Vodnik po Mokapenu

Vodnik po rezervacijah

Območje Rezervacije je Mokapenov modul za beleženje, kdaj stranka ali prospekt rezervira eno ali več rezervabilnih storitev: svetovanja, tretmaje, seje, najeme, operativne termine. Vsaka rezervacija ima ime, status (Potrjena / Na čakanju / Zavrnjena), stik, storitve, obdobje datuma/ure, odgovorno osebo, zasebnost, lokacijo in povezave s preostalim CRM.

Dostop iz menija Dejavnosti → Rezervacije. Privzeti pogled je Koledar; preklopite lahko na Seznam. Modul zahteva aktivno aplikacijo Rezervacije, ustrezna dovoljenja in ustrezen Premium načrt — preverite razpoložljivost na svojem načrtu in v vlogah organizacije.

Vloga v CRM in razlika od sestankov

Rezervacija v Mokapenu ni le termin v koledarju: je povezan zapis s katalogom storitev in stikom stranke, s tipičnim ciklom potrditve zahtev (tudi iz javnega obrazca).

• Rezervacija: zahteva ali termin, povezan z eno ali več rezervabilnimi storitvami in s stikom. Tipičen potek: stranka rezervira (interno ali iz obrazca) → ekipa potrdi ali zavrne → rezervacija ostane v zgodovini stranke in se lahko poveže s priložnostjo, ticketom, projektom.
• Sestanek: srečanje, klic ali obisk v koledarju z udeleženci (uporabniki Mokapen, stiki, podjetja), organizatorjem in statusom odprt/zaprt — ne nujno povezan s katalogom storitev. Glej vodnik Sestanki.

V praksi: uporabljate Rezervacije, ko prodajate ali izvajate termin storitve iz kataloga; uporabljate Sestanke za srečanja in splošno agendo (demo, kick-off, stand-up). Oba modula lahko sobivata in se povezujeta z drugimi entitetami. Praktično pravilo: vsaka rezervacija s stranko si zasluži pravilen Stik — tako zgodovina ostane na kartici stranke, ne le v koledarju Rezervacije.

Predpogoji: rezervabilne storitve

Pri internem ustvarjanju polje Storitve našteje le storitve, označene kot rezervabilne (filter bookable v izbirniku). Če je seznam prazen, internega obrazca ne morete dokončati.

1. Pojdite na Prodaja → Storitve (katalog).
2. Odprite ali ustvarite storitev in omogočite rezervacijo (možnost / Omogoči rezervacijo na storitvi).
3. Vrnite se na Rezervacije in poskusite znova: storitev se prikaže v izbirniku.

Rezervabilne označite le storitve, ki jih res želite ponuditi v agendi ali na spletu. Pri javnih tokovih obrazci tipa rezervacija uporabljajo storitve, izdelke ali razpoložljivost, konfigurirano v obrazcu — uskladite katalog in obrazec, preden objavite povezavo.

Statusi rezervacije

Status ni kanban: upravljate ga iz spustnega menija v vrstici dejanj / pri ustvarjanju. Tri vrednosti:

• Potrjena — sprejet termin. Tipičen začetni status, ko rezervacijo ustvarite interno (ekipa je že potrdila).
• Na čakanju — čaka na potrditev. Pogosto po zahtevi iz javnega obrazca ali ko operater želi preveriti razpoložljivost, preden zasede termin.
• Zavrnjena — ni sprejeta (termin ni na voljo, stranka ni primerna, konflikt v agendi…). Ostane v zgodovini in lahko sproži obvestila; nato lahko arhivirate.

Ob spremembi statusa Mokapen lahko obvesti odgovorno osebo in sodelavce (e-pošta/obvestila po nastavitvah organizacije) in v nekaterih primerih posodobi stik glede statusa rezervacije.

Stran Rezervacije — zgornja vrstica

Glavna stran ponuja dva pogleda: Koledar in Seznam, po enakem operativnem modelu kot Sestanki.

• Koledar (privzeto): rezervacije v času; klik na dogodek odpre kartico. Kjer je predvideno, lahko premaknete termin (povleci/premakni) — uporabno za reprogramiranje brez ponovnega odpiranja celotnega obrazca.
• Seznam: tabela z iskanjem, filtri uporabnikov/ekip, stolpci (naslov, status, stik, storitve, datumi, oznake, sodelavci…). Idealno za množična dejanja in iskanje vseh zahtev Na čakanju.
• Nova rezervacija: odpre modal ustvarjanja.
• Dejanja: Arhiv (in koš, če načrt predvideva).

V pogledu Seznam ob izbiri vrstic s potrditvenimi polji se prikaže vrstica dejanj: podvojitev, arhiviranje, brisanje (in druga dejanja, na voljo na vašem načrtu).

Kartica rezervacije

Klik na dogodek v koledarju ali naslov na seznamu odpre kartico (bočni modal). Z ustreznim Premium načrtom jo lahko odprete na celotni strani: ista vsebina, več prostora in priročno shranjevanje.

Vrstica dejanj

• Status (spustni meni): Potrjena, Na čakanju, Zavrnjena — glej razdelek statusov.
• Zasebnost (ključavnica): Javno (vidno članom organizacije po pravilih dostopa) ali Zasebno (le odgovorna oseba, sodelavci in tisti z izrecnim dostopom — ne vsem članom organizacije).
• Oznake, Barva, Priloge, Lepljive opombe (Premium).
• Kopiraj povezavo, + Ustvari in poveži / nove povezave.

Meni Možnosti (tri pike)

• Podvojite: kopira rezervacijo; v modalu lahko vključite checklist, povezave in priloge (če obstajajo).
• Arhiviraj / Obnovi: skrije iz operativnih pogledov ali vrne v koledar/seznam.
• Izbriši (rdeča postavka): potrditev v modalu; z ustreznim načrtom mehko brisanje (koš) ali trajno brisanje.

Zavihki kartice

• Podatki — naslov, status, zasebnost, oznake, barva, stik (obvezen, če je aplikacija Stiki aktivna; stik lahko ustvarite tudi na hitro), rezervabilne storitve (obvezne), obdobje datumov, odgovorna oseba, sodelavci (če je zasebnost podatkov aktivna v org), naslov (pogosto prednastavljiv s sedežem organizacije), opis, priloge, sticky note.
• Povezave — vezi z drugimi entitetami (če vaša vloga ni le omejeno branje). Glej Povezane sekcije.
• Marketing — marketinška polja entitete, če jih uporablja vaša organizacija.
• Posodobitve — časovnica sprememb na celotni kartici.

Zasebnost in sodelavci

Kot pri Sestankih in drugih entitetah: sodelavci so uporabniki ali ekipe Mokapen, ki morajo imeti vidnost na rezervacijo in delati nanjo, ne da bi bili stik stranke. Primeri: recepcionist, ki upravlja zahteve Na čakanju; strokovnjak, ki izvaja storitev; manager, ki spremlja tedensko obremenitev.

Z zasebno zasebnostjo (ključavnica v vrstici dejanj) je rezervacija vidna le odgovorni osebi, navedenim sodelavcem in tistim z izrecnim dostopom po pravilih zasebnosti — ne vsem članom organizacije. Uporabite zasebno zasebnost za občutljive termine ali VIP stranke; pustite javno (po dovoljenjih org), ko mora celotna operativna ekipa videti agendo rezervacij.

Povezane sekcije

• Povezave — povežite priložnosti, naloge, tickete, projekte, dokumente, kampanje in druge omogočene entitete. Ob odprtju stika rezervacije vidite v zgodovini.
• Oznake in Priloge — kot pri drugih Mokapen entitetah (podpisane potrditve, brief, fotografije lokacije…).

Stik je že na zavihku Podatki: kljub temu je koristno dodati povezave s posli ali ticketi, ko je rezervacija del prodajnega ali podpornega poteka.

Ustvarjanje rezervacije

Interno (Koledar ali Seznam)

1. Odprite Rezervacije (Koledar ali Seznam) → Nova rezervacija.
2. Vnesite ime (obvezno).
3. Nastavite status (privzeto pogosto Potrjena, če ustvarjate vi po dogovoru s stranko).
4. Izberite ali ustvarite na hitro Stik.
5. Izberite eno ali več rezervabilnih storitev.
6. Nastavite obdobje (daterange datuma/ure).
7. Morebitna odgovorna oseba, sodelavci, naslov, opis, priloge.
8. Na zavihku Povezave dodajte koristne vezi, nato Shrani.

Iz javnega obrazca

Stranka izpolni obrazec rezervacije na spletni strani ali landing strani: izbere, kaj rezervira (storitve, izdelke ali razpoložljivost/termine po konfiguraciji obrazca), datum/uro in svoje podatke. V Mokapen pride rezervacija — pogosto Na čakanju — za potrditev ali zavrnitev. Stranka lahko ima povezavo za upravljanje ali preklic svoje rezervacije, če obrazec to predvideva. Pred objavo povezave: uskladite katalog rezervabilnih storitev, zaprtje/praznike organizacije in besedilo obrazca.

Urejanje rezervacije

1. Odprite kartico rezervacije.
2. Uredite polja zavihka Podatki (stik, storitve, datumi, opis, odgovorna oseba, sodelavci).
3. Posodobite status, ko potrdite ali zavrnete zahtevo Na čakanju.
4. V Koledarju povlecite ali premaknite termin, če vmesnik to dovoljuje — uporabno za hitro reprogramiranje.
5. Shrani; spremembe lahko sprožijo obvestila odgovorni osebi/sodelavcem in v nekaterih primerih e-pošto o statusu stiku.

Brisanje rezervacije

Izbrišite rezervacije, ustvarjene po napaki, ali testne podvojitve. Raje Arhiviraj, če je termin zaključen in želite ohraniti zgodovino in povezave brez zasedanja koledarja in seznama.

Posamezno brisanje

1. Odprite kartico → Možnosti → Izbriši (rdeča postavka).
2. Potrdite v modalu.

Z ustreznim Premium načrtom rezervacija lahko gre v koš (od tam Obnovi ali Trajno izbriši). Na načrtih brez mehkega brisanja je brisanje lahko takoj po potrditvi trajno — preverite načrt in dovoljenja.

Množično brisanje

1. Pogled Seznam → izberite s potrditvenimi polji.
2. Klik Izbriši → potrditev.

Arhiviranje rezervacije

Arhiv je za zaključene ali zavrnjene rezervacije, ki ne smejo več biti v koledarju in operativnem seznamu, ob ohranitvi povezav in zgodovine — ista logika kot pri Sestankih.

Arhiviranje posamezne / več rezervacij

• Posamezna: kartica → Možnosti → Arhiviraj → potrditev.
• Večkratna: Seznam → izberite → Arhiviraj v vrstici dejanj.
• Obnovitev: iz Arhiva (meni Dejanja) ali s kartice → Možnosti → Obnovi.

Podvojitev rezervacije

Uporabno za ponavljajoče se termine z enako strukturo (ista storitev in ista stranka, nov datum).

1. Kartica → Možnosti → Podvojite.
2. V modalu izberite, ali kopirati checklist, povezave in priloge.
3. Potrdite; posodobite datume (in status, če je potrebno) na novi rezervaciji.

Na Seznamu lahko podvojite tudi več izbranih zapisov, če je dejanje na voljo.

Pogledi rezervacij

Koledar (privzeto)

Mrežni pogled za načrtovanje operativnega tedna: vsaka rezervacija je v terminu, ki ustreza datumu in uri. Klik na dogodek odpre kartico. Idealno za prekrivanja med storitvami in dnevno obremenitev. Kjer je predvideno, povlecite za premik termina.

Seznam

Tabelarni seznam z iskanjem, filtri uporabnikov/ekip in stolpci (naslov, status, stik, storitve, datumi…). Izberite več vrstic za podvojitev, arhiviranje, brisanje. Seznam uporabite za čakalne vrste Na čakanju in analitične izvoze, če so na voljo.

Pogled strani

Kartica na celotnem zaslonu (ustrezen Premium načrt, kjer je predvideno): ista vsebina kot modal, več prostora za opis, priloge in povezave.

Ni namenskega kanbana: status Potrjena / Na čakanju / Zavrnjena se upravlja iz polja status.

Nastavitve rezervacij

V Nastavitvah organizacije → Rezervacije (pooblaščeni člani) upravljate nastavitve, povezane s storitvami in termini — na primer referenčno trajanje in, kjer je izpostavljeno, kapaciteto termina (koliko sočasnih rezervacij v istem času). Nekatera področja nastavitev UI so lahko še nepopolna: preverite v org, kaj je res operativno, preden to obljubite ekipi.

• Zaprtje / prazniki — v splošnih nastavitvah organizacije lahko nastavite dneve zaprtja: tisti dnevi lahko blokirajo rezervacije ali druge roke, ki jih ni mogoče pravočasno obdelati.
• Polja / Kartica / Stolpci — če so na voljo za entiteto rezervacije v vaši org, sledijo vodnikom Polja, Kartica in Stolpci.
• Aplikacije in dovoljenja — aplikacija Rezervacije mora biti aktivna; vloge določajo, kdo ustvarja, vidi in ureja.

Poročila rezervacij

Kjer je meni Poročila na voljo za Rezervacije, ga uporabite za obsege po obdobju, porazdelitev statusov in obremenitev po odgovorni osebi ali storitvi — v analitičnem smislu, ne za dnevno načrtovanje (za to ostane Koledar). Če namenskih poročil ne vidite, analizirajte s Seznama s filtri po datumu in statusu ali povežite rezervacije s priložnostmi/ticketi in uporabite poročila tistih področij.

Javni obrazci in samopostrežba

Obrazci tipa rezervacija stranki omogočijo izbiro, kaj rezervira, datuma/ure in lastnih podatkov brez vstopa v Mokapen. Po pošiljanju:

• v Mokapen se prikaže rezervacija za upravljanje (pogosto Na čakanju);
• stranka lahko ima povezavo za upravljanje/preklic svoje rezervacije, če obrazec to predvideva.

V tipičnem internem obrazcu je obvezno polje rezervabilnih storitev; javni obrazci lahko ponujajo tudi izdelke ali razpoložljivost (termine) po konfiguraciji modula. Vedno uskladite katalog, zaprtje in besedilo obrazca pred objavo.

Primeri uporabe

• Studio / svetovanje: storitev «Svetovanje 60 min» rezervabilna → obrazec na spletni strani → ekipa potrdi → morebitna povezana priložnost in follow-up naloga.
• Storitveni center / klinika: več storitev v istem terminu; kapaciteta termina v nastavitvah, če se uporablja; koledar za izogibanje dvojnim rezervacijam.
• Najem / seja: rezervacija z dolgim obdobjem (daterange) in naslovom lokacije.
• Poprodaja: rezervacija povezana s ticketom ali naročilom za namestitev ali usposabljanje na lokaciji.
• Reprogramiranje: premaknite v koledarju ali spremenite datume; posodobite status in obvestite stik, če proces to predvideva.

Priporočeni procesi

• Rezervabilne označite le storitve, ki jih res želite ponuditi na spletu ali v agendi.
• Uporabljajte Na čakanju za zahteve iz obrazcev; potrdite šele po preverjanju razpoložljivosti.
• Vedno povežite pravilen Stik: zgodovina ostane na kartici stranke.
• Za interna srečanja brez storitve v katalogu raje uporabite Sestanke.
• Arhivirajte zaključene rezervacije za berljiv koledar; brišite le osnutke in teste.
• Uskladite zaprtje/praznike org, da se izognete fantomskim terminom.

Kombinirajte Rezervacije s Storitvami, Stiki in, ko je potrebno, Priložnostmi ali Ticketi za skladen potek od zahteve do izvedbe.

Pogosta vprašanja

V: V izbirniku ne vidim storitev. Zakaj?

O: Prikazane so le rezervabilne storitve. Omogočite rezervacijo na storitvi v katalogu Prodaja → Storitve.

V: Razlika med Rezervacijo in Sestankom?

O: Rezervacija = termin na rezervabilnih storitvah + stik + statusi potrditve/zavrnitve (tudi iz obrazca). Sestanek = srečanje/agenda z udeleženci, brez obveznega kataloga storitev. Podrobnosti v vodniku Sestanki.

V: Zakaj ne morem odpreti Rezervacij?

O: Potrebna je aktivna aplikacija, dovoljenje za ogled in ustrezen Premium načrt. Preverite pri skrbniku organizacije.

V: Ali lahko stranka rezervira sama?

O: Da, prek javnih obrazcev rezervacije, konfiguriranih v Mokapenu in objavljenih na vaši spletni strani ali landing strani.

V: Kaj se zgodi, če zavrnem?

O: Nastavite status Zavrnjena. Zgodovina in obvestila ostanejo; kasneje lahko arhivirate.

V: Ali lahko rezerviram izdelke poleg storitev?

O: V tipičnem internem obrazcu je obvezno polje rezervabilnih storitev. Javni obrazci lahko ponujajo tudi izdelke ali razpoložljivost (termine) po konfiguraciji modula.