La guía de Mokapen

Secuencias

Las secuencias son la forma en que Mokapen te permite escribir a mucha gente sin parecer spam: una serie de emails a lo largo del tiempo para cada persona inscrita, con esperas entre pasos y reglas para parar cuando responden, abren o hacen clic. No es un workflow que salta con cada evento del CRM: inscribes una audiencia (o a quien entre en el filtro) y Mokapen ejecuta los pasos a un ritmo controlado.

La ventaja está aquí: un filtro, un flujo de emails, un pool de remitentes que rota buzones y mantiene el mismo From para cada contacto. Sin un aluvión de mil envíos al lanzar, sin copiar a mano en Gmail, sin una hoja de «a quién ya escribí».

Las secuencias están en el plan Premium Large (límite propio, distinto de los workflows). Ábrelas desde el menú de usuario → Secuencias: listado, editor, inscripciones y registro.

Panorama general

Una secuencia combina:

• Definición — título, Propietario, Colaboradores, Activa/Inactiva, disparador Contacto inscrito con filtro de audiencia, lanzamiento, pool de remitentes y reglas de salida.
• Pasos — el mismo editor que los workflows: en general Enviar Email y Retraso en orden. El motor de secuencias ejecuta solo estos dos; el resto déjalo a los workflows.
• Inscripciones — una fila por contacto: estado, paso actual, próxima ejecución, motivo de salida.
• Registro de actividad — inscrito, email enviado, en espera, salido, errores. Se conserva hasta que borres la secuencia.

Cuando activas la secuencia, Mokapen inscribe a todos los que coinciden con el filtro en ese momento y sigue añadiendo a quien entre en el filtro. Los envíos van a ritmo controlado: franja diurna (aproximadamente 9–18), tope diario por buzón, pocos contactos por minuto al lanzar.

Conceptos básicos

• Inscripción — el vínculo entre un contacto y una secuencia. Solo una por contacto y secuencia: tras completar o salir no se reinscriben solos.
• Estado — En cola, En curso, Completado, Salido (cancelar, respuesta/apertura/clic/bounce según las reglas, o error).
• Filtro de audiencia — condiciones sobre contactos en el disparador (misma interfaz que los filtros de automatización).
• Pool de remitentes (SMTP) — uno o más buzones conectados. Mokapen rota los envíos y mantiene el mismo From para un contacto en todos los pasos. Con el pool vacío, pones el From en cada paso Enviar Email.
• Propietario — quién «posee» la secuencia (permisos, colaboradores). Los envíos salen de los buzones del pool (o del From del paso si el pool está vacío), no de una dirección mágica del propietario.
• Variables — campos del contacto inscrito (nombre, email, personalizados) en asunto y cuerpo, como en las automatizaciones.

Secuencias vs workflows

Usa workflows para lógica CRM reactiva (formulario enviado → tarea, oportunidad ganada → email). Usa secuencias para nurturing, onboarding y outreach de varios toques con un tope de envíos.

Papel en el CRM

• Nurturing de leads — segmento filtrado (p. ej. etiqueta Newsletter) → 3 emails en 2 semanas. Los contactos siguen en la agenda.
• Onboarding — clientes nuevos en el filtro → bienvenida, consejo, recordatorio, sin perseguirlos a mano.
• Reactivación — la última actividad es antigua → una serie corta y luego un seguimiento humano si no responden.
• Outbound — audiencia de Buscar leads o de un import: varios buzones en el pool, mismo From por contacto, parada al responder.

Aperturas, clics y respuestas de los emails de secuencia alimentan las reglas de salida y se quedan en el buzón, como el resto del tracking de Mokapen.

Casos de uso

Una secuencia es un hilo de emails a lo largo del tiempo, sobre la misma audiencia. No es un workflow «cuando pasa X, haz Y»: es nurture y outbound, con un pool de buzones y un tope diario.

• Outbound de varios toques — Tienes una lista en la agenda (rol, país, sin oportunidad abierta) y quieres 4–5 emails en dos semanas, no un blast. Filtro de audiencia sobre esos contactos, pool con dos o tres buzones comerciales para no quemar un solo From, 40 envíos al día por buzón en toda la org (dos secuencias en la misma bandeja comparten el tope). Pasos: email 1 → espera 3 días → email 2 → … Salida cuando el contacto responde, para que quien ya dijo «no» no reciba el email 4. Empieza a 3 contactos por minuto al lanzar. Este no es el sitio para «cada oportunidad nueva publica en Slack»: eso es un workflow.
• Onboarding de quien está en prueba — Las nuevas pruebas entran solas en el filtro (etiqueta Trial o plan) mientras la secuencia está Activa: la sincronización periódica las inscribe, no las añades a mano. Día 0 bienvenida, día 2 tres cosas que hacer, día 7 upgrade. Un buzón «hello@» en el pool basta; mismo From: la misma prueba oye siempre hello@, no rota a ventas@. Si una prueba convierte a de pago, la regla de salida (etiqueta / plan cambiado) la saca antes de la oferta del día 7.
• Seguimiento después de una demo, una persona cada vez — No todo el que hizo la llamada debe entrar en un filtro global: algunos ya están en una oportunidad, otros no. Una secuencia corta (gracias + recap + «siguiente paso»), inscripción manual del contacto después de la llamada, sin ensanchar la audiencia. El filtro puede quedar estrecho o vacío: estás usando la secuencia como cadencia personal, no como motor de mercado.
• Pocos envíos, reputación que proteger — Gmail y los proveedores clásicos no quieren 500 emails en frío desde el día uno. Tope 40/día por buzón (es el valor por defecto; el máximo configurable es 500, pero 40 es el valor prudente), franja diurna ~9–18, 3 por minuto al lanzar. Si un buzón se pausa por un bounce, sácalo del pool y vuélvelo a meter cuando sepas por qué (dirección muerta, bloqueo del proveedor). Subir el tope «porque ventas tiene prisa» es la forma más rápida de mandar hello@ a spam.

Acceso y permisos

Plan — Premium Large; las secuencias tienen su propio límite, distinto de los workflows.

Quién crea — igual que los workflows: solo el Propietario de la organización inicia una secuencia nueva; Propietario/Colaboradores y admins editan las existentes (guía Roles).

Quién envía — necesitas cuentas SMTP conectadas (tuyas, compartidas contigo o de la organización) en Integraciones. Ponlas en el pool o — si el pool está vacío — elige el From en cada paso Enviar Email. Si el buzón no está conectado, el paso falla.

Página de listado

En Secuencias → Mis secuencias: título, Propietario, Colaboradores, Activa/Inactiva, última actualización. Acciones masivas como en los workflows. Abre una fila para la ficha y el editor.

Audiencia y disparador

Toda secuencia usa el disparador Contacto inscrito. La inscripción la dirige el filtro de audiencia (cuadrícula de condiciones como «contacto creado»).

Cuándo se inscriben los contactos

• Al activar — todas las coincidencias del filtro (se saltan si ya están inscritas).
• Mientras la secuencia está Activa — aproximadamente cada 15 minutos Mokapen vuelve a sincronizar el filtro e inscribe las coincidencias nuevas.
• Inscripción manual — desde la ficha de la secuencia, un contacto o un relanzamiento de la audiencia.

Quien ya está completado o salido no se reinscribe automáticamente.

Lanzamiento y ritmo

En la configuración del disparador (el mismo panel que el filtro):

• Cuándo empezar — en cuanto activas, o una fecha/hora con zona horaria. El motor espera hasta entonces.
• Contactos por minuto al lanzar — valor por defecto 3 (máx. 20). Un valor de seguridad para SMTP: 3 por minuto es la recomendación en pantalla.

Además, Mokapen envía en una franja diurna (aproximadamente 9–18) y respeta los topes del pool de remitentes. Los Retrasos entre pasos no saturan la cola: la inscripción retoma cuando toca, en el ciclo siguiente.

Pool de remitentes (SMTP)

Esto es lo que cambia frente a «una secuencia = el buzón del Propietario». En el disparador encuentras Pool de remitentes (SMTP): elige uno o más buzones conectados (tuyos, compartidos contigo o de la organización).

Qué hace Mokapen:

• Rota — el siguiente envío va al buzón del pool que menos ha enviado hoy, bajo el tope diario.
• Mismo From por contacto — una vez asignado un buzón a una persona, todos los pasos posteriores salen de ahí. El contacto siempre ve el mismo remitente, no tres direcciones al azar.
• Pool vacío — sin rotación: pones el From en cada paso Enviar Email, como un workflow.

Límite diario de envíos por buzón — valor por defecto 40, máx. 500. Es compartido entre todas las secuencias de la organización: si dos secuencias usan el mismo buzón, los 40 (o el valor que pongas) valen para ambas. Gmail suele permitir 100–500 envíos al día: 40 es el valor prudente en pantalla.

Buzones en pausa — si un envío de esta secuencia hace bounce, ese buzón se pausa en esta secuencia. Los demás remitentes del pool siguen. Para reanudar: quita la dirección del pool, guarda y vuelve a añadirla.

En la ficha de la secuencia ves el pool, el límite por buzón y (si hay) los buzones en pausa. En el paso Enviar Email, si el pool está definido, ya no eliges el From a mano: lo asigna el pool.

Editor del flujo

El mismo editor que las automatizaciones workflow. Recorrido lineal típico:

1. Enviar Email — From del pool (o elegido en el paso), al email del contacto, asunto/cuerpo con variables.
2. Retraso — espera antes del paso siguiente.
3. Repetir.

Evita ramas, bucles y acciones CRM salvo que aceptes que el motor de secuencias no las ejecute.

Pasos y acciones

Enviar Email — destinatario = contacto inscrito; tracking activado. Variables de Contacto inscrito. Con pool definido, Mokapen te indica que el From lo asigna el pool (mismo buzón para ese contacto en cada paso).

Retraso — pausa la inscripción hasta que toca; luego el paso siguiente en el ciclo siguiente.

Las demás acciones del editor no las ejecuta el motor de secuencias — usa un workflow si necesitas tareas, oportunidades o actualizaciones de campos.

Cómo funciona el motor

Aproximadamente cada 15 minutos Mokapen:

1. Para cada secuencia Activa — resincroniza la audiencia e inscribe las coincidencias nuevas.
2. Si está en la franja diurna y hay buzones disponibles bajo el tope — toma las inscripciones pendientes (En curso primero, luego En cola en orden).
3. Ejecuta el paso (enviar o retraso), actualiza la inscripción, escribe el registro. Con pool: elige o confirma el From fijo y cuenta el envío en ese buzón (en toda la organización).

Si todos los buzones del pool han llegado al límite de hoy, o están en pausa, los envíos esperan al día siguiente. La cola de automatizaciones debe estar en marcha en el entorno (igual que los workflows).

Reglas de salida

En los parámetros de la secuencia (por defecto: salida ante respuesta, no ante apertura/clic salvo que los actives):

• Respuesta — respuesta a un email de la secuencia → Salido.
• Apertura (opcional) — estimación con un píxel de tracking.
• Clic (opcional) — clic en un enlace.
• Bounce — error de envío → el contacto sale y el buzón usado se pausa en esta secuencia.
• Manual — Cancelar en la ficha.

Tracking de email

Igual que las automatizaciones: aperturas y clics para las reglas de salida y el buzón. Las respuestas pasan por el flujo de respuesta estándar. Un CTA claro si sales al hacer clic.

Inscripciones y registros

El estado de la secuencia no usa los registros de workflows (se purgan a los 28 días).

• Ficha de secuencia — últimas inscripciones: contacto, fecha, estado, Cancelar si siguen en cola o en curso. Pool, límite por buzón, buzones en pausa.
• Ver registro — todas las inscripciones + Registro de actividad (inscrito, enviado, en espera, salido, error).

Los datos permanecen hasta que se borra la secuencia.

Problemas habituales

• Sin inscripciones — ¿Secuencia activa? ¿El filtro coincide con alguien? ¿Contactos archivados?
• Atascado en cola — ¿Lanzamiento futuro? ¿Fuera de la franja 9–18? ¿Tope por buzón alcanzado (en todas las secuencias de la org)? ¿Todos los buzones en pausa? ¿Cola de automatizaciones apagada?
• El email no sale — pool vacío y sin From en el paso; buzón no conectado; destinatario vacío; variables rotas. Mensaje en el registro de actividad.
• Mismo contacto, remitentes distintos — solo si quitaste del pool el buzón fijo (o está en pausa) y Mokapen ya no puede usarlo: entonces el envío espera, no elige otro From al azar.
• Buzón en pausa tras un bounce — quítalo del pool y vuelve a añadirlo para reanudar. Un contacto que salió por bounce no se reinscribe solo.
• Salida anticipada — revisa las reglas (respuesta / apertura / clic) y el tracking.
• Contactos nuevos no añadidos — el sync es aproximadamente cada 15 minutos; deben coincidir con el filtro; ya inscritos/completados/salidos se quedan fuera.

Proceso recomendado

• Conecta los buzones SMTP y mételos en el pool antes de escribir los emails.
• Define audiencia y reglas de salida antes del texto.
• Construye como Inactiva; prueba con una inscripción manual de un contacto de test.
• Activa; durante 48 horas vigila inscripciones, registros y buzones en pausa.
• Empieza con 40 envíos/día por buzón y 3 por minuto; sube solo si SMTP y reputación aguantan.
• Desactiva antes de cambiar los filtros de forma drástica.

Ejemplos prácticos

1. Cold outreach — 4 emails en 14 días

En la agenda etiqueta a los prospects «Outbound» y deja fuera a quien ya tenga una oportunidad abierta (filtro de la secuencia: etiqueta + sin oportunidad). Conecta dos buzones SMTP y ponlos en el pool antes de escribir una línea de copy. Secuencia Inactiva: Email 1 → espera 3 días → Email 2 → 4 días → Email 3 → 5 días → Email 4. Salida al responder. 40/día por buzón. Inscribe a mano un contacto de prueba, lee los cuatro emails en tu bandeja (y el spam). Solo entonces Activa. Durante 48 horas mira inscripciones y registros: si un buzón se pausa, no lo «arregles» subiendo el tope — sácalo, entiende el bounce, vuélvelo a meter.

2. Nurture de prueba que se alimenta sola

Filtro: plan o etiqueta Trial. Pool: un buzón hello@. Bienvenida de inmediato, luego 2 días (cómo usar el producto), 5 días (oferta de upgrade). Salida cuando el plan ya no es Trial. Activa: las nuevas pruebas inscritas por la sincronización (unas cada 15 minutos) entran solas. No clones la secuencia cada lunes para «las pruebas de esta semana» — el filtro tiene que seguir siendo cierto con el tiempo.

3. Un contacto, después de la llamada, sin ensanchar la audiencia

La secuencia «Post-demo» puede tener un filtro muy estrecho o ninguno que coincida por sí solo. Después de la llamada abres el contacto y lo inscribes a mano. Recibe el recap y el «siguiente paso»; la gente que no has inscrito no recibe esos emails. Útil cuando el comercial decide caso por caso, no cuando quieres todos los «demo hecha» en automático (eso es otra vez un filtro por etiqueta o por fecha de cita, si lo usas así).

FAQ

P: ¿Se puede inscribir dos veces al mismo contacto?

R: No — una inscripción por contacto y secuencia.

P: ¿Los registros de secuencia desaparecen a los 28 días?

R: No. Los registros de workflow se purgan a los 28 días; las inscripciones y registros de actividad de secuencia permanecen hasta el borrado.

P: ¿Se añaden los contactos nuevos del filtro?

R: Sí, mientras la secuencia está Activa, aproximadamente cada 15 minutos.

P: ¿Desde qué dirección salen los emails?

R: Desde los buzones del pool de remitentes, rotados y fijos por contacto. Si el pool está vacío, desde el From que pongas en cada paso Enviar Email.

P: ¿El límite de 40/día es por secuencia?

R: No: es por buzón, en toda la organización. Dos secuencias en el mismo buzón comparten el tope.

P: Un buzón está «en pausa»: ¿qué hago?

R: Hubo un bounce en esta secuencia. Quita la dirección del pool y vuelve a añadirla para reanudar. Revisa también por qué hizo bounce (dirección muerta, bloqueo del proveedor…).

P: ¿Dónde veo el historial de un contacto?

R: En Ver registro de la secuencia.