectele să o găsească. Înăuntru, oportunitățile unui client strategic sunt private (lacăt închis). Pe kanban Laura le vede pe ale ei; în rapoarte titularul le vede pe toate la care are acces. Niciun vizitator Network nu deschide acele oportunități.

Lacăt Publică și Privată

Pe aproape fiecare fișă (sarcină, proiect, contact, companie, oportunitate, tichet, ofertă, comandă, programare, rezervare, aplicații personalizate…) există o iconiță lacăt:

• Publică (lacăt deschis) — o văd membrii organizației care au acea aplicație.
• Privată (lacăt închis) — o văd responsabilul, colaboratorii (persoane sau echipe) și cine a creat-o. Ceilalți nu, nicăieri.

A fi Proprietar al organizației nu arată automat toate fișele private: trebuie să fiți pe listă (personal, printr-o echipă sau în Team Master dacă politica o adaugă la fișele noi). Programările urmează mai ales cine e implicat: organizator, participanți, colaboratori.

Cum se nasc fișele noi — Publică sau Privată implicit, colaboratori automatici, Team Master — o decide pagina Securitate, rezervată Proprietarilor. Setarea valabilă doar de atunci încolo: istoricul nu se recalculează singur. Tot detaliul e în ghidul Securitate.

Pagini operaționale și rapoarte

Este punctul care derutează cel mai mult, și e făcut anume pentru două munci diferite.

Pagini operaționale — listă și kanban de Sarcini, Proiecte, Oportunități, Tichete, Programări, Rezervări (și calendarul legat). Aici, implicit, Mokapen vă arată munca voastră: fișe al căror responsabil sunteți, colaborator, sau a căror echipă e pe listă. Bara gri închis (numele vostru, un coleg sau o echipă) este exact acest filtru. Servește ca dimineața să nu înceapă cu pipeline-ul întregii companii în față.

Rapoarte, căutare și pagina principală — aici filtrul gri nu se aplică (în rapoarte, până alegeți o echipă). Vedeți toate fișele pe care le puteți deschide: pe ale voastre și, dacă sunt publice sau sunteți colaborator, și pe ale colegilor. Lacătul rămâne: o fișă privată a altcuiva nu intră în rapoarte.

Exemplu — Laura. Pe kanbanul Oportunități are 8 fișe (ale ei și cele în care e colaboratoare). Deschide rapoartele de vânzări: numără 40, toate cele publice ale echipei, plus privatele ei. Nu e o eroare: kanbanul e «ce urmăresc azi», raportul e «ce cifre avem».

Exemplu — Marco. Pe kanbanul Tichete le vede pe ale lui și pe ale echipei Customer Care. În raportul SLA vede toate tichetele la care are acces. Dacă un tichet e privat al altui departament și el nu e colaborator, nu e nici în kanban, nici în raport.

Ofertele, comenzile, produsele, serviciile și documentele implicit nu se restrâng la «munca mea»: în listă vedeți deja tot ce puteți deschide, ca într-un raport. Contactele și companiile se comportă la fel, dacă nu le personalizați.

Filtru utilizatori / echipe

Butonul gri închis din listă și kanban (avatar și nume, sau o echipă) este Filtru utilizatori / echipe. Alegeți pe voi, un coleg sau un grup: Mokapen arată fișele legate de acea alegere — dintre cele pe care deja le puteți deschide. Nu e un mod de a «vedea privatele altora».

Implicit butonul e pornit la sarcini, proiecte, oportunități, tichete, programări și rezervări. La comenzi, oferte, produse, servicii și documente e oprit: lista e deja «tot la ce aveți acces».

Din Personalizare → Filtru utilizatori / echipe (planul Medium) puteți, pentru fiecare tip de fișă:

• porni sau opri butonul — oprit, lista și kanbanul se comportă ca rapoartele;
• decide ce contează ca «munca mea»: voi ca responsabil, ca colaborator, echipele voastre, autorul, (la programări) participantul, Team Master.

Proprietarul poate seta un implicit pentru toată organizația; voi puteți totuși salva unul personal. Exemplu tipic: cine e în Team Master (titular, IT, confidențialitate) poate deschide fișele private noi, dar pe kanban s-ar putea să nu le vadă până nu activează «Team Master ca colaborator» sau până nu trece la rapoarte.

Câmpuri pe fișă

A deschide o fișă nu înseamnă a vedea fiecare rând. Un câmp poate fi vizibil sau editabil doar pentru anumiți utilizatori sau echipe — ex. marja % doar pentru comercialul senior, o notă HR doar pentru echipa HR. Este un nivel în plus, pe fișa deja deschisă. Detalii în ghidul Câmpuri, secțiunea vizibilitate condițională.

Cazuri de utilizare

• Agenție, oportunități publice — fiecare lucrează kanbanul propriu; directorul citește rapoartele întregului pipeline la care are acces. Nimeni nu schimbă Securitatea: ajunge filtrul zilnic.
• Cabinet de avocatură, fișe private — fiecare dosar se naște rezervat (pagina Securitate). Team Master (partenerii) poate deschide fasciculele; pe kanban partenerul activează Team Master în filtru sau folosește rapoartele pentru vederea de ansamblu.
• Suport și vânzări împreună — Marco nu vede oportunitățile private ale Laurei; Laura nu vede tichetele interne IT. Rapoartele fiecăruia rămân în perimetrul aplicației și al lacătului.
• Vitrină Network și date interne — organizație publică pe Network, contacte HR și tratative sensibile private înăuntru. Cele două «public» nu se ating.
• Două societăți, un cont — schimbați organizația din selector: schimbați setul de date. Nicio agendă sau pipeline în comun, chiar dacă sunteți aceeași persoană.
• Invitat pe un proiect — vede doar ce i-a fost partajat, nu lista completă. Rol strâns și vizibilitate strânsă, împreună.
• Aplicație personalizată (ex. Vehicule, Dosare) — același lacăt și același filtru pe fișele voastre. Vedeți ghidul Aplicații personalizate.

Ghiduri conexe

• Organizații și accese — spații de lucru închise, Network, schimbarea organizației.
• Roluri și permisiuni — ce puteți face, de la Invitat la Proprietar.
• Securitate — implicit Publică/Privată pe fișele noi, Team Master.
• Utilizatori și Echipe — cine e în care grup, manageri.
• Aplicații — pornirea sau oprirea Sarcinilor, Vânzărilor, Tichete…
• Câmpuri — vizibilitatea unui singur rând pe fișă.

Întrebări frecvente

Î: În rapoarte văd oportunitatea unui coleg, pe kanban nu. E o eroare?

R: Nu, este comportamentul așteptat. Kanbanul (cu filtrul pornit) e munca voastră; rapoartele arată toate fișele pe care le puteți deschide. Același lucru dacă o găsiți în căutare sau pe pagina principală și nu în pipeline.

Î: Cum văd oportunitățile întregii echipe pe kanban?

R: Din butonul gri alegeți echipa (sau un coleg). În Personalizare puteți opri butonul la Oportunități: lista devine ca rapoartele. Rămân excluse fișele private la care nu aveți acces.

Î: Sunt Proprietar și nu văd o fișă privată. De ce?

R: Rolul nu deblochează singur lacătele. Trebuie să fiți responsabil, colaborator, autor sau în Team Master (și, pe kanban, filtrul trebuie să includă acel criteriu). Cereți să fiți adăugat sau deschideți rapoartele dacă aveți deja acces dar filtrul zilnic o ascunde.

Î: Organizația e publică: datele sunt vizibile afară?

R: Nu. Publică pe Network e vitrina companiei, nu fișele interne. Afară rămân doar invitații.

Î: Am trecut Securitatea pe Privată: datele de ieri au devenit private?

R: Nu. Doar fișele salvate după schimbare. O explică ghidul Securitate.

Î: Un invitat vede agenda?

R: În general nu: vede ce i-a fost partajat (ex. un proiect sau o sarcină). Rolul Invitat e cel mai strâns; detaliile sunt în ghidul Roluri.

Î: De ce pe kanban nu văd privatele Team Master?

R: Le puteți deschide dacă sunteți în Team Master, dar filtrul zilnic implicit nu le include. Activați «Team Master ca colaborator» în Personalizare sau folosiți rapoartele.