Руководство Mokapen

Последовательности

Последовательности — это способ Mokapen писать многим людям, не выглядя как спам: серия писем во времени для каждого записанного контакта, с паузами между шагами и правилами остановки, когда человек отвечает, открывает или кликает. Это не workflow, который срабатывает на каждое событие CRM: вы записываете аудиторию (или всех, кто подходит под фильтр), и Mokapen выполняет шаги в контролируемом темпе.

Удобство именно здесь: один фильтр, один поток писем, пул отправителей, который ротирует почтовые ящики и держит один и тот же From для каждого контакта. Никакого залпа из тысячи отправок при запуске, никакого копирования в Gmail вручную, никакой таблицы «кому я уже писал».

Последовательности входят в тариф Premium Large (лимит отдельно от workflow). Откройте их из меню пользователя → Последовательности: список, редактор, записи и журнал.

Обзор

Последовательность объединяет:

• Определение — название, Владелец, Заинтересованные стороны, Активна/Неактивна, триггер Контакт записан с фильтром аудитории, запуск, пул отправителей и правила выхода.
• Шаги — тот же редактор, что у workflow: обычно Отправить письмо и Задержка по порядку. Движок последовательностей выполняет только эти два; остальное оставьте workflow.
• Записи — одна строка на контакт: статус, текущий шаг, следующий запуск, причина выхода.
• Журнал активности — записан, письмо отправлено, ожидание, выход, ошибки. Хранится, пока вы не удалите последовательность.

Когда вы активируете последовательность, Mokapen записывает всех, кто подходит под фильтр в этот момент, и продолжает добавлять тех, кто входит в фильтр. Отправки ритмичные: дневное окно (примерно 9–18), дневной лимит на почтовый ящик, несколько контактов в минуту при запуске.

Базовые понятия

• Запись — связь одного контакта с одной последовательностью. Только одна на контакт на последовательность: после завершения или выхода контакт не записывается заново автоматически.
• Статус — В очереди, В работе, Завершено, Вышел (отмена, ответ/открытие/клик/bounce по правилам или ошибка).
• Фильтр аудитории — условия по контактам на триггере (тот же интерфейс, что у фильтров автоматизаций).
• Пул отправителей (SMTP) — один или несколько подключённых почтовых ящиков. Mokapen ротирует отправки и держит один и тот же From для контакта на всех шагах. Если пул пустой, From задаёте на каждом шаге «Отправить письмо».
• Владелец — кто «владеет» последовательностью (права, заинтересованные стороны). Письма уходят с ящиков пула (или с From шага, если пул пустой), а не с волшебного адреса владельца.
• Переменные — поля записанного контакта (имя, email, пользовательские) в теме и тексте, как в автоматизациях.

Последовательности и workflow

Workflow — для реактивной логики CRM (форма отправлена → задача, сделка выиграна → письмо). Последовательности — для прогрева, онбординга и многокасательной рассылки с лимитом отправок.

Роль в CRM

• Прогрев лидов — отфильтрованный сегмент (например, тег Newsletter) → 3 письма за 2 недели. Контакты остаются в адресной книге.
• Онбординг — новые клиенты в фильтре → приветствие, совет, напоминание, без ручной погони.
• Реактивация — последняя активность давно → короткая серия, затем живой follow-up, если не ответят.
• Outbound — аудитория из Найти лиды или импорта: несколько ящиков в пуле, один From на контакт, стоп на ответ.

Открытия, клики и ответы на письма последовательности питают правила выхода и остаются в почтовом ящике, как остальной tracking Mokapen.

Сценарии использования

Последовательность — это нить писем во времени, на одну аудиторию. Это не workflow «когда случается X, сделай Y»: это nurture и outbound, с пулом ящиков и дневным потолком.

• Outbound в несколько касаний — У вас список в адресной книге (роль, страна, нет открытой сделки) и нужны 4–5 писем за две недели, не blast. Фильтр аудитории на этих контактах, пул из двух или трёх коммерческих ящиков, чтобы не сжечь один From, 40 отправок в день на ящик по всей org (две последовательности на одном ящике делят потолок). Шаги: письмо 1 → пауза 3 дня → письмо 2 → … Выход когда контакт отвечает, чтобы тот, кто уже сказал «нет», не получил письмо 4. Старт с 3 контактов в минуту при запуске. Это не место для «каждая новая сделка в Slack»: это workflow.
• Онбординг людей на trial — Новые trial сами попадают в фильтр (тег Trial или план), пока последовательность Активна: периодическая синхронизация их записывает, вы не добавляете вручную. День 0 приветствие, день 2 три дела, день 7 апгрейд. Одного ящика «hello@» в пуле достаточно; липкий From: тот же trial всегда слышит hello@, не ротируется на sales@. Если trial конвертирует в платный, правило выхода (тег / план изменён) вытаскивает его до оффера дня 7.
• Follow-up после демо, по одному человеку — Не все, кто был на звонке, должны войти в глобальный фильтр: одни уже в сделке, другие нет. Короткая последовательность (спасибо + recap + «следующий шаг»), ручная запись контакта после звонка, без расширения аудитории. Фильтр может остаться узким или пустым: вы используете последовательность как личный каденс, не как рыночный движок.
• Мало отправок, репутацию беречь — Gmail и традиционные провайдеры не любят 500 холодных писем с первого дня. Потолок 40/день на ящик (это default; настраиваемый максимум 500, но 40 — осторожное значение), дневное окно ~9–18, 3 в минуту при запуске. Если ящик встаёт на паузу из‑за bounce, уберите его из пула и верните, когда поймёте почему (мёртвый адрес, блок провайдера). Поднимать потолок «потому что продажи спешат» — самый быстрый способ отправить hello@ в спам.

Доступ и права

Тариф — Premium Large; у последовательностей свой лимит, отдельно от workflow.

Кто создаёт — как у workflow: только Владелец организации запускает новую последовательность; Владелец/Заинтересованные стороны и администраторы редактируют существующие (руководство по ролям).

Кто отправляет — нужны подключённые аккаунты SMTP (ваши, расшаренные с вами или организации) в Интеграциях. Положите их в пул или — если пул пустой — выберите From на каждом шаге «Отправить письмо». Если ящик не подключён, шаг падает.

Страница списка

В Последовательности → Мои последовательности: название, Владелец, Заинтересованные стороны, Активна/Неактивна, последнее обновление. Массовые действия как у workflow. Откройте строку, чтобы увидеть карточку и редактор.

Аудитория и триггер

Каждая последовательность использует триггер Контакт записан. Запись идёт через фильтр аудитории (сетка условий как у «контакт создан»).

Когда контакты записываются

• При активации — все совпадения с фильтром (пропускаются, если уже записаны).
• Пока последовательность Активна — примерно каждые 15 минут Mokapen заново синхронизирует фильтр и записывает новые совпадения.
• Ручная запись — с карточки последовательности, один контакт или повторный прогон аудитории.

Кто уже завершил или вышел, автоматически не записывается снова.

Запуск и ритм

В настройке триггера (та же панель, что у фильтра):

• Когда начать — сразу при активации или дата/время с часовым поясом. Движок ждёт этого момента.
• Контактов в минуту при запуске — по умолчанию 3 (максимум 20). Значение безопасности для SMTP: 3 в минуту — рекомендация на экране.

Поверх этого Mokapen отправляет в дневном окне (примерно 9–18) и соблюдает лимиты пула отправителей. Задержки между шагами не забивают очередь: запись возобновляется, когда срок настал, на следующем цикле.

Пул отправителей (SMTP)

Это то, что изменилось по сравнению с «одна последовательность = ящик Владельца». В триггере вы найдёте Пул отправителей (SMTP): выберите один или несколько подключённых ящиков (ваши, расшаренные с вами или организации).

Что делает Mokapen:

• Ротирует — следующая отправка идёт на ящик пула, который сегодня отправил меньше всего, в пределах дневного лимита.
• Один From на контакт — как только ящик назначен человеку, все следующие шаги уходят оттуда. Контакт всегда видит одного отправителя, а не три случайных адреса.
• Пустой пул — без ротации: From задаёте на каждом шаге Отправить письмо, как в workflow.

Дневной лимит отправок на ящик — по умолчанию 40, максимум 500. Он общий для всех последовательностей организации: если две последовательности используют один ящик, 40 (или заданное вами значение) действует на обе. Gmail часто разрешает 100–500 отправок в день: 40 — осторожное значение по умолчанию на экране.

Приостановленные ящики — если отправка в этой последовательности даёт bounce, этот ящик ставится на паузу в этой последовательности. Остальные отправители пула продолжают. Чтобы возобновить: уберите адрес из пула, сохраните, затем добавьте снова.

На карточке последовательности видны пул, лимит на ящик и (если есть) приостановленные ящики. На шаге «Отправить письмо», если пул задан, From больше не выбираете вручную: его назначает пул.

Редактор потока

Тот же редактор, что у автоматизаций workflow. Типичный линейный путь:

1. Отправить письмо — From из пула (или выбранный на шаге), на email контакта, тема/текст с переменными.
2. Задержка — пауза перед следующим шагом.
3. Повторить.

Избегайте веток, циклов и CRM-действий, если не готовы к тому, что движок последовательностей их не выполнит.

Шаги и действия

Отправить письмо — получатель = записанный контакт; tracking включён. Переменные из Контакт записан. Если пул задан, Mokapen сообщает, что From назначает пул (один ящик для этого контакта на каждом шаге).

Задержка — ставит запись на паузу до срока; затем следующий шаг на следующем цикле.

Другие действия в редакторе движок последовательностей не выполняет — используйте workflow, если нужны задачи, сделки или обновления полей.

Как работает движок

Примерно каждые 15 минут Mokapen:

1. Для каждой Активной последовательности — заново синхронизирует аудиторию и записывает новые совпадения.
2. Если сейчас дневное окно и есть ящики в пределах лимита — берёт записи, у которых срок настал (сначала В работе, затем В очереди по порядку).
3. Выполняет шаг (отправка или задержка), обновляет запись, пишет в журнал. С пулом: выбирает или подтверждает закреплённый From и считает отправку на этом ящике (на всю организацию).

Если все ящики пула достигли сегодняшнего лимита или приостановлены, отправки ждут следующего дня. Очередь автоматизаций должна работать в окружении (как у workflow).

Правила выхода

В параметрах последовательности (по умолчанию: выход на ответ, не на открытие/клик, пока вы их не включите):

• Ответ — ответ на письмо последовательности → Вышел.
• Открытие (необязательно) — оценка по tracking-пикселю.
• Клик (необязательно) — клик по ссылке.
• Bounce — ошибка отправки → контакт выходит и использованный ящик ставится на паузу в этой последовательности.
• Вручную — Отмена на карточке.

Отслеживание email

Как в автоматизациях: открытия и клики для правил выхода и почтового ящика. Ответы идут через стандартный поток reply. Используйте понятный CTA, если выходите по клику.

Записи и журналы

Статус последовательности не использует журналы workflow (те очищаются через 28 дней).

• Карточка последовательности — последние записи: контакт, дата, статус, Отмена, если ещё в очереди или в работе. Пул, лимит на ящик, приостановленные ящики.
• Журнал — все записи + Журнал активности (записан, отправлено, ожидание, выход, ошибка).

Данные остаются, пока последовательность не удалена.

Частые проблемы

• Нет записей — Последовательность активна? Фильтр кого-то находит? Архивные контакты?
• Застряли в очереди — Запуск в будущем? Вне окна 9–18? Достигнут лимит на ящик (по всем последовательностям организации)? Все ящики на паузе? Очередь автоматизаций выключена?
• Письмо не уходит — пустой пул и нет From на шаге; ящик не подключён; пустой получатель; сломанные переменные. Сообщение в журнале активности.
• Один контакт, разные отправители — только если вы убрали закреплённый ящик из пула (или он на паузе) и Mokapen больше не может его использовать: тогда отправка ждёт, случайный другой From не выбирается.
• Ящик на паузе после bounce — уберите его из пула и добавьте снова, чтобы возобновить. Контакт, вышедший по bounce, сам не записывается повторно.
• Ранний выход — проверьте правила (ответ / открытие / клик) и tracking.
• Новые контакты не добавляются — синхронизация примерно каждые 15 минут; они должны подходить под фильтр; уже записанные/завершённые/вышедшие остаются снаружи.

Рекомендуемый процесс

• Подключите SMTP-ящики и положите их в пул до того, как писать письма.
• Определите аудиторию и правила выхода до текстов.
• Собирайте как Неактивна; проверьте ручной записью тестового контакта.
• Активируйте; 48 часов смотрите записи, журналы и приостановленные ящики.
• Начните с 40 отправок/день на ящик и 3 в минуту; поднимайте только если SMTP и репутация держатся.
• Деактивируйте, прежде чем резко менять фильтры.

Практические примеры

1. Холодная рассылка — 4 письма за 14 дней

В адресной книге пометьте проспектов тегом «Outbound» и держите вне фильтра тех, у кого уже есть открытая сделка (фильтр последовательности: тег + нет сделки). Подключите два SMTP-ящика и положите их в пул до того, как напишете строку copy. Последовательность Неактивна: Письмо 1 → пауза 3 дня → Письмо 2 → 4 дня → Письмо 3 → 5 дней → Письмо 4. Выход на ответ. 40/день на ящик. Запишите вручную тестовый контакт, прочитайте все четыре письма во входящих (и в спаме). Только тогда Активна. 48 часов смотрите записи и логи: если ящик на паузе, не «чините» поднятием потолка — уберите, разберитесь с bounce, верните.

2. Прогрев trial, который кормит себя сам

Фильтр: план или тег Trial. Пул: один ящик hello@. Приветствие сразу, затем 2 дня (как пользоваться продуктом), 5 дней (оффер апгрейда). Выход когда план больше не Trial. Активируйте: новые trial, записанные синхронизацией (примерно каждые 15 минут), входят сами. Не клонируйте последовательность каждый понедельник под «trial этой недели» — фильтр должен оставаться верным во времени.

3. Один контакт, после звонка, без расширения аудитории

Последовательность «Post-demo» может иметь очень узкий фильтр или ни одного, который сам матчится. После звонка открываете контакт и записываете его вручную. Он получает recap и «следующий шаг»; те, кого вы не записали, этих писем не получают. Полезно, когда продажи решают случай за случаем, не когда хотите все «демо сделано» автоматически (это снова фильтр по тегу или по дате встречи, если так используете).

Частые вопросы

В: Можно ли записать один и тот же контакт дважды?

О: Нет — одна запись на контакт на последовательность.

В: Журналы последовательности исчезают через 28 дней?

О: Нет. Журналы workflow очищаются через 28 дней; записи и журналы активности последовательности остаются до удаления.

В: Новые контакты в фильтре добавляются?

О: Да, пока последовательность Активна, примерно каждые 15 минут.

В: С какого адреса уходят письма?

О: С ящиков пула отправителей, с ротацией и закреплённым From на контакт. Если пул пустой — с From, который вы задаёте на каждом шаге «Отправить письмо».

В: Лимит 40/день — на последовательность?

О: Нет: он на ящик, на всю организацию. Две последовательности на одном ящике делят лимит.

В: Ящик «на паузе»: что делать?

О: В этой последовательности был bounce. Уберите адрес из пула и добавьте снова, чтобы возобновить. Также проверьте, почему bounce (мёртвый адрес, блок провайдера…).

В: Где увидеть историю контакта?

О: В Журнале последовательности.