A Mokapen útmutató

Shifts Guide

A Shifts terület a Mokapen HR modulja, ahol megtervezheti, hogy ki hol és mikor dolgozik: helyszínek, személyek, idősávok és napok. Ez nem egy értekezletnaptár (azaz Találkozók), sem a ledolgozott órák nyilvántartása (azaz Jelenlét): A műszakok azt mondják, hogy „ez a csapattag ehhez a helyhez van rendelve, ezeken az idősávokon ezeken a dátumokon”.

A Emberi erőforrások → Műszakok menüből érheti el. Az alapértelmezett nézet a Calendar rács; átválthat a Lista elemre. A modulhoz aktív Shifts alkalmazás szükséges, a megfelelő engedélyek és egy megfelelő prémium csomag (a műszak a HR-csomag részét képezi). Ellenőrizze a rendelkezésre állást a tervében és a szervezete alkalmazásaiban.

Két szint: szervezeti műszakok és megbízások

A Shifts megfelelő használatához segít azonnal megérteni a két objektum közötti különbséget:

• Szervezeti műszakok (előre beállított értékek) — időrés-sablonok a hét napjai szerint (pl. «Reggel H–P 09:00–13:00», «Hétvége 10:00–18:00»). Egy tulajdonos (vagy valaki, aki hozzáféréssel rendelkezik a beállításokhoz) hozza létre és kezeli őket a Szervezeti beállítások → Emberi erőforrások → Műszakok menüpontban. Legalább egy előre beállított érték nélkül a rács üres állapotot jeleníthet meg: «először konfigurálja a szervezeti műszakokat».
• Műszakos hozzárendelések (felhasználói műszak) — a konkrét rekord: személy + hely + dátum (vagy tartomány) + időközök (+ opcionális előre beállított) + megjegyzések. Ezek a naptárban és listában látható kártyák, amelyeket létrehozhat, húzhat, klónozhat, tervezhet, archiválhat vagy törölhet.

Az előre beállított beállítás felgyorsítja a munkát: a létrehozáskor történő kiválasztása előre kitölti az időréseket. Továbbra is meghatározhat egyéni helyek minden hozzárendeléshez. Nincs hivatkozás az értékesítési katalógushoz. Szolgáltatások: A műszakok a szervezet helyén és felhasználói.

Felhasználói engedélyek: ki látja és ki szerkeszti

A műszakoknak nincs «jóváhagyási» folyamata (megerősítés/elutasítás). Három engedélyszint számít:

1. Alkalmazás és terv

A Shifts alkalmazás aktív (és megfelelő prémium csomag) nélkül nem léphet be a modulba vagy a Shifts jelentésbe. A tulajdonos aktiválja az alkalmazást a Beállítások → Alkalmazások menüpontban.

2. Műszaki szerkesztők

A Beállítások → Emberi erőforrások → Műszakok menüpontban a tulajdonos konfigurálja, hogy ki létrehozhat és szerkeszthet hozzárendeléseket az egész szervezethez (egyéni felhasználók vagy «összes»). A listán bárki shift szerkesztő: látja a létrehozási kezelőfelületet, bármely személyhez hozzárendelhet műszakokat, tömegesen használhatja a tervezést/klónozást/archiválást/törlést, kártyákat húzhat, és tömeges szerkesztést hajthat végre a listán.

Megjegyzés: ha egy felhasználó már Jelenlétszerkesztő, akkor a Mokapen Shifts-szerkesztőként is kezeli – így aki órákat kezel, kettős konfiguráció nélkül is összehangolhatja a tervezést.

3. Nem szerkesztő felhasználó (korlátozott láthatóság)

A nem szerkesztők általában csak saját műszakjukat és beszámolói – azaz az általuk irányított csapatok tagjait – látják. Nem látják (és nem szerkesztik) az egész szervezet teljes menetrendjét. Az új feladatok létrehozása mások számára a szerkesztők feladata marad.

4. Tulajdonos és előbeállítások

A szervezeti váltások (előre beállított értékek) létrehozása/szerkesztése/törlése és a szerkesztőlista mentése általában a tulajdonos (szervezeti beállítások) kezében marad. A tagszerkesztők kezelhetik a napi feladatokat, de a heti sablonokat az határozza meg, aki a szervezetet felügyeli.

Összefoglalva:

• Tulajdonos — aktiválja az alkalmazást, a helyeket, az előre beállított értékeket, és ki a szerkesztő.
• Szerkesztő – műszakokat tervez mindenkinek (vagy a több létrehozásban kiválasztottaknak).
• Nem szerkesztő — megtekinti (és követi) a saját és a nekik jelentésttevő személyek változásait; nem kezeli a globális ütemezést.

Shifts oldal – eszköztár és nézetek

A tetején válthat a Naptár és a Lista között. A naptárban a következőket is megtalálod:

• Sor mód (alapértelmezett) — teljes hónap: minden sor egy nap; az oszlopok a csoportosítástól függenek (helyek vagy felhasználók).Navigáció hónapról hónapra.
• Oszlopok mód — vízszintes ablak körülbelül tegnapról → +7 nap, az aloszlopok a napi előre beállított idősávhoz. Hasznos a "rövid" üzemi hétben; ez nem egy dedikált ISO-naptár, melynek neve „Hét”.
• Csoport: — Hely → Felhasználó (alapértelmezett) vagy Felhasználó → Hely. Módosítja a kártyák olvasását: az egyik esetben embereket lát a helyszínen; a másikban a személyen belüli helyek.
• Speciális szűrők — alapprémium előfizetéssel (ha van), személyek, helyszínek, időszakok szerint szűkítve; ellenkező esetben frissítési üzenet jelenhet meg.
• Új műszak/műveletek — hozzárendelés létrehozása (ha szerkesztő); innen vagy a műveletek menüből is Terv, archiválás stb. engedélyek szerint.

A Lista listában táblázatban láthatja a hozzárendeléseket (személy, dátumok, helyszín, idősávok, megjegyzések…). Szerkesztői jogosultságokkal több sort is kijelölhet, és tömeges műveleteket végezhet (szerkesztés, másolás, archiválás, törlés, tervezés a rendelkezésre álló elemek szerint).

Rácskártyák és hozzárendelési kártya

A rácsban minden feladat egy színes kártya (felhasználói szín a szervezetben). A csoportosítástól függően az avatar/név + időréseket vagy a helyet + réseket mutatja. Kattintással megnyílik a feladatkártya.

Tipikus kártyamezők

• Személy, Hely (kötelező), Dátum, Idő⟧, (175 vagy több⟧ Előre beállított shift (opcionális), Jegyzetek.
• Archivált jelvény, ha a feladat kívül esik az aktív nézeteken.
• Ha a Presences alkalmazás aktív: a műszak és a jelenlét összehasonlítása (tervezett és rögzített órák, lehetséges túlóra), a kapcsolódó be-/kilépések listája és parancsikonok az ugyanazon a napon/helyszínen történő jelenlét rögzítéséhez vagy szerkesztéséhez.

Beállítások menü

• Clone — megkettőzi a hozzárendelést (hasznos, ha ugyanazt a mintát más dátumokon is megismétli).
• Archiválás / Visszaállítás — eltávolítja vagy visszaállítja az aktív naptárat/listát az előzmények elvesztése nélkül.
• Delete — eltávolítja a hozzárendelést (és leválaszt minden olyan jelenlétet, amely az adott műszakra mutatott). Inkább archiválja, ha nyomkövetésre van szüksége.

A naptárban, ha Ön szerkesztő, kártyákat is húzhat a cellák között (módosíthatja a dátumot/helyet/felhasználót/helyet a rács szerint). A Mokapen megjelöli az átfedéseket időréseket ugyanazon a felhasználón/napon és figyelmeztetéseket a szervezetre lezárási napok.