Vodnik po Mokapenu

Vodnik po nalogah

Območje Task je operativno jedro Mokapena za organizacijo vsakodnevnega dela ekipe. Vsaka naloga predstavlja konkretno dejanje, ki ga je treba dokončati — telefonski klic, pregled, nadaljnja aktivnost — z odgovornim, rokom in stanjem napredka.

Čemu služi območje Task

Naloge vam omogočajo:

• Načrtovati delo ekipe z roki, vidnimi v koledarju in pogledih po datumu.
• Dodeliti jasne odgovornosti: vsaka naloga ima referenta, ki ve, kaj mora narediti in do kdaj.
• Povezati aktivnosti s CRM: naloga se lahko poveže s stiki in podjetji, s ticketi ali jo vključite v projekt.
• Spremljati napredek z notranjimi kontrolnimi seznami, evidentiranimi urami in združenimi poročili.
• Koordinirati razpršene ekipe: vsi vidijo iste naloge (ali le pooblaščene, če so zasebne) in jih lahko posodabljajo v realnem času.

Izolirana naloga ostane hitra akcija; z združevanjem več nalog v projekt dobite celovit pregled širših iniciativ. Dostop do območja je prek strani Task v meniju Aktivnosti.

Povezovanje naloge s projektom

Vsako nalogo lahko povežete s projektom, ki združuje dejanja za skupen cilj (npr. «Zagon spletne strani 2026» z nalogami «Brief dizajn», «Razvoj frontenda», «Test QA»). Ko nalogo dodelite projektu:

• naloga se prikaže v zavihku Task kartice projekta, s številcem napredka (npr. 3/8 dokončanih);
• v Kanban nalog lahko združujete po projektu in vidite vse naloge istega projekta;
• delite organizacijski kontekst: workarea, odgovorni, roki in poročila na ravni iniciative.

Naloga brez projekta ostane veljavna za točkovne aktivnosti; za strukturirane iniciative je smiselno ustvariti projekt in nato naloge znotraj njega. Za upravljanje projektov in workarea si oglejte vodnik Projekti.

V zavihku Podatki naloge polje Projekt omogoča izbiro ali spremembo projekta kadar koli (meni Možnosti → Premakni za premik naloge v drug projekt).

Zgornja vrstica strani Task

Na strani seznama nalog (Kanban, Kartice, Koledar ali Seznam) zgornja vrstica vsebuje:

• Filtri (Premium): napredna plošča za projekt, datume, odgovornega, oznake, polja po meri.
• Dejanja: uvoz/izvoz, dostop do arhiva in koša, urejanje stolpcev (Seznam).
• Pogledi: Kanban | Kartice | Koledar | Seznam — aktivni filtri ostanejo uporabljeni ob spremembi pogleda.
• Uporabniki / Ekipa: meni avatarjev za ogled nalog sodelavca ali ekipe.
• + Task: ustvari novo nalogo.

Kartica naloge

S klikom na naslov naloge se odpre bočna kartica. Od tam upravljate celoten življenjski cikel naloge. S paketom Premium lahko isto kartico odprete na celi strani (ikona puščic za razširitev → page task): enaka postavitev, več prostora in gumb Shrani fiksno zgoraj desno.

Glava kartice

• Checkbox (poleg naslova): označi nalogo kot dokončano ali jo znova odpri.
• Naslov: kliknite za urejanje v vrstici.
• Značka Arhivirano: prikaže se, če je naloga v arhivu.
• Shrani (samo page task): potrdi vse spremembe naenkrat.

Vrstica dejanj kartice

Pod glavo vrstica z ikonami omogoča hitra dejanja brez odpiranja zavihkov:

• Prioriteta (ikona zastavice): nastavi Normalno ali Nujno. Nujne naloge prikazujejo rumeno ikono z klicajem v pogledih.
• Zasebnost (ključavnica): Javno (vidno članom organizacije) ali Zasebno (samo odgovorni in navedeni deležniki).
• Oznake: dodelite barvne oznake za kategorizacijo. Glejte vodnik Oznake.
• Barva (kapljica): barva ozadja naslova na kartici in v Kanban karticah.
• Priloge (sponka): naložite datoteke iz računalnika ali oblaka. Značka s številom povezanih datotek. Glejte vodnik Priloge.
• Lepljive opombe (Premium): post-it opombe, vidne na kartici za hitre opomnike.
• Kopiraj povezavo: kopira neposredni URL naloge za deljenje s sodelavci.
• Cela stran (puščice za razširitev, Premium): odpre page task v novem zavihku brskalnika.
• Možnosti (tri navpične pike): meni z Kloniraj, Premakni, Pretvori v projekt, Arhiviraj, Uredi kartico, Izbriši. Razloženo spodaj.
• + Ustvari in poveži (zelen gumb): takoj ustvari povezano entiteto (nova naloga, ticket, stik, sales opportunity…) iz te naloge.

Meni Možnosti (tri pike)

Odprite kartico naloge → ikona tri navpične pike zgoraj desno:

• Kloniraj: podvoji nalogo z naslovom, polji in kontrolnim seznamom (uporabno za ponavljajoče se aktivnosti).
• Premakni: prenese nalogo v drug projekt organizacije.
• Pretvori v projekt: pretvori nalogo v projekt; postavke kontrolnega seznama postanejo naloge novega projekta.
• Arhiviraj / Obnovi (Premium): premakne nalogo v arhiv ali jo vrne v operativne poglede.
• Uredi kartico (admin): odpre nastavitve postavitve kartice naloge v novem oknu.
• Izbriši / Obnovi: mehko brisanje v koš ali obnovitev, če je že izbrisana.

Zavihki kartice

Zavihki pod vrstico dejanj organizirajo vsebino naloge:

• Podatki: vsa polja naloge (projekt, odgovorni, datumi, opis, polja po meri).
• Kontrolni seznam, Povezave, Čas: funkcije, skupne med entitetami — glejte razdelek Povezani razdelki.
• Dodatni spustni meni: Marketing, Integracije (sinhronizacija z zunanjimi aplikacijami), Posodobitve (zgodovina kartice).

Povezani razdelki (skupni več entitetam)

Nekateri deli kartice naloge so enaki pri projektih, stikih, ticketih in drugih entitetah. Za operativne podrobnosti si oglejte namenske vodnike:

• Kontrolni seznam — mikro-dejanja za odkljukavanje, vrstica napredka, vlečenje in spuščanje.
• Povezave — povežite naloge s stiki, podjetji, ticketi, sales opportunity in drugimi CRM entitetami.
• Čas — evidentirajte opravljene ure in jih primerjajte s oceno (Premium).
• Oznake — barvne oznake za filtriranje in združevanje v Kanban.
• Priloge — dokumenti iz računalnika ali oblaka (Drive, OneDrive).
• Posodobitve — zgodovina sprememb, komentarjev, povezav in e-pošte, povezane z nalogo.

Ustvarjanje naloge

Postopek

1. Pojdite na stran Task.
2. Kliknite + Task zgoraj desno.
3. Vnesite naslov (obvezen): bodite natančni («Poklicati Rossi za ponudbo Q2», ne «Klic»).
4. V zavihku Podatki izpolnite projekt, odgovornega, datume, opis in polja po meri.
5. Izbirno: dodajte kontrolni seznam, povezave ali čas v ustreznih zavihkih.
6. Shranite kartico.

Naloge lahko ustvarite tudi iz zavihka Task projekta, iz povezave na stiku/podjetju ali prek avtomatizacij.

Glavna polja v zavihku Podatki

• Projekt: poveže nalogo s projektom, ki ji pripada. Glejte tudi Povezovanje naloge s projektom.
• Odgovorni: kdo mora dokončati nalogo.
• Deležniki: drugi vključeni člani, ki dobijo vidnost.
• Datumi začetka / roka: prikazani v Koledarju in Karticah.
• Opis: operativne podrobnosti; uporabite @ime za omembo sodelavcev.
• Polja po meri: definirana v Nastavitve Task.

Urejanje naloge

Posamezno urejanje

1. Odprite kartico s klikom na naslov.
2. Uredite polja v zavihku Podatki (klik na vrednost → urejanje v vrstici) ali uporabite vrstico dejanj za prioriteto, oznake, barvo itd.
3. Shrani: samodejno polje za polje v bočni kartici ali gumb Shrani v page task.

Zapiranje in ponovno odpiranje

Checkbox poleg naslova: en klik zapre nalogo, drugi klik jo znova odpre. Zaprte naloge ostanejo vidne v pogledih, dokler jih ne arhivirate ali izbrišete.

Množično urejanje (pogled Seznam, Premium)

1. Preklopite na pogled Seznam.
2. Izberite naloge s checkboxi na levi.
3. Kliknite Uredi v vrstici dejanj nad tabelo.
4. V modalnem oknu dodajte polja za posodobitev (projekt, odgovorni, datumi, prioriteta…) in nastavite vrednosti.
5. Potrdite: vrednosti se uporabijo za vse izbrane naloge.

Brisanje naloge

Izbrišite naloge, ustvarjene po napaki, podvojene ali osnutke, ki jih nikoli niste uporabili. Ne zamenjujte z Arhiviraj: brisanje odstrani zapis iz pogledov (ali iz koša); arhiv skrije dokončane naloge ob ohranitvi berljive zgodovine.

Posamezno brisanje

1. Odprite kartico naloge.
2. Meni Možnosti (tri pike) → Izbriši (rdeča postavka).
3. Potrdite v modalnem oknu.

Z naprednim Premium naloga gre v koš (stran Task → Dejanja → Koš nalog). Od tam lahko Obnovite ali Trajno izbrišete. Če odprete nalogo, ki je že v košu, se prikaže pasica z Obnovi / Trajno izbriši.

Na paketu Free (brez naprednega Premium) je brisanje običajno trajno takoj po potrditvi, brez koša — preverite dovoljenja vaše organizacije.

Množično brisanje

1. V pogledu Seznam izberite naloge.
2. Kliknite Izbriši (rdeč gumb nad tabelo).
3. Potrdite.

Arhiviranje naloge

Arhiv je prava izbira za dokončane ali začasno ustavljene naloge, ki jih želite ohraniti v zgodovini brez zasedanja Kanban, Kartic in Koledarja.

Arhiviranje posamezne naloge

1. Odprite kartico → Možnosti → Arhiviraj (Premium).
2. Potrdite v modalnem oknu.

Arhiviranje več nalog / ogled arhiva

• Množično: pogled Seznam → izberite → Arhiviraj v vrstici dejanj.
• Ogled: stran Task → Dejanja → Arhiv nalog.
• Obnovitev: iz arhiva izberite in kliknite Obnovi, ali Možnosti → Obnovi iz arhiva na posamezni kartici.

Arhivirane naloge se ne prikažejo v standardnih operativnih pogledih, a ostanejo dostopne iz arhiva, povezav in zgodovinskih poročil.

Pogledi nalog

Štiri načine prikaza, izbirne zgoraj. Filtri in izbrani uporabnik/ekipa ostanejo aktivni ob spremembi pogleda.

Kanban (privzeto)

Interaktivni stolpci z vlečenjem in spuščanjem. Meni Združi po: Projekt (privzeto), Rok, Odgovorni, Oznake, Barva (Premium). Idealno za vizualne tokove in stand-up sestanke.

Kartice

Naloge razvrščene po roku: zgoraj tiste, ki so potekle ali kmalu zapadejo. Uporabno za dnevno načrtovanje «kaj narediti danes».

Koledar

Naloge na koledarju po datumu roka/začetka. Prikazuje delovno obremenitev v času.

Seznam (Premium)

Tabela z nastavljivimi stolpci, razvrščanjem, iskanjem po besedilu in množičnimi dejanji (Uredi, Kloniraj, Arhiviraj, Izbriši). Ikona ključavnice = zasebna naloga; barvna pika = nedavno posodobljena.

Filtri

• Filtri (Premium): modalno okno s filtri po projektu, datumu, odgovornem, oznakah, stanju, poljih po meri.
• Uporabniki / Ekipa: omeji naloge na izbranega odgovornega ali ekipo.
• Iskanje Seznam: polje filtra nad tabelo.

Nastavitve Task

V Nastavitve Task (admin):

• Polja: ustvarite polja po meri (besedilo, število, izbor…).
• Kartica: vrstni red in vidnost polj na kartici naloge.
• Seznam in stolpci: stolpci pogleda Seznam.
• Grafi: gradniki v poročilih nalog.

Iz Seznama: Dejanja → Uredi stolpce odpre urejevalnik stolpcev neposredno.

Poročilo Task

Razdelek Poročilo Task (Premium) povzema naloge, do katerih imate dostop glede na vlogo in dovoljenja organizacije: vidite le pooblaščene zapise in polja, ne celotnega workspace. Služi za analizo obremenitve, zamud in izvoz — za vsakodnevno delo uporabljajte Kanban, Kartice in Seznam.

• Nadzorna plošča: grafi po stanju, projektu, prioriteti, ekipi, odgovornem, urah, oznakah.
• Seznam poročil: analitična tabela s filtri in izvozom CSV/Excel.
• Gantt nalog (Premium): časovnica po projektu in rokih.

Uporabite poročila za odkrivanje zamud, neravnovesij obremenitve med člani in dejanskih ur v primerjavi z ocenjenimi.