Руководство Mokapen

Руководство по встречам

Раздел Встречи — это календарь Mokapen для планирования совещаний, звонков клиентам, выездов на объект, демонстраций продукта и внутренних командных встреч. У каждой встречи есть дата и время, организатор, участники, место или видеоконференция, статус открыта/закрыта и связи с остальной частью CRM (контакты, сделки, тикеты, задачи).

Доступ из меню Активности → Встречи или со страницы Встречи. Вид по умолчанию — Календарь. Модуль Встречи доступен в плане Small и требует соответствующих прав в вашей организации.

Роль в CRM и процессах

Встреча в Mokapen — это не просто событие в календаре: это связанная запись, подключённая к остальной системе.

• Продажи: квалификационные звонки, демо, переговоры — связь с контактом, компанией и сделкой.
• Delivery: старт проекта, еженедельный обзор — связи с проектом и задачами follow-up.
• Поддержка: встреча на объекте или звонок, связанный с тикетом.
• Внутренняя команда: stand-up, one-to-one, встречи отделов с коллегами Mokapen.

Практическое правило: каждая встреча с клиентом или prospect должна иметь хотя бы одного участника-контакта или связь с контактом, компанией или сделкой — чтобы история оставалась видимой из карточки клиента.

Участники, соисполнители и личный календарь

Встречи вовлекают людей двумя разными способами. Понимание разницы помогает не путать «кто участвует во встрече» и «кому нужно только видеть встречу в Mokapen».

Участники — кто участвует во встрече

Участники — люди, вовлечённые во встречу. Вы добавляете их на вкладке Данные карточки, в поле Участники. Можно указать три типа:

• Пользователи Mokapen — коллеги команды с аккаунтом на платформе (продажи, project manager, поддержка…). Они увидят встречу в своём календаре, если являются организаторами или участниками.
• Контакты — люди в адресной книге CRM (клиенты, prospect, поставщики). Поиск по имени или email. Если ввести email, которого ещё нет в книге, Mokapen может автоматически создать новый контакт.
• Компании — организации, связанные со встречей (например, офис клиента). Полезно, когда встреча касается организации в целом, а не одного человека.

Только организатор встречи может удалить участника (меню на карточке участника → Удалить). При создании, редактировании или удалении Mokapen может спросить, отправить ли email участникам с обновлёнными деталями — полезно для уведомления внешних клиентов о переносе или отмене.

Соисполнители — кто должен видеть встречу без участия

Соисполнители (поле Соисполнители на вкладке Данные, если активно в вашей организации) — пользователи или команды Mokapen, которым нужна видимость встречи, но они не обязательно участвуют во встрече. Примеры: руководитель продаж, который следит за переговорами, но не входит в звонок; ассистент, готовящий материалы; manager, отслеживающий активность команды.

Кратко:

• Участник = человек, присутствующий (или приглашённый) на встрече; получает email-уведомления, если вы их отправляете; отображается как участник на карточке.
• Соисполнитель = член команды, которому нужно видеть и отслеживать встречу в Mokapen, без обязательного участия во встрече.

При приватной конфиденциальности (замок на панели действий) встреча видна только организатору, указанным соисполнителям и задействованным пользователям Mokapen — не всем членам организации.

Встречи между организациями — ваш личный календарь

В отличие от задач, контактов или сделок, встречи привязаны прежде всего к человеку, а не только к организации, в которой вы работаете в данный момент. Если вы участвуете во встрече, созданной в другой организации Mokapen (или вы организатор), вы всё равно видите её в своём календаре без смены организации.

По умолчанию страница Встречи показывает встречи, где вы организатор или пользователь-участник — даже если они принадлежат разным организациям. На верхней панели селектор Пользователи / Команды позволяет перейти к календарю коллеги или команды (при наличии прав), чтобы увидеть, как организована неделя другого участника.

Каждая встреча остаётся связанной с организацией, которая её создала (контакты, связи и настройки следуют этой организации). Преимущество для вас: одно место для просмотра всех обязательств, даже если вы работаете в нескольких организациях Mokapen.

Примеры использования

• Продажи: «Демо продукта — Acme Srl» с контактом ЛПР, ссылкой на видеоконференцию, связью со сделкой в pipeline.
• Агентство: ежемесячный обзор клиента с несколькими участниками и прикреплённым отчётом.
• Консалтинг: встреча на объекте с физическим адресом и связанной задачей после визита.
• Внутренние: командная встреча без внешних контактов; публичная или приватная конфиденциальность для ограничения, кто видит встречу.
• Из другой карточки: быстрое создание через Создать и связать из контакта, сделки или тикета — встреча создаётся уже связанной.

Страница Встречи — верхняя панель

Главная страница предлагает два вида: Календарь и Список. Верхняя панель:

• Фильтры (план Large): открывает панель для сужения встреч по периоду, организатору, меткам, типу встречи, участникам и другим настроенным полям. Полезно, когда календарь заполнен и нужно найти только демо месяца или встречи с определённым клиентом.
• Действия: экспорт выбранных встреч в файл (из вида Список).
• Виды: переключение между Календарь (по умолчанию) и Список (план Small) — сортируемая таблица с настраиваемыми столбцами.
• Пользователи / Команды: показывает календарь коллеги или всей команды вместо вашего. По умолчанию вы видите свои встречи (организатор или участник).
• + Встреча: открывает модальное окно создания.

В виде Список при выборе строк с помощью checkbox появляется панель действий: Клонировать, Архивировать, Удалить. Отдельного массового редактирования нет: отдельные поля обновляются из карточки встречи.

Карточка встречи

Клик по событию в календаре или по названию в списке открывает боковую панель. С планом Small можно открыть её на полную страницу (иконка стрелок развёртывания): тот же контент, больше места и фиксированная кнопка Сохранить сверху.

Заголовок: редактируемое inline название, badge Архивирован при необходимости. Если встреча в корзине, красный баннер с Восстановить и Удалить окончательно (план Medium).

Панель действий

• Статус (выпадающее меню): Открыта или Закрыта — отмечает, активна ли встреча или завершена (отличается от задачи с галочкой выполнения).
• Приоритет (флаг): Обычный или Срочный.
• Конфиденциальность (замок): Публичная (видна членам организации) или Приватная (только организатор, соисполнители и указанные пользователи-участники).
• Метки, Цвет заголовка/фона карточки, Вложения, Стикеры (план Small).
• Полная страница, Копировать ссылку.
• + Создать и связать: задачи, тикеты, сделки… уже связанные со встречей.

Меню Параметры (три точки)

• Клонировать: дублирует встречу; модальное окно с выбором копирования вложений, связей, комментариев, обновлений.
• Архивировать / Восстановить (план Medium): скрывает из операционных видов или возвращает в календарь/список.
• Редактировать карточку (авторизованные участники): открывает настройки расположения полей встречи.
• Удалить / Восстановить (красный пункт): перемещает в корзину (план Medium) или прямое удаление (базовый план).

Вкладки карточки

• Данные: организатор, участники, соисполнители, даты, тип, видеоконференция, место — см. Вкладка Данные и Участники и соисполнители.
• Связи, Время: см. Связанные разделы.
• Дополнительное меню: Маркетинг, Синхронизация (Google Calendar / Outlook), Обновления (история карточки).

Вкладка Данные — основные поля

Поля, редактируемые inline (иконка карандаша) или из карточки в режиме редактирования:

• Организатор: пользователь Mokapen, ответственный за встречу; по умолчанию создатель. Основной контакт по встрече.
• Участники: см. раздел Участники и соисполнители.
• Соисполнители: пользователи или команды с видимостью встречи без обязательного участия — см. Участники и соисполнители.
• Дата начала / Дата окончания: временной интервал; в календаре событие занимает соответствующий слот. Для однодневных встреч укажите тот же день с временем начала и окончания.
• Тип: категоризирует встречу (звонок, визит, демо…) — полезно для фильтров и отчётов.
• Видеоконференция: сгенерированная или выбранная ссылка — Google Meet (при активной интеграции Google Calendar и Meet) или Microsoft Teams (при интеграции Outlook Calendar). Ссылка кликабельна из карточки.
• Место: физический адрес или произвольный текст для очных встреч.
• Описание (форматированный текст, упоминания @ для коллег).

С пользовательскими полями (план Medium) вкладка Данные следует правилам видимости и обязательности из настроек. Вложения и комментарии дополняют карточку внизу вкладки.

Связанные разделы

• Связи — связывает сделки, задачи, тикеты, проекты, другие контакты; при открытии контакта видны связанные встречи.
• Время — учитывает часы, посвящённые встрече (подготовка, звонок, debrief).
• Синхронизация — статус подключения к Google Calendar или Outlook (если интеграции активны).
• Метки и Вложения — как у других сущностей Mokapen.

У встреч нет встроенной вкладки Checklist: для действий follow-up создайте связанную задачу через Создать и связать или с вкладки Связи.

Создание встречи

Порядок действий

1. Откройте страницу Встречи (Календарь или Список).
2. Нажмите + Встреча (или кликните свободный слот в календаре, если доступен).
3. Введите название (обязательно).
4. Вкладка Данные: укажите организатора, участников, соисполнителей при необходимости, дату/время, тип, видеоконференцию или место.
5. Необязательно: вкладка Связи для связи контакта или сделки перед сохранением.
6. Сохраните; при запросе подтвердите отправку email участникам.

Встречи также можно создавать через Создать и связать на другой карточке или из связей на контакте, компании или сделке.

Редактирование встречи

Одиночное редактирование (карточка)

1. Откройте карточку встречи.
2. Редактируйте inline: название в заголовке, поля вкладки Данные (карандаш), участников, даты.
3. Обновите Статус (Открыта/Закрыта), приоритет, метки, конфиденциальность на панели действий.
4. В Календаре перетащите событие для быстрого изменения даты и времени.
5. Сохраните; при изменении дат или участников может появиться запрос на отправку email с обновлениями.

Закрытие встречи

В меню Статус на панели действий выберите Закрыта, когда встреча завершена. Встреча остаётся в истории и отчётах; не исчезает из календаря, если не архивирована или удалена.

Удаление встречи

Удаляйте встречи, созданные по ошибке, или тестовые дубликаты. Предпочитайте Архивировать, если встреча завершена и вы хотите сохранить историю и связи, не перегружая календарь и список.

Одиночное удаление

1. Откройте карточку → Параметры → Удалить (красный пункт).
2. Подтвердите в модальном окне; опциональный email участникам.

С планом Large встреча попадает в корзину организации (страница Встречи → Действия → Корзина встреч). Оттуда можно Восстановить или Удалить окончательно. Если открыть встречу уже в корзине, появляется баннер Восстановить / Удалить окончательно.

На плане Free (без плана Large) удаление обычно окончательное сразу после подтверждения, без корзины — проверьте права организации.

Массовое удаление

1. Вид Список → выберите checkbox.
2. Нажмите Удалить (красная кнопка) → подтвердите.

Архивирование встречи

Архив предназначен для завершённых встреч, которые больше не должны отображаться в операционном календаре и списке, сохраняя связи и историю.

Архивирование одной встречи

1. Карточка → Параметры → Архивировать (план Medium) → подтвердите.

Архивирование нескольких встреч / восстановление

• Массово: вид Список → выберите → Архивировать на панели действий.
• Восстановить: откройте карточку (например, с вкладки Связи на связанном контакте) → Параметры → Восстановить из архива. Архивированные встречи не отображаются в стандартных видах календаря и списка.

Клонирование встречи

Полезно для повторяющихся встреч с той же структурой (те же вложения, те же CRM-связи).

Одиночное клонирование

1. Карточка → Параметры → Клонировать.
2. Модальное окно: название (с суффиксом «копия»), выбор копирования Вложений, Связей, Комментариев, Обновлений.
3. Подтвердите; обновите даты и участников на новой встрече.

Массовое клонирование

1. Список → выберите → Клонировать → параметры → подтвердите.

Виды встреч

Календарь (по умолчанию)

Сеточный вид для дня, недели или месяца: каждая встреча отображается в слоте, соответствующем дате и времени. Клик по событию открывает карточку. Идеально, чтобы с первого взгляда увидеть организацию недели и пересечения встреч. Можно перетаскивать событие на другую дату или время. Фильтры и селектор Пользователи/Команды остаются активными: по умолчанию вы видите свои встречи, даже созданные в разных организациях.

Список (план Small)

Табличный список с настраиваемыми столбцами (название, даты, организатор, тип, метки…). Можно искать и сортировать по столбцу, выбирать несколько строк и использовать действия Клонировать, Архивировать, Удалить. Экспорт данных из меню Действия.

Фильтры

• Расширенные фильтры (план Small): сужение по периоду (даты начала/окончания), организатору, меткам, типу встречи, участникам и пользовательским полям. Пример: «все демо квартала с меткой Продажи».
• Пользователи / Команды: переход с вашего календаря на календарь коллеги или всей команды, если авторизованы.

Настройки Встречи

В Настройках Встречи (авторизованные участники организации):

• Поля: список стандартных и пользовательских полей (план Medium).
• Карточка: порядок и видимость полей на карточке и в модальном окне создания.
• Список и столбцы: столбцы по умолчанию для вида Список.

Согласуйте тип встречи и обязательные поля перед коммерческим rollout (например, обязательный тип для отчётов).

Отчёты Встречи

Раздел Отчёты Встречи (план Large) обобщает встречи, к которым у вас есть доступ по роли и правам организации: вы видите только авторизованные записи и поля. Используйте для анализа нагрузки встречами, коммерческих звонков и экспорта — для ежедневного планирования используйте Календарь и Список.

• Dashboard: диаграммы по меткам, типу, организатору, соисполнителям, статусу открыта/закрыта, срокам, часам.
• Список отчётов: аналитическая таблица с фильтрами и экспортом.
• Диаграмма Ганта: временная последовательность по периоду и организатору.

Используйте отчёты для измерения коммерческих звонков по отделам, завершённых vs ещё открытых встреч и нагрузки встречами за неделю.

 

Рекомендуемые процессы

• Предпродажа: встреча-демо → связь сделки и контакта → задача follow-up в течение 24 часов.
• Старт клиента: kick-off с участниками клиента → связанные задачи checklist проекта.
• Синхронизация календаря: подключите Google или Outlook и проверьте вкладку Синхронизация; избегайте двойных бронирований.
• Ежемесячная очистка: архивируйте встречи, закрытые более 90 дней назад; удаляйте дублирующиеся черновики.
• Уведомления: всегда отправляйте email с обновлением при переносе или отмене внешним контактам.

Сочетайте встречи с Контактами, Сделками и Задачами для согласованного коммерческого и операционного workflow.