Vodnik po Mokapenu

Vodnik po Kontaktih

Območje Kontakti je imenik oseb, s katerimi delate: stranke, potencialne stranke, partnerji, dobavitelji, leadi iz obrazcev ali kampanj. Vsak kontakt združuje identiteto (ime, e-pošta, telefon), vlogo, pripadnost podjetju, zgodovino odnosov in operativne povezave z deali, ticketi, nalogami in projekti. To je izhodišče relacijskega CRM: brez strukturiranih kontaktov prodaja in podpora izgubita kontekst.

Dostop prek seznama Kontaktov v meniju. S tipko Podjetja preidete na imenik podjetij (vodnik Podjetja).

Vloga v CRM in procesih

Kontakt v Mokapenu ni vrstica v Excelovi preglednici: je živ zapis, povezan z ostankom sistema.

• Prodaja: kontakt povezan z deali, ponudbami, nalogami za nadaljnje ukrepanje; oznake za segmentacijo (Warm, Enterprise…).
• Podpora: kontakt pri ticketih, e-pošta sinhronizirana v zavihku E-pošta, onboarding checkliste.
• Marketing: zavihek Marketing (seznami, soglasja), izvor leada (polje Source), sync integracije.
• Operativa: dvosmerne Povezave z nalogami, projekti, sestanki; SMS/WhatsApp iz vrstice panela (če omogočeno).

Praktično pravilo: vsaka pomembna interakcija (klic, prodajna e-pošta, ticket) mora biti povezljiva s kontaktom (ali ustvarjena kot kontakt na hitro) z vsaj e-pošto ali telefonom in, kadar je mogoče, povezanim podjetjem.

Stran seznama Kontaktov

Glavna stran je tabela DataTables z nastavljivimi stolpci (ime, priimek, e-pošta, podjetje, oznake, zasebnost…). Zgornja vrstica:

• Podjetja: prehod na seznam podjetij.
• Filtri (plan Large): modal naprednih filtrov po standardnih poljih, poljih po meri in povezavah.
• Dejanja: uvoz/izvoz (org dovoljenja), upravljanje duplikatov, urejanje stolpcev, arhiv, koš.
• + Kontakt: odpre modal za hitro ustvarjanje.

Klik na ime odpre stranski panel. S planom Small lahko odprete page contact na celem zaslonu (ikona razširitve).

Ob izbiri ene ali več vrstic s potrditvenimi polji na levi se nad tabelo prikaže vrstica množičnih dejanj: Nova e-pošta (če je integracija aktivna), Uredi, Kloniraj, Arhiviraj, Izbriši, Izvozi (lastnik org). Enak operativni vzorec kot pri nalogah v pogledu Seznam.

Panel kontakta

Panel (modal ali celotna stran) je organiziran kot druge entitete Mokapena.

Glava: fotografija ali začetnice, ime in priimek (inline urejanje), pozdrav, značka Arhivirano, če velja. Če je kontakt v košu, se prikaže rdeč pas z gumboma Obnovi in Dokončno izbriši (plan Medium).

Vrstica dejanj (ikona za ikono):

• Zasebnost (ključavnica): javno ali zasebno (samo lastnik in deležniki).
• Oznake, Barva naslova, Priloge, Lepljive opombe (plan Small).
• Kopiraj povezavo, Celotna stran (plan Small).
• + Ustvari in poveži (zelen gumb): na hitro ustvari nalogo, ticket, deal, sestanek… že povezan s kontaktom.

Meni Možnosti (tri pike)

Odprite panel kontakta → ikona treh navpičnih pik zgoraj desno:

• Kloniraj: podvoji kontakt; v modalu izberite, kaj kopirati (checklist, priloge, povezave, komentarje). Uporabno za «vzorčni kontakt» ali ponovljiv onboarding.
• Arhiviraj / Obnovi (plan Medium): premakne v arhiv ali vrne v operativne poglede.
• Uredi panel (admin): odpre oblikovalca postavitve polj kontakta v novem oknu.
• Izbriši / Obnovi (rdeča postavka): mehko brisanje v koš ali obnovitev, če je že izbrisan; s planom Medium tudi dokončno brisanje iz koša.

Zavihki panela

• Podatki: kartica, podjetje, e-pošta, telefon, polja po meri — glej Zavihek Podatki.
• Checklist, Povezave, E-pošta, Marketing, Zasebnost, Sync: glej Povezane sekcije.
• Posodobitve — zgodovina sprememb kartice, komentarji, sporočila obrazcev in marketinga (kontakti/podjetja).

Zavihek Podatki — polja kartice

V zavihku Podatki najdete operativna polja (inline urejanje z ikono svinčnika):

• Tip in Delovna vloga (job role).
• Podjetje (company_id): pripadno podjetje — izbirnik z iskanjem; podjetje lahko ustvarite na hitro, če ne obstaja.
• Deležniki: drugi uporabniki/ekipe z vidnostjo.
• Izvor (source): od kod prihaja lead.
• Opis (obogateno besedilo, omembe @).
• Sales polja (če je modul Sales aktiven).
• E-pošta (več naslovov), Telefon, Naslov, Jezik, Rojstni dan, Spletna stran, Družabna omrežja.

S polji po meri (plan Medium) zavihek Podatki sledi pravilom vidnosti/obveznosti, določenim v nastavitvah. Priloge in komentarji dopolnjujejo panel na dnu zavihka.

Kontakt in podjetje

Polje Podjetje v zavihku Podatki označuje referenčno podjetje kontakta (npr. «Janez Novak» → «Acme d.o.o.»). Ne nadomešča Povezav: isti kontakt lahko povežete tudi z deali, drugimi kontakti ali ticketi neodvisno od glavnega podjetja.

B2B dobra praksa: najprej ustvarite podjetje (ID za DDV, naslov sedeža), nato kontakte z različnimi vlogami (odločevalec, administracija, tehnična). Za B2C stranke lahko polje podjetje ostane prazno.

Zavihki in povezane sekcije

• Checklist — vodnik Checklist: onboarding stranke, zbiranje dokumentov.
• Povezave — vodnik Povezave: povezani deali, naloge, ticketi, projekti.
• Naročila / Fidelity (Sales): zgodovina naročil in točke zvestobe.
• E-pošta: sinhronizirani pogovori (integracije Gmail/Outlook).
• Zasebnost: GDPR soglasja, zgodovina obdelav.
• Marketing: naročnine na sezname, kampanje.
• Fakturiranje (Sales): podatki za fakturiranje, povezani s kontaktom.
• Sync: stanje sinhronizacije z Google Contacts, Outlook, drugimi aplikacijami.
• Portal (plan Large): dostop do portala za stranke.
• Posodobitve — zgodovina sprememb kartice, komentarji, sporočila obrazcev in marketinga (kontakti/podjetja).

Ustvarjanje kontakta

1. Seznam Kontaktov → + Kontakt (ali Ustvari in poveži iz drugega panela).
2. Izpolnite vsaj ime ali e-pošto (preverjanje duplikatov e-pošte, če je aktivno).
3. Povežite podjetje, oznake in odgovornega, če so že znani.
4. Shrani: kontakt se prikaže na seznamu in ga lahko takoj povežete z deali/ticketi.

Prek uvoza CSV (Dejanja → Import) naložite tisoče vrstic z mapiranjem stolpcev; iz landing obrazcev/webhookov se kontakti lahko ustvarijo samodejno z izpolnjenim source.

Urejanje kontakta

Posamično urejanje (panel)

1. Odprite panel kontakta (klik na ime na seznamu).
2. Uredite inline: naslov/ime v glavi ali polja v zavihku Podatki (klik na vrednost → ikona svinčnika → urejanje).
3. Uporabite vrstico dejanj za oznake, barvo, zasebnost, priloge, lepljive opombe.
4. Shrani: samodejno polje za poljem v stranskem panelu ali gumb Shrani v page contact.

Množično urejanje (seznam)

1. Na seznamu Kontaktov izberite kontakte s potrditvenimi polji na levi.
2. Kliknite Uredi v vrstici dejanj nad tabelo.
3. V modalu dodajte polja za posodobitev (odgovorni, oznake, tip, podjetje, dovoljena polja po meri…) in nastavite vrednosti.
4. Potrdite: vrednosti veljajo za vse izbrane kontakte.

Spremembe v zavihku Zasebnost ali Marketing lahko zahtevajo posebna dovoljenja. Admin: Možnosti → Uredi panel odpre oblikovalca polj (vidnost, vrstni red) v novem oknu.

Brisanje kontakta

Izbrišite kontakte, ustvarjene po pomoti, ali testne duplikate. Raje Arhiviraj, če ima kontakt zgodovino e-pošte, dealov ali ticketov in ne želite izgubiti sledi v CRM.

Posamično brisanje

1. Odprite panel kontakta.
2. Meni Možnosti (tri pike) → Izbriši (rdeča postavka).
3. Potrdite v modalu.

S planom Large kontakt gre v koš (Seznam Kontaktov → Dejanja → Koš kontaktov). Od tam lahko Obnovite ali Dokončno izbrišete. Če odprete kontakt, ki je že v košu, se prikaže pas z gumboma Obnovi / Dokončno izbriši.

Na planu Free (brez plana Large) je brisanje na splošno dokončno takoj po potrditvi, brez koša — preverite dovoljenja vaše organizacije.

Množično brisanje

1. Na seznamu Kontaktov izberite kontakte s potrditvenimi polji.
2. Kliknite Izbriši (rdeč gumb nad tabelo).
3. Potrdite.

Arhiviranje kontakta

Arhiv je prava izbira za neaktivne kontakte (izgubljene stranke, bivši zaposleni, neusposobljeni leadi), ki jih želite obdržati v zgodovini s povezavami in e-pošto, brez zasedanja operativnega seznama.

Arhiviranje posameznega kontakta

1. Odprite panel → Možnosti → Arhiviraj (plan Medium).
2. Potrdite v modalu. V glavi se prikaže značka Arhivirano.

Arhiviranje več kontaktov / ogled arhiva

• Množično: seznam Kontaktov → izberite s potrditvenimi polji → Arhiviraj v vrstici dejanj.
• Ogled: Seznam Kontaktov → Dejanja → Arhiv kontaktov (plan Medium).
• Obnovi: iz arhiva izberite in kliknite Obnovi, ali Možnosti → Obnovi iz arhiva na posameznem panelu.

Arhivirani kontakti se ne prikažejo v standardnih operativnih pogledih, vendar ostanejo dostopni iz arhiva, povezav in zgodovinskih poročil.

Poročila Kontaktov

Oddelek Poročila Kontaktov (plan Large) povzema kontakte, do katerih imate dostop glede na vlogo in org dovoljenja: vidite samo pooblaščene zapise in polja. Uporabite za analizo po tipu, odgovornem, izvoru in izvoz — za dodajanje ali popravljanje posameznih zapisov uporabite seznam Kontaktov.

• Nadzorna plošča: grafikoni po tipu, statusu, vlogi, oznakah, odgovornem, izvoru, geografski zemljevid.
• Seznam poročil: filtrirana analitična tabela z izvozom CSV/Excel — osnova za pregled kartic in marketinško segmentacijo.

Združite poročila s filtri seznama in oznakami, da uskladite kontakte in povezane priložnosti po odgovornem ali kampanji.

Kloniranje kontakta

Kloniranje podvoji obstoječi kontakt kot osnovo za nov zapis — idealno za «vzorčni kontakt» (npr. standardni onboarding, ponavljajoči se partnerski profil).

Posamično kloniranje

1. Odprite panel → Možnosti → Kloniraj.
2. V modalu izberite, kaj kopirati: Checklist, Priloge, Povezave, Komentarje (neodvisna potrditvena polja).
3. Potrdite: odpre se panel novega kontakta; pred operativno uporabo spremenite ime/e-pošto.

Množično kloniranje

1. Seznam Kontaktov → izberite kontakte → Kloniraj v vrstici dejanj.
2. Izberite enake možnosti kopiranja v modalu in potrdite.

Filtri, stolpci in segmentacija

Napredni filtri (plan Small): pogoji za oznake, tip, podjetje, polja po meri, povezave (Povezan deal, Povezan ticket…), datumi zadnje posodobitve. Shranite kombinacije prek URL ali timskih pogledov.

Uredi stolpce (Dejanja, člani org): izberite, katere stolpce prikazati v tabeli in v kakšnem vrstnem redu — bistveno za ekipe, ki uporabljajo polja po meri (npr. «Panoga», «Prihodki»).

Združite filtre z Oznakami za operativne segmente: «Enterprise kontakti z oznako Hot brez odprtega deala».

Duplikati

(plan Medium) Dejanja → Upravljaj duplikate: Mokapen predlaga skupine podobnih kontaktov (ista e-pošta, ime+priimek, telefon). Lahko združite zapise (izberete master in polja za ohranitev) ali prezrete neproblematične pare. Stran Prezrto za poznejši pregled.

Ob ustvarjanju check_duplicate_ajax opozori, če e-pošta že obstaja — prepreči množenje istega leada.

Uvoz, izvoz in integracije

• Uvoz CSV (člani org): mapirajte stolpce → Mokapen polja, predogled, paketni uvoz.
• Izvoz (lastnik org): CSV/Excel filtriranih ali izbranih kontaktov.
• Google Contacts / Outlook: dvosmerna sinhronizacija ali uvoz iz map (Integracije računa).
• Data enrichment (Hunter itd.): odkrivanje kontaktov po domeni podjetja, selektivni uvoz.

Nastavitve Kontaktov

Iz Nastavitev Kontaktov (admin/pooblaščeni člani):

• Polja: seznam standardnih in polj po meri, pravila plana Medium.
• Postavitev panela (fields_view): katera polja prikazati v modalu/strani in v kakšnem vrstnem redu.
• Stolpci tabele (columns_view): privzeti stolpci seznama za celotno org.

Pred množičnimi uvozi uskladite nastavitve s prodajnim procesom (obvezna polja, source, tip kontakta).

Priporočeni procesi

• Lead intake: obrazec → kontakt + source + oznaka kampanje → naloga kvalifikacije v 24h → povezava z dealom, če kvalificiran.
• Onboarding: checklist na kontaktu (KYC, pogodba) + povezave z delivery projektom.
• Podpora: ticket vedno povezan s kontaktom; e-pošta v zavihku E-pošta za zgodovino pogovorov.
• Mesečno čiščenje: duplikati, arhiviraj neaktivne kontakte > 12 mesecev, filter «brez e-pošte».
• Uskladitev prodaje: ista oznaka na kontaktu in povezanem dealu; poročila kontaktov po odgovornem.

Za imenik podjetij in zavihek Kontakti podjetja glejte vodnik Podjetja.