O guia do Mokapen

Guia de Contatos

A área Contatos é o diretório das pessoas com quem trabalha: clientes, prospects, parceiros, fornecedores, leads de formulários ou campanhas. Cada contato concentra identidade (nome, email, telefone), função, empresa de pertença, histórico relacional e ligações operacionais a deals, tickets, tarefas e projetos. É o ponto de partida do CRM relacional: sem contatos estruturados, vendas e suporte perdem contexto.

Acesse pela lista Contatos no menu. Pelo botão Empresas passa ao diretório de sociedades (guia Empresas).

Papel no CRM e processos

Um contato no Mokapen não é uma linha numa folha Excel: é um registro vivo ligado ao resto do sistema.

• Vendas: contato ligado a deals, orçamentos, tarefas de follow-up; etiquetas para segmentação (Warm, Enterprise…).
• Suporte: contato em tickets, emails sincronizados no separador Email, checklists de onboarding.
• Marketing: separador Marketing (listas, consentimentos), origem do lead (campo Source), integrações de sync.
• Operações: Ligações bidirecionais para tarefas, projetos, compromissos; SMS/WhatsApp na barra do painel (se ativados).

Regra prática: cada interação significativa (chamada, email comercial, ticket) deve poder ser atribuída a um contato (ou criada como contato à partida) com pelo menos email ou telefone e, quando possível, empresa associada.

Página lista Contatos

A página principal é uma tabela DataTables com colunas configuráveis (nome, apelido, email, empresa, etiquetas, privacidade…). Barra superior:

• Empresas: passa à lista de sociedades.
• Filtros (plano Large): modal de filtros avançados sobre campos standard, personalizados e ligações.
• Ações: import/export (permissões org), gestão de duplicados, editar colunas, arquivo, lixo.
• + Contato: abre o modal de criação rápida.

Clicar no nome abre o painel lateral. Com o plano Small pode abrir a page contact em tela inteiro (ícone de expansão).

Ao selecionar uma ou mais linhas com as caixas à esquerda aparece a barra de ações em massa acima da tabela: Novo email (se integração ativa), Editar, Clonar, Arquivar, Excluir, Exportar (owner org). Mesmo padrão operativo das tarefas na vista Lista.

Painel do contato

O painel (modal ou página inteira) está organizado como as outras entidades Mokapen.

Cabeçalho: foto ou iniciais, nome e apelido (editáveis inline), saudação, badge Arquivado se aplicável. Se o contato está no lixo, aparece um banner vermelho com os botões Restaurar e Excluir definitivamente (plano Medium).

Barra de ações (ícone a ícone):

• Privacidade (cadeado): público ou privado (apenas owner e stakeholders).
• Etiquetas, Cor do título, Anexos, Notas adesivas (plano Small).
• Copiar link, Página inteira (plano Small).
• + Criar e ligar (botão verde): cria à partida tarefa, ticket, deal, compromisso… já ligado ao contato.

Menu Opções (três pontos)

Abra o painel contato → ícone três pontos verticais no canto superior direito:

• Clonar: duplica o contato; no modal escolha o que copiar (checklist, anexos, ligações, comentários). Útil para «contato modelo» ou onboarding repetível.
• Arquivar / Restaurar (plano Medium): move para arquivo ou devolve às vistas operacionais.
• Editar painel (admin): abre o designer de layout de campos contato em nova janela.
• Excluir / Restaurar (entrada vermelha): soft delete para o lixo, ou restauração se já excluído; com plano Medium também exclusão definitiva do lixo.

Separadores do painel

• Dados: ficha, empresa, email, telefone, campos personalizados — ver Separador Dados.
• Checklist, Ligações, Email, Marketing, Privacidade, Sync: ver Seções ligadas.
• Atualizações — histórico de alterações de ficha, comentários, mensagens de formulário e marketing (contatos/empresas).

Separador Dados — campos de ficha

No separador Dados encontra os campos operacionais (editáveis inline com ícone lápis):

• Tipo e Função profissional (job role).
• Empresa (company_id): sociedade de pertença — seletor com pesquisa; pode criar empresa à partida se não existir.
• Stakeholders: outros usuários/equipes com visibilidade.
• Origem (source): de onde provém o lead.
• Descrição (rich text, menções @).
• Campos Sales (se módulo Sales ativo).
• Email (vários endereços), Telefone, Morada, Idioma, Aniversário, Website, Redes sociais.

Com campos personalizados (plano Medium) o separador Dados segue regras de visibilidade/obrigatoriedade definidas nas configurações. Anexos e comentários completam o painel no final do separador.

Contato e empresa

O campo Empresa no separador Dados indica a sociedade de referência do contato (ex. «João Silva» → «Acme Lda»). Não substitui as Ligações: pode ligar o mesmo contato também a deals, outros contatos ou tickets independentemente da empresa principal.

Boa prática B2B: crie primeiro a empresa (NIF, morada sede) e depois os contatos com funções distintas (decisor, administração, técnico). Para clientes B2C o campo empresa pode ficar vazio.

Separadores e seções ligadas

• Checklist — guia Checklist: onboarding cliente, recolha de documentos.
• Ligações — guia Ligações: deals, tarefas, tickets, projetos ligados.
• Pedidos / Fidelidade (Sales): histórico de pedidos e pontos de fidelidade.
• Email: conversas sincronizadas (integrações Gmail/Outlook).
• Privacidade: consentimentos GDPR, histórico de tratamentos.
• Marketing: subscrições de listas, campanhas.
• Faturamento (Sales): dados de faturamento ligados ao contato.
• Sync: estado de sincronização com Google Contacts, Outlook, outras apps.
• Portal (plano Large): acesso ao portal cliente.
• Atualizações — histórico de alterações de ficha, comentários, mensagens de formulário e marketing (contatos/empresas).

Criar um contato

1. Lista Contatos → + Contato (ou Criar e ligar noutro painel).
2. Preencha pelo menos nome ou email (validação de duplicados no email se ativa).
3. Associe empresa, etiquetas e responsável se já conhecidos.
4. Salve: o contato aparece na lista e pode ser ligado de imediato a deals/tickets.

A partir de import CSV (Ações → Import) carrega milhares de linhas mapeando colunas; a partir de formulários landing/webhook os contatos podem ser criados automaticamente com source preenchido.

Modificar um contato

Edição individual (painel)

1. Abra o painel do contato (clique no nome na lista).
2. Edite inline: título/nome no cabeçalho, ou campos no separador Dados (clique no valor → ícone lápis → editar).
3. Use a barra de ações para etiquetas, cor, privacidade, anexos, notas adesivas.
4. Salve: automático campo a campo no painel lateral, ou botão Salvar em page contact.

Edição em massa (lista)

1. Na lista Contatos, selecione os contatos com as caixas à esquerda.
2. Clique Editar na barra de ações acima da tabela.
3. No modal, adicione os campos a atualizar (responsável, etiquetas, tipo, empresa, campos personalizados permitidos…) e defina os valores.
4. Confirme: os valores aplicam-se a todos os contatos selecionados.

Alterações no separador Privacidade ou Marketing podem exigir permissões específicas. Admin: Opções → Editar painel abre o designer de campos (visibilidade, ordem) em nova janela.

Excluir um contato

Exclua contatos criados por engano ou duplicados de teste. Prefira Arquivar se o contato tem histórico de email, deals ou tickets ligados e não quer perder o rasto no CRM.

Exclusão individual

1. Abra o painel do contato.
2. Menu Opções (três pontos) → Excluir (entrada vermelha).
3. Confirme no modal.

Com o plano Large o contato vai para o lixo (Lista Contatos → Ações → Lixo contatos). A partir daí pode Restaurar ou Excluir definitivamente. Se abrir um contato já no lixo, aparece o banner com os botões Restaurar / Excluir definitivamente.

No plano Free (sem plano Large) a exclusão é em geral definitiva imediatamente após confirmação, sem lixo — verifique as permissões da sua organização.

Exclusão múltipla

1. Na lista Contatos, selecione os contatos com as caixas.
2. Clique Excluir (botão vermelho acima da tabela).
3. Confirme.

Arquivar um contato

O arquivo é a escolha certa para contatos já não ativos (clientes perdidos, ex-colaboradores, leads não qualificados) que quer manter no histórico com ligações e emails intactos, sem sobrecarregar a lista operacional.

Arquivar um contato individual

1. Abra o painel → Opções → Arquivar (plano Medium).
2. Confirme no modal. Aparece o badge Arquivado no cabeçalho.

Arquivar vários contatos / consultar o arquivo

• Múltiplo: lista Contatos → selecione com caixas → Arquivar na barra de ações.
• Consultar: Lista Contatos → Ações → Arquivo contatos (plano Medium).
• Restaurar: do arquivo selecione e clique Restaurar, ou Opções → Restaurar do arquivo no painel individual.

Os contatos arquivados não aparecem nas vistas operacionais standard mas permanecem acessíveis a partir do arquivo, ligações e relatórios históricos.

Relatórios Contatos

A seção Relatórios Contatos (plano Large) resume os contatos a que tem acesso com base no papel e permissões da organização: vê apenas registros e campos autorizados. Serve para análise por tipo, responsável, origem e export — para inserir ou corrigir registros individuais use a lista Contatos.

• Dashboard: gráficos por tipo, estado, função, etiquetas, responsável, origem, mapa geográfico.
• Lista relatórios: tabela analítica filtrável com export CSV/Excel — base para revisão de fichas e segmentação marketing.

Combine relatórios com filtros de lista e etiquetas para alinhar contatos e oportunidades ligadas por responsável ou campanha.

Clonar um contato

A clonagem duplica um contato existente como base para um novo registro — ideal para «contato modelo» (ex. onboarding standard, perfil parceiro recorrente).

Clonagem individual

1. Abra o painel → Opções → Clonar.
2. No modal selecione o que copiar: Checklist, Anexos, Ligações, Comentários (caixas independentes).
3. Confirme: abre-se o painel do novo contato; modifique nome/email antes de usar operacionalmente.

Clonagem múltipla

1. Lista Contatos → selecione os contatos → Clonar na barra de ações.
2. Escolha as mesmas opções de cópia no modal e confirme.

Filtros, colunas e segmentação

Filtros avançados (plano Small): condições sobre etiquetas, tipo, empresa, campos personalizados, ligações (Deal ligado, Ticket ligado…), datas de última atualização. Salve combinações via URL ou vistas de equipe.

Editar colunas (Ações, membros org): escolha quais colunas mostrar na tabela e a ordem — essencial para equipes que usam campos personalizados (ex. «Setor», «Faturamento»).

Combine filtros com Etiquetas para segmentos operacionais: «Contatos Enterprise com etiqueta Hot sem deal aberto».

Duplicados

(plano Medium) Ações → Gerir duplicados: Mokapen propõe grupos de contatos semelhantes (mesmo email, nome+apelido, telefone). Pode fundir registros (escolhendo master e campos a conservar) ou ignorar pares não problemáticos. Página Ignorados para revisão posterior.

Na criação, check_duplicate_ajax avisa se o email já existe — evita multiplicar o mesmo lead.

Import, export e integrações

• Import CSV (membros org): mapeie colunas → campos Mokapen, pré-visualização, import em lote.
• Export (owner org): CSV/Excel dos contatos filtrados ou selecionados.
• Google Contacts / Outlook: sync bidirecional ou import de pastas (Integrações conta).
• Data enrichment: descoberta de contatos por domínio empresa, import seletivo.

Configurações Contatos

A partir de Configurações Contatos (admin/membros autorizados):

• Campos: lista de campos standard e personalizados, regras plano Medium.
• Layout painel (fields_view): quais campos mostrar em modal/página e em que ordem.
• Colunas tabela (columns_view): colunas por defeito da lista para toda a org.

Alinhe as configurações ao processo comercial antes de imports massivos (campos obrigatórios, source, tipo contato).

Processos recomendados

• Lead intake: formulário → contato + source + etiqueta campanha → tarefa de qualificação em 24h → ligação a deal se qualificado.
• Onboarding: checklist no contato (KYC, contrato) + ligações ao projeto delivery.
• Suporte: ticket sempre ligado ao contato; email no separador Email para histórico de conversas.
• Limpeza mensal: duplicados, arquivar contatos inativos > 12 meses, filtro «sem email».
• Alinhamento vendas: mesma etiqueta no contato e deal ligado; relatórios contatos por responsável.

Para o diretório de sociedades e o separador Contatos da empresa consulte a guia Empresas.