Mokapen Rehberi

Vardiya Kılavuzu

The Vardiyalar alan Mokapen'in İK modülüdür. kimin nerede ve ne zaman çalışacağını planlamak: yerler, insanlar, zaman aralıkları ve günler. Bu bir toplantı takvimi (yani Randevular) ya da çalışılan saatlerin bir kaydı (yani Varlıklar): Vardiyalarda "bu ekip üyesi bu konuma, bu zaman dilimlerinde, bu tarihlerde atanmıştır" diyor.

Şu adresten erişin: İnsan Kaynakları → Vardiyalar menü. Varsayılan görünüm Takvim ızgara; geçiş yapabilirsin Liste. Modül, Shifts uygulamasının etkin olmasını, doğru izinlerin ve uygun Premium planı (Vardiyalar İK paketinin bir parçasıdır). Planınızda ve kuruluşunuzun Uygulamalarında kullanılabilirliği kontrol edin.

İki seviye: organizasyonel değişiklikler ve atamalar

Shift'leri iyi kullanmak için iki nesne arasındaki farkı hemen anlamanıza yardımcı olur:

• Organizasyonel değişiklikler (ön ayarlar) — haftanın gününe göre zaman aralığı şablonları (örneğin, «Sabah Pazartesi-Cuma 09:00–13:00», «Hafta Sonu 10:00–18:00»). Bir mal sahibi (veya ayarlara erişimi olan biri) bunları Organizasyon ayarları → İnsan Kaynakları → Vardiyalar bölümünde oluşturur ve yönetir. En az bir ön ayar olmadan ızgara boş bir durum gösterebilir: "öncelikle organizasyonel vardiyaları yapılandırın".
• Vardiya atamaları (kullanıcı vardiyası) — somut kayıt: kişi + konum + tarih (veya aralık) + zaman dilimleri (+ isteğe bağlı ön ayar) + notlar. Bunlar, takvimde ve listede gördüğünüz, oluşturabileceğiniz, sürükleyebileceğiniz, kopyalayabileceğiniz, planlayabileceğiniz, arşivleyebileceğiniz veya silebileceğiniz kartlardır.

Ön ayar işleri hızlandırır: oluştururken bunu seçmek zaman aralıklarını önceden doldurur. Yine de her atamada özel alanlar tanımlayabilirsiniz. Satış kataloğuna bağlantı yok Hizmetler: Vardiyalar organizasyon üzerinde çalışır yerler Ve kullanıcılar.

Kullanıcı izinleri: kim görür ve kim düzenler

Vardiyaların bir “onay” akışı (onayla/reddet) yoktur. Üç izin düzeyi önemlidir:

1. Uygulama ve plan

Shifts uygulaması etkin olmadan (ve uygun bir Premium plan), modüle veya Shifts raporlarına giremezsiniz. Sahibi, uygulamayı Ayarlar → Uygulamalar'dan etkinleştirir.

2. Shift editörleri

Ayarlar → İnsan Kaynakları → Vardiyalar'da, yönetici kimlerin yapabileceğini yapılandırır. oluştur ve düzenle tüm kuruluş için atamalar (bireysel kullanıcılar veya "tümü"). Bu listedeki herkes bir vardiya editörü: Oluşturma kullanıcı arayüzünü görürler, herhangi bir kişiye vardiya atayabilir, toplu olarak plan/klonla/arşivle/sil kullanabilir, kartları sürükleyebilir ve listede toplu düzenleme gerçekleştirebilirler.

Not: Eğer bir kullanıcı zaten bir Durum düzenleyicisiMokapen aynı zamanda bunları bir Vardiya düzenleyicisi olarak da ele alır; böylece saatleri yöneten kişi çift yapılandırma olmadan planlamayı uyumlu hale getirebilir.

3. Düzenleyici olmayan kullanıcı (kısıtlı görünürlük)

Editör olmayanlar genellikle yalnızca kendi vardiyaları ve onlarınkiler rapor alanlar — yani yönettikleri ekiplerin üyeleri. Tüm organizasyonun tam programını görmezler (veya düzenlemezler). Başkaları için yeni görevler oluşturmak editörlere kalıyor.

4. Sahip ve ön ayarlar

Oluşturma/düzenleme/silme organizasyonel değişiklikler (ön ayarlar) ve editör listesinin kaydedilmesi genellikle mal sahibi (organizasyon ayarları). Bir üye düzenleyici günlük görevleri yönetebilir ancak haftalık şablonlar, kuruluşu yöneten kişi tarafından tanımlanır.

Özetle:

• Mal sahibi — uygulamayı, konumları, ön ayarları ve kimin düzenleyici olduğunu etkinleştirir.
• Editör — herkes için (veya çoklu oluşturmada seçilenler için) vardiyaları planlar.
• Editör olmayan — kendilerinin ve onlara rapor veren kişilerin vardiyalarını görür (ve takip eder); küresel programı yönetmiyor.

Sayfayı değiştirir — araç çubuğu ve görünümler

Üst kısımda şunlar arasında geçiş yaparsınız: Takvim Ve Liste. Takvimde ayrıca şunları da bulabilirsiniz:

• Satırlar modu (varsayılan) — tam ay: her satır bir gündür; sütunlar gruplamaya (konumlar veya kullanıcılar) bağlıdır. Aylık navigasyon.
• Sütunlar modu — yaklaşık dünün yatay penceresi → +7 gün, alt sütunlar güne bağlı önceden ayarlanmış zaman dilimleri. "Kısa" çalışma haftası için kullanışlıdır; «Hafta» adında özel bir ISO takvimi değildir.
• Gruplandırma ölçütü — Konum → Kullanıcı (varsayılan) veya Kullanıcı → Konum. Kartların okunma şeklini değiştirir: Bir durumda, konumdaki insanları görürsünüz; diğerinde ise kişinin içindeki yerler.
• Gelişmiş filtreler — kişilere, konumlara ve dönemlere göre daraltılmış bir temel Premium planıyla (varsa); aksi takdirde bir yükseltme istemi görüntülenebilir.
• Yeni vardiya / eylemler — ödev oluşturma (eğer editör ise); buradan veya eylemler menüsünden de Planı, arşiv vb. izinlere göre.

İçinde Liste atamaları bir tabloda görürsünüz (kişi, tarihler, konum, zaman aralıkları, notlar…). Düzenleyici izinleriyle birden fazla satırı seçebilir ve toplu işlemleri kullanabilirsiniz (düzenleme, çoğaltma, arşivleme, silme, mevcut öğelere göre planlama).

Izgara kartları ve atama kartı

Izgarada her atama bir renkli kart (kuruluştaki kullanıcı rengi). Gruplandırmaya bağlı olarak avatar/isim + zaman dilimlerini veya konum + zaman dilimini gösterir. Tıklayınca açılır ödev kartı.

Tipik kart alanları

• Kişi, Konum (gerekli), Tarih, Zaman (bir veya daha fazla yuva), Ön ayarlı kaydırma (isteğe bağlı), Notlar.
• Arşivlendi ödev aktif görünümlerin dışındaysa rozet.
• Eğer Varlıklar uygulama etkin: vardiya ve iletişim durumu karşılaştırması (planlanan ve kaydedilen saatler, olası fazla mesai), bağlantılı giriş/çıkışların listesi ve aynı gün/konumdaki bir varlığı kaydetmek veya düzenlemek için kısayollar.

Seçenekler menüsü

• Klon — atamayı çoğaltır (aynı modeli diğer tarihlerde tekrarlamak yararlı olur).
• Arşivle / Geri Yükle — geçmişi kaybetmeden etkin takvimi/listeyi kaldırır veya geri getirir.
• Silmek — atamayı kaldırır (ve bu değişime işaret eden tüm varlıkların bağlantısını kaldırır). Takibe ihtiyacınız varsa arşivlemeyi tercih edin.

Takvimde editör iseniz şunları da yapabilirsiniz: sürüklemek hücreler arasındaki kartlar (tarih/konum/kullanıcı/yuvayı ızgaraya göre değiştirin). Mokapen bayrakları örtüşmeler aynı kullanıcı/gündeki zaman aralıkları ve organizasyonla ilgili uyarılar kapanış günleri.

Vardiya ataması oluşturma

1. Bunu doğrula yerler mevcut (genel kuruluş ayarları) ve en az bir kuruluş önceden ayarlanmış (tavsiye edilen).
2. İK → Vardiyalar → Yeni vardiya (düğmeyi görüyorsanız genellikle bir editörsünüz demektir).
3. Seçmek kişi (veya editör ise birden fazla kişi), konum, isteğe bağlı önceden ayarlanmış.
4. Tip Bekar (bir tarih) veya Çoklu (tarih aralığı).
5. Ayarlamak zaman aralıkları (önceden doldurulmuş veya özel olarak doldurulmuş) ve notlar.
6. Kaydet: kartlar ızgarada ve listede görünür.

Vardiyaların planlanması (kopyalama dönemi → ay)

The Planı işlev, atamaları kaynak dönemden hedef aya kopyalar, haftanın gününü ve ay içindeki "konumunu" korumaya çalışır (her şeyi manuel olarak yeniden oluşturmadan yinelenen kalıpları tekrarlamak faydalıdır). Modal seçeneklere göre kullanıcılara ve konumlara göre daraltabilirsiniz. Kopyalanacak vardiya yoksa Mokapen bunu rapor eder. Bir "şablon" ayını birleştirdikten sonra Planı kullanın.

Düzenleme, klonlama, arşivleme, silme

• Düzenlemek — kartı açın ve alanları güncelleyin; listede varsa toplu düzenleme yapın. Veya ızgarayı sürükleyin.
• Klonla / Çoğalt — karttan veya çoklu seçimden; daha sonra yeni kayıttaki tarihleri ​​düzeltin.
• Arşiv — tamamlanan veya artık ilgili olmayan vardiyalar operasyonel görünümlerden ayrılır ancak kurtarılabilir durumda kalır.
• Silmek — hatalar ve testler için; varlıkları içeren bağlantıyı izleyin.

Ayarları değiştirir

Yol: Organizasyon ayarları → İnsan kaynakları → Vardiyalar kartı (veya İK merkezi).

• Vardiya oluşturabilen ve düzenleyebilen kullanıcılar — editör listesi (kullanıcılar veya kuruluşun tamamı). Bu ana operasyonel izin koludur.
• Organizasyonel değişiklikler (ön ayarlar) — başlık + bir veya daha fazla haftanın günleri SS:DD–SS:DD yuvalar. Her hafta (sabah/öğleden sonra, hafta sonu, akşam vardiyası…) kullanacağınız kalıpları oluşturun.
• Konumlar — genel organizasyon ayarlarında (konumlarda) yönetilir; konumlar olmadan yararlı vardiyalar atayamazsınız.
• Kapanışlar / tatiller — genel ayarlarda: kapanış günlerinde, oluşturma sırasında uyarılar veya engellemeler alabilirsiniz.

Geçişler ve Varlıklar bir arada

Her iki uygulama da etkinken tipik akış şöyledir: planı Shift'li → kayıt Durumlarla gerçek saatler (aynı zamanda vardiya kartından). Görev kartı, varlığın planlanandan ne kadar saptığını gösterebilir. Bir varlık, aynı kullanıcı/konum/gün için otomatik olarak bir vardiyaya bağlanabilir. Ayrıntılar şurada İletişim durumu kılavuzu.

Vardiya raporları

itibaren Raporlar → Vardiyalar analiz ettiğiniz menü planlanan saatler (arşivlenmemiş atamaların zaman dilimlerinden türetilmiştir): konuma göre saatler, kullanıcıya göre saatler, kullanıcı saatleri × haftanın günü ve ayrıca analitik bir liste. Gelişmiş filtreler genellikle temel bir Premium plan gerektirir. Konum iş yükü ve haftalık kapsam için raporları kullanın; için çalıştı saatler Durum raporlarını (ve mümkün olduğunda çapraz verileri) kullanır.

Kullanım örnekleri

• Perakende / çoklu konum: sabah/öğleden sonra ön ayarları; Konum→Kullanıcı kılavuzu; editör = mağaza müdürü; Her ay plan yapın.
• Stüdyo / klinik: önceden ayarlanmış yuvalara göre sütunlar; profesyonelleri konumlara atamak; Varlıklarla karşılaştırın.
• Yönetici ile takım: editör olmayanlar yalnızca kendilerini ve rapor edilenleri görür; Genel Merkez editörü her şeyi görüyor.
• Kapanışlar: organizasyon tatilleri → kapalı günlerde hayalet vardiyalardan kaçının.

Önerilen süreçler

• İlk oluştur yerler Ve ön ayarlar, ardından kişileri atayın; tam tersi değil.
• Sınır editörler gerçekten planlama yapanlara (İK, mağaza müdürü); Kuruluş büyükse "hepsi" seçeneğinden kaçının.
• Kullanmak Planı istikrarlı bir şablon ayının ardından.
• Arşiv Geçmiş raporlara ihtiyacınız varsa bunları silmek yerine eski ayları silebilirsiniz.
• Vardiyaları ve Varlıkları Hizalayın: aynı konum ve aynı zaman dilimleri sapmaları ve "sürpriz" fazla mesaiyi azaltır.

Sık sorulan sorular

S: Yeni geçiş düğmesini göremiyorum. Neden?

C: Genellikle vardiyanın arasında değilsiniz editörler (ya da bir varlık editörü). Sahibinden sizi Ayarlar → İnsan Kaynakları → Vardiyalar'a eklemesini isteyin.

S: Tablo boş / organizasyonel değişiklikler istiyor.

A: Organizasyonel ön ayar yapılandırma eksik. Sahibinin bunları Shift ayarlarında oluşturması gerekir.

S: Sadece kendi vardiyalarımı görüyorum, meslektaşlarımınkini görmüyorum.

C: Editör değilseniz beklenen davranış: kendinizi ve raporladığınız kişileri görürsünüz. Programın tamamı editör olmayı gerektiriyor.

S: Vardiya onayı var mı?

C: Hayır. Rezervasyonlarda olduğu gibi onay/ret akışı yoktur. Operasyonel durum planlama → (isteğe bağlı mevcudiyet) → arşivlemedir.

S: Vardiyalar ve Randevular arasındaki fark nedir?

C: Vardiyalar = İK planlaması (konum + zaman aralıkları + kişi). Randevular = CRM katılımcılarıyla toplantılar/çağrılar. Bkz. Randevu kılavuzu.

S: Vardiyalar Hizmetlere bağlı mı?

C: Hayır. Bunlar organizasyon konumlarına, kullanıcılara ve zaman ön ayarlarına bağlıdır.