Руководство Mokapen

Импорт / Экспорт

Раздел Импорт / Экспорт позволяет перенести ваши данные в Mokapen из файла Excel или CSV (импорт) и скачать данные организации в файл Excel (экспорт). Это самый быстрый способ заполнить CRM, когда вы начинаете с существующих адресных книг, прайс-листов или справочников, или когда нужны резервные копии и анализ вне платформы.

Находится в меню организации → Импорт/Экспорт. Пошаговый импорт состоит из этапов (выберите, что импортировать, загрузите файл, сопоставьте столбцы, запустите) и выполняется в фоне: можно следить за прогрессом и просматривать историю импортов.

Обзор

Две отдельные функции, часто используемые вместе:

• Импорт — загружаете файл (Excel или CSV), и Mokapen создаёт (или обновляет) соответствующие карточки. Можно импортировать Проекты, Задачи, Контакты, Компании, Товары и Услуги.
• Экспорт — скачиваете данные в файл Excel (.xlsx). Экспорт охватывает больше типов карточек, чем импорт: помимо перечисленных выше, также Сделки, КП, Заказы, Тикеты, Встречи и Бронирования.

Импорт — это пошаговый процесс из четырёх экранов: (1) выбор типа карточки, (2) загрузка файла, (3) сопоставление столбцов файла с полями CRM с настройкой конфиденциальности и дубликатов, (4) отслеживание прогресса и результата. Отдельного экрана «предпросмотр и подтверждение» нет: примеры значений вы уже видите на экране сопоставления столбцов.

Доступ и права

У двух функций разные права:

• Импорт — разрешён участникам организации. Ярлыки импорта также есть в меню Действия в списках Контактов, Компаний, Задач и Проектов.
• Экспорт — доступен только Владельцу организации. Кнопка экспорта в списках и страница экспорта видны только этой роли.

Две функции зависят от тарифа:

• Пользовательские поля при импорте — возможность сопоставлять столбцы файла с вашими пользовательскими полями требует тариф Premium. Без него на этапе сопоставления видны только стандартные поля.
• Расширенная обработка дубликатов — опции Вставить, если пусто и Заменить требуют тариф Premium. На бесплатном тарифе остаётся только Пропустить (дубликаты не изменяются).

Экспорт всегда учитывает права и конфиденциальность: каждый пользователь экспортирует только те записи, к которым имеет доступ согласно своей роли и правилам видимости организации.

Как импортировать (пошаговый процесс)

Импорт проходит в четыре шага:

1. Выберите, что импортировать — на странице Импорт выберите карточку: Проекты, Задачи, Контакты, Компании, Товары или Услуги. Отсюда же можно открыть Историю импортов.
2. Загрузите файл — перетащите (или выберите) файл .xlsx, .xls или .csv размером не более 4 МБ. Mokapen читает столбцы и переходит к сопоставлению.
3. Сопоставьте столбцы — для каждого столбца файла выберите соответствующее поле CRM (или пропустите). На том же экране задаёте конфиденциальность импортируемых данных и, где предусмотрено, обработку дубликатов. Кнопка импорта разблокируется только после сопоставления обязательных полей.
4. Запустите и дождитесь результата — импорт запускается в фоне: экран результатов обновляется автоматически каждые несколько секунд и показывает счётчики Обработано, Импортировано, Обновлено, Пропущено, Ошибки.

Поскольку работа выполняется в очереди, для файлов с большим числом строк операция может занять несколько минут: оставьте страницу открытой или проверьте снова Историю импортов.

Подготовка файла (Excel и CSV)

Качество импорта почти полностью зависит от качества файла. Excel удобен, но может подводить: даты превращаются в числа, начальные нули исчезают, объединённые ячейки, формулы с ошибками. Перед загрузкой подготовьте файл так:

• Первая строка = заголовки — первая строка должна содержать названия столбцов (напр. Имя, Фамилия, Email, Телефон). Именно их вы увидите на этапе сопоставления.
• Один столбец = одно значение — не помещайте «Mario Rossi» в один столбец, если затем нужны отдельные Имя и Фамилия; держите телефон, email и адрес в разных столбцах.
• Без объединённых ячеек — объединённые ячейки (merge) ломают чтение сетки. Всегда используйте отдельные ячейки.
• Без формул — формулы замедляют работу и могут давать ошибки. Если есть вычисляемые столбцы, скопируйте и вставьте как значения перед сохранением.
• Очистите пустые ячейки — строки и столбцы, кажущиеся пустыми, но с пробелами или остаточным форматированием, мешают чтению. Удалите действительно ненужные строки/столбцы.
• Кодировка UTF-8 — чтобы не потерять акценты и специальные символы (à, è, ç, ü…), сохраняйте в UTF-8. В Excel: «Сохранить как» → CSV UTF-8, или оставайтесь на .xlsx, который хорошо обрабатывает символы.
• Большие файлы → разбейте — лимит 4 МБ. Если данных много, разделите на несколько файлов и импортируйте блоками: так проще найти возможные ошибки.
• Избегайте символов в нестандартных форматах — декоративные символы, необычные шрифты или экзотическое форматирование текста могут не читаться или преобразовываться.

Для CSV дополнительная заметка: это простой текст с разделёнными значениями. Mokapen читает в UTF-8 и автоматически определяет разделитель; если открыть и пересохранить CSV в Excel с итальянской локалью, разделитель часто становится точкой с запятой — обычно это нормально, но если после загрузки всё в одном столбце, проблема почти всегда в этом: пересохраните, явно выбрав «CSV UTF-8», или используйте файл .xlsx.

Сопоставление столбцов

Это сердце импорта. Для каждого столбца файла Mokapen показывает название заголовка и до шести примеров значений из первых строк, чтобы сразу понять содержимое. Рядом в меню «Относится к» выберите соответствующее поле CRM:

• Сопоставьте столбец с полем (напр. столбец «Mail» → поле Email).
• Пропустить столбец — оставьте сопоставление пустым для ненужных столбцов: они не будут импортированы.
• Каждое поле CRM можно использовать только один раз: после сопоставления оно исчезает из вариантов других столбцов.

Нужно сопоставить как минимум обязательные поля, иначе кнопка импорта останется заблокированной:

• Контакты — хотя бы одно из Имя, Фамилия или email. Строки без любого из них игнорируются.
• Компании — Название компании.
• Задачи, Проекты, Товары, Услуги — Заголовок (или название).

Некоторые поля автоматически разрешают связи по имени: при импорте Контактов столбец, сопоставленный с Компанией, связывает (или создаёт, если не существует) компанию с этим названием; при импорте Задач столбец Проект связывает или создаёт проект с этим заголовком. Сравнение не учитывает регистр.

Пользовательские поля — при тарифе Premium в меню также появляются ваши пользовательские поля (числа, тексты, даты, списки). Даты и валюты интерпретируются и нормализуются; для полей пользователь/команда значение приводится к правильному пользователю или команде.

Поля со специальными форматами

Некоторые поля принимают несколько значений в одной ячейке или ищут связь: при сопоставлении под столбцом появляется жёлтое предупреждение с ожидаемым форматом. Разделитель для нескольких значений всегда точка с запятой (;).

• Метки (tag) — названия, разделённые «;». Если метки нет, она создаётся автоматически. Напр.: Клиент;VIP;Перезвонить.
• Заинтересованные стороны — для каждой записи укажите email пользователя или код команды с «t» (напр. t123), разделённые «;». Напр.: mario@email.com;t45.
• Ответственный (owner) — одно значение: email пользователя или код команды «t{id}».
• Поставщик (Товары/Услуги) — название компании-поставщика; если не существует, создаётся.
• Изображения (Товары/Услуги) — полные URL изображений, разделённые «;».
• Группы (Товары/Услуги) — названия, разделённые «;»; отсутствующие группы создаются.

Всегда читайте жёлтое предупреждение: соблюдение этого формата — разница между чистым импортом и импортом с пропущенными значениями.

Обработка дубликатов

Для Контактов, Компаний, Товаров и Услуг можно решить, что делать, когда строка соответствует уже существующей карточке. Опция «Управление дубликатами» включена по умолчанию. Ключ, по которому Mokapen распознаёт дубликат, зависит от типа:

• Контакты — тот же email (если указан в строке).
• Компании — то же название компании (без учёта регистра). Примечание: компании с одинаковым названием никогда не дублируются при связывании из контактов, даже при отключённой обработке дубликатов.
• Товары — тот же код товара.
• Услуги — тот же код услуги.

При обнаружении дубликата можно выбрать одно из трёх поведений:

• Пропустить (по умолчанию) — игнорировать новые значения и продолжить без сохранения и обновления. Строка учитывается как Пропущено.
• Вставить, если пусто — обновить поле только если оно сейчас пустое (не перезаписывает существующие данные). Требует Premium.
• Заменить — обновить каждое сопоставленное поле новым значением независимо от текущего. Требует Premium.

Задачи и Проекты не имеют обработки дубликатов: каждая строка всегда создаёт новую карточку. При повторном импорте того же файла получите дубликаты: хорошо подумайте перед повторением операции.

Советы по чистым данным

Несколько мер делают импорт надёжным и избавляют от утомительной очистки после:

• Нормализуйте email — это ключ против дубликатов контактов: один email на ячейку, без пробелов, всё в нижнем регистре. Разные email = разные контакты.
• Уникальные коды для товаров/услуг — если хотите обновлять вместо дублирования, убедитесь, что код товара и код услуги присутствуют и согласованы между файлом и тем, что уже в Mokapen.
• Согласованные форматы в каждом столбце — не смешивайте «10/03/2026» и «2026-03-10» в одном столбце дат; используйте единый формат. То же для сумм (избегайте смешения «1.000,50» и «1000.5»).
• Телефоны с международным префиксом — напр. +39…: полезно для сообщений и интеграций, и предотвращает, что Excel воспримет номер как число и «съест» начальный ноль. При необходимости задайте столбцу формат Текст.
• Внимание к начальным нулям — почтовые индексы, коды, ИНН: Excel склонен удалять ведущие нули. Отформатируйте эти столбцы как Текст перед заполнением.
• Уберите скрытые пробелы — пробелы до/после текста (или двойные пробелы) создают ложные не-дубликаты. Проход «Удалить пробелы» в Excel помогает.
• Унифицируйте названия связей — если связываете контакты с компаниями по имени, пишите название компании всегда одинаково (напр. всегда «Acme Srl», а не то «ACME», то «Acme S.r.l.»), иначе создадите разные компании.
• Сделайте маленький тест — перед импортом 5 000 строк попробуйте 10–20 репрезентативных: проверите сопоставление, форматы и дубликаты без риска испортить CRM.

Прогресс и История импортов

Во время импорта экран результатов показывает счётчики в реальном времени: Обработано (прочитанные строки), Импортировано (новые карточки), Обновлено (обновлённые дубликаты), Пропущено (нетронутые дубликаты) и Ошибки.

Страница История импортов перечисляет все выполненные импорты с соответствующими итогами. Учтите два момента: история показывает агрегированные итоги, а не список построчно; строки без минимальных полей идентичности (напр. контакт без имени, фамилии или email) тихо игнорируются, поэтому могут не попасть в «Ошибки». Если цифры не сходятся, наиболее частая причина именно в этом.

Экспорт

Экспорт всегда создаёт файл Excel (.xlsx) и, как уже сказано, доступен только Владельцу. Запустить можно из двух мест:

• Со страницы Экспорт (меню Импорт/Экспорт) — скачиваете все записи одного типа карточки одним кликом.
• Из списков (вид Список, Kanban, карточки) — из меню Действия → Экспорт. Если в виде Список выбрали несколько строк, экспортируете только их; если ничего не выбрали (или вы в Kanban/карточках), экспортируете все доступные записи.

Несколько полезных деталей:

• Экспорт включает пользовательские поля и выводит метки и заинтересованные стороны в читаемом виде (имена/email через запятую).
• КП и Заказы экспортируются на два листа: один с заголовками документа, другой со строками позиций.
• Экспорт Контактов добавляет название связанной компании и пункты чеклиста.
• Всегда учитываются права и конфиденциальность: экспортируете только то, что могли бы видеть на экране.

Экспортированный файл — отличный шаблон: экспортируйте несколько карточек одного типа, посмотрите заголовки и используемые форматы и повторите эту структуру для подготовки файла импорта.

Сценарии использования

• Первый запуск — импортируете контакты и компании из старой системы, затем каталог Товаров/Услуг, и CRM сразу готов к работе.
• Обновление прайс-листа — импортируете Товары с «Заменить», используя код товара как ключ: цены и описания обновляются без создания дубликатов.
• Обогащение контактов — контакты уже есть, добавляете телефоны/недостающие поля с «Вставить, если пусто»: дополняете карточки без перезаписи хороших данных.
• Периодическое резервное копирование — Владелец экспортирует контакты, сделки и заказы в Excel для архива или внешнего анализа.
• Индивидуальная отчётность — экспортируете отфильтрованные данные из списка и обрабатываете в Excel сводными таблицами для анализа, которого нет в платформе.

Частые проблемы

• Кнопка Импорт остаётся неактивной — не сопоставлены обязательные поля (имя/фамилия/email для контактов, заголовок для остальных). Завершите сопоставление.
• После загрузки всё в одном столбце — CSV с нераспознанным разделителем или неверной кодировкой. Пересохраните как «CSV UTF-8» или используйте .xlsx.
• Нет акцентов или странные символы — проблема кодировки: сохраните в UTF-8.
• Импортировано меньше строк, чем ожидалось — строки без минимальных полей идентичности игнорируются; проверьте, что в каждой строке есть хотя бы обязательное поле.
• Создались дубликаты — вероятно, «Управление дубликатами» было на Пропустить, когда хотели обновить, или ключ (email/код/название) не совпадал. Проверьте ключи и выбранную опцию.
• Метки/поставщики/группы не связались — не соблюдён формат специального поля (разделитель «;», email для пользователей, «t{id}» для команд). Перечитайте жёлтое предупреждение под столбцом.
• Файл слишком большой — превышает 4 МБ: разделите на несколько файлов и импортируйте блоками.
• Не вижу пользовательские поля при сопоставлении — требуется тариф Premium.

Часто задаваемые вопросы

В: Какие файлы можно импортировать?

О: Файлы Excel (.xlsx, .xls) и CSV, до 4 МБ. Первая строка должна содержать заголовки столбцов.

В: Что можно импортировать и экспортировать?

О: При импорте: Проекты, Задачи, Контакты, Компании, Товары и Услуги. При экспорте также Сделки, КП, Заказы, Тикеты, Встречи и Бронирования. Сделки, КП, заказы и тикеты можно экспортировать, но нельзя импортировать.

В: Кто может импортировать и экспортировать?

О: Импорт доступен участникам организации; экспорт зарезервирован для Владельца.

В: Как избежать создания дубликатов?

О: Держите активной обработку дубликатов и убедитесь, что ключ заполнен и согласован: email для контактов, название для компаний, код для товаров и услуг. Помните, что у Задач и Проектов нет проверки дубликатов: каждая строка всегда создаёт новую карточку.

В: В чём разница между «Пропустить», «Вставить, если пусто» и «Заменить»?

О: Пропустить не трогает дубликат; Вставить, если пусто заполняет только сейчас пустые поля; Заменить обновляет все сопоставленные поля. Последние две требуют тариф Premium.

В: Как поместить несколько значений в одну ячейку (метки, заинтересованные стороны…)?

О: Разделяйте значения точкой с запятой (;). Для заинтересованных сторон используйте email пользователя или код команды «t{id}»; отсутствующие метки, группы и поставщики создаются автоматически.

В: Почему импортировано меньше строк, чем в файле?

О: Строки без минимальных полей идентичности (для контактов: имя, фамилия или email; для компаний: название) игнорируются и не попадают в «Ошибки». Проверьте, что в каждой строке есть хотя бы обязательное поле.

В: Excel портит даты, начальные нули и длинные числа. Что делать?

О: Отформатируйте критические столбцы как Текст (почтовые индексы, коды, ИНН, телефоны), используйте единый формат даты на столбец и, если есть вычисляемые столбцы, вставьте как значения перед сохранением. Сохраняйте в UTF-8, чтобы не потерять акценты.

В: Можно ли импортировать мои пользовательские поля?

О: Да, с тарифом Premium: на этапе сопоставления также появляются пользовательские поля, а значения преобразуются согласно их типу (даты, валюты, списки, пользователи/команды).

В: В каком формате я получу экспорт?

О: Всегда Excel (.xlsx). КП и Заказы выходят на двух листах (заголовки + строки позиций). Экспортированный файл — отличный шаблон для подготовки будущего импорта.

В: Импорт выполняется мгновенно?

О: Работает в фоне: для нескольких записей — секунды, для больших файлов — несколько минут. Следите за счётчиками на экране результатов или проверьте снова Историю импортов.