Mokapen-guiden

Import / Export

Sektionen Import / Export lader jer bringe data ind i Mokapen fra en Excel- eller CSV-fil (import) og downloade organisationens data som Excel-fil (export). Det er den hurtigste måde at fylde CRM, når I starter fra eksisterende adressebøger, prislister eller stamdata, eller når I har brug for backup og analyse uden for platformen.

I finder den i organisationsmenuen → Import/Export. Den guidede import er trinbaseret (vælg hvad der importeres, upload fil, map kolonner, start) og kører i baggrunden: I kan følge fremskridt og gennemgå importhistorik.

Overblik

To adskilte funktioner, ofte brugt sammen:

• Import — upload en fil (Excel eller CSV), og Mokapen opretter (eller opdaterer) de tilsvarende poster. I kan importere Projects, Tasks, Contacts, Companies, Products og Services.
• Export — download data som Excel (.xlsx). Export dækker flere posttyper end import: ud over ovenstående også Deals, Quotes, Orders, Tickets, Appointments og Bookings.

Import er et guidet flow i fire skærme: (1) vælg posttype, (2) upload fil, (3) map filkolonner til CRM-felter mens I sætter privatliv og dubletter, (4) følg fremskridt og resultater. Der er ingen separat «preview and confirm»-skærm: I ser allerede eksempelværdier på kolonnemappings-skærmen.

Adgang og tilladelser

De to funktioner har forskellige tilladelser:

• Import — tilladt for organisations-Members. I finder også importgenveje i menuen Actions på lister for Contacts, Companies, Tasks og Projects.
• Export — forbeholdt organisationens Owner. Export-knappen på lister og exportsiden vises kun for den rolle.

To funktioner afhænger af plan:

• Brugerdefinerede felter ved import — mapping af filkolonner til jeres custom fields kræver en Premium-plan. Uden den ser I kun standardfelter under mapping.
• Avanceret dublet-håndtering — optionerne Insert if empty og Replace kræver en Premium-plan. På Free-planen er kun Skip tilgængelig (dubletter forbliver uændrede).

Export respekterer altid tilladelser og privatliv: hver bruger eksporterer kun poster, vedkommende har adgang til efter rolle og organisationens synlighedsregler.

Sådan importerer I (det guidede flow)

Import har fire trin:

1. Vælg hvad der importeres — på Importsiden vælg posttype: Projects, Tasks, Contacts, Companies, Products eller Services. Herfra kan I også åbne Import History.
2. Upload fil — træk (eller vælg) en .xlsx, .xls eller .csv-fil, maks. 4 MB. Mokapen læser kolonnerne og går til mapping.
3. Map kolonner — for hver filkolonne vælg matchende CRM-felt (eller ignorer). På samme skærm sætter I privatliv for importerede data og, hvor det findes, dublet-håndtering. Import-knappen låses op først når obligatoriske felter er mappet.
4. Start og vent på resultater — import kører i baggrunden: resultatskærmen opdateres hvert par sekunder og viser tællere for Processed, Imported, Updated, Skipped, Errors.

Fordi arbejdet kører i kø, kan store filer tage et par minutter: hold siden åben eller tjek Import History igen senere.

Forbered filen (Excel og CSV)

Importkvalitet afhænger næsten helt af filkvalitet. Excel er praktisk men vanskelig: datoer bliver til tal, foranstillede nuller forsvinder, sammenflettede celler, formler med fejl. Før upload, forbered filen sådan:

• Første række = overskrifter — første række skal indeholde kolonnenavne (fx First Name, Last Name, Email, Phone). Det er det, I ser i mapping-trinnet.
• Én kolonne = én værdi — put ikke «John Smith» i én kolonne hvis I vil have separate First Name og Last Name; hold telefon, e-mail og adresse i distinct kolonner.
• Ingen sammenflettede celler — sammenflettede celler ødelægger gitterlæsning. Brug altid enkelte celler.
• Ingen formler — formler gør det langsomt og kan give fejl. Hvis I har beregnede kolonner, kopiér og indsæt som værdier før gem.
• Ryd tomme celler — rækker og kolonner der ser tomme ud men indeholder mellemrum eller formatering forvirrer læsning. Slet faktisk rækker/kolonner I ikke behøver.
• UTF-8-kodning — for at beholde accenter og specialtegn (à, è, ç, ü…), gem som UTF-8. I Excel: «Save As» → CSV UTF-8, eller bliv på .xlsx som håndterer tegn godt.
• Store filer → del dem — grænsen er 4 MB. Med meget data, del i flere filer og importer i batches: det er også nemmere at spotte fejl.
• Undgå ikke-standard formaterede tegn — dekorative symboler, usædvanlige skrifttyper eller eksotisk formatering læses måske ikke eller transformeres.

På CSV gælder ekstra: det er almindelig tekst med adskilte værdier. Mokapen læser UTF-8 og auto-detekterer separator; hvis I åbner og gemmer CSV med Excel i nogle locale, bliver separatoren ofte semikolon — det er normalt fint, men hvis alt vises i én kolonne efter upload, er det næsten altid årsagen: gem eksplicit som «CSV UTF-8» eller brug .xlsx direkte.

Map kolonner

Det er hjertet i import. For hver filkolonne viser Mokapen headernavn og op til seks eksempelværdier fra de første rækker, så I hurtigt forstår indholdet. Ved siden af vælger I matchende CRM-felt i menuen «Belongs to»:

• Map kolonnen til et felt (fx kolonne «Mail» → felt Email).
• Skip column — lad mapping være tom for kolonner I ikke behøver: de importeres ikke.
• Hvert CRM-felt kan bruges kun én gang: når det er mappet, forsvinder det fra andre kolonners valg.

I skal mappe mindst obligatoriske felter, ellers forbliver import-knappen deaktiveret:

• Contacts — mindst én af First Name, Last Name eller e-mail. Rækker uden nogen af disse ignoreres.
• Companies — Company Name.
• Tasks, Projects, Products, Services — Title (eller navn).

Nogle felter opløser automatisk relationer efter navn: ved Contact-import linker kolonnen mappet til Company (eller opretter, hvis den mangler) virksomheden med det navn; ved Task-import linker Project-kolonnen eller opretter projektet med den titel. Matching er case-insensitive.

Custom fields — med Premium-plan vises jeres brugerdefinerede felter også i menuen (tal, tekst, datoer, lister). Datoer og valutaer tolkes og normaliseres; for bruger/team-felter opløses værdier til korrekt bruger eller team.

Særlige feltformater

Nogle felter accepterer flere værdier i én celle eller slår et link op: når I mapper dem, vises en gul meddelelse under kolonnen med forventet format. Separatoren for flere værdier er altid semikolon (;).

• Tags — navne adskilt af «;». Hvis et tag ikke findes, oprettes det automatisk. Fx Customer;VIP;Follow up.
• Stakeholders — for hver post brug brugerens e-mail eller teamkode med «t» (fx t123), adskilt af «;». Fx john@email.com;t45.
• Owner — én værdi: bruger-e-mail eller teamkode «t{id}».
• Supplier (Products/Services) — leverandørens virksomhedsnavn; hvis den mangler, oprettes den.
• Images (Products/Services) — fulde billed-URL'er adskilt af «;».
• Groups (Products/Services) — navne adskilt af «;»; manglende grupper oprettes.

Læs altid den gule meddelelse: at følge formatet er forskellen mellem ren import og en fuld af manglende værdier.

Håndter dubletter

For Contacts, Companies, Products og Services kan I beslutte, hvad der sker når en række matcher en eksisterende post. Optionen «Manage duplicates» er aktiveret som standard. Nøglen Mokapen bruger til at genkende dublet varierer efter type:

• Contacts — samme e-mail (hvis den findes i rækken).
• Companies — samme virksomhedsnavn (case-insensitive). Bemærk: virksomheder med samme navn duplikeres aldrig når de linkes fra kontakter, selv hvis dublet-håndtering er slået fra.
• Products — samme product code.
• Services — samme service code.

Når en dublet findes, kan I vælge tre adfærder:

• Skip (standard) — ignorer nye værdier og fortsæt uden at gemme eller opdatere. Rækken tælles som Skipped.
• Insert if empty — opdater et felt kun hvis det er tomt (overskriver ikke eksisterende data). Kræver Premium.
• Replace — opdater alle mappede felter med den nye værdi uanset nuværende værdi. Kræver Premium.

Tasks og Projects har ingen dublet-håndtering: hver række opretter altid en ny post. Genimport af samme fil skaber dubletter: tænk grundigt før gentagelse.

Tips til rene data

Et par forholdsregler gør import pålidelig og sparer smertefuld oprydning bagefter:

• Normaliser e-mails — de er anti-dublet-nøgle for kontakter: én e-mail pr. celle, ingen mellemrum, små bogstaver. Forskellige e-mails = forskellige kontakter.
• Unikke koder for produkter/services — hvis I vil opdatere i stedet for at duplikere, sørg for at product code og service code er udfyldt og konsistente mellem fil og det, der allerede er i Mokapen.
• Konsistente formater pr. kolonne — bland ikke «03/10/2026» og «2026-03-10» i samme datokolonne; brug ét format. Samme for beløb (undgå at blande «1,000.50» og «1000.5»).
• Telefoner med internationalt prefix — fx +45…: nyttigt til beskeder og integrationer, og forhindrer Excel i at behandle tallet som ciffer og æde foranstillet nul. Sæt kolonnen som Text om nødvendigt.
• Pas på foranstillede nuller — postnumre, koder, momsnumre: Excel fjerner ofte foranstillede nuller. Formater disse kolonner som Text før udfyldning.
• Fjern skjulte mellemrum — mellemrum før/efter tekst (eller dobbelt mellemrum) skaber falske non-dubletter. Et «Trim spaces»-pas i Excel hjælper.
• Standardiser relationsnavne — hvis I linker kontakter til virksomheder efter navn, skriv virksomhedsnavnet ens hver gang (fx altid «Acme Ltd», ikke sometimes «ACME» og sometimes «Acme L.L.C.»), ellers opretter I forskellige virksomheder.
• Kør et lille test — før import af 5.000 rækker, prøv 10–20 repræsentative rækker: I verificerer mapping, formater og dubletter uden at risikere rodet CRM.

Fremskridt og Import History

Under import viser resultatskærmen tællere i realtid: Processed (læste rækker), Imported (nye poster), Updated (opdaterede dubletter), Skipped (urørte dubletter) og Errors.

Siden Import History lister alle importer med totaler. Husk to ting: historik viser aggregerede totaler, ikke række-for-række-liste; og rækker uden minimum identitetsfelter (fx kontakt uden fornavn, efternavn eller e-mail) ignoreres stille, så de vises måske ikke under «Errors». Hvis tallene ikke stemmer, er det typisk årsagen.

Export

Export producerer altid en Excel (.xlsx)-fil og er som nævnt forbeholdt Owner. I kan starte den to steder:

• Fra Exportsiden (Import/Export-menu) — download alle poster af en type med ét klik.
• Fra lister (List, Kanban, kortvisninger) — fra Actions → Export. I List-visning, hvis I vælger nogle rækker, eksporterer I kun dem; hvis I ikke vælger noget (eller I er i Kanban/kort), eksporterer I alle tilgængelige poster.

Nogle nyttige detaljer:

• Export inkluderer custom fields og viser tags og stakeholders i læsbar form (navne/e-mails adskilt af komma).
• Quotes og Orders eksporteres på to ark: ét med dokumenthoveder og ét med linjer.
• Contact-export tilføjer linket virksomhedsnavn og tjeklistepunkter.
• Det respekterer altid tilladelser og privatliv: I eksporterer kun det, I kunne se på skærmen.

En eksporteret fil er også en god skabelon: exportér et par poster af en type, se overskrifter og formater, og genbrug strukturen til jeres importfil.

Use cases

• Initial go-live — importér kontakter og virksomheder fra det gamle system, derefter Products/Services-prisliste, og CRM er straks operationelt.
• Prislisteopdatering — import Products med «Replace» og product code som nøgle: priser og beskrivelser opdateres uden dubletter.
• Kontaktberigelse — I har allerede kontakter og tilføjer manglende telefoner/felter med «Insert if empty»: I fuldfører poster uden at overskrive gode data.
• Periodisk backup — Owner eksporterer kontakter, deals og ordrer til Excel til arkiv eller ekstern analyse.
• Custom reporting — export filtrerede data fra en liste og bearbejd i Excel med pivottabeller til analyse, der ikke findes direkte på platformen.

Almindelige problemer

• Import-knappen forbliver deaktiveret — I har ikke mappet obligatoriske felter (fornavn/efternavn/e-mail for kontakter, titel for andre). Fuldfør mapping.
• Efter upload er alt i én kolonne — CSV med ukendt separator eller forkert kodning. Gem som «CSV UTF-8» eller brug .xlsx.
• Manglende accenter eller mærkelige tegn — kodningsproblem: gem som UTF-8.
• Færre rækker importeret end forventet — rækker uden minimum identitetsfelter ignoreres; tjek at hver række har mindst det obligatoriske felt.
• Jeg oprettede dubletter — sandsynligvis var «Manage duplicates» på Skip da I ville opdatere, eller nøglen (e-mail/kode/navn) matchede ikke. Tjek nøgler og valgt option.
• Tags/leverandører/grupper ikke linket — I fulgte ikke særligt feltformat (separator «;», e-mail for brugere, «t{id}» for teams). Læs den gule meddelelse under kolonnen igen.
• Fil for stor — overstiger 4 MB: del i flere filer og importer i batches.
• Jeg ser ikke custom fields i mapping — de kræver en Premium-plan.

Ofte stillede spørgsmål

Q: Hvilke filer kan jeg importere?

A: Excel (.xlsx, .xls) og CSV-filer, op til 4 MB. Første række skal indeholde kolonneoverskrifter.

Q: Hvad kan jeg importere og eksportere?

A: Import: Projects, Tasks, Contacts, Companies, Products og Services. Export inkluderer også Deals, Quotes, Orders, Tickets, Appointments og Bookings. Deals, tilbud, ordrer og tickets kan altså eksporteres men ikke importeres.

Q: Hvem kan importere og eksportere?

A: Import er åben for organisationsmedlemmer; export er forbeholdt Owner.

Q: Hvordan undgår jeg dubletter?

A: Hold dublet-håndtering aktiv og sørg for at nøglen er udfyldt og konsistent: e-mail for kontakter, navn for virksomheder, code for produkter og services. Husk at Tasks og Projects ikke har dublettjek: hver række opretter altid en ny post.

Q: Hvad er forskellen mellem «Skip», «Insert if empty» og «Replace»?

A: Skip lader dubletten være urørt; Insert if empty udfylder kun tomme felter; Replace opdaterer alle mappede felter. De to sidste kræver Premium-plan.

Q: Hvordan putter jeg flere værdier i én celle (tags, stakeholders…)?

A: Adskil værdier med semikolon (;). For stakeholders brug brugerens e-mail eller teamkode «t{id}»; manglende tags, grupper og leverandører oprettes automatisk.

Q: Hvorfor blev færre rækker importeret end i filen?

A: Rækker uden minimum identitetsfelter (for kontakter: fornavn, efternavn eller e-mail; for virksomheder: navn) ignoreres uden at vises under «Errors». Tjek at hver række har mindst det obligatoriske felt.

Q: Excel ødelægger datoer, foranstillede nuller og lange tal. Hvad gør jeg?

A: Formater kritiske kolonner som Text (postnumre, koder, momsnumre, telefoner), brug ét datoformat pr. kolonne, og hvis I har beregnede kolonner, indsæt som værdier før gem. Gem som UTF-8 for accenter.

Q: Kan jeg importere mine custom fields?

A: Ja, med Premium-plan: custom fields vises også i mapping-trinnet, og værdier konverteres efter type (datoer, valutaer, lister, brugere/teams).

Q: Hvilket format får jeg ved export?

A: Altid Excel (.xlsx). Quotes og Orders kommer på to ark (hoveder + linjer). En eksporteret fil er også en god skabelon til fremtidig import.

Q: Er import øjeblikkelig?

A: Den kører i baggrunden: for få poster tager det sekunder; for store filer kan det tage et par minutter. Følg tællere på resultatskærmen eller tjek Import History igen.