A Mokapen útmutató

Idő

Az Time lap rögzíti a órát a feladatokon és a projekteken, és összehasonlítja a becslés (tervezett idő) értékkel. Nagy terv funkció. Az adatfolyam tevékenységi jelentéseket, munkaterhelés-elemzést és projekt pénzügyi áttekintést nyújt – a műveletek és a számok összekapcsolása párhuzamos Excel-lapok nélkül.

Miért követni az időt a CRM-ben

A Mokapenen belüli órák nyomon követése a kontextus mellett (leírás, kapcsolatok, ellenőrzőlista, megjegyzések) tartja az aktuális adatokat. Előnyök:

• Becsült vs tényleges minden feladatnál/projektnél – észlelje a túllépéseket, mielőtt azok befolyásolnák a teljesítést.
• Feltöltés személyenként — minden bejegyzésnek van szerzője és dátuma.
• Összesített jelentések — órák, időszak, tulajdonos, projekt szerint (a jelentés linkjei alább).
• Client nyomon követhetőség – a cégekhez/ügyletekhez kapcsolódó projekteknél, óratámogatás idő- és anyagszámlázással vagy belső felülvizsgálatokkal.

Hol találom

Feladat vagy projekt rekord → lap/kártya stopper ikonnal. A lapon lévő számláló az összes naplózott óra:perc értéket mutatja. Projekteknél az Idő lap a kapcsolt feladatokból származó órákat is összesítheti (a projekt összesen).

Állítsa be a becslést (tervezett idő)

1. Idő lap → Tervezett idő mező.
2. Kattintson a szerkesztés lehetőségre, és adja meg a becsült órákat (óra formátum, fix perc :00).
3. A rekord mentése.

A tetején a Összesen naplózott / Összesen tervezett látható egy folyamatjelző sávval: zöld a becslésig, a becslési jelek túllépésén túl. Állítsa be a becslést a tervezés során (feladat létrehozása vagy sprint tervezése), hogy az összehasonlítás értelmes legyen.

Rönkölő munkaórák

1. Idő fül → gyorsbeviteli sor (dátum, időtartam óra:perc, opcionális megjegyzés).
2. Megerősítés: a bejegyzés megjelenik az alábbi listában a szerzővel és a dátummal.
3. Ismételje meg több napig vagy munkamenetig.

Szerkessze vagy törölje a bejegyzéseket a listából, ha javítania kell őket. A megjegyzés (max. 60 karakter a gyors mezőben) segít a jelentésekben és az áttekintésekben ("Ügyfélhívás", "Bejelentkezési hiba javítása").

Idő és jelentések

A naplózott órák a feladatjelentésekben és a projektjelentésekben jelennek meg. Használja őket:

• heti csapatértékelés (tagonként óra);
• becsült és tényleges összehasonlítás ügyfélprojektenként;
• bevitel a jövőbeli árajánlatokhoz a múltbeli adatok alapján.

Folyamatok és bevált gyakorlatok

• Csapatszabály: naplózás a nap végén vagy a feladat bezárásakor – megbízhatóbb adatok, mint a hónap végi naplók.
• Kötelező becslés: N órát meghaladó feladatok esetén töltse ki a tervezett időt, mielőtt a „Folyamatban” részre lépne.
• Idő- és anyagprojektek: kapcsolja össze a projektet az üzlettel/céggel (Connections), figyelje az idősávot az egyeztetett óraköltségvetéshez képest.
• Retrospektív: feladatok szűrése tényleges > A becslés 150%-a, hogy megtudja, hol lehet javítani a becsléseken.
• Nem helyettesíti az ellenőrzőlistát: idő = mennyi időt töltött; ellenőrzőlista = mit csináltál. Használja őket együtt.