Průvodce Mokapenem

Příručka Kontakty

Oblast Kontakty je adresář lidí, se kterými pracujete: zákazníci, prospecti, partneři, dodavatelé, leady z formulářů nebo kampaní. Každý kontakt sdružuje identitu (jméno, e-mail, telefon), roli, příslušnost ke společnosti, historii vztahů a provozní vazby na obchody, tickety, úkoly a projekty. Je výchozím bodem vztahového CRM: bez strukturovaných kontaktů ztrácí prodej a podpora kontext.

Přistupte ze seznamu Kontaktů v menu. Tlačítkem Společnosti přepnete na adresář firem (příručka Společnosti).

Role v CRM a procesech

Kontakt v Mokapenu není řádek v tabulce Excel: je to živý záznam propojený se zbytkem systému.

• Prodej: kontakt propojený s obchody, nabídkami, follow-up úkoly; štítky pro segmentaci (Teplý, Enterprise…).
• Podpora: kontakt u ticketů, e-maily synchronizované na kartě E-mail, onboardingové kontrolní seznamy.
• Marketing: karta Marketing (seznamy, souhlasy), původ leadu (pole Zdroj), synchronizační integrace.
• Provoz: obousměrná Propojení s úkoly, projekty, schůzkami; SMS/WhatsApp z lišty panelu (pokud povoleno).

Praktické pravidlo: každá významná interakce (hovor, prodejní e-mail, ticket) by měla být dohledatelná u kontaktu (nebo vytvořena jako kontakt za běhu) s alespoň e-mailem nebo telefonem a, kde je to možné, s přiřazenou společností.

Stránka seznamu kontaktů

Hlavní stránka je tabulka DataTables s konfigurovatelnými sloupci (jméno, příjmení, e-mail, společnost, štítky, soukromí…). Horní lišta:

• Společnosti: přepnutí na seznam firem.
• Filtry (vhodný plán Premium): modální okno s pokročilými filtry na standardní pole, vlastní pole a propojení.
• Akce: import/export (oprávnění org), správa duplicit, úprava sloupců, archiv, koš.
• + Kontakt: otevře modální okno pro rychlé vytvoření.

Kliknutím na jméno otevřete postranní panel. S vhodným plánem Premium můžete otevřít stránku kontaktu na celou obrazovku (ikona rozbalení).

Výběrem jednoho nebo více řádků zaškrtávacími políčky vlevo se zobrazí akční lišta hromadných akcí nad tabulkou: Nový e-mail (pokud je integrace aktivní), Upravit, Duplikovat, Archivovat, Smazat, Export (vlastník org). Stejný provozní vzor jako u úkolů v zobrazení Seznam.

Panel kontaktu

Panel (modální okno nebo celá stránka) je organizován jako u ostatních entit Mokapenu.

Hlavička: fotka nebo iniciály, jméno a příjmení (upravitelné na místě), pozdrav, odznak Archivováno, pokud je to relevantní. Pokud je kontakt v koši, zobrazí se červený banner s tlačítky Obnovit a Smazat trvale (vhodný plán Premium).

Akční lišta (ikona po ikoně):

• Soukromí (zámek): veřejné nebo soukromé (pouze odpovědná osoba a stakeholdeři).
• Štítky, Barva názvu, Přílohy, Lepicí poznámky (vhodný plán Premium).
• Kopírovat odkaz, Celá stránka (vhodný plán Premium).
• + Vytvořit a propojit (zelené tlačítko): okamžitě vytvoří úkol, ticket, obchod, schůzku… již propojené s kontaktem.

Menu Možnosti (tři tečky)

Otevřete panel kontaktu → ikona tří svislých teček vpravo nahoře:

• Duplikovat: duplikuje kontakt; v modálním okně zvolte, co kopírovat (kontrolní seznam, přílohy, propojení, komentáře). Užitečné pro «šablonový kontakt» nebo opakovaný onboarding.
• Archivovat / Obnovit (vhodný plán Premium): přesun do archivu nebo návrat do provozních zobrazení.
• Upravit panel (admin): otevře návrhář rozložení polí kontaktu v novém okně.
• Smazat / Obnovit (červená položka): měkké smazání do koše, nebo obnovení, pokud již smazáno; s vhodným plánem Premium také trvalé smazání z koše.

Karty panelu

• Data: profil, společnost, e-mail, telefon, vlastní pole — viz karta Data.
• Kontrolní seznam, Propojení, E-mail, Marketing, Soukromí, Synchronizace: viz Související sekce.
• Aktualizace — historie změn profilu, komentáře, zprávy z formulářů a marketingu (kontakty/společnosti).

Karta Data — pole profilu

Na kartě Data najdete provozní pole (upravitelná na místě ikonou tužky):

• Typ a Pracovní role.
• Společnost (company_id): přidružená společnost — vyhledávací výběr; společnost lze vytvořit za běhu, pokud neexistuje.
• Stakeholdeři: další uživatelé/týmy s viditelností.
• Zdroj: odkud lead pochází.
• Popis (formátovaný text, @ zmínky).
• Prodejní pole (pokud je aktivní modul Prodej).
• E-mail (více adres), Telefon, Adresa, Jazyk, Narozeniny, Web, Sociální sítě.

S vlastními poli (vhodný plán Premium) karta Data následuje pravidla viditelnosti/povinnosti definovaná v nastavení. Přílohy a komentáře doplňují panel dole na kartě.

Kontakt a společnost

Pole Společnost na kartě Data označuje referenční společnost kontaktu (např. «Jan Novák» → «Acme s.r.o.»). Nenahrazuje Propojení: stejný kontakt lze propojit s obchody, dalšími kontakty nebo tickety nezávisle na primární společnosti.

B2B best practice: nejprve vytvořte společnost (DIČ, adresa sídla), pak kontakty s odlišnými rolemi (rozhodovatel, administrace, technický). U B2C zákazníků může pole společnosti zůstat prázdné.

Karty a související sekce

• Kontrolní seznam — příručka Kontrolní seznam: onboarding zákazníka, sběr dokumentů.
• Propojení — příručka Propojení: propojené obchody, úkoly, tickety, projekty.
• Objednávky / Věrnost (Prodej): historie objednávek a věrnostní body.
• E-mail: synchronizované konverzace (integrace Gmail/Outlook).
• Soukromí: GDPR souhlasy, historie zpracování.
• Marketing: odběry seznamů, kampaně.
• Fakturace (Prodej): fakturační data propojená s kontaktem.
• Synchronizace: stav synchronizace s Google Contacts, Outlook a dalšími aplikacemi.
• Portál (vhodný plán Premium): přístup zákaznického portálu.
• Aktualizace — historie změn profilu, komentáře, zprávy z formulářů a marketingu (kontakty/společnosti).

Vytvoření kontaktu

1. Seznam Kontaktů → + Kontakt (nebo Vytvořit a propojit z jiného panelu).
2. Vyplňte alespoň jméno nebo e-mail (validace duplicit na e-mail, pokud je aktivní).
3. Přiřaďte společnost, štítky a odpovědnou osobu, pokud jsou již známy.
4. Uložte: kontakt se zobrazí v seznamu a lze ho okamžitě propojit s obchody/tickety.

Z CSV importu (Akce → Import) načtete tisíce řádků s mapováním sloupců; z landing formulářů/webhooků lze kontakty vytvářet automaticky s vyplněným zdrojem.

Úprava kontaktu

Jednotlivá úprava (panel)

1. Otevřete panel kontaktu (klikněte na jméno v seznamu).
2. Upravte na místě: název/jméno v hlavičce, nebo pole na kartě Data (klikněte na hodnotu → ikona tužky → úprava).
3. Použijte akční lištu pro štítky, barvu, soukromí, přílohy, lepicí poznámky.
4. Uložte: automaticky pole po poli v postranním panelu, nebo tlačítko Uložit na stránce kontaktu.

Hromadná úprava (seznam)

1. V seznamu Kontaktů vyberte kontakty zaškrtávacími políčky vlevo.
2. Klikněte na Upravit v akční liště nad tabulkou.
3. V modálním okně přidejte pole k aktualizaci (odpovědná osoba, štítky, typ, společnost, povolená vlastní pole…) a nastavte hodnoty.
4. Potvrďte: hodnoty se aplikují na všechny vybrané kontakty.

Změny na kartě Soukromí nebo Marketing mohou vyžadovat specifická oprávnění. Admin: Možnosti → Upravit panel otevře návrhář polí (viditelnost, pořadí) v novém okně.

Smazání kontaktu

Mažte kontakty vytvořené omylem nebo testovací duplicity. Preferujte Archivaci, pokud má kontakt propojenou e-mailovou historii, obchody nebo tickety a nechcete ztratit stopu v CRM.

Jednotlivé smazání

1. Otevřete panel kontaktu.
2. Menu Možnosti (tři tečky) → Smazat (červená položka).
3. Potvrďte v modálním okně.

S vhodným plánem Premium jde kontakt do koše (Seznam Kontaktů → Akce → Koš kontaktů). Odtud můžete Obnovit nebo Smazat trvale. Pokud otevřete kontakt již v koši, zobrazí se banner s tlačítky Obnovit / Smazat trvale.

Na bezplatném plánu (bez vhodného plánu Premium) je smazání obecně trvalé ihned po potvrzení, bez koše — ověřte oprávnění vaší organizace.

Hromadné smazání

1. V seznamu Kontaktů vyberte kontakty zaškrtávacími políčky.
2. Klikněte na Smazat (červené tlačítko nad tabulkou).
3. Potvrďte.

Archivace kontaktu

Archiv je správná volba pro neaktivní kontakty (ztracení zákazníci, bývalí zaměstnanci, nekvalifikované leady), které chcete zachovat v historii s propojeními a e-maily, aniž by zahlcovaly provozní seznam.

Archivace jednoho kontaktu

1. Otevřete panel → Možnosti → Archivovat (vhodný plán Premium).
2. Potvrďte v modálním okně. V hlavičce se zobrazí odznak Archivováno.

Archivace více kontaktů / zobrazení archivu

• Více: Seznam Kontaktů → vyberte zaškrtávacími políčky → Archivovat v akční liště.
• Zobrazení: Seznam Kontaktů → Akce → Archiv kontaktů (vhodný plán Premium).
• Obnovit: z archivu vyberte a klikněte Obnovit, nebo Možnosti → Obnovit z archivu na jednotlivém panelu.

Archivované kontakty se nezobrazují ve standardních provozních zobrazeních, ale zůstávají dosažitelné z archivu, propojení a historických reportů.

Reporty kontaktů

Sekce Reporty kontaktů (vhodný plán Premium) shrnuje kontakty, ke kterým máte přístup podle role a oprávnění organizace: vidíte pouze autorizované záznamy a pole. Použijte pro analýzu podle typu, odpovědné osoby, zdroje a export — pro přidání nebo opravu jednotlivých záznamů používejte seznam Kontaktů.

• Dashboard: grafy podle typu, stavu, role, štítků, odpovědné osoby, zdroje, geografická mapa.
• Seznam reportů: filtrovatelná analytická tabulka s exportem CSV/Excel — základ pro revizi profilů a marketingovou segmentaci.

Kombinujte reporty s filtry seznamu a štítky pro sladění kontaktů a propojených obchodů podle odpovědné osoby nebo kampaně.

Duplikace kontaktu

Duplikace zkopíruje existující kontakt jako základ pro nový záznam — ideální pro «šablonový kontakt» (např. standardní onboarding, opakující se profil partnera).

Jednotlivá duplikace

1. Otevřete panel → Možnosti → Duplikovat.
2. V modálním okně vyberte, co kopírovat: Kontrolní seznam, Přílohy, Propojení, Komentáře (nezávislá zaškrtávací políčka).
3. Potvrďte: otevře se panel nového kontaktu; před provozním použitím upravte jméno/e-mail.

Hromadná duplikace

1. Seznam Kontaktů → vyberte kontakty → Duplikovat v akční liště.
2. Zvolte stejné možnosti kopírování v modálním okně a potvrďte.

Filtry, sloupce a segmentace

Pokročilé filtry (vhodný plán Premium): podmínky na štítky, typ, společnost, vlastní pole, propojení (Propojený obchod, Propojený ticket…), data poslední aktualizace. Kombinace uložte přes URL nebo týmová zobrazení.

Upravit sloupce (Akce, členové org): zvolte, které sloupce zobrazit v tabulce a pořadí — nezbytné pro týmy používající vlastní pole (např. «Obor», «Obrat»).

Kombinujte filtry se Štítky pro provozní segmenty: «Enterprise kontakty se štítkem Hot bez otevřeného obchodu».

Duplicity

(vhodný plán Premium) Akce → Spravovat duplicity: Mokapen navrhne skupiny podobných kontaktů (stejný e-mail, jméno+příjmení, telefon). Můžete záznamy sloučit (volba master a polí k zachování) nebo pár ignorovat, pokud není problematický. Stránka Ignorované pro pozdější kontrolu.

Při vytváření check_duplicate_ajax varuje, pokud e-mail již existuje — zabraňuje množení stejného leadu.

Import, export a integrace

• CSV import (členové org): mapování sloupců → pole Mokapenu, náhled, dávkový import.
• Export (vlastník org): CSV/Excel filtrovaných nebo vybraných kontaktů.
• Google Contacts / Outlook: obousměrná synchronizace nebo import ze složek (integrace účtu).
• Obohacení dat (Hunter atd.): objevování kontaktů podle domény společnosti, selektivní import.

Nastavení kontaktů

Z Nastavení kontaktů (admin/autorizovaní členové):

• Pole: seznam standardních a vlastních polí, pravidla vhodného plánu Premium.
• Rozložení panelu (fields_view): která pole zobrazit v modálním okně/stránce a v jakém pořadí.
• Sloupce tabulky (columns_view): výchozí sloupce seznamu pro celou org.

Slaďte nastavení s prodejním procesem před hromadnými importy (povinná pole, zdroj, typ kontaktu).

Doporučené procesy

• Příjem leadů: formulář → kontakt + zdroj + štítek kampaně → kvalifikační úkol do 24h → propojení s obchodem, pokud kvalifikován.
• Onboarding: kontrolní seznam u kontaktu (KYC, smlouva) + propojení s dodávacím projektem.
• Podpora: ticket vždy propojen s kontaktem; e-mail na kartě E-mail pro historii konverzace.
• Měsíční úklid: duplicity, archivace neaktivních kontaktů > 12 měsíců, filtr «bez e-mailu».
• Sladění prodeje: stejný štítek u kontaktu a propojeného obchodu; reporty kontaktů podle odpovědné osoby.

Pro adresář společností a kartu Kontakty společnosti viz příručku Společnosti.