A Mokapen útmutató

Találkozók útmutatója

A Találkozók terület a Mokapen naptára találkozók, ügyfélhívások, helyszíni látogatások, termékbemutatók és belső csapattalálkozók tervezésére. Minden találkozóhoz tartozik dátum és időpont, szervező, résztvevők, helyszín vagy videokonferencia, nyitott/zárt állapot, valamint hivatkozások a CRM többi részéhez (kapcsolatok, ajánlatok, jegyek, feladatok).

Hozzáférés a Tevékenységek → Találkozók menüből vagy a Találkozók oldal. Az alapértelmezett nézet Naptár. Az Időpontok modul elérhető a Kis csomaggal, és a megfelelő jogosultságokat igényli a szervezetben.

Szerep a CRM-ben és a folyamatokban

Egy találkozó Mokapenben nem csak egy naptári esemény: ez a linkelt rekord csatlakoztatva a rendszer többi részéhez.

• Értékesítés: minősítő hívások, bemutatók, tárgyalások – kapcsolattartáshoz, céghez és üzlethez kapcsolódóan.
• Szállítás: projekt induló, heti áttekintés – kapcsolódás a projekthez és a nyomon követési feladatokhoz.
• Támogatás: helyszíni időpont egyeztetés vagy jegyhez kötött hívás.
• Belső csapat: stand-upok, személyesek, osztálytalálkozók Mokapen kollégákkal.

Gyakorlati szabály: minden ügyféllel vagy potenciális ügyféllel folytatott találkozónak legalább egynek kell lennie vegye fel a kapcsolatot a résztvevővel vagy a kapcsolat kapcsolatfelvételhez, céghez vagy üzlethez – így az előzmények láthatóak maradnak az ügyfélrekordból.

Résztvevők, együttműködők és személyes naptár

A találkozóknak két különböző módja van az emberek bevonásának. A különbség megértésével elkerülhető az összetévesztés a között, hogy „ki vesz részt a találkozón” és „kinek csak a mokapeni találkozót kell látnia”.

Résztvevők – aki részt vesz az ülésen

Résztvevők akik részt vesznek a találkozón. Hozzáadja őket a Adat a rekord lapján, a Résztvevők mező. Három típust adhat meg:

• Mokapen felhasználók — a platformon fiókkal rendelkező csapattársak (értékesítési, projektmenedzserek, támogatás…). Ha szervezők vagy résztvevők, akkor a találkozót a naptárukban fogják látni.
• Kapcsolatok — a CRM-címjegyzékben szereplő személyek (ügyfelek, potenciális ügyfelek, beszállítók). Kereshet név vagy e-mail cím alapján. Ha olyan e-mailt ad meg, amely még nem szerepel a címjegyzékben, a Mokapen automatikusan új névjegyet tud létrehozni.
• Vállalatok — a találkozóhoz kapcsolódó vállalatok (például az ügyfél irodája). Hasznos, ha a találkozó a szervezet egészét érinti, nem egyetlen személyt.

Csak a találkozó szervező eltávolíthat egy résztvevőt (menü a résztvevőkártyán → Távolítsa el). Létrehozás, szerkesztés vagy törlés során a Mokapen megkérdezheti, hogy megteszi-e küldj e-mailt frissített adatokkal rendelkező résztvevőknek – hasznos a külső ügyfelek értesítéséhez az átütemezésről vagy a lemondásról.

Együttműködők – akiknek látniuk kell a találkozót anélkül, hogy részt vennének

Együttműködők (Együttműködők mezőben az Adatok lapon, ha engedélyezve van a szervezetben) azok a Mokapen-felhasználók vagy csapatok, akiknek szükségük van láthatóság a találkozón, de nem feltétlenül vesznek részt az ülésen. Példák: az üzletet követő értékesítési vezető, de nem csatlakozik a híváshoz; anyagok előkészítő asszisztens; a vezető figyeli a csapat tevékenységét.

Összefoglalva:

• Résztvevő = az ülésen jelenlévő (vagy meghívott) személy; e-mail értesítéseket kap, ha Ön elküldi őket; résztvevőként jelenik meg a felvételen.
• Együttműködő = csapattag, akinek látnia kell és követnie kell a találkozót Mokapenben, anélkül, hogy feltétlenül a találkozó résztvevői között lenne.

Vel magánélet (zárolás a műveletsávon), a találkozó csak a szervező, a kijelölt együttműködők és az érintett Mokapen-felhasználók számára látható – nem a szervezet összes tagja számára.

Szervezetek közötti találkozók – személyes naptár

A feladatoktól, kapcsolatoktól vagy üzletektől eltérően a találkozók elsősorban a személy, nem csak a szervezet, amelyben éppen dolgozik. Ha részt vesz egy másik Mokapen szervezetben létrehozott találkozón (vagy ha Ön a szervező), akkor is látni fogja a naptárad szervezetváltás nélkül.

Alapértelmezés szerint a Találkozók oldalon láthatók a megbeszélések, ahol te a szervező vagy a felhasználó résztvevője – még akkor is, ha különböző szervezetekhez tartozik. A felső sávban a Felhasználók / Csapatok A választó lehetővé teszi, hogy átváltson egy kolléga vagy csapat naptárára (ha rendelkezik jogosultságokkal), hogy megtekinthesse, hogyan szerveződik egy másik tag hete.

Minden találkozó ahhoz a szervezethez kapcsolódik, amelyik létrehozta (a névjegyek, kapcsolatok és beállítások követik a szervezetet). Előny az Ön számára: egy helyen tájékozódhat az összes kötelezettségvállalásról, még akkor is, ha több Mokapen szervezeten dolgozik.

Használati esetek

• Értékesítés: «Termékdemó — Acme Ltd» döntéshozói kapcsolattartással, videokonferencia-kapcsolattal, csatlakozás a csővezeték-ügylethez.
• Ügynökség: havi ügyfélértékelés több résztvevővel és csatolt jelentés.
• Tanácsadó: helyszíni időpont egyeztetés címmel és kapcsolódó látogatás utáni feladattal.
• Belső: csapattalálkozó külső kapcsolatok nélkül; nyilvános vagy privát adatvédelem, hogy korlátozza, ki láthatja a találkozót.
• Egy másik lemezről: gyors létrehozás Hozzon létre és csatlakozzon kapcsolatfelvételből, ajánlatból vagy jegyből – a találkozó már összekapcsolva jön létre.

Találkozók oldal – felső sáv

A főoldal két nézetet kínál: Naptár és Lista. Felső sáv:

• Szűrők (Nagy terv): megnyit egy panelt a találkozók időszak, szervező, címkék, találkozótípus, résztvevők és egyéb konfigurált mezők szerinti szűkítéséhez. Hasznos, ha a naptár megtelt, és csak az adott hónap bemutatóit vagy egy adott ügyféllel folytatott találkozókat kell megtalálnia.
• Akciók: a kiválasztott találkozókat fájlba exportálja (Lista nézetből).
• Nézetek: váltás között Naptár (alapértelmezett) és Lista (Kis terv) – rendezhető táblázat testreszabható oszlopokkal.
• Felhasználók / Csapatok: egy kolléga vagy az egész csapat naptárát jelenítse meg a sajátja helyett. Alapértelmezés szerint a találkozókat látja (szervező vagy résztvevő).
• + Időpont egyeztetés: megnyitja a létrehozási módot.

In Lista nézet, a jelölőnégyzetekkel ellátott sorok kiválasztásával megjelenik a műveletsor: Klón, Archívum, Töröl. Nincs dedikált tömeges szerkesztés: az egyes mezők frissítése a találkozó rekordjából történik.

Kinevezési jegyzőkönyv

Kattintson egy eseményre a naptárban vagy egy címre a listában a megnyitáshoz oldalsó panel. A Kis tervvel megnyithatja a teljes oldal (kibontási nyilak ikon): ugyanaz a tartalom, több hely és egy fix Megtakarítás gombot a tetején.

Fejléc: soron belül szerkeszthető cím, Archivált jelvény, ha van. Ha a találkozó a kukában van, egy piros szalagcímmel Visszaállítás és Végleges törlés (Közepes terv).

Akciósáv

• Állapot (legördülő menü): Nyitott vagy Zárt — megjelöli, hogy a találkozó még aktív-e vagy befejeződött (eltérő a befejezés jelölőnégyzetes feladattól).
• Prioritás (zászló): Normál vagy Sürgős.
• Magánélet (zár): Nyilvános (szervezeti tagok számára látható) ill Magán (csak a szervező, az együttműködők és a kijelölt felhasználói résztvevők).
• Címkék, Szín cím/lemez háttér, Mellékletek, Cetlik (Kis terv).
• Teljes oldal, Link másolása.
• + Hozzon létre és csatlakozzon: feladatok, jegyek, ajánlatok… már az időponthoz kapcsolódva.

Opciók menü (három pont)

• Klón: a találkozó megkettőzése; modális annak kiválasztásához, hogy másolja-e a mellékleteket, kapcsolatokat, megjegyzéseket és frissítéseket.
• Archiválás / Visszaállítás (Közepes terv): elrejteni az operatív nézetekből vagy visszatérni a naptárhoz/listához.
• Rekord szerkesztése (jogosult tagok): megnyitja a találkozó mező elrendezési beállításait.
• Törlés / Visszaállítás (piros elem): áthelyezés a kukába (közepes terv) vagy közvetlen törlés (alapterv).

Lapok rögzítése

• Adat: szervező, résztvevők, együttműködők, dátumok, típus, videokonferencia, helyszín – lásd Adatok fül és Résztvevők és együttműködők.
• Kapcsolatok, Idő: lásd Kapcsolódó szakaszok.
• Kiegészítő menü: Marketing, Szinkronizál (Google Naptár / Outlook), Frissítések (rekord történelem).

Adatok fül – fő mezők

Soron belül (ceruza ikon) vagy a rekordból szerkeszthető mezők szerkesztési módban:

• Szervező: a találkozóért felelős Mokapen felhasználó; alapértelmezés szerint aki létrehozza. A találkozó fő kapcsolati pontja.
• Résztvevők: lásd Résztvevők és együttműködők szakasz.
• Együttműködők: olyan felhasználók vagy csapatok, akik láthatják a találkozót anélkül, hogy feltétlenül részt vennének az értekezleten – lásd Résztvevők és együttműködők.
• Kezdő dátum / Befejezés dátuma: időtartomány; a naptárban az esemény a megfelelő helyet foglalja el. Egynapos találkozók esetén állítsa be ugyanazt a napot kezdési és befejezési időponttal.
• Írja be: kategorizálja a találkozót (hívás, látogatás, bemutató…) – szűrőkhöz és jelentésekhez hasznos.
• Videokonferencia: generált vagy kiválasztott link — Google Meet (aktív Google Naptár és Meet integráció esetén) vagy Microsoft Teams (Outlook naptár integrációval). A link a jegyzőkönyvből kattintható.
• Elhelyezkedés: fizikai cím vagy szabad szöveg a személyes találkozókhoz.
• Leírás (formázott szöveg, @ megemlítések a kollégák megjelölésére).

Vel egyéni mezők (Közepes terv) az Adatok fül a láthatóságot és a beállításokban meghatározott kötelező szabályokat követi. A mellékletek és megjegyzések teszik teljessé a lap alján található bejegyzést.

Kapcsolódó szakaszok

• Kapcsolatok — ajánlatok, feladatok, jegyek, projektek, egyéb elérhetőségek összekapcsolása; a névjegy megnyitása összekapcsolt találkozókat jelenít meg.
• Idő — naplózni a találkozóra lekötött órákat (előkészítés, hívás, egyeztetés).
• Szinkronizál — kapcsolat állapota a Google Naptárral vagy az Outlookkal (ha az integráció aktív).
• Címkék és Mellékletek – mint a többi Mokapen entitás.

A találkozóknak nincs natív Ellenőrzőlista lapja: a nyomon követési műveletekhez hozzon létre egy hivatkozást feladat a Létrehozás és csatlakozás lehetőséggel vagy a Kapcsolatok lapról.

Találkozó létrehozása

Eljárás

1. Nyissa meg a Találkozók oldal (Naptár vagy lista).
2. Kattintson + Időpont egyeztetés (vagy kattintson egy üres helyre a naptárban, ha elérhető).
3. Írja be a cím (kívánt).
4. Adat fül: állítsa be a szervezőt, a résztvevőket, az együttműködőket, ha szükséges, a dátumot/időt, a típust, a videokonferenciát vagy a helyet.
5. Választható: Kapcsolatok lapon a névjegy vagy az üzlet összekapcsolásához a mentés előtt.
6. Megtakarítás; ha a rendszer kéri, erősítse meg a küldést email a résztvevőknek.

Találkozókat is létrehozhat innen Hozzon létre és csatlakozzon egy másik rekordon, vagy kapcsolattartáson, cégen vagy üzleten keresztül.

Találkozó szerkesztése

Egyszeri szerkesztés (rekord)

1. Nyissa meg a találkozó rekordot.
2. Soron belüli szerkesztés: cím a fejlécben, Adat fül mezői (ceruza), résztvevők, dátumok.
3. Frissítés Állapot (Nyitott/Zárt), prioritás, címkék, adatvédelem a műveletsorból.
4. In Naptár, húzza az eseményt a dátum és az idő gyors módosításához.
5. Megtakarítás; a dátumok vagy a résztvevők szerkesztésekor előfordulhat, hogy frissítési e-maileket kell küldenie.

Egy találkozó lezárása

A Állapot menüből válassza ki a műveletsoron Zárt ha vége a találkozónak. A kinevezés az előzményekben és a jelentésekben marad; nem tűnik el a naptárból, hacsak nem archiválják vagy törlik.

Találkozó törlése

Törölje a tévedésből létrehozott találkozókat, vagy ismételje meg a tesztrekordokat. Inkább Archívum ha a találkozó véget ért, és meg szeretné őrizni az előzményeket és a kapcsolatokat anélkül, hogy a naptárt és a listát összezavarná.

Egyszeri törlés

1. Nyissa meg a rekordot → Opciók → Töröl (piros elem).
2. Erősítse meg a módban; opcionális e-mail a résztvevőknek.

A Nagy terv a kinevezés a szervezethez megy szemét (Találkozók oldal → Műveletek → Találkozói kuka). Innentől lehet Visszaállítás vagy Végleges törlés. Ha megnyit egy találkozót, amely már a kukában van, megjelenik egy Visszaállítás/Végleges törlés szalaghirdetés.

A Ingyenes terv (nagy terv nélkül) törlése általában állandó azonnal a megerősítés után, kuka nélkül – ellenőrizze szervezete engedélyeit.

Tömeges törlés

1. Lista nézet → jelölje be a jelölőnégyzetekkel.
2. Kattintson Töröl (piros gomb) → erősítse meg.

Találkozó archiválása

Az archívum a befejezett találkozók számára készült, amelyeknek a továbbiakban nem szabad megjelenniük a működési naptárban és listában, miközben megőrzi a kapcsolatokat és az előzményeket.

Egyetlen találkozó archiválása

1. Felvétel → Opciók → Archívum (Közepes terv) → erősítse meg.

Több találkozó archiválása / visszaállítás

• Tömeges: Listanézet → válassza a → lehetőséget Archívum a műveletsávban.
• Visszaállítás: nyissa meg a rekordot (pl. a kapcsolt névjegy Kapcsolatok lapjáról) → Opciók → Visszaállítás archívumból. Az archivált találkozók nem jelennek meg a normál naptár- és listanézetekben.

Találkozó klónozása

Hasznos ismétlődő, azonos szerkezetű értekezletekhez (ugyanazok a mellékletek, azonos CRM-kapcsolatok).

Egyetlen klón

1. Felvétel → Opciók → Klón.
2. Modális: cím ("copy" utótaggal), másolási lehetőség Mellékletek, Kapcsolatok, Megjegyzések, Frissítések.
3. Erősítse meg; frissítse a dátumokat és a résztvevőket az új találkozóról.

Tömeges klón

1. Lista → válassza a → lehetőséget Klón → opciók → megerősítés.

Találkozó nézetek

Naptár (alapértelmezett)

Rács nézet ehhez nap, hét, vagy hónap: minden találkozó megjelenik a dátumának és időpontjának megfelelő résben. Kattintson az eseményre a rekord megnyitásához. Ideális arra, hogy egy pillantással megtekinthesse, hogyan szerveződik a hét, és észreveheti az egymást átfedő találkozókat. Megteheti húzza egy eseményt, hogy áthelyezze egy másik dátumra vagy időpontra. A szűrők és a Felhasználók/Csapatok választó aktív maradnak: alapértelmezés szerint a találkozókat látja, még akkor is, ha különböző szervezetekben hozták létre őket.

Lista (kis terv)

Táblázatos lista testreszabható oszlopokkal (cím, dátumok, szervező, típus, címkék…). Kereshet és rendezhet oszlop szerint, kijelölhet több sort, és használhatja a klónozás, archiválás és törlés műveleteket. Adatok exportálása a Akciók menü.

Szűrők

• Speciális szűrők (Kis terv): szűkítés időszakra (kezdési/végi dátumok), szervezőre, címkékre, találkozótípusra, résztvevőkre és egyéni mezőkre. Példa: «teljes negyedéves bemutatók értékesítési címkével».
• Felhasználók / Csapatok: átválthat a naptárából egy kolléga vagy az egész csapat adataira, ha jogosult.

Találkozók beállításai

Tól Találkozók beállításai (jogosult szervezeti tagok):

• Mezők: szabványos és egyedi mezők listája (közepes terv).
• Rekord: a mezők sorrendje és láthatósága a rögzítési és létrehozási módban.
• Lista és oszlopok: alapértelmezett oszlopok a listanézethez.

A kereskedelmi forgalomba hozatal előtt igazítsa össze a találkozó típusát és a kötelező mezőket (például jelentések esetén kötelező típus).

Időpontjelentések

A Kinevezési jelentések szakasz (Nagy terv) összefoglalja azokat a találkozókat, amelyekhez a szerep- és szervezeti engedélyek alapján hozzáférhet: csak az engedélyezett rekordokat és mezőket látja. Használja értekezletek terheléselemzéséhez, értékesítési hívásokhoz és exportáláshoz – a napi tervezéshez használja a Naptárt és a listát.

• Műszerfal: diagramok címkék, típus, szervező, munkatársak, nyitott/zárt állapot, határidők, órák szerint.
• Jelentéslista: elemző táblázat szűrőkkel és exporttal.
• Gantt diagram: idővonal időszakonként és szervezőnként.

Használjon jelentéseket az értékesítési hívások osztályonkénti, a befejezett és még nyitott találkozók, valamint a heti megbeszélések terhelésének mérésére.

 

Ajánlott eljárások

• Előértékesítés: bemutató időpont → üzlet és kapcsolatfelvétel → nyomon követési feladat 24 órán belül.
• Ügyfélindítás: start az ügyfél résztvevőivel → linkelt projekt ellenőrzőlista feladatok.
• Naptár szinkronizálása: csatlakoztassa a Google-t vagy az Outlookot, és ellenőrizze a Szinkronizálás fület; kerülje a dupla foglalást.
• Havi takarítás: az archív találkozók több mint 90 napig zárva; duplikált piszkozatok törlése.
• Értesítések: mindig küldje el a frissítő e-mailt az átütemezésről vagy a lemondásról külső kapcsolattartóknak.

A találkozók kombinálása a Kapcsolatok, Ajánlatok, és Feladatok koherens értékesítési és operatív munkafolyamat érdekében.