Ghidul Mokapen

Secvențe

Secvențele sunt felul în care Mokapen te lasă să scrii la mulți oameni fără să pari spam: o serie de e-mailuri în timp pentru fiecare persoană înscrisă, cu așteptări între pași și reguli de oprire când răspund, deschid sau dau clic. Nu este un flux de lucru care pornește la fiecare eveniment din CRM: înscrii un public (sau pe oricine intră în filtru), iar Mokapen rulează pașii într-un ritm controlat.

Avantajul e tot aici: un filtru, un flux de e-mail, un pool de trimitători care rotește cutiile poștale și păstrează același From pentru fiecare contact. Fără o explozie de o mie de trimiteri la lansare, fără copiat de mână în Gmail, fără o foaie cu „cui am scris deja”.

Secvențele sunt în planul Premium Large (limită separată de fluxurile de lucru). Le deschizi din meniul utilizatorului → Secvențe: listă, editor, înscrieri și jurnal.

Prezentare generală

O secvență combină:

• Definiție — titlu, Proprietar, Colaboratori, Activă/Inactivă, trigger Contact înscris cu filtru de public, lansare, pool de trimitători și reguli de ieșire.
• Pași — același editor ca la fluxurile de lucru: de regulă Trimite Email și Întârziere în ordine. Motorul de secvențe rulează doar pe acestea două; restul lasă-l pe fluxurile de lucru.
• Înscrieri — un rând per contact: status, pasul curent, următoarea rulare, motivul ieșirii.
• Jurnal de activitate — înscris, e-mail trimis, așteptare, ieșit, erori. Rămâne până ștergi secvența.

Când activezi secvența, Mokapen înscrie pe toți cei care se potrivesc filtrului în acel moment și continuă să adauge pe oricine intră în filtru. Trimiterile sunt ritmate: fereastră diurnă (aproximativ 9–18), plafon zilnic per cutie poștală, câteva contacte pe minut la lansare.

Concepte de bază

• Înscriere — legătura dintre un contact și o secvență. Una singură per contact per secvență: după finalizare sau ieșire nu se reînscrie automat.
• Status — În coadă, În curs, Finalizat, Ieșit (anulare, răspuns/deschidere/clic/bounce după reguli, sau eroare).
• Filtru de public — condiții pe contacte în trigger (aceeași interfață ca filtrele de automatizare).
• Pool de trimitători (SMTP) — una sau mai multe cutii poștale conectate. Mokapen rotește trimiterile și păstrează același From pentru un contact pe fiecare pas. Cu pool gol, setezi From pe fiecare pas Trimite Email.
• Proprietar — cine „deține” secvența (permisiuni, colaboratori). Trimiterile pleacă din cutiile pool-ului (sau din From-ul pasului dacă pool-ul e gol), nu dintr-o adresă magică a proprietarului.
• Variabile — câmpurile contactului înscris (nume, e-mail, personalizate) în subiect și corp, ca la automatizări.

Secvențe vs fluxuri de lucru

Folosește fluxurile de lucru pentru logică CRM reactivă (formular trimis → sarcină, oportunitate câștigată → e-mail). Folosește secvențele pentru nurture, onboarding și outreach cu mai multe atingeri și un plafon de trimiteri.

Rolul în CRM

• Nurture de lead-uri — segment filtrat (ex. etichetă Newsletter) → 3 e-mailuri în 2 săptămâni. Contactele rămân în Agendă.
• Onboarding — clienți noi în filtru → bun venit, sfat, reminder, fără să-i urmărești de mână.
• Reactivare — ultima activitate e veche → o serie scurtă, apoi follow-up uman dacă nu răspund.
• Outbound — public din Găsește lead-uri sau un import: mai multe cutii în pool, același From per contact, stop la răspuns.

Deschiderile, clicurile și răspunsurile la e-mailurile de secvență alimentează regulile de ieșire și rămân în cutia poștală, ca restul tracking-ului Mokapen.

Cazuri de utilizare

O secvență e un fir de e-mailuri în timp, pe același public. Nu e un flux de lucru „când se întâmplă X, fă Y”: e nurture și outbound, cu un pool de cutii și un plafon pe zi.

• Outbound cu mai multe atingeri — Ai o listă în agendă (funcție, țară, fără oportunitate deschisă) și vrei 4–5 e-mailuri în două săptămâni, nu un blast. Filtru de public pe contactele alea, pool cu două sau trei cutii de vânzări ca să nu arzi un singur From, 40 de trimiteri pe zi per cutie pe toată organizația (două secvențe pe aceeași cutie își împart plafonul). Pași: e-mail 1 → așteptare 3 zile → e-mail 2 → … Ieșire când contactul răspunde, ca cine a zis deja „nu” să nu mai ia e-mailul 4. Pornește de la 3 contacte pe minut la lansare. Nu e locul pentru „fiecare oportunitate nouă pune pe Slack”: ăla e un flux de lucru.
• Onboarding pentru cine e în trial — Trial-urile noi ajung singure în filtru (tag Trial sau plan) cât timp secvența e Activă: sincronizarea periodică le înscrie, nu le adaugi de mână. Ziua 0 bun venit, ziua 2 trei lucruri de făcut, ziua 7 upgrade. O cutie „hello@” în pool ajunge; From lipicios: același trial aude mereu hello@, nu rotește pe sales@. Dacă un trial trece la plătit, regula de ieșire (tag / plan schimbat) îl scoate înainte de oferta din ziua 7.
• Follow-up după un demo, unul câte unul — Nu toți care au avut apelul trebuie să intre într-un filtru global: unii sunt deja într-o oportunitate, alții nu. O secvență scurtă (mulțumesc + recap + „pasul următor”), înscriere manuală a contactului după apel, fără să lărgești publicul. Filtrul poate rămâne strâns sau gol: folosești secvența ca o cadență personală, nu ca un motor de piață.
• Puține trimiteri, reputație de protejat — Gmail și furnizorii tradiționali nu iubesc 500 de e-mailuri reci din ziua unu. Plafon 40/zi per cutie (ăsta e implicitul; maximul configurabil e 500, dar 40 e valoarea prudentă), fereastră diurnă ~9–18, 3 pe minut la lansare. Dacă o cutie se pune pe pauză la un bounce, o scoți din pool și o pui înapoi când știi de ce (adresă moartă, blocare de la furnizor). Să urci plafonul „că vânzările au grabă” e cel mai rapid mod să ajungă hello@ în spam.

Acces și permisiuni

Plan — Premium Large; secvențele au limita lor, separată de fluxurile de lucru.

Cine creează — ca la fluxurile de lucru: doar Proprietarul organizației pornește o secvență nouă; Proprietar/Colaboratori și administratorii editează pe cele existente (Ghid Roluri).

Cine trimite — ai nevoie de conturi SMTP conectate (ale tale, partajate cu tine sau la nivel de organizație) în Integrări. Pune-le în pool sau — dacă pool-ul e gol — alege From pe fiecare pas Trimite Email. Dacă cutia nu e conectată, pasul eșuează.

Pagina de listă

Sub Secvențe → Secvențele mele: titlu, Proprietar, Colaboratori, Activă/Inactivă, ultima actualizare. Acțiuni în masă ca la fluxurile de lucru. Deschide un rând pentru fișă și editor.

Public și trigger

Fiecare secvență folosește triggerul Contact înscris. Înscrierea e condusă de filtrul de public (grilă de condiții ca la „contact creat”).

Când sunt înscriși contactele

• La activare — fiecare potrivire a filtrului (sărită dacă e deja înscris).
• Cât timp secvența e Activă — cam la fiecare 15 minute Mokapen resincronizează filtrul și înscrie potrivirile noi.
• Înscriere manuală — din fișa secvenței, un contact sau o relansare a publicului.

Oricine e deja finalizat sau ieșit nu se reînscrie automat.

Lansare și ritm

În configurația triggerului (același panou ca filtrul):

• Când să înceapă — imediat la activare sau o dată/oră cu fus orar. Motorul așteaptă până atunci.
• Contacte pe minut la lansare — implicit 3 (max. 20). Valoare de siguranță pentru SMTP: 3 pe minut e recomandarea de pe ecran.

Pe lângă asta, Mokapen trimite într-o fereastră diurnă (aproximativ 9–18) și respectă plafoanele pool-ului de trimitători. Întârzierile între pași nu inundă coada: înscrierea reia când îi e rândul, la următorul ciclu.

Pool de trimitători (SMTP)

Asta s-a schimbat față de „o secvență = cutia Proprietarului”. În trigger găsești Pool de trimitători (SMTP): alege una sau mai multe cutii poștale conectate (ale tale, partajate cu tine sau la nivel de organizație).

Ce face Mokapen:

• Rotește — următoarea trimitere merge la cutia din pool care a trimis cel mai puțin azi, sub plafonul zilnic.
• Același From per contact — odată atribuită o cutie unei persoane, fiecare pas ulterior pleacă de acolo. Contactul vede mereu același expeditor, nu trei adrese aleatorii.
• Pool gol — fără rotator: setezi From pe fiecare pas Trimite Email, ca la un flux de lucru.

Limită zilnică de trimitere per cutie poștală — implicit 40, max. 500. Este partajată între toate secvențele din organizație: dacă două secvențe folosesc aceeași cutie, 40 (sau valoarea setată de tine) se aplică la ambele. Gmail permite adesea 100–500 de trimiteri pe zi: 40 e valoarea prudentă implicită pe ecran.

Cutii poștale în pauză — dacă o trimitere din această secvență face bounce, cutia e pusă în pauză în această secvență. Ceilalți trimitători din pool continuă. Pentru reluare: scoate adresa din pool, salvează, apoi adaug-o din nou.

Pe fișa secvenței vezi pool-ul, limita per cutie și (dacă există) cutiile în pauză. Pe pasul Trimite Email, dacă pool-ul e setat, nu mai alegi From de mână: pool-ul îl atribuie.

Editor de flux

Același editor ca la automatizările de fluxuri de lucru. Traseu liniar tipic:

1. Trimite Email — From din pool (sau ales pe pas), către e-mailul contactului, subiect/corp cu variabile.
2. Întârziere — așteptare înainte de pasul următor.
3. Repetă.

Evită ramuri, bucle și acțiuni CRM, decât dacă accepți că motorul de secvențe nu le va rula.

Pași și acțiuni

Trimite Email — destinatar = contactul înscris; tracking pornit. Variabile din Contact înscris. Cu pool setat, Mokapen îți spune că From e atribuit de pool (aceeași cutie pentru acel contact pe fiecare pas).

Întârziere — pune înscrierea pe pauză până îi e rândul; apoi pasul următor la următorul ciclu.

Celelalte acțiuni din editor nu sunt executate de motorul de secvențe — folosește un flux de lucru dacă ai nevoie de sarcini, oportunități sau actualizări de câmpuri.

Cum funcționează motorul

Cam la fiecare 15 minute Mokapen:

1. Pentru fiecare secvență Activă — resincronizează publicul și înscrie potrivirile noi.
2. Dacă e în fereastra diurnă și cutiile sunt disponibile sub plafon — alege înscrierile scadente (întâi În curs, apoi În coadă în ordine).
3. Rulează pasul (trimitere sau întârziere), actualizează înscrierea, scrie jurnalul. Cu pool: alege sau confirmă From-ul lipicios și numără trimiterea pe acea cutie (la nivel de organizație).

Dacă fiecare cutie din pool a atins limita de azi sau e în pauză, trimiterile așteaptă până a doua zi. Coada de automatizare trebuie să ruleze în mediu (ca la fluxurile de lucru).

Reguli de ieșire

În parametrii secvenței (implicit: ieșire la răspuns, nu la deschidere/clic decât dacă le activezi):

• Răspuns — răspuns la un e-mail de secvență → Ieșit.
• Deschidere (opțional) — estimare dintr-un pixel de tracking.
• Clic (opțional) — clic pe un link.
• Bounce — eroare de trimitere → contactul iese și cutia folosită e pusă în pauză în această secvență.
• Manual — Anulează pe fișă.

Tracking e-mail

Ca la automatizări: deschideri și clicuri pentru regulile de ieșire și cutia poștală. Răspunsurile trec prin fluxul standard de răspuns. Folosește un CTA clar dacă ieși la clic.

Înscrieri și jurnale

Statusul secvenței nu folosește jurnalele fluxurilor de lucru (acelea se curăță după 28 de zile).

• Fișa secvenței — ultimele înscrieri: contact, dată, status, Anulează dacă e încă în coadă sau în curs. Pool, limită per cutie, cutii în pauză.
• Vezi jurnalul — toate înscrierile + Jurnal de activitate (înscris, trimis, așteptare, ieșit, eroare).

Datele rămân până când secvența e ștearsă.

Probleme frecvente

• Nicio înscriere — Secvența e activă? Se potrivește filtrul cu cineva? Contacte arhivate?
• Blocat în coadă — Lansare viitoare? În afara ferestrei 9–18? Plafon per cutie atins (pe toate secvențele organizației)? Fiecare cutie în pauză? Coada de automatizare oprită?
• E-mailul nu se trimite — pool gol și fără From pe pas; cutie neconectată; destinatar gol; variabile stricate. Mesaj în jurnalul de activitate.
• Același contact, trimitători diferiți — doar dacă ai scos cutia lipicioasă din pool (sau e în pauză) și Mokapen nu o mai poate folosi: atunci trimiterea așteaptă, nu alege un alt From la întâmplare.
• Cutie în pauză după un bounce — scoate-o din pool și adaug-o din nou pentru reluare. Un contact ieșit pe bounce nu se reînscrie de la sine.
• Ieșire prematură — verifică regulile (răspuns / deschidere / clic) și tracking-ul.
• Contactele noi nu sunt adăugate — sincronizarea e cam la fiecare 15 minute; trebuie să se potrivească filtrului; deja înscriși/finalizați/ieșiți rămân afară.

Proces recomandat

• Conectează cutiile SMTP și pune-le în pool înainte să scrii e-mailurile.
• Definește publicul și regulile de ieșire înainte de text.
• Construiește ca Inactivă; testează cu o înscriere manuală a unui contact de test.
• Activează; 48 de ore urmărește înscrieri, jurnale și cutii în pauză.
• Începe cu 40 de trimiteri/zi per cutie și 3 pe minut; crește doar dacă SMTP și reputația țin.
• Dezactivează înainte să schimbi filtrele drastic.

Exemple practice

1. Outreach la rece — 4 e-mailuri în 14 zile

În agendă pui tag „Outbound” pe prospecte și ții afară pe cine are deja o oportunitate deschisă (filtru secvență: tag + fără oportunitate). Conectezi două cutii SMTP și le pui în pool înainte să scrii un rând de copy. Secvență Inactivă: E-mail 1 → așteptare 3 zile → E-mail 2 → 4 zile → E-mail 3 → 5 zile → E-mail 4. Ieșire la răspuns. 40/zi per cutie. Înscrii manual un contact de test, citești toate cele patru e-mailuri în inbox (și în spam). Abia atunci Activă. 48 de ore urmărești înscrieri și jurnale: dacă o cutie se pune pe pauză, nu „reparezi” urcând plafonul — o scoți, înțelegi bounce-ul, o pui înapoi.

2. Nurture de trial care se alimentează singură

Filtru: plan sau tag Trial. Pool: o cutie hello@. Bun venit imediat, apoi 2 zile (cum să folosești produsul), 5 zile (ofertă de upgrade). Ieșire când planul nu mai e Trial. Activezi: trial-urile noi înscrise de sincronizare (cam la fiecare 15 minute) intră singure. Nu clona secvența în fiecare luni pentru „trial-urile săptămânii ăsteia” — filtrul trebuie să rămână adevărat în timp.

3. Un contact, după apel, fără să lărgești publicul

Secvența „Post-demo” poate avea un filtru foarte strâns sau niciunul care să se potrivească singur. După apel deschizi contactul și îl înscriezi de mână. Primește recapitularea și „pasul următor”; cine n-ai înscris nu primește acele e-mailuri. Util când vânzările decid caz cu caz, nu când vrei toți „demo făcut” automat (ăla e din nou un filtru pe tag sau pe data programării, dacă o folosești așa).

Întrebări frecvente

Î: Poate același contact să fie înscris de două ori?

R: Nu — o înscriere per contact per secvență.

Î: Dispar jurnalele de secvență după 28 de zile?

R: Nu. Jurnalele fluxurilor de lucru se curăță la 28 de zile; înscrierile și jurnalele de activitate ale secvenței rămân până la ștergere.

Î: Sunt adăugați contactele noi din filtru?

R: Da, cât timp secvența e Activă, cam la fiecare 15 minute.

Î: De pe ce adresă pleacă e-mailurile?

R: Din cutiile pool-ului de trimitători, rotite și cu From lipicios per contact. Dacă pool-ul e gol, din From-ul setat pe fiecare pas Trimite Email.

Î: Limita de 40/zi e per secvență?

R: Nu: e per cutie poștală, pe toată organizația. Două secvențe pe aceeași cutie împart plafonul.

Î: O cutie e „în pauză”: ce fac?

R: A fost un bounce în această secvență. Scoate adresa din pool și adaug-o din nou pentru reluare. Verifică și de ce a făcut bounce (adresă moartă, blocare de la furnizor…).

Î: Unde văd istoricul unui contact?

R: În Vezi jurnalul pe secvență.