Mokapen-guiden

Bookings-guide

Området Bookings er Mokapens modul til at registrere, når en klient eller prospect booker en eller flere bookbare services: konsultationer, behandlinger, sessioner, udlejning, drifts-slots. Hver booking har navn, status (Confirmed / Pending / Rejected), kontakt, services, datotidsperiode, owner, privatliv, lokation og links til resten af CRM.

Adgang via menuen Activities → Bookings. Standardvisning er Calendar; I kan skifte til List. Modulet kræver Bookings-appen aktiv, korrekte tilladelser og en passende Premium-plan — tjek tilgængelighed på jeres plan og i organisationsroller.

Rolle i CRM og forskel fra Appointments

En booking i Mokapen er ikke bare en kalenderplads: det er en linket post til servicekataloget og klientkontakten, med en typisk bekræftelsescyklus for forespørgsler ( også fra offentlige formularer).

• Booking: forespørgsel eller slot knyttet til en eller flere bookbare services og en kontakt. Typisk flow: klienten booker (internt eller via formular) → teamet bekræfter eller afviser → bookingen forbliver i klienthistorik og kan linkes til deal, ticket, projekt.
• Appointment: møde, opkald eller besøg i kalenderen med deltagere (Mokapen-brugere, kontakter, virksomheder), arrangør og åben/lukket status — ikke nødvendigvis knyttet til servicekatalog. Se guiden Appointments.

I praksis: brug Bookings når I sælger eller leverer service-slots fra kataloget; brug Appointments til møder og generel agenda (demo, kick-off, stand-up). De to moduler kan sameksistere og linkes til andre enheder. Praktisk regel: hver booking med klient fortjener korrekt Contact — så historikken ligger på klientposten, ikke kun i Bookings-kalenderen.

Forudsætninger: bookbare services

Ved intern oprettelse viser feltet Services kun services markeret som bookable (bookable-filter i select). Hvis listen er tom, kan I ikke fuldføre bookingen fra den interne formular.

1. Gå til Sales → Services (katalog).
2. Åbn eller opret en service og aktiver booking (option / Enable booking på servicen).
3. Gå tilbage til Bookings og prøv igen: servicen vises i select.

Markér som bookbare kun de services, I reelt vil tilbyde i agendaen eller online. For offentlige flows bruger booking-formularer services, produkter eller tilgængelighed konfigureret i formularen — afstem katalog og formular før I publicerer linket.

Booking-statusser

Status er ikke et kanban: I styrer den fra dropdown i handlingslinjen / oprettelse. Tre værdier:

• Confirmed — slot accepteret. Typisk startstatus når I opretter bookingen internt (teamet har allerede valideret).
• Pending — afventer bekræftelse. Almindelig efter offentlig formularforespørgsel eller når en operatør vil validere tilgængelighed før slot bindes.
• Rejected — ikke accepteret (slot utilgængelig, klient ikke berettiget, schedule-konflikt…). Den forbliver i historik og kan generere notifikationer; I kan arkivere senere.

Når status ændres, kan Mokapen notificere owner og samarbejdspartnere (e-mail/notifikationer efter organisationspræferencer) og i nogle tilfælde opdatere kontakten om bookingstatus.

Bookings-side — topbar

Hovedsiden har to visninger: Calendar og List, samme driftsmodel som Appointments.

• Calendar (standard): se bookings over tid; klik på event åbner posten. Hvor det understøttes kan I flytte slot (drag/move) — nyttigt ved omplanlægning uden at genåbne hele formularen.
• List: tabel med søgning, bruger/team-filtre, kolonner (titel, status, kontakt, services, datoer, labels, samarbejdspartnere…). Ideel til massehandlinger og at finde alle Pending-forespørgsler.
• New Booking: åbner oprettelsesmodal.
• Actions: Archive (og papirkurv hvis planen inkluderer det).

I List-visning viser valg af rækker med afkrydsning handlingslinjen: duplicate, archive, delete (og andre handlinger på jeres plan).

Booking-post

Klik event i kalenderen eller titel i listen for at åbne sidepanelet. Med passende Premium-plan kan I åbne som fuld side: samme indhold, mere plads og bekvem gem.

Handlingslinje

• Status (dropdown): Confirmed, Pending, Rejected — se statussektion.
• Privacy (lås): Public (synlig for organisationsmedlemmer efter adgangsregler) eller Private (kun owner, samarbejdspartnere og dem med eksplicit adgang — ikke alle medlemmer).
• Labels, Color, Attachments, Sticky notes (Premium).
• Copy link, + Create and connect / nye connections.

Options-menu (tre prikker)

• Duplicate: kopierer bookingen; i modal kan I inkludere checklist, connections og attachments (hvis de findes).
• Archive / Restore: skjuler fra driftsvisninger eller returnerer til kalender/liste.
• Delete (rød): bekræft i modal; med passende plan soft delete (papirkurv) eller permanent sletning.

Postfaner

• Data — titel, status, privatliv, labels, farve, kontakt (obligatorisk hvis Contacts-app er aktiv; I kan også oprette kontakt on the fly), bookbare services (obligatorisk), datoperiode, owner, samarbejdspartnere (hvis dataprivatliv er aktivt i org), adresse (ofte prefilled med organisationslokation), beskrivelse, attachments, sticky notes.
• Connections — links til andre enheder (hvis jeres rolle ikke er read-only begrænset). Se Relaterede sektioner.
• Marketing — marketingfelter på enheden, hvis brugt i jeres organisation.
• Updates — tidslinje for ændringer på hele posten.

Privatliv og samarbejdspartnere

Som på Appointments og andre enheder: samarbejdspartnere er Mokapen-brugere eller teams, der skal have synlighed på bookingen og arbejde på den, uden at være klientkontakten. Eksempler: receptionist der håndterer Pending-forespørgsler; den professionelle der leverer servicen; leder der overvåger ugentlig belastning.

Med private privacy (lås i handlingslinjen) er bookingen kun synlig for owner, udpegede samarbejdspartnere og dem med eksplicit adgang efter privatlivsregler — ikke alle medlemmer. Brug private privacy til følsomme slots eller VIP-klienter; lad public (efter org-tilladelser) når hele driftsteamet skal se bookings-agendaen.

Relaterede sektioner

• Connections — link deals, opgaver, tickets, projekter, dokumenter, kampagner og andre aktiverede enheder. Ved at åbne kontakten ser I linkede bookings i historik.
• Labels og Attachments — som på andre Mokapen-enheder (signede bekræftelser, briefs, lokationsfotos…).

Kontakten er allerede på Data-fanen: det er stadig nyttigt at tilføje connections til deals eller tickets når bookingen er del af salgs- eller supportrejse.

Opret en booking

Internt (Calendar eller List)

1. Åbn Bookings (Calendar eller List) → New Booking.
2. Angiv navn (obligatorisk).
3. Sæt status (som standard ofte Confirmed hvis I opretter efter aftale med klient).
4. Vælg eller opret on the fly Contact.
5. Vælg en eller flere bookbare Services.
6. Sæt perioden (date/time daterange).
7. Valgfrit owner, samarbejdspartnere, adresse, beskrivelse, attachments.
8. På fanen Connections tilføj nyttige links, derefter Save.

Fra offentlig formular

Klienten udfylder bookingformular på site eller landing page: vælger hvad der bookes (services, produkter eller tilgængelighed/aftaler efter formularopsætning), dato/tid og egne oplysninger. I Mokapen ankommer bookingen — ofte Pending — til bekræftelse eller afvisning. Klienten kan have link til at administrere eller annullere booking, hvis formularen giver det. Før publicering af link: afstem bookbart servicekatalog, organisationslukkedage/helligdage og formularcopy.

Rediger en booking

1. Åbn booking-posten.
2. Rediger Data-felter (kontakt, services, datoer, beskrivelse, owner, samarbejdspartnere).
3. Opdater status når I bekræfter eller afviser Pending-forespørgsel.
4. I Calendar, træk eller flyt slot hvis grænsefladen tillader det — nyttigt til hurtig omplanlægning.
5. Gem; ændringer kan generere notifikationer til owner/samarbejdspartnere og i nogle tilfælde status-e-mails til kontakt.

Slet en booking

Slet bookinger oprettet ved fejl eller testdubletter. Foretræk Archive hvis slotten er fuldført og I vil beholde historik og connections uden at rod i kalender og liste.

Enkelt sletning

1. Åbn posten → Options → Delete (rød).
2. Bekræft i modal.

Med passende Premium-plan kan bookingen gå til trash (derfra Restore eller Delete permanently). På planer uden soft delete kan sletning være permanent straks efter bekræftelse — tjek plan og tilladelser.

Masse-sletning

1. List-visning → vælg med afkrydsning.
2. Klik Delete → bekræft.

Arkiver en booking

Arkiv er til fuldførte eller afviste bookinger, der ikke længere skal vises i kalender og driftsliste, mens connections og historik bevares — samme logik som Appointments.

Arkiver enkelt / flere bookinger

• Enkelt: post → Options → Archive → bekræft.
• Flere: List → vælg → Archive i handlingslinjen.
• Restore: fra Archive (Actions-menu) eller fra post → Options → Restore.

Dupliker en booking

Nyttigt til tilbagevendende slots med samme struktur (samme service og samme klient, ny dato).

1. Post → Options → Duplicate.
2. I modal vælg om checklist, connections og attachments kopieres.
3. Bekræft; opdater datoer (og status om nødvendigt) på den nye booking.

I List kan I også duplikere flere valgte poster hvis handlingen findes.

Booking-visninger

Calendar (standard)

Gittervisning til at planlægge driftsugen: hver booking vises i slot der matcher dato og tid. Klik på event åbner posten. Ideel til overlap mellem services og belastning pr. dag. Hvor det understøttes, træk for at flytte slot.

List

Tabel med søgning, bruger/team-filtre og kolonner (titel, status, kontakt, services, datoer…). Vælg flere rækker til duplicate, archive, delete. Brug List til Pending-køer og analytisk export hvis tilgængelig.

Sidevisning

Fuldskærmspost (basis Premium-plan, hvor tilgængelig): samme indhold som modal, mere plads til beskrivelse, attachments og connections.

Der er intet dedikeret kanban: Confirmed / Pending / Rejected styres fra statusfeltet.

Bookings-indstillinger

Fra Organisationsindstillinger → Bookings (autoriserede medlemmer) styrer I præferencer knyttet til services og slots — fx referenceduration og, hvor det vises, slotkapacitet (hvor mange samtidige bookinger i samme tidsrum). Nogle UI-områder kan stadig være ufuldstændige: verificer i org hvad der reelt er operationelt før I lover det til teamet.

• Closures / holidays — i generelle organisationsindstillinger kan I sætte lukkedage: på disse dage kan bookinger eller andre deadlines, I ikke når at håndtere, blokeres.
• Fields / Card / Columns — hvis tilgængeligt for booking-enheden i jeres org, følg guiderne Fields, Card og Columns.
• Apps and permissions — Bookings-appen skal være aktiv; roller styrer hvem der opretter, ser og redigerer.

Bookings-rapporter

Hvor Reports-menuen er tilgængelig for Bookings, brug den til volumen pr. periode, statusfordeling og belastning pr. owner eller service — til analyse, ikke daglig planlægning (Calendar er til det). Hvis I ikke ser dedikerede rapporter, analyser fra List med dato- og statusfiltre, eller link bookinger til deals/tickets og brug rapporter fra disse områder.

Offentlige formularer og self-service

Booking-formularer lader klienten vælge hvad der bookes, dato/tid og egne oplysninger uden at logge ind i Mokapen. Efter indsendelse:

• i Mokapen vises bookingen til håndtering (ofte Pending);
• klienten kan have links til at administrere/annullere booking, hvis formularen giver dem.

Brug guiden Book a service or product til katalogsider, og Appointment booking hvis objektet er en persons slot (Meet/Teams). Kontaktformularen opretter ikke bookinger: kun kontaktposten og en besked.

Use cases

• Studio / consulting: bookbar service «60 min consultation» → formular på site → team bekræfter → valgfri linked deal og opfølgningsopgave.
• Servicecenter / klinik: flere services i samme slot; slotkapacitet i indstillinger hvis brugt; kalender for at undgå dobbeltbookinger.
• Udlejning / session: booking med lang periode (daterange) og lokationsadresse.
• After-sales: booking linket til ticket eller ordre til installation eller træning on-site.
• Omplanlægning: flyt i kalenderen eller rediger datoer; opdater status og underret kontakt hvis processen foreskriver det.

Anbefalede processer

• Markér som bookbare kun services I reelt vil tilbyde online eller i agendaen.
• Brug Pending til formularforespørgsler; bekræft først efter tilgængelighedstjek.
• Link altid korrekt Contact: historik forbliver på klientposten.
• Til interne møder uden katalogservice, foretræk Appointments.
• Arkiver fuldførte bookinger for læsbar kalender; slet kun kladder og tests.
• Afstem org-lukkedage/helligdage for at undgå spøgelses-slots.

Kombiner Bookings med Services, Contacts, og ved behov Deals eller Tickets for sammenhængende flow fra forespørgsel til leverance.

Ofte stillede spørgsmål

Q: Jeg ser ingen services i select. Hvorfor?

A: Kun bookable services vises. Aktiver booking på servicen i Sales → Services-kataloget.

Q: Forskel mellem Booking og Appointment?

A: Booking = slot på bookbare services + kontakt + confirm/reject-statusser ( også fra formularer). Appointment = møde/agenda med deltagere, uden krav om servicekatalog. Detaljer i guiden Appointments.

Q: Hvorfor kan jeg ikke tilgå Bookings?

A: I skal have appen aktiv, view-tilladelse og passende Premium-plan. Tjek med organisationsadmin.

Q: Kan klienten booke selv?

A: Ja, via offentlige bookingformularer konfigureret i Mokapen og publiceret på site eller landing page.

Q: Hvad sker der hvis jeg afviser?

A: Sæt status til Rejected. Historik og notifikationer forbliver; I kan arkivere senere.

Q: Kan jeg booke produkter såvel som services?

A: I den typiske interne formular er det obligatoriske felt på bookbare services. Offentlige formularer kan også tilbyde produkter eller tilgængelighed (appointments) efter modulopsætning.