Vodnik po Mokapenu

Vodnik po projektih

Območje Projekti je raven organizacije nad nalogami: združuje usklajene dejavnosti proti skupnemu cilju, z odgovornim, roki, udeleženci in splošnim napredkom. Projekt odgovarja na vprašanje «kdo kaj in kdaj» pri strukturirani iniciativi — lansiranje produkta, onboarding stranke, marketinška kampanja.

Čemu služi območje Projekti

Projekti vam omogočajo:

• Strukturirati delo po iniciativah, vsaka s svojimi nalogami.
• Spremljati napredek prek števca dokončanih/skupaj nalog (npr. 5/12), vidnega v plošči in na Kanbanu.
• Organizirati po Workarea — makrokategorijah, kot so Marketing, Sales, Operations — za pregled po poslovnem področju.
• Koordinirati ekipe z odgovornim, udeleženci (deležniki) in javno ali zasebno vidnostjo.
• Povezati s CRM stike, podjetja in tickete prek Povezav.
• Analizirati agregirane podatke v poročilih projektov.

Dostop iz strani Projekti v meniju Aktivnosti. Naloge projekta upravljate v zavihku Naloge plošče projekta ali iz namenskega vodnika po nalogah.

Zgornja vrstica strani Projekti

• Združi po (Kanban): Workarea (privzeto), Rok, Odgovorni, Oznake, Barva (Premium).
• Filtri (Premium): modal naprednih filtrov.
• Dejanja: uvoz/izvoz, arhiv projektov, koš, urejanje stolpcev (Seznam).
• Pogledi: Kanban | Kartice | Seznam (brez namenskega koledarja — uporabite roke v Karticah).
• Uporabniki / Ekipe: filtriraj po odgovornem ali ekipi.
• + Projekt: ustvari nov projekt.

Plošča projekta

Kliknite naslov projekta, da odprete bočno ploščo. Z Premium ikona Celozaslonsko odpre page project na celem zaslonu s fiksnim gumbom Shrani.

Glava plošče

• Checkbox: zapre projekt, ko so vse naloge dokončane; če ostanejo odprte naloge, klik odpre modal vodenega zapiranja.
• Naslov: inline urejanje s klikom na besedilo.
• Značka Arhivirano: vidna, če je projekt v arhivu.

Vrstica dejanj plošče

Enaka logika kot pri nalogah, s tremi ravnmi prioritete (Nizka, Srednja, Visoka):

• Prioriteta (zastavica): Nizka / Srednja / Visoka.
• Zasebnost (ključavnica): Javno ali Zasebno (vidno odgovornemu, udeležencem in omenjenim).
• Oznake: glej vodnik Oznake.
• Barva: ozadje naslova in kartice.
• Priloge: glej vodnik Priloge.
• Lepljive opombe, Kopiraj povezavo, Celozaslonsko (Premium).
• Možnosti (tri pike): Kloniraj, Premakni, Pretvori v nalogo, Arhiviraj, Uredi ploščo, Izbriši.
• + Ustvari in poveži: ustvari povezane entitete (naloga, ticket, stik…) že povezane s projektom.

Meni Možnosti (tri pike)

• Kloniraj: podvoji projekt; v modalu izberite, kaj kopirati (checklist, priloge, povezave, komentarje, podrejene naloge, če velja).
• Premakni: prenesi projekt v drugo workarea ali organizacijo (če multi-org).
• Pretvori v nalogo: pretvori projekt v eno nalogo; naloge projekta postanejo elementi checkliste nove naloge.
• Arhiviraj / Obnovi (Premium).
• Uredi ploščo (admin): postavitev polj plošče projekta.
• Izbriši / Obnovi: mehko brisanje v koš.

Zavihki plošče projekta

• Podatki: naslov, workarea, odgovorni, udeleženci, datumi, opis, polja po meri.
• Naloge: seznam nalog projekta s štecem (zaprte/skupaj); ustvarjajte in upravljajte naloge tukaj. Za operativne podrobnosti glej vodnik Naloge.
• Povezave, Čas: skupni vodniki v Povezane sekcije.
• Dodatni meni: Marketing, Integracije, Posodobitve.

Workarea

Workarea so makrokategorije za združevanje projektov: poslovne funkcije (Marketing, Sales, HR), produktne linije ali katero koli združevanje, koristno vaši ekipi. V Kanbanu projektov privzeti pogled organizira stolpce po Workarea.

Čemu služijo

• Vizualno ločiti projekte različnih področij brez mešanja na eni plošči.
• Filtrirati in poročati po področju (npr. koliko aktivnih projektov v Sales vs Marketing).
• Dodeliti referenčno ekipo workarei (neobvezno v nastavitvah).

Ustvarjanje Workarea

1. Pojdite v Nastavitve projektov → kartica Workarea, ali neposredno na stran Workarea.
2. Kliknite Nova workarea (omejitev glede na načrt: Small, Medium, Large).
3. Vnesite naslov in po potrebi povežite ekipo.
4. Shrani: workarea se prikaže na seznamu in kot stolpec v Kanbanu.

Dodelitev projekta Workarei

1. Odprite ploščo projekta → zavihek Podatki.
2. V polju Workarea izberite želeno kategorijo.
3. Shrani: projekt se prikaže v ustreznem stolpcu v Kanbanu (združi po Workarea).

Projekt lahko tudi povlečete med stolpci Workarea v Kanbanu, da hitro spremenite dodelitev.

Urejanje in brisanje Workarea

Na strani Workarea kliknite naslov za urejanje ali uporabite dejanja kartice (uredi/izbriši). Brisanje workaree ne izbriše projektov: ostanejo brez dodeljene workaree (stolpec «Brez workaree» v Kanbanu).

Povezane sekcije (skupne več entitetam)

• Povezave — poveže projekt s strankami, partnerji, ticketi.
• Čas — evidentirane in ocenjene ure na projektu (Premium).
• Oznake — kategorizacija in združevanje Kanban.
• Priloge — dokumenti projekta.
• Naloge — operativna dejanja znotraj projekta.

Ustvarjanje projekta

1. Pojdite na stran Projekti.
2. Kliknite + Projekt.
3. Vnesite naslov (obvezno).
4. V zavihku Podatki: workarea, odgovorni, udeleženci, datumi začetka/konca, opis.
5. V zavihku Naloge dodajte naloge projekta ali jih ustvarite kasneje iz zavihka ali z + Naloga s filtrom po projektu.
6. Shrani ploščo.

Glavna polja

• Workarea: makrokategorija pripadnosti.
• Odgovorni: referenčna oseba projekta.
• Udeleženci (deležniki): sodelavci z vidnostjo projekta.
• Datumi: začetek in rok projekta.
• Opis: cilji in opombe; omembe z @ime.
• Vidnost: Javno (privzeto) ali Zasebno.
• Prioriteta: Nizka, Srednja, Visoka.

Urejanje projekta

Posamezno urejanje

1. Odprite ploščo projekta.
2. Uredite polja v zavihku Podatki ali uporabite vrstico dejanj.
3. Upravljajte naloge v zavihku Naloge (odpri, ustvari, zapri).
4. Shrani (inline v bočni plošči, gumb Shrani v page project).

Zapiranje in ponovno odpiranje

Checkbox ob naslovu: če so vse naloge zaprte, označi projekt kot dokončan. Pri odprtih nalogah Mokapen predlaga, da jih zaprete ali vseeno nadaljujete. Kliknite znova za ponovno odpiranje.

Množično urejanje (Seznam, Premium)

1. Pojdite na pogled Seznam.
2. Izberite projekte s checkboxi.
3. Kliknite Uredi → nastavite skupna polja (workarea, odgovorni, datumi…).
4. Potrdite.

Brisanje projekta

Izbrišite projekte, ustvarjene po napaki, ali testne podvojitve. Raje Arhiviraj, če ima projekt naloge, evidentirane ure ali povezave, ki jih želite ohraniti v zgodovini.

Posamezno brisanje

1. Odprite ploščo → Možnosti (tri pike) → Izbriši (rdeča postavka).
2. Potrdite v modalu.

Z Advanced Premium projekt gre v koš (stran Projekti → Dejanja → Koš projektov). Od tam lahko Obnovite ali Trajno izbrišete. Če odprete projekt že v košu, se prikaže pasica Obnovi / Trajno izbriši.

Na načrtu Free (brez Advanced Premium) je brisanje običajno trajno takoj po potrditvi, brez koša — preverite dovoljenja organizacije.

Množično brisanje

1. Pogled Seznam → izberite projekte s checkboxi.
2. Kliknite Izbriši (rdeč gumb) → potrdite.

Arhiviranje projekta

Arhiv je prava izbira za dokončane ali prekinjene projekte, ki jih želite ohraniti v zgodovini brez zasedanja Kanbana in Kartic.

Arhiviranje posameznega projekta

1. Odprite ploščo → Možnosti → Arhiviraj (Premium) → potrdite.

Arhiviranje več projektov / ogled arhiva

• Množično: pogled Seznam → izberite → Arhiviraj v vrstici dejanj.
• Ogled: stran Projekti → Dejanja → Arhiv projektov.
• Obnovi: iz arhiva izberite in kliknite Obnovi, ali Možnosti → Obnovi iz arhiva na posamezni plošči.

Arhivirani projekti se ne prikažejo v standardnih operativnih pogledih, a ostanejo dostopni iz arhiva, povezav in zgodovinskih poročil.

Kloniranje projekta

Posamezno kloniranje

1. Odprite ploščo → Možnosti → Kloniraj.
2. V modalu izberite: checklist, priloge, povezave, komentarje.
3. Potrdite: odpre se nov projekt; posodobite naslov in datume pred operativno uporabo.

Množično kloniranje

1. Pogled Seznam → izberite projekte → Kloniraj → izberite možnosti → potrdite.

Pogledi projektov

Kanban (privzeto)

Stolpci po Workarea privzeto. Povleci in spusti med stolpci za spremembo workaree. Združi po: Workarea, Rok, Odgovorni, Oznake, Barva (Premium).

Kartice

Projekti razvrščeni po roku; na vrhu zamujeni ali bližnji. Vsaka kartica razširi naloge projekta.

Seznam (Premium)

Tabela z nastavljivimi stolpci, iskanjem, množičnimi dejanji (Uredi, Kloniraj, Arhiviraj, Izbriši).

Filtri

Modal Filtri (Premium), meni Uporabniki/Ekipe, iskanje v Seznamu — enaka logika kot pri nalogah.

Nastavitve projektov

V Nastavitve projektov:

• Workarea: ustvarjajte in upravljajte makrokategorije (glej sekcijo Workarea).
• Polja: polja projekta po meri.
• Plošča: postavitev plošče projekta.
• Seznam in stolpci: tabelarni pogled.
• Grafi: gradniki poročil.

Poročila projektov

Sekcija Poročila projektov (Premium) povzema projekte, do katerih imate dostop glede na vlogo in dovoljenja organizacije: vidite le avtorizirane zapise in polja. Uporabite jo za analizo obremenitve, zamud in izvoz — za vsakodnevno delo uporabite Kanban, Kartice in Seznam.

• Nadzorna plošča: status, workarea, prioriteta, ekipa, odgovorni, ure, oznake.
• Seznam poročil: tabelarična analiza in izvoz.
• Gantt projektov (Premium): časovnica rokov.

Uporabno za obremenitev po workarei, zamujene projekte in razporeditev virov.