Руководство Mokapen

Руководство по коммерческим предложениям

Коммерческое предложение — это ваша письменная оферта клиенту: предложение с ценами, скидками, НДС и условиями. В Mokapen предложение — не файл Word, забытый в папке. Это живой документ, связанный с контактом и компанией, отслеживаемый в CRM, который можно отправить по e-mail со ссылкой на онлайн-принятие и одним кликом превратить в заказ, когда клиент говорит «да».

Это руководство проведёт вас через повседневное использование: подготовка профессионального предложения за минуты, отправка клиенту, получение согласия без телефонных звонков и понимание на каждом этапе, где находится каждая сделка. Вы также найдёте настройки для персонализации воронок, PDF-шаблонов и автоматических действий — они в финальных разделах, но для старта ничего менять не нужно: значения по умолчанию работают сразу.

Раздел предложений находится в меню Продажи → Предложения. Требуется тариф Large с активным приложением Продажи и налоговыми ставками, настроенными на уровне организации (один раз, в Настройки → Продажи → Налоги).

Как предложения вписываются в остальную работу

Прежде чем углубляться в технические детали, полезно понять, где предложение стоит в коммерческом потоке — именно это заставит вас использовать Mokapen, а не бороться с ним.

В типичном пути клиент появляется как контакт (возможно, из формы на сайте, с выставки или по рекомендации). Когда возникает конкретная возможность продажи — «хотят узнать стоимость годового обслуживания», «просят установку», «оценивают продление» — вы открываете сделку для отслеживания (оценочная сумма, вероятность, когда ожидаете закрытие). Если сделке нужно формальное предложение с ценами, вы готовите коммерческое предложение: здесь перечисляете позиции, применяете скидки, определяете условия. Клиент принимает, и предложение становится заказом — момент, когда бухгалтер или ERP может выставить счёт.

Шаги можно пропускать: не все используют сделки (небольшое агентство может сразу перейти к предложению после первого контакта). Важно понимать, что предложение наследует и питает всё остальное: когда вы открываете его из карточки компании, уже в справочнике, данные получателя (адрес, ИНН, персональная скидка) заполняются автоматически; когда клиент принимает, система может автоматически предложить создать связанный заказ без повторного ввода.

Практическое преимущество: через полгода, когда кто-то из команды открывает контакт клиента, он видит полную коммерческую историю — отправленные предложения, какие приняты и какие нет, какие скидки, какие позиции. Без общего Excel, без папки «предложения 2026» для поиска.

Сценарии использования

• Консалтинг: строки услуг по часу/дню, условия оплаты в блоке экономических условий, брендированный PDF с шаблоном организации.
• Перепродажа продуктов: позиции каталога с ценой и НДС; автоматическая скидка клиента, если настроена на компании.
• Смешанное предложение: микс продуктов + услуг + строка процентной скидки (универсальная позиция %).
• Налоговая интеграция: синхронизация с Fatture in Cloud для согласования клиентов, каталога и заказов в направлении электронного счёта.

Страница Предложения: с чего начинать каждый день

Когда вы переходите в Продажи → Предложения, вы попадаете на доску Kanban: панель, разделённую на колонки, где каждая колонка — этап коммерческого процесса (Черновик, Отправлено, На рассмотрении, Принято, Отклонено, Истекло). Каждое предложение — карточка в колонке текущего этапа. С первого взгляда видно, сколько предложений ждут ответа, сколько в переговорах, сколько закрыто.

Это правильный вид для ежедневной работы: утром открываете Mokapen, смотрите колонку «Отправлено» — это ожидающие предложения, возможно, стоит напомнить. Смотрите «На рассмотрении» — горячие сделки, с которыми клиент активно работает. Колонка «Принято» показывает победы периода с общей суммой вверху колонки.

Вверху два инструмента, которые будете часто использовать: селектор воронки (если разные коммерческие процессы — напр. B2B vs B2C — у каждого своя воронка и этапы) и кнопка Фильтры. Фильтры сужают вид: только предложения определённого клиента, выше суммы, определённого менеджера, с определённой меткой. Если часто применяете одну комбинацию (например: «только мои, выше 10 000 €, за последние 30 дней»), сохраните как сохранённый фильтр и вызывайте одним кликом.

Когда нужно перевести сделку на следующий этап, не обязательно открывать предложение: перетащите карточку из колонки «Отправлено» в «На рассмотрении», и статус обновится. Быстрый способ работы на коммерческих встречах: вся воронка видна, вместе перемещаете то, что произошло за неделю.

Кнопка + Предложение справа вверху открывает редактор нового предложения — см. раздел «Создание предложения» ниже.

Страницы и представления

Страница Предложения предлагает два способа просмотра одних данных, рассчитанных на разные моменты работы. Фильтры и активная воронка остаются теми же при переключении: если в Kanban смотрите только предложения Acme, в Списке видите только их, без повторного применения.

Представление Kanban (по умолчанию)

Панель, разделённая на колонки, где каждая колонка — этап воронки (Черновик, Отправлено, На рассмотрении, Принято, Отклонено, Истекло), и каждое предложение — карточка в колонке своего этапа. С первого взгляда видно, сколько предложений ждут ответа, сколько в переговорах, сколько закрыто — с общей суммой вверху каждой колонки. Для продвижения сделки перетащите карточку из одной колонки в другую: статус обновится без открытия предложения.

Представление Список

Классическая таблица: одна строка на предложение, настраиваемые колонки (код, клиент, сумма, статус, ответственный, дата, метки и другие). Сортировка кликом по заголовку — полезно для поиска самых ценных предложений или тех, что скоро истекают — и выбор нескольких строк чекбоксами для массовых действий: смена ответственного у 20 предложений сразу, архивация партии в конце года, экспорт в CSV для бухгалтерии.

Что использовать, как и когда

Правило: Kanban для работы (продвижение сделок, открытие, комментарии, управление воронкой на коммерческих встречах), Список для проверки и исправлений (проверка цифр, сортировка по сумме, массовые правки, экспорт, анализ). Переключайтесь селектором справа вверху.

Карточка предложения

При клике на карточку в Kanban (или строку в Списке) открывается предложение. С тарифом Premium можно перейти на полную страницу иконкой развернуть вверху — удобно при длинных предложениях с множеством позиций или подробными условиями.

Вверху код предложения (напр. #3-2026) и название. Код — порядковый номер, идентифицирующий предложение — см. отдельный раздел о том, как он работает. Название — описание, которое вы даёте, например «Предложение по обслуживанию 2026 — клиент Acme»: помогает быстро узнать, но на PDF так не отображается.

Под названием панель действий с частыми операциями. Оттуда меняете статус воронки (выпадающий список всех этапов), задаёте конфиденциальность (кто видит в организации), добавляете метки, прикрепляете файлы, делаете личные заметки. Есть кнопка Копировать ссылку для внутреннего обмена ссылкой на предложение и меню Опции (три точки) с редкими действиями: Клонировать, Архивировать, Удалить.

Самая важная кнопка на панели — + Создать и связать: оттуда быстро создаёте связанную задачу («позвонить клиенту в пятницу»), встречу («звонок по согласованию»), заказ (когда клиент принимает) или любую другую сущность Mokapen. Связь устанавливается автоматически — всё вместе на карточке предложения и карточке клиента.

Остальная часть карточки организована блоками, представляющими само предложение: получатель, отправитель, коммерческие данные, позиции, итоги, оформление документа, экономические условия, связи и синхронизация с внешним ПО. Каждый рассматриваем в следующих разделах.

Код предложения: автоматическая нумерация (и как её изменить)

У каждого предложения уникальный код для двух целей: внутренняя идентификация (в Kanban, списках, связях) и отображение на PDF, отправляемом клиенту, как «ссылка на предложение».

Mokapen генерирует код автоматически при сохранении предложения без кода: берёт порядковый номер текущего года и добавляет год в формате НОМЕР-ГОД. Первое предложение 2026 года будет 1-2026, второе 2-2026 и т.д. Каждое 1 января счётчик сбрасывается на 1.

Если меняете дату предложения на предыдущий год (возможно, выдаёте задним числом в конце декабря по бухгалтерским причинам), код перегенерируется согласно году даты: предложение с датой 2025 → код N-2025.

Можно также задать код вручную: кликните код в заголовке, введите нужное, сохраните. Полезно в двух типичных случаях: импорт предложений из прежней системы с сохранением исторической нумерации; или бухгалтер/ERP требует нумерацию с особыми префиксами/суффиксами (как PREV-2026-005). Mokapen принимает любой формат, но коды вне стандартной схемы (НОМЕР-ГОД только) не учитываются в автоматической последовательности — если вручную введёте PREV-2026-005, следующее автоматически сгенерированное не станет PREV-2026-006, а возьмёт следующий свободный номер автоматической последовательности.

Остерегайтесь дубликатов: Mokapen не блокирует создание двух предложений с одним кодом при ручном вводе. В команде лучше оставить автоматическую нумерацию и вмешиваться только при реальной необходимости.

Получатель и отправитель: кто покупает и кто продаёт

У предложения две «стороны» вверху PDF: отправитель (вы, ваша организация) и получатель (клиент).

Отправитель предзаполняется из настроек организации: название, адрес, ИНН, e-mail, логотип. Ничего делать не нужно: при правильной настройке данных org каждое предложение уже их имеет. Можно изменить на отдельном предложении при особом случае (филиал с другими данными).

Получателя задаёте вы, и здесь магия, если клиент уже в справочнике. Выбрав компанию из списка, Mokapen автоматически загружает название, адрес, ИНН, основной e-mail и телефон в блок получателя. Если затем связываете конкретный контакт компании (референт, закупщик, техник), его имя и e-mail становятся личной ссылкой предложения — полезно для отправки e-mail и онлайн-принятия с этим адресом.

Если клиента ещё нет в справочнике, при вводе названия в поле компании Mokapen предложит создать на месте. Запись создаётся с минимальными данными из предложения — дополните позже из Справочника.

Важная коммерческая деталь: если у компании клиента настроена персональная скидка в карточке (Справочник → Компания → Персональная скидка), при связи с предложением скидка загружается автоматически и применяется ко всем строкам. Не нужно помнить каждый раз — если «Клиент Beta всегда получает 15%», Mokapen помнит за вас.

Позиции: формирование коммерческого предложения

Позиции — сердце предложения: строки, описывающие клиенту, что вы предлагаете и сколько это стоит. У каждой строки название, количество, цена за единицу, ставка НДС и итог. Всё остальное — скидки, расчёт нетто/брутто, маржа, налоги — считается в реальном времени по мере работы.

При клике + Позиция открывается модальное окно с первым выбором: какой тип строки добавить. Пять вариантов, разница не косметическая — она меняет смысл строки в предложении.

Пять типов позиций

Каждая строка может быть одним из пяти типов, выбор меняет её смысл в предложении:

• Услуга — из каталога Услуги. Когда предлагаете что-то нематериальное (консалтинг, подписка, работа по дневной ставке). Выберите услугу из меню — цена, НДС, код и описание предзаполнятся из каталога. Можно изменить в строке для конкретного клиента: каталог не меняется.
• Продукт — как Услуга, но из каталога Продукты: оборудование, материалы, лицензии ПО, всё материальное или с SKU.
• Универсальная позиция — свободная строка: без связи с каталогом, название, цена и количество вручную. Для разовых позиций («Поездка в Милан», «Разовая первичная настройка», «Графическая доработка логотипа»).
• Универсальная позиция % — расчётная строка: введите процент (положительный или отрицательный), Mokapen считает сумму как процент от нетто предыдущих строк. Классика — скидка на заказ («Скидка лояльности −10%» после всех позиций) или надбавка («Срочная услуга +15%»). Пересчёт в реальном времени при добавлении строки выше или смене цены.
• Только текстовая позиция % — как предыдущая, но без расчётной суммы: только метка в документе. Когда нужно сообщить клиенту без влияния на итоги («Скидка уже включена в цены», «Пониженный НДС на некоторые позиции»).

Что вводить в каждой строке

Независимо от типа, у каждой строки одинаковые поля (с мелкими отличиями для % типов):

• Название и примечание — что клиент читает на PDF. Название — основная строка («Плановое обслуживание сервера»), примечание — описание ниже («Включает два квартальных визита, управление заявками, обновления безопасности»). Из каталога предзаполнено; для универсальной — пишете сами.
• Количество и цена за единицу — дают итог строки. По умолчанию количество 1, для разовой услуги достаточно цены. Для потребления (часы, дни, лицензии) — фактическое количество.
• Ставка НДС — из меню настроенных в организации (Настройки → Продажи → Налоги). Без настроенных ставок Mokapen предупредит перед созданием позиций. По умолчанию — ставка из каталога или стандартная страны для универсальных.
• Скидка на строку — процент скидки на одну позицию (0–100%): когда особая цена на одной позиции без затрагивания других. Отличается от скидки клиента и скидки на документ — см. ниже.
• Себестоимость за единицу — внутреннее поле, невидимое клиенту: для маржи и наценки. При заполнении предложение покажет заработок на строке. Не обязательно, но при узких маржах стоит вводить хотя бы на основных позициях.

Цены нетто или брутто: что выбрать

Над списком позиций переключатель «Использовать цены брутто». Не техническая мелочь: меняет смысл числа в поле цены.

• Цены нетто (по умолчанию) — цена без НДС. 100 € на строке с НДС 22% — клиент видит 100 € нетто + 22 € НДС = 122 € итого. Стандарт B2B: контрагент думает в нетто, вычитая НДС.
• Цены брутто — цена с НДС. 122 € на строке с НДС 22% — Mokapen разбивает: 100 € нетто, 22 € НДС. Естественно для B2C: частный клиент хочет знать, сколько платит на кассе.

Переключатель на всё предложение: нельзя смешивать нетто и брутто по строкам. Выбирайте по клиенту: компания — почти всегда нетто; конечный потребитель — почти всегда брутто.

Скидки: как сочетаются три уровня

Система скидок Mokapen мощная, но её нужно понимать: она работает на трёх перекрывающихся уровнях, применяемых каскадом (не суммируются). Объясню порядок на конкретном примере.

Представьте нетто-предложение на 1 000 € (одна строка) для клиента с персональной скидкой 10% в карточке, скидкой 5% на строку и скидкой 3% на документ в конце для закрытия сделки. Расчёт идёт так:

1. Начинаете с 1 000 €.
2. Применяете 10% скидку клиента (из карточки компании) → 900 €.
3. Применяете 5% скидку на строку → 855 €.
4. Применяете 3% ручную скидку на документ → 829,35 €.
5. Считаете НДС на итоговую сумму.

Три скидки не дают 18% суммарно: в каскаде результат математически другой и суммы отличаются.

На практике редко используют все три вместе. Обычная схема:

• Скидка клиента — автоматическая для лояльности, один раз в карточке компании, на все её предложения.
• Скидка на строку — тактическая на отдельных позициях, особая цена на одной без затрагивания остальных.
• Ручная скидка на документ — «финальный рычаг» для закрытия сделки на последнем этапе переговоров.

Блок итогов в предложении показывает каждый уровень отдельно — всегда видно, что применили и зачем. Ручная скидка на документ включается панелью «Добавить скидку» под позициями: пока не активируете, работают только скидка клиента и на строку.

Изменение порядка, редактирование, удаление строк

Строки можно перетаскивать: порядок на экране — порядок на PDF у клиента. Сначала основные позиции, затем дополнения, затем процентные скидки — чтобы предложение читалось хорошо.

Для редактирования строки нажмите иконку редактирования: откроется то же окно создания. Удаление — иконка корзины. Mokapen не спрашивает подтверждение (воссоздать за секунды), но на важном предложении стоит периодически сохранять.

Итоги: что видит клиент и что только вы

Блок итогов внизу вкладки позиций показывает всю арифметику. На PDF клиенту видны:

• Итого нетто — сумма налоговых баз строк.
• Скидки — по одной, если разных типов.
• Налоги — по ставкам НДС.
• Итого брутто — финальная цифра для клиента.

Три пункта только для вас, никогда не на PDF. Показываются, если заполнена себестоимость на строках:

• Маржа — разница между нетто-ценой и общей себестоимостью.
• Маржа % — маржа к цене продажи.
• Наценка % — маржа к себестоимости.

Внутренние метрики прибыльности — полезны, чтобы решить, можно ли ещё снизить цену для закрытия.

Оформление документа: PDF-шаблоны и настройка

PDF для клиента Mokapen не собирает с нуля каждый раз: он из шаблона с макетом, цветами, логотипом, таблицей позиций, местом подписи. На карточке предложения блок Оформление с выбором шаблона.

Системные шаблоны (готовые)

Четыре шаблона по умолчанию — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — с разными макетами: логотип, таблица, блоки отправитель/получатель, подпись. Уже настроены с данными организации (логотип, цвета, налоги).

Если только начинаете, попробуйте четыре стандартных с одним предложением (смените шаблон и «Предпросмотр») и выберите понравившийся. Многие годами остаются на стандартных.

Пользовательские шаблоны организации

При особых требованиях — цвета бренда, отраслевой макет, гарантии, цифровая подпись — создайте шаблоны в разделе Шаблоны (боковое меню). Тип: Предложение, Заказ, Счёт… со настраиваемыми блоками.

Шаблон позволяет:

• Задать блоки и позиции (шапка, отправитель, получатель, таблица, условия, подпись, правовые примечания).
• Цвета, шрифты, стиль таблицы под бренд.
• Предзагрузить текст в экономические условия: при новом предложении с этим шаблоном условия заполняются автоматически (срок действия, оплата, нормативные ссылки).

В списке шаблонов можно отметить по умолчанию — предлагается на всех новых предложениях. Удобно, когда вся команда продаж использует один макет.

Смена шаблона существующего предложения и сохранение — предпросмотр и скачивание с новым дизайном, без изменения позиций, цен и условий.

Экономические условия: свободный текст

В блоке Документ редактор экономических условий: форматированный текст (жирный, курсив, списки, ссылки, таблицы) вокруг позиций и цифр. Условия оплаты («30 дней с даты счёта»), срок действия («действительно до 31.03.2026»), конфиденциальность, сроки поставки, гарантии, штрафы, нормативные ссылки.

С шаблоном и предзагруженными условиями редактор заполняется при создании — правите только нужное. Без предзагрузки — пишете с нуля.

Текст условий на PDF под таблицей позиций, перед подписью. Mokapen не индексирует: чистое содержание документа, форматирование в редакторе = то, что видит клиент.

Предпросмотр, скачивание и отправка клиенту

Когда предложение готово — позиции, условия, клиент — пора доставить его. Mokapen даёт три пути: от простого к профессиональному.

Предпросмотр: проверьте перед отправкой

Кнопка Предпросмотр справа вверху на карточке показывает PDF так, как увидит клиент, прямо в браузере в формате A4. Файл не скачивается: мгновенный рендер документа с текущими данными и шаблоном.

Используйте всегда перед отправкой. За две секунды видно то, что ускользает на карточке: обрезанный заголовок строки, плохой перенос примечания, неудачный логотип с этим шаблоном, неверная ставка НДС. Правите, сохраняете, снова предпросмотр — пока не устроит.

Важно: предпросмотр отражает сохранённое состояние. Если только что изменили позиции или условия и не сохранили, предпросмотр может не показать последние правки. Сохраните и повторите.

Скачивание: PDF или Word

Кнопка Скачать открывает меню: PDF и Word (docx). PDF — стандарт доставки: клиент не редактирует, выглядит профессионально, универсален. Имя файла: ИмяОтправителя - КодПредложения.pdf (например «Acme d.o.o. - 3-2026.pdf») — уже идентифицируется при сохранении.

Word — для двух случаев: ручная правка перед отправкой (абзац, который не хотите в системе) или клиент просит редактируемый формат для вставки в больший документ. Экспорт Word — снимок предложения: правки там не возвращаются в Mokapen.

Отправка по e-mail: доставка прямо из предложения

Кнопка Отправить e-mail открывает окно: отправка клиенту без выхода из Mokapen, с PDF и при желании ссылкой на онлайн-принятие.

Получатель предзаполнен e-mail связанного контакта или компании. Можно добавить несколько получателей через точку с запятой — когда контакт копирует руководителя закупок или бухгалтерию. Поле От предлагает адреса SMTP организации: если нет, Mokapen использует системный (письмо дойдёт, но с общего адреса). Для профессионального вида подключите хотя бы один корпоративный (info@, sales@, личный) в разделе почтовых подключений.

Тема предзаполнена «Предложение {код}» — измените для конкретики («Наше предложение по обслуживанию 2026»). Текст — стандартное приветствие, можно полностью переписать: коммерческое напоминание, ссылка на разговор, следующие шаги.

Ниже две важные опции:

• Прикрепить PDF (по умолчанию) — PDF предложения в письме, чтобы у клиента всегда была копия, даже без клика по ссылке.
• Получить скрытую копию BCC — копия на ваш адрес для учёта, что и когда отправили.

После отправки событие в хронологии предложения (дата, время, получатели): через три недели точно видно, когда отправляли.

Онлайн-принятие с OTP: надёжное «да»

Классическая слабость предложений — принятие. Клиент пишет «ок, продолжаем», а у вас общее письмо в ящике без договорной силы, которое теряется, и неясно, покрывает ли все позиции. Потом споры, кто что сказал.

Mokapen решает это онлайн-принятием через OTP: клиент получает ссылку, открывает предложение на сайте, получает код подтверждения по e-mail (чтобы убедиться, что это он, а не другой), и подтверждает одним кликом. Всё в предложении: дата, время, IP, какие строки приняты.

Как включить принятие при отправке

В окне отправки e-mail, под опциями PDF и BCC, блок «Публичная ссылка с принятием». Если у получателя валидный e-mail в предложении, система предлагает активацию. Два переключателя:

• Требовать принятие — если включено, письмо содержит ссылку на публичную страницу, где можно нажать «Принять это предложение». Если выключено, ссылка только для просмотра (клиент видит предложение и скачивает PDF, без кнопки принятия).
• Частичное принятие — если включено, на публичной странице чекбокс на каждой строке: клиент принимает только часть («Хочу только обслуживание, без продления гарантии»). Если выключено — всё или ничего: часто лучше, ясный выбор без переделки предложения под непринятые позиции.

Что видит клиент на своей стороне

Полезно знать процесс со стороны клиента — его не видно, но от него зависит конверсия.

Клиент получает письмо с PDF и ссылкой. По ссылке открывается публичная веб-страница с предложением в A4, как в PDF. Есть скачивание PDF (для архива) и, если включено принятие, заметная кнопка «Принять это предложение».

При клике «Принять» Mokapen отправляет шестизначный код на тот же e-mail, куда пришла ссылка. Клиент проверяет ящик, вводит код на странице — подтверждение проверено. Код действует час, затем истекает, нужно запросить новый.

При частичном принятии после проверки кода — список позиций с чекбоксами: клиент выбирает, что принять, и подтверждает. Процентные строки (автоскидки/доплаты) пропускаются — странно принимать их по одной.

Главное преимущество: клиенту не нужна регистрация в Mokapen. Быстро, работает на смартфоне, OTP даёт юридический вес принятию (лёгкая электронная подпись).

Что происходит в Mokapen при принятии клиентом

Принятие не проходит незамеченным: меняет статус и фиксируется прозрачно.

Принятые строки — зелёная иконка подтверждения с датой. В хронологии событие «Принято клиентом» с e-mail и IP. При активной автоматизации по умолчанию (настройки pipeline) статус переходит в «Принято» — карточка в последний столбец Kanban.

При автоматизации «Создать заказ при завершении» (по умолчанию да) Mokapen предлагает сразу создать связанный заказ с теми же позициями, клиентом и суммами. Один клик — предложение становится заказом для исполнения или синхронизации с ERP для выставления счёта.

Пограничные случаи

• Предложение без e-mail получателя — онлайн-принятие недоступно: некуда отправить OTP. Публичная ссылка только для просмотра: WhatsApp, чат, портал клиента — без формального подтверждения.
• Истёкший или потерянный OTP — клиент запрашивает новый на публичной странице повторным «Отправить код». Старые коды автоматически аннулируются.
• Принятие вне Mokapen — подписанная бумажная копия или ответ по e-mail с ясными словами: вручную отметьте строки как принятые в окне редактирования строки с подтверждением «Принято клиентом». Менее прослеживаемо, чем OTP, но покрывает случаи, когда клиент не хочет веб-ссылку.

Создание предложения

Два способа начать — от этого зависит объём работы.

• Прямой способ — на странице Предложения кнопка + Предложение справа вверху, открывается полноэкранный редактор. Когда клиент ещё не связан со сделкой или контактом (разовый запрос). Всё там: создать карточку компании по имени, позиции, условия, сохранить.
• Контекстный способ (рекомендуется) — открыть сделку, контакт или компанию и + Создать и связать → Предложение. Предложение уже связано с источником, получатель, контакт и при наличии персональная скидка заполнены автоматически. Меньше полей, автоматическая связь, согласованная история на карточке клиента.

На обоих путях порядок одинаковый:

1. Понятный заголовок. Через два месяца должно быть ясно, о чём речь, без открытия: «Предложение по обслуживанию 2026 — Acme d.o.o.» лучше, чем «Предложение Acme».
2. Проверить получателя и отправителя.
3. Выбрать шаблон или оставить по умолчанию организации.
4. Добавить позиции по одной: сначала основные, затем дополнения, затем процентные скидки при наличии.
5. Написать экономические условия или поправить текст из шаблона.
6. Указать ответственного, дату и вероятность закрытия, если есть представление.
7. Сохранить. Mokapen присвоит код, если не задали, посчитает итоги — готово к отправке.

Нажмите Предпросмотр для финальной проверки, затем Отправить e-mail или Скачать PDF в зависимости от способа доставки.

Не всё должно быть идеально при первом сохранении: карточка обновляется в реальном времени, можно вернуться и править позиции, цены, тексты. Отправка окончательна в том смысле, что у клиента есть версия — при изменениях нужно отправить снова.

Редактирование предложения

Три способа редактирования — в зависимости от того, что менять и сколько записей.

Прямое редактирование на карточке

Откройте карточку (из Kanban или Списка) и правьте на месте: клик по заголовку для переименования, иконка карандаша у полей, добавление/удаление строк, переписывание условий. На боковой панели поля сохраняются автоматически при потере фокуса. На полной странице — кнопка Сохранить после блока работы.

Примечание: при правке позиций или условий сначала сохраните, затем предпросмотр или отправка — иначе PDF будет прежней версии.

Смена статуса из Kanban

Чтобы изменить только фазу (клиент ответил, отправили, был звонок) — карточку не открываете: перетащите в Kanban из столбца в столбец. Статус обновится сразу. Самый быстрый способ управлять pipeline между встречами или утром при обзоре сделок.

Ограничение: «финальные» статусы — при 100% (Принято) или 0% (Отклонено, Истекло) — в другие статусы могут менять только пользователи с ролью участника организации. Защита от «переоткрытия» закрытых сделок внешними сотрудниками.

Массовое редактирование из вида Список

Когда нужно изменить одно и то же у многих предложений — переназначить все предложения ушедшего продавца, добавить метку летней серии, сменить статус серии — переключитесь на вид Список, отфильтруйте нужные, выберите чекбоксами и нажмите Редактировать в строке действий сверху.

Окно массового редактирования показывает только поля, имеющие смысл для массовой правки: ответственный, статус, метки, простые пользовательские поля. Позиции и тексты массово не редактируются — они уникальны для каждого предложения. Подтвердите — правка применится ко всем выбранным.

Другие массовые действия в той же строке: Клонировать, Архивировать и Удалить — см. отдельные разделы.

Клонирование предложения

Если есть предложение-шаблон, которое часто повторяете — та же структура позиций с мелкими отличиями для другого клиента — не создавайте каждый раз с нуля: клонируйте. Клон сохраняет все позиции, условия, шаблон и выбранные вложения; смените получателя и при необходимости цены.

Одиночное клонирование

1. Откройте карточку → Опции (три точки) → Клонировать.
2. В окне выберите чекбоксами, что перенести в копию: позиции (всегда) и при желании вложения, связи, комментарии, историю хронологии. При работе в нескольких организациях с одним аккаунтом можно клонировать в другую организацию.
3. Подтвердите.

Mokapen создаёт новое предложение с пометкой в заголовке для отличия от оригинала. Новый код (последовательность текущего года), без связи с исходным клиентом — укажите правильного получателя. Оригинал не меняется: клонирование — копия, не перенос.

Массовое клонирование

1. Вид Список → выберите чекбоксами → Клонировать в массовой строке → один раз выберите опции для всех → подтвердите.

Архивирование предложения

Предложение не как задача, которую «закрывают» и она исчезает. Даже когда сделка завершена — выиграна, проиграна, истекла — запись полезна: коммерческая история клиента, её хорошо видеть в связях карточки, годовых отчётах, анализе прошлых предложений. Архивирование именно это: убирает из активных видов (Kanban и Список больше не показывают), но сохраняет нетронутым. Всё ещё на связанной карточке клиента и в исторических отчётах, просмотр в Предложения → Действия → Архив предложений.

Одиночное архивирование

1. Откройте карточку → Опции → Архивировать.
2. Подтвердите в окне.

Для повторного открытия (клиент звонит через месяцы и хотите продолжить): найдите в архиве, откройте карточку, Опции → Восстановить — вернётся в активный Kanban в статусе до архивирования.

Массовое архивирование

1. Вид Список → выберите → Архивировать в массовой строке → подтвердите.

Когда архивировать, когда удалять? Практическое правило: архивируйте, если предложение реально было (отправили, были переговоры, есть историческая ценность), удаляйте при ошибке (создано по ошибке, дубликат, тест). Не архивируйте для «уборки»: Kanban с фильтрами даёт нужное, старые хорошие предложения — ценность на карточке клиента.

Удаление предложения

Удаляйте предложения, созданные по ошибке, или тестовые дубликаты. Лучше архивируйте, если есть полезная история (отправлено, принято, связи с клиентом или сделкой) и не хотите потерять след на контакте или компании.

Одиночное удаление

1. Откройте карточку → Опции (три точки) → Удалить (красный пункт).
2. Подтвердите в окне.

С Advanced Premium предложение попадает в корзину (страница Предложения → Действия → Корзина предложений). Оттуда Восстановить или Удалить навсегда. Если открыть предложение уже в корзине — полоса Восстановить / Удалить навсегда.

На тарифе Free (без Advanced Premium) удаление обычно постоянное сразу после подтверждения, без корзины — проверьте права организации.

Массовое удаление

1. Вид Список → выберите → Удалить (красная кнопка) → подтвердите.

Преобразование предложения в заказ

Предложение — предложение, заказ — исполнительное подтверждение: обязательство клиента к покупке и — далее — точка начала выставления счёта. В потоке Mokapen переход от предложения к заказу естественен и во многих случаях автоматичен.

Три способа преобразования, по удобству:

• Автоматизация при завершении (рекомендуется) — при активной автоматизации pipeline по умолчанию («Создать заказ при завершении» в Настройки → Продажи → Предложения), когда предложение переходит в статус 100% (напр. Принято), Mokapen быстро открывает окно с предложением создать связанный заказ с теми же позициями, клиентом, суммами и условиями. Подтвердите — за две секунды заказ со своим кодом, связанный с исходным предложением.
• Через онлайн-принятие — если клиент принял через OTP по публичной ссылке, предложение автоматически переходит в Принято и тот же запрос заказа срабатывает. Без ручных действий с вашей стороны, кроме подтверждения окна.
• Вручную — из предложения кнопка + Создать и связать → Заказ. Когда автоматизация не сработала (закрыли статус до активации) или нужен частичный заказ по предложению.

Во всех случаях исходное предложение остаётся в системе (не удаляется и не переносится) и связано с заказом через вкладку Связи: из одного видно другое. Важно для истории — карточка клиента покажет «предложение отправлено в марте, принято в апреле, заказ выдан в апреле» без ручных записей. Подробности по заказам — Руководство по заказам.

Pipeline и статусы: моделирование процесса продаж

Pipeline — путь предложения от начала до конца — фазы (или статусы), через которые оно проходит, каждая с точным смыслом в ваших продажах. Mokapen включает стандартный, подходящий в 90% случаев, но можно настроить или создать несколько при особых процессах.

Стандартный pipeline

По умолчанию у предложений один pipeline с шестью статусами типичного коммерческого цикла:

• Черновик (10%) — предложение готовится, ещё внутреннее, не отправлено клиенту.
• Отправлено (20%) — отправили, ждёте.
• На рассмотрении (60%) — клиент ответил, оценивает, возможно обсуждает изменения.
• Принято (100%) — сделка выиграна.
• Отклонено (0%) — сделка проиграна.
• Истекло (0%) — предложение завершилось без ответа после истечения срока.

Проценты рядом с каждым статусом — «прогресс» — не декоративны: влияют на полосу прогресса на карточках Kanban и определяют, какие статусы считаются «выигранными» (100%) или «проигранными/закрытыми» (0%). Автоматизации Mokapen привязаны к этим значениям: при 100% срабатывает предложение заказа.

Настройка статусов

Если стандартный процесс не подходит — тендеры с фазами «Выражение интереса → Документация → Назначение», или проекты с «Техническое одобрение» до коммерческого принятия — статусы меняются в Настройки → Продажи → Предложения → Pipeline и статусы.

Там добавляете статусы, переименовываете, меняете порядок (порядок = столбцы Kanban) и задаёте прогресс (0–100%) для каждого. Совет: используйте прогресс последовательно — 100% только для гарантированной победы, 0% только для финальных закрывающих. Промежуточные (20%, 50%, 80%) показывают, насколько близки к победе — чтобы прогнозы (сумма × вероятность) были реалистичны.

Несколько pipeline для разных процессов

При разных каналах продаж с разной логикой — долгий B2B с многими фазами, быстрый B2C с малым числом, тендеры с особой бюрократией — можно создать отдельные pipeline, у каждого свои статусы. На странице Kanban меню pipeline сверху выбирает, какой смотреть; переключение одним кликом.

Для нового pipeline: Настройки → Продажи → Предложения → Pipeline и статусы или из меню pipeline в Kanban («Новый pipeline»). Pipeline можно ограничить командами организации: только «Enterprise» видит «Крупные счета», «SMB» — свой. Полезно для крупных организаций с разделёнными отделами.

Автоматизации pipeline

В настройках pipeline две автоматизации, меняющие поведение предложений:

• Создать заказ при завершении (по умолчанию активно) — при статусе 100% Mokapen предлагает сразу создать связанный заказ. Раздел «Преобразование предложения в заказ». Если не используете (заказы в внешнем ERP) — можно отключить.
• Сменить статус после принятия клиентом (по умолчанию активно) — при принятии по публичной OTP-ссылке Mokapen автоматически переводит в настроенный статус «выиграно». По умолчанию — первый статус 100% (Принято), можно указать другой, напр. «Принято, ожидание договора» перед финальным.

Синхронизация с бухгалтерским ПО

Mokapen — CRM и инструмент коммерческих предложений, не бухгалтерия: э-счета, налоговые регистры, главная книга ведутся в ERP (Fatture in Cloud, бухгалтер с программой или отдельный ERP). Чтобы не вводить данные дважды — вкладка Синхронизация на карточке предложения и модуль Интеграции организации.

Самая зрелая интеграция — с Fatture in Cloud: подробности в руководстве Fatture in Cloud. Кратко: при подключении аккаунта FIC к Mokapen записи клиентов, каталог, услуги и заказы (со строками) идут из Mokapen в Fatture in Cloud — где становятся э-счетами. Направление настраивается: в одну сторону или обе.

На отдельном предложении вкладка Синхронизация показывает статус записи по интеграции: синхронизировано ли, когда последняя операция успешна, были ли ошибки. Если предложение преобразовано в заказ, синхронизация в основном касается заказа — тогда данные входят в налоговый цикл.

Записи клиентов сопоставляются между системами по ID НДС и налоговому номеру против дубликатов: если «Клиент Beta» уже в Fatture in Cloud и вы создаёте предложение в Mokapen для того же клиента, система распознаёт одну запись без дублирования.

Связанные разделы

Предложение не изолировано: вокруг — другие области Mokapen для реального использования.

• Связи — свяжите предложение со сделками, заказами, последующими задачами, заявками поддержки, другими предложениями. Каждая связь двусторонняя (из предложения видна задача, из задачи — предложение). Через полгода на карточке клиента с первого взгляда восстанавливаете всю историю.
• Вложения — спецификации, техлисты, черновики договоров, скриншоты от клиента. Остаются на карточке предложения и находятся поиском файлов организации.
• Обновления — хронология (журнал активности) — полная история предложения: создание, кто что и когда менял, каждое отправленное письмо (с получателями), каждое принятие клиентом (с IP и датой). Полезно при спорах «что мы сказали» — хронология даёт ответ с данными.
• Метки — свободная классификация для фильтров и быстрого поиска: «Enterprise», «Продление», «На перезапуск», «Сложное», любая таксономия. Фильтры страницы Предложения отлично работают с метками.

Настройки предложений

Настройки доступны администраторам и владельцам организации в Настройки → Продажи → Предложения. Три основных области:

• Pipeline и статусы — уже рассмотрено: фазы, прогресс, автоматизации.
• Настройка полей — какие поля на карточке предложения, в каком порядке, какие обязательны. Можно добавить пользовательские поля (числа, текст, даты, списки) для специфики бизнеса: «CIG» для тендеров, «внутренний код проекта», ожидаемая дата установки. На карточке, в столбцах вида Список (если добавите) и в фильтрах.
• Настройка столбцов списка — какая информация в виде Список и в каком порядке. Можно менять на месте из вида Список: Действия → Редактировать столбцы, без захода в настройки.

Вне области предложений, но важно для работы, ещё две настройки:

• Налоговые ставки (Настройки → Продажи → Налоги) — без хотя бы одной нельзя создавать позиции.
• Шаблоны документов (меню Шаблоны организации) — настройка PDF-шаблонов из раздела «Оформление документа».

Отчёты по предложениям

Kanban и Список — для работы с отдельными предложениями; для понимания общей эффективности — сколько предложений за квартал, лучший продавец, какие продукты чаще в предложениях, конверсия предложение→заказ — есть отчёты на странице Отчёты по предложениям (нужен тариф Premium).

Доступные отчёты покрывают полезные аналитические срезы цикла продаж:

• Распределение по статусу — сколько предложений на каждой фазе pipeline: для поиска узких мест.
• Распределение по pipeline — при нескольких видно распределение работы по каналам.
• Эффективность по ответственному — число предложений и экономический объём на продавца.
• Чаще всего предлагаемые позиции — какие продукты/услуги чаще в предложениях. Ценно для понимания спроса рынка.
• Предложения на клиента — кого покрыли и с какой ценностью.
• Экономические объёмы по периоду — месячные, квартальные, годовые тренды.
• Маржа и наценка — рентабельность предложений. Работает только при заполненной себестоимости на строках: без себестоимости отчёт пуст.

Как и все отчёты Mokapen, учитывают права организации: каждый пользователь видит только записи по своей роли. Продавец не видит автоматически предложения коллег, если права не разрешают — полезно при внутренней конкуренции или чувствительных данных.