Руководство Mokapen

Руководство по сменам

Раздел Смены — HR-модуль Mokapen для планирования, кто где и когда работает: локации, люди, временные интервалы и дни. Это не календарь встреч (это Встречи) и не учёт отработанных часов (это Присутствия): смены означают «этот сотрудник назначен на эту локацию, в эти интервалы, в эти даты».

Доступ из меню Кадры → Смены. Вид по умолчанию — Календарь в виде сетки; можно переключиться на Список. Модуль требует активное приложение Смены, правильные права и подходящий Premium-план (смены входят в HR-пакет). Проверьте доступность на вашем плане и в Приложениях организации.

Два уровня: организационные смены и назначения

Чтобы хорошо использовать Смены, полезно сразу понять разницу между двумя объектами:

• Организационные смены (preset) — шаблоны временных интервалов по дням недели (напр. «Утро пн–пт 09:00–13:00», «Выходные 10:00–18:00»). Их создаёт и управляет ими owner (или тот, у кого есть доступ к настройкам) в Настройки организации → Кадры → Смены. Без хотя бы одного preset сетка может показать пустое состояние: «сначала настройте организационные смены».
• Назначения смен (пользовательская смена) — конкретная запись: человек + локация + дата (или диапазон) + временные интервалы (+ необязательный preset) + заметки. Это карточки в календаре и списке, которые можно создавать, перетаскивать, клонировать, планировать, архивировать или удалять.

Preset ускоряет работу: при выборе при создании интервалы предзаполняются. На каждом назначении можно задать свои слоты. Связи с Услугами каталога продаж нет: Смены работают с локациями и пользователями организации.

Права пользователей: кто видит и кто изменяет

У Смен нет потока «одобрения» (подтверждение/отклонение). Важны три уровня прав:

1. Приложение и план

Без активного приложения Смены (и подходящего Premium-плана) вы не попадёте в модуль и в отчёты Смен. Owner активирует приложение в Настройки → Приложения.

2. Редактор смен

В Настройки → Кадры → Смены owner настраивает, кто может создавать и изменять назначения для всей организации (отдельные пользователи или «все»). Кто в этом списке — editor: видит UI создания, может назначать смены любому, использовать планировать/клонировать/архивировать/удалить массово, перетаскивать карточки, делать массовое редактирование в списке.

Примечание: если пользователь уже редактор Присутствий, Mokapen также считает его редактором Смен — так тот, кто управляет часами, может согласовать планирование без двойной настройки.

3. Пользователь без прав редактора (ограниченная видимость)

Кто не editor, обычно видит только свои смены и смены своих reportees — то есть членов команд, которыми он руководит. Не видит (и не изменяет) полное расписание всей организации. Создание новых назначений для других остаётся за редакторами.

4. Owner и preset

Создание/изменение/удаление организационных смен (preset) и сохранение списка редакторов обычно остаётся у owner (настройки организации). Member-editor может управлять назначениями по дням, а недельные шаблоны задаёт тот, кто администрирует org.

Кратко:

• Owner — активирует приложение, локации, preset, кто editor.
• Editor — планирует смены для всех (или для выбранных при множественном создании).
• Не editor — просматривает (и следует) свои смены и смены подчинённых; не управляет глобальным расписанием.

Страница Смены — панель и виды

Вверху переключаетесь между Календарь и Список. В календаре также:

• Режим строк (по умолчанию) — весь месяц: каждая строка — день; столбцы зависят от группировки (локации или пользователи). Навигация месяц за месяцем.
• Режим столбцов — горизонтальное окно примерно вчера → +7 дней, с подстолбцами, привязанными к интервалам preset дня. Полезно для «короткой» операционной недели; это не отдельный ISO-календарь с названием «Неделя».
• Группировать по — Локация → Пользователь (по умолчанию) или Пользователь → Локация. Меняет чтение карточек: в одном случае видите людей внутри локации; в другом — локации внутри человека.
• Расширенные фильтры — с базовым Premium-планом (где предусмотрено) сужаете по людям, локациям, периодам; иначе может появиться предложение об upgrade.
• Новая смена / действия — создание назначения (если editor); отсюда или из меню действий также Планировать, архив и т.д. по правам.

В Списке назначения в таблице (человек, даты, локация, интервалы, заметки…). С правами editor можно выбрать несколько строк и использовать массовые действия (изменить, дублировать, архивировать, удалить, планировать по доступным пунктам).

Карточки в сетке и карточка назначения

В сетке каждое назначение — цветная карточка (цвет пользователя в организации). В зависимости от группировки показывает аватар/имя + интервалы или локацию + интервал. Клик открывает карточку назначения.

Типичные поля карточки

• Человек, Локация (обязательна), Дата, Время (один или несколько интервалов), Preset смены (необязательно), Заметки.
• Бейдж В архиве, если назначение вне активных видов.
• Если приложение Присутствия активно: сравнение смены и присутствия (запланированные и учтённые часы, возможные сверхурочные), список связанных открытий/закрытий и ярлыки для регистрации или изменения присутствия в тот же день/локацию.

Меню Опции

• Клонировать — дублирует назначение (удобно повторить тот же шаблон на другие даты).
• Архивировать / Восстановить — убирает или возвращает в активный календарь/список без потери истории.
• Удалить — удаляет назначение (и отвязывает присутствия, которые указывали на эту смену). Лучше архивировать, если нужна история.

В календаре editor может также перетаскивать карточки между ячейками (смена даты/локации/пользователя/интервала по сетке). Mokapen сигнализирует о пересечениях интервалов у одного пользователя/дня и предупреждает о днях закрытия организации.

Создание назначения смены

1. Убедитесь, что есть локации (общие настройки org) и хотя бы один организационный preset (рекомендуется).
2. Кадры → Смены → Новая смена (если видите кнопку, вы обычно editor).
3. Выберите человека (или нескольких, если editor), локацию, необязательный preset.
4. Тип Одиночный (одна дата) или Множественный (диапазон дат).
5. Задайте временные интервалы (предзаполненные из preset или свои) и заметки.
6. Сохраните: карточки появятся в сетке и списке.

Планирование смен (копирование периода → месяц)

Функция Планировать копирует назначения из исходного периода в целевой месяц, стараясь сохранить день недели и «позицию» в месяце (удобно для повторяющихся шаблонов без ручного пересоздания). Можно сузить по пользователям и локациям по опциям модального окна. Если нечего копировать, Mokapen сообщит об этом. Используйте Планировать после закрепления «образцового» месяца.

Изменение, клонирование, архивирование, удаление

• Изменить — откройте карточку и обновите поля; в списке — массовое редактирование, если доступно. Или перетащите в сетке.
• Клонировать / Дублировать — из карточки или множественного выбора; затем поправьте даты в новой записи.
• Архивировать — завершённые или неактуальные смены выходят из операционных видов, но остаются доступными.
• Удалить — для ошибок и тестов; следите за связью с присутствиями.

Настройки Смен

Путь: Настройки организации → Кадры → карточка Смены (или HR-хаб).

• Пользователи, которые могут создавать и изменять смены — список editor (пользователи или вся org). Главный рычаг операционных прав.
• Организационные смены (preset) — название + дни недели с одним или несколькими интервалами HH:MM–HH:MM. Создайте шаблоны на каждую неделю (утро/день, выходные, вечерние смены…).
• Локации — в общих настройках организации (локации); без локаций нельзя назначить полезные смены.
• Закрытия / праздники — в общих настройках: в дни закрытия могут быть предупреждения или блокировки при создании.

Смены и Присутствия вместе

С обоими приложениями типичный поток: планируете в Сменах → учитываете фактические часы в Присутствиях (также из карточки смены). Карточка назначения может показать, насколько присутствие отклоняется от плана. Присутствие может автоматически связаться со сменой того же пользователя/локации/дня. Подробности в руководстве Присутствия.

Отчёты Смен

Из меню Отчёты → Смены анализируете запланированные часы (из интервалов неархивированных назначений): часы по локации, по пользователю, часы пользователя × день недели, плюс аналитический список. Расширенные фильтры часто требуют базовый Premium-план. Отчёты — для нагрузки локаций и покрытия недель; для отработанных часов используйте отчёты Присутствий (и перекрёстные данные, где доступны).

Примеры использования

• Ритейл / несколько локаций: preset утро/день; сетка Локация→Пользователь; editor = store manager; Планировать каждый месяц.
• Студия / клиника: столбцы по интервалам preset; назначение специалистов на локации; сравнение с Присутствиями.
• Команда с manager: не-editor видят только себя и reportees; HQ editor видит всё.
• Закрытия: праздники org → избегайте «фантомных» смен в закрытые дни.

Рекомендуемые процессы

• Сначала создайте локации и preset, затем назначайте людей — не наоборот.
• Ограничьте editor теми, кто реально планирует (HR, store manager); избегайте «все», если org большая.
• Используйте Планировать после стабильного образцового месяца.
• Архивируйте старые месяцы вместо удаления, если нужны исторические отчёты.
• Согласуйте Смены и Присутствия: та же локация и те же интервалы уменьшают расхождения и «неожиданные» сверхурочные.

Частые вопросы

В: Не вижу кнопку Новая смена. Почему?

О: Обычно вы не среди editor смен (и не редактор присутствий). Попросите owner добавить вас в Настройки → Кадры → Смены.

В: Сетка пуста / просит организационные смены.

О: Не настроены организационные preset. Owner должен создать их в настройках Смен.

В: Вижу только свои смены, не коллег.

О: Ожидаемое поведение, если вы не editor: видите себя и reportees. Полное расписание — только для editor.

В: Есть ли одобрение смены?

О: Нет. Нет потока подтверждения/отклонения как у бронирований. Операционный статус: планирование → (опц. присутствие) → архив.

В: Разница между Сменами и Встречами?

О: Смены = HR-планирование (локация + интервалы + человек). Встречи = совещания/звонки с участниками CRM. См. руководство Встречи.

В: Смены зависят от Услуг?

О: Нет. Зависят от локаций, пользователей и временных preset организации.