Průvodce Mokapenem

Automatizace

Automatizace propojují spouštěcí událost (něco, co se stane v CRM, odeslání formuláře, příchozí e-mail nebo naplánovaný čas) s posloupností kroků, které Mokapen spouští vaším jménem: vytvoření úkolu, aktualizace obchodu, odeslání e-mailu, načtení řádků z Google Sheetu, opakování stejné operace u desítek kontaktů. Tok nakonfigurujete jednou, aktivujete ho a systém ho opakuje vždy, když jsou splněny podmínky.

Celý modul je součástí plánu Premium Large. Najdete ho v menu uživatele (ikona profilu vpravo nahoře) → Automatizace: seznam toků, vizuální editor a historie spuštění.

Přehled

Každá automatizace má tři hlavní prvky:

• Spouštěč (start) — určuje, kdy tok začne: např. «kontaktní formulář přijat», «obchod upraven», «každé pondělí v 9:00».
• Kroky toku — akce v pořadí: vytvoření nebo úprava záznamů, odeslání zpráv, čekání, kontrola podmínky, opakování nad seznamem.
• Obecná nastavení — název, Vlastník, Spolupracovníci, stav Aktivní nebo Neaktivní (stejné popisky jako v tabulce).

Když spouštěč zareaguje, Mokapen spuštění zařadí do fronty a zpracuje ho na pozadí. Každé spuštění zanechá prohledávatelnou historii, krok po kroku, abyste viděli, co se povedlo a kde něco opravit. Automatizace nenahrazují lidské posouzení u složitých případů: odstraňují opakující se práci a udržují procesy, které jste jednou rozhodli, v souladu.

Základní pojmy

Před sestavením toku se vyplatí orientovat se v pojmech, které najdete v editoru:

• Automatizace / tok — celý proces od startovního bloku nahoře po poslední akci.
• Blok — každé pole v editoru: start, akce, podmínka, prodleva nebo «ForEach Loop».
• Větev — pod podmínkou nebo smyčkou mohou kroky běžet různými cestami (např. «podmínka splněna» / «jinak»).
• Proměnná — údaj získaný za běhu: pole právě odeslaného formuláře, jméno kontaktu, který tok spustil, e-mail Vlastníka automatizace, výsledek předchozího kroku. Vyhnete se přepisování informací, které už jsou v CRM.
• Vlastník (sloupec v seznamu) — uživatel, pod kterým Mokapen tok spouští: od něj závisí oprávnění, odesílání e-mailů/SMS a vytváření záznamů. Liší se od vlastníka jednotlivého úkolu, který v kroku vytvoříte: v toku můžete nastavit obojí, ale Vlastník automatizace by měl mít práva pro vše, co tok musí udělat.
• Spolupracovníci — další uživatelé nebo týmy, kteří kromě Vlastníka mohou automatizaci prohlížet a upravovat; administrátoři organizace vždy vidí vše.

Role v CRM

Automatizace propojují oblasti CRM, které by jinak zůstaly oddělené:

• Marketing a leady — formulář na webu → nový kontakt a obchod → kvalifikační úkol → e-mail obchodníkovi (Kontakty, Obchody).
• Provoz — vyhraný obchod → onboardingový úkol → zaškrtnuté položky checklistu (Úkoly, Checklist).
• Podpora — otevřený ticket nebo příchozí e-mail → přiřazení, štítky, interní úkol (Tikety).
• Integrace — periodické načítání z Google Sheetu, Excelu online nebo webové stránky pro sladění adresářů (Integrace).
• Obchodní dokumenty — aktualizace řádků nabídky nebo objednávky ze seznamu (Nabídky, Objednávky).

Když krok vytváří úkoly, kontakty nebo tikety, propojte Propojení a Štítky stejně jako ručně: vygenerované záznamy zůstanou procházetelně zbytkem pracovního prostoru.

Případy použití

• Leady z webu — «Kontaktní formulář přijat» → Create Contact + Create Deal v pipeline Inbound → Create Task «První kontakt do 24 hodin» → Send Email obchodníkovi ve službě.
• Prodejní follow-up — «Deal Modified» pouze při změně fáze → Create Task s termínem odvozeným od očekávaného data uzavření obchodu.
• SLA podpory — «Ticket Created» → Condition podle priority → pokud vysoká, Send SMS kontaktní osobě a Create interní úkol.
• Týdenní souhrn — plánovaný spouštěč každé pondělí → Get tasks (s filtry) → Send Email se souhrnem Spolupracovníkům toku.
• Sladění adresáře — noční plánovaný spouštěč → Read Google Sheet → ForEach Loop přes každý řádek → Create nebo Edit Contact / Company.
• Příchozí e-mail — zpráva na vyhrazenou adresu → uložení odesílatele → Create ticket propojený se zákazníkem.

Automatizujte pouze procesy s jasnými pravidly. Pokud každý případ vyžaduje lidské posouzení, omezte se na přípravu správného úkolu s vyplněným názvem, termínem a odkazy.

Přístup a oprávnění

Plán — vyžaduje se Premium Large; bez vhodného plánu Premium zůstane položka Automatizace v menu neaktivní.

Kdo může vytvořit novou — pouze Vlastník organizace (role popsaná v průvodci Role) může zahájit vytvoření: zvolit spouštěč a uložit první tok. Ostatní oprávnění uživatelé mohou otevírat, upravovat nebo duplikovat existující automatizace, pokud jsou Vlastníkem nebo Spolupracovníky daného toku, nebo jsou administrátoři organizace.

Kdo co vidí v seznamu — administrátoři vidí všechny automatizace organizace; ostatní uživatelé vidí pouze ty, u nichž jsou Vlastníkem, Spolupracovníkem nebo členem týmu uvedeného mezi Spolupracovníky.

Kdo tok «spouští» — Mokapen provádí kroky s oprávněními Vlastníka nastaveného u automatizace (sloupec v tabulce). Pokud tato osoba nemůže vytvářet obchody, odesílat e-mail jménem organizace nebo upravovat tikety, příslušný krok selže: přiřaďte jako Vlastníka uživatele s potřebnými právy nebo požádejte o úpravu role (také v průvodci Role).

Stránka seznamu

V Automatizace → Moje automatizace najdete tabulku toků, ke kterým máte přístup:

• Automation — název a podnázev s typem spouštěče.
• Type — Událost nebo Plánované.
• Vlastník a Spolupracovníci — kdo tok spravuje.
• Status — Aktivní nebo Neaktivní.
• Updated on — poslední změna toku.

V postranním panelu: + Create Automation (pouze Vlastník organizace) a odkaz na seznam. Výběrem více řádků můžete hromadně měnit Vlastníka, Spolupracovníky a stav, duplikovat nebo mazat (hromadné mazání je vyhrazeno profilům s pokročilými oprávněními k úpravám). Kliknutím na název otevřete kartu toku; odtud vstoupíte do editoru nebo historie spuštění.

Spouštěče: přehled

Spouštěč je vždy první blok toku. Typ zvolte podle toho, kdy má proces začít:

• Event — něco se stane v CRM nebo na propojeném kanálu (formulář, upravený záznam, přijatý e-mail…).
• Scheduled — Mokapen spustí tok v pevných intervalech nebo v konkrétních datech/časech, bez akce uživatele.

Po vytvoření je automatizace Neaktivní: můžete v klidu dokončit všechny kroky a aktivovat ji až po dokončení. Každý spouštěč poskytuje proměnné (pole formuláře, data z dotčeného záznamu atd.) pro použití v dalších krocích.

Spouštěče událostí

Spouští se, když se stane něco konkrétního. Nejčastěji používané:

• Contact form received — někdo vyplní formulář Mokapen propojený s vaší organizací.
• Record created or modified — úkol, projekt, schůzka, rezervace, kontakt, společnost, obchod, ticket, nabídka, objednávka, produkt, služba, dokument (přesné položky se zobrazí na obrazovce «Select Trigger» s názvy jako «Task Created», «Contact Modified», «Deal Created»…).
• Inbound email — zpráva přijatá na vyhrazenou adresu nakonfigurovanou v organizaci.

U spouštěčů «modified» a «created» můžete v konfiguračním panelu přidat podmínky spouštěče: nejsou to kroky toku Condition, ale filtry rozhodující, zda se automatizace skutečně spustí při události. Celá logika — zejména rozdíl mezi «pole změněno» a «aktuální hodnota» — je v Podmínky spouštěče.

Tyto spouštěče vracejí data z dotčeného záznamu nebo formuláře — název, vlastníka, vlastní pole — ideální pro automaticky generované e-maily a úkoly.

Plánované spouštěče

Nečekají na akci uživatele; řídí se kalendářem:

• Fixed schedule — start od data/času a pravidelné opakování (každou hodinu, den, týden, měsíc, rok nebo jednorázové spuštění v konkrétním datu).
• Calendar schedule — spuštění v konkrétních kalendářních dnech nebo časech (např. každé pondělí v 8:00, 2. den v měsíci).

Mokapen používá časové pásmo organizace. Není zde «spouštěcí» záznam: tok začne s nastavením uloženým ve spouštěči. Při testu Mokapen simuluje toto spuštění okamžitě, bez čekání na skutečný čas.

Příklady: měsíční připomínky týmu, noční kontrola termínů, periodická synchronizace s externím sheetem, v kombinaci s filtrovanými akcemi Get tasks nebo Get deals.

Konfigurace spouštěče

V editoru klikněte na startovní blok nahoře a otevřete konfigurační panel:

1. Zvolte formulář, typ záznamu nebo adresu pro příchozí e-mail (podle zvoleného spouštěče).
2. U Contact form received uveďte form code (slug) správného formuláře: tok se spustí pouze pro odeslání tohoto formuláře.
3. U Inbound email vyberte vyhrazenou adresu nakonfigurovanou v organizaci.
4. U spouštěčů … created nebo … modified volitelně přidejte podmínky popsané v další sekci.
5. U plánovaných spouštěčů nastavte frekvenci, den, čas a opakování.
6. Uložte automatizaci: nastavení zůstanou uložena i při stavu Neaktivní.

Spouštěč určuje, které položky se objeví ve výběru proměnných dalších kroků. Pokud na již sestaveném toku změníte typ startu, ověřte, že použité proměnné stále dávají smysl.

Podmínky spouštěče

U spouštěčů … created a … modified (kontakt, obchod, úkol, ticket atd.) obsahuje startovní panel sekci podmínek se stejným rozhraním filtrů a operátorů popsaným v Filtry a operátory. Zde se však pravidla uplatní před spuštěním jakéhokoli kroku toku: pokud nejsou splněna, automatizace se nezařadí do fronty (pro tuto událost se neobjeví historie spuštění).

Podmínky spouštěče vs. krok Condition v toku

• Na spouštěči — vstupní filtr: «toto se musí stát», aby Mokapen tok spustil.
• Krok Condition — větev Ano / Nepo tom, co tok už začal: užitečné pro větvení (např. vysoká částka → e-mail řediteli, jinak pouze interní úkol).

Žádné podmínky nastaveny

• … modified — tok se spustí při každém uložení záznamu, i když změníte jen poznámku nebo drobné pole. Abyste se vyhnuli příliš mnoha spuštěním, vždy filtrujte.
• … created — tok se spustí při každém novém záznamu daného typu.

Spouštěč «… modified» — jak podmínky fungují (důležité)

Mokapen porovná stav záznamu před a po uložení, které událost vyvolalo. Pro každou nastavenou podmínku proběhnou dvě kontroly za sebou:

1. Zvolené pole muselo být v tomto uložení upraveno — hodnoty «před» a «po» se musí lišit. Pokud uložíte záznam se změnou něčeho jiného (např. pouze popisu), ale podmíněné pole ne upravíte, spouštěč nevyvolá spuštění, i když pole už má požadovanou hodnotu.
2. Nová hodnota (ta po změně) musí splnit operátor a hodnotu, kterou jste uvedli — např. fáze pipeline Is one of «Won», částka Is greater than 10 000, e-mail Has any value.

V rozhraní se první sloupec jmenuje Modified field (ne jen «Field»): připomíná, že Mokapen hledá skutečnou změnu daného pole, ne obecný stav záznamu.

Praktické příklady — Deal Modified

• Podmínka: Modified field = Pipeline stage, operátor Is one of, hodnota = Won. Uživatel přesune fázi z «Proposal» na «Won» a uloží → spustí se. Z «Lost» na «Won» → spustí se. Změní pouze částku a fáze zůstane → nespustí se. Fáze už byla «Won» a uloží bez změny → nespustí se.
• Podmínka: fáze Is one of «Won» AND částka Is greater than 50 000 — obě pole musela být v tom samém uložení upravena a nové hodnoty musí splnit pravidla. Pokud změníte pouze fázi, druhá podmínka selže.
• Dvě podmínky spojené OR (OR): pro spuštění spouštěče stačí splnit jedno pravidlo (pole upraveno + nová hodnota v pořádku).

Operátory «Changed from X to Y» a historie

U modified spouštěčů můžete použít pokročilé operátory jako Changed from X to Y (a další vázané na historii změn): použijte je, když záleží na explicitní transition (např. fáze šla z «Proposal» na «Won»), ne jen «fáze je nyní Won». Úplný seznam operátorů viz Filtry a operátory.

Spouštěč «… created» — jiné podmínky

Zde Mokapen neporovnává před/po: záznam právě vznikl. Podmínky kontrolují hodnoty, se kterými je záznam vytvořen:

• Příklad: Ticket Created + priorita Is one of «High» → spustí se pouze, pokud nový ticket už při vytvoření má vysokou prioritu.
• Příklad: Contact Created + štítek Contains «Website lead» → spustí se, pokud kontakt vznikne s tímto štítkem.

Pole nemuselo být «upraveno»: dříve neexistovalo.

Ostatní spouštěče událostí

• Contact form received — hlavní filtr = form code; nepoužívá mřížku podmínek polí záznamu (odeslané hodnoty jsou proměnné spouštěče).
• Inbound email — zvolte vyhrazenou adresu; tok se spustí pro zprávy přijaté na tuto adresu.
• Plánované spouštěče — bez podmínek záznamu; spouští se podle uloženého kalendáře.

Tipy

• U «modified» vždy začněte úzkou podmínkou (jedno pole + cílová hodnota) místo prázdného spouštěče.
• Pokud se tok nikdy nespustí, v historii CRM ověřte, že uložení opravdu změnilo podmíněné pole na očekávanou novou hodnotu.
• Pokud se spouští příliš často, přidejte podmínky AND nebo přesuňte sekundární kontroly do kroku Condition uvnitř toku.

Editor toku

Stránka úprav je vertikální editor bloků s propojenými bloky:

• Nahoře: upravitelný název, Back, odkaz na historii spuštění, přepínač Active / Inactive.
• První blok: zvolený spouštěč.
• Níže: kroky v pořadí — akce, podmínky, prodlevy, cykly «ForEach Loop».
• + Add action otevře celý katalog (stejné názvy jako v menu editoru).

Každý blok lze upravit, duplikovat nebo smazat. Podmínky a «ForEach Loop» otevírají větve: přidávejte kroky na pravé větvi («ano» / «ne» u podmínek, «uvnitř smyčky» u opakování).

Při uložení Mokapen kontroluje povinná pole a označí nebezpečné smyčky mezi různými automatizacemi (např. tok A spustí B, který volá A). V tom případě je uložení zablokováno a zobrazí se seznam dotčených automatizací.

Dostupné akce

Kliknutím na + Add action otevřete katalog: každá položka má stejný název, jaký vidíte v Mokapenu. Po výběru vyplníte modální okno (referenční záznam, pole k nastavení, příjemce zprávy…). Téměř každé pole přijímá pevný text nebo proměnnou z menu nebo dedikovaného výběru.

Níže najdete všechny akce aktuálně dostupné, seskupené podle typu. Názvy tučně jsou názvy v katalogu.

Před katalogem si přečtěte Jak vyplnit modální okna akcí: vysvětluje pole record ID, jednotlivé vs. vícenásobné hodnoty a filtry s operátory (užitečné také pro Get … a Condition).

Jak vyplnit modální okna akcí

Téměř každá akce otevře modální okno s poli k vyplnění. Některá se vždy zobrazí, jiná pouze po přidání pole ze seznamu. Zde je to, co potřebujete vědět, abyste se vyhnuli chybám při prvním uložení.

Na kterém záznamu pracovat: pole ID

U akcí Read …, Edit …, Clone …, Get connections, Update checklist, Get quote items / Get order items a podobných musíte uvést, který záznam CRM použít. Nahoře v modálním okně se zobrazí pole s přesným popiskem typu záznamu, například Contact ID, Deal ID, Task ID, Ticket ID — stejný název jako při otevření záznamu v CRM.

• Můžete vložit pevné ID číslo (pouze pro test) nebo — v drtivé většině případů — vybrat proměnnou z výběru (ikona vedle pole nebo klávesa «/»): např. ID kontaktu vytvořeného předchozím krokem, ID obchodu, který tok spustil, ID načtené krokem Read Deal.
• Toto pole přijímá pouze jednu hodnotu — jednu proměnnou nebo jedno ID. Nevkládejte více ID oddělených čárkami a nevybírejte více odznaků proměnných ve stejném poli: Mokapen musí přesně vědět jeden záznam ke čtení nebo úpravě.
• Pokud pole zůstane prázdné nebo proměnná neobsahuje platné ID, krok selže v historii spuštění s chybou povinného pole.

Jednotlivá hodnota, vícenásobné hodnoty a propojení

Ne všechna pole se chovají stejně při vyplňování akce create nebo edit:

• Jednotlivá pole — název, vlastník, datum, částka, e-mail, telefon, fáze pipeline atd.: musíte uvést jednu hodnotu (pevný text nebo proměnnou). Pokud je proměnná seznam (pole), Mokapen ji nemůže použít v poli, které přijímá jen jednu: zvolte «jednoduchou» proměnnou nebo konkrétní pole z předchozího kroku.
• Pole propojení — pole, jejichž název začíná connected_ (např. connected contacts, connected deal, connected company): mohou obsahovat více záznamů. Vedle pole často uvidíte Add nebo Replace: s Add se přidají nová propojení k těm na záznamu; s Replace se stávající propojení odstraní a zůstanou jen ty, které uvedete. Nastavíte je jedním či více ID, více proměnnými nebo výstupem z Get connections.
• Další vícenásobná pole — štítky, stakeholdeři, některé seznamy: přijímají více položek; ve výběru proměnných může být u odznaku ikona «?»: najetím zjistíte, zda je proměnná prostý text, datum, vícenásobný seznam atd.

U akcí Edit … se zobrazí pouze pole, která přidáte pomocí Add field: nemusíte vyplnit celý záznam, stačí ID + pole, která chcete změnit.

Vytvoření nového záznamu

Tyto akce vygenerují nový záznam v organizaci, jako byste ho vytvořili ručně ze seznamu nebo záznamu. Vyplňte název, vlastníka, odkazy a vlastní pole; lze je předvyplnit proměnnými ze spouštěče nebo předchozího kroku.

• Create Task — otevře aktivitu (termín, vlastník, priorita, propojení se zákazníkem nebo obchodem). Typické po leadu nebo pro automatické follow-upy.
• Create Project — spustí provozní projekt propojený se zákazníkem nebo procesem, který tok spustil.
• Create Appointment — přidá kalendářní závazek (hovor, návštěva, revize).
• Create Booking — zaregistruje rezervovatelný slot propojený s vašimi službami nebo zdroji.
• Create Contact — přidá osobu do adresáře (z formuláře, externího sheetu, příchozího e-mailu).
• Create Company — přidá společnost do adresáře, často spolu s kontaktem vytvořeným ve stejném toku.
• Create Deal — otevře obchod v pipeline (částka, fáze, propojený kontakt nebo společnost).
• Create Ticket — otevře požadavek podpory již propojený se zákazníkem.
• Create Quote — vygeneruje obchodní dokument s řádky, součty a daty zákazníka.
• Create Order — zaznamená potvrzenou objednávku, často po vyhraném obchodu nebo přijaté nabídce.
• Create Product — přidá položku do katalogu produktů.
• Create Service — přidá položku do katalogu služeb.
• Create Document — archivuje strukturovaný dokument v oblasti dokumentů organizace.

Načtení existujícího záznamu

Tyto akce načtou jeden záznam již v CRM. V modálním okně vyplňte pole ID … (např. Contact ID) proměnnou ukazující na správný záznam a uložte. Pole z načteného záznamu se stanou proměnnými pro další kroky s názvem kroku (např. název a e-mail kontaktu načteného v kroku 3).

Použijte je, když spouštěč nestačí — např. potřebujete částku propojeného obchodu, který tok nespustil — nebo když musíte aktualizovat jiný záznam než ten ze startu.

• Read Contact — načte jméno, e-mail, telefon, vlastní pole a další data kontaktu.
• Read Company — načte název společnosti, DIČ, adresu a pole společnosti.
• Read Task — načte název, termín, stav, vlastníka a pole úkolu.
• Read Project — načte data projektu a stav.
• Read Appointment — načte datum, čas, účastníky a poznámky ke schůzce.
• Read Booking — načte slot, službu a data rezervace.
• Read Deal — načte částku, fázi pipeline, pravděpodobnost, data a obchodní pole.
• Read Ticket — načte prioritu, stav, popis a přiřazení ticketu.
• Read Quote — načte hlavičku, součty a metadata nabídky (ne řádky: pro ty použijte Get quote items).
• Read Order — načte data objednávky (hlavička; řádky řeší Get order items).
• Read Product — načte cenu, kód, popis a pole produktu v katalogu.
• Read Service — načte data služby v katalogu.
• Read Document — načte název, typ a pole archivovaného dokumentu.
• Read user or team — načte data uživatele nebo týmu organizace (jméno, e-mail, role…) pro e-maily nebo přiřazení.

Úprava existujícího záznamu

Tyto akce aktualizují pole na existujícím záznamu. V modálním okně: (1) uveďte ID … záznamu k úpravě; (2) pomocí Add field přidejte pouze pole, která chcete změnit; (3) pro každé pole zadejte pevnou hodnotu nebo proměnnou. U propojení a vícenásobných seznamů pamatujte na Add / Replace (viz Jak vyplnit modální okna akcí).

• Edit Contact — aktualizuje adresář, štítky, vlastní pole nebo vlastníka kontaktu.
• Edit Company — mění data společnosti, klasifikace nebo pole společnosti.
• Edit Task — posune termín, stav, vlastníka nebo popis úkolu.
• Edit Project — aktualizuje stav, data nebo pole projektu.
• Edit Appointment — mění čas, název nebo účastníky schůzky.
• Edit Booking — aktualizuje slot nebo data rezervace.
• Edit Deal — posune fázi, částku, pravděpodobnost nebo jiná obchodní pole.
• Edit Ticket — mění stav, prioritu, přiřazení nebo pole ticketu.
• Edit Quote — aktualizuje hlavičku nabídky a pole (řádky mají dedikované akce).
• Edit Order — aktualizuje hlavičku objednávky a pole.
• Edit Product — mění cenu, kód nebo atributy produktu.
• Edit Service — aktualizuje data služby v katalogu.
• Edit Document — upraví název, klasifikaci nebo pole dokumentu.

Klonování existujícího záznamu

Tyto akce vytvoří kopii existujícího záznamu. V modálním okně uveďte ID … zdrojového záznamu (proměnná nebo pevné ID) a kde je k dispozici, možnosti duplikace (checklist, přílohy, propojení). Nový duplikovaný záznam vystaví nové ID použitelné v dalších krocích.

• Clone Task — zkopíruje úkol se zvolenou strukturou a odkazy.
• Clone Project — replikuje šablonový projekt pro nového zákazníka nebo cyklus.
• Clone Appointment — vytvoří dvojici schůzky s datem nebo účastníky k úpravě.
• Clone Booking — zkopíruje šablonovou rezervaci.
• Clone Contact — vytvoří odvozený kontakt (varianta, pobočka, další kontaktní osoba).
• Clone Company — zkopíruje šablonovou společnost.
• Clone Deal — duplikuje obchod pro obnovu nebo upsell.
• Clone Ticket — znovu otevře podobný případ z existujícího ticketu.
• Clone Product — vytvoří variantu produktu v katalogu.
• Clone Service — zkopíruje šablonovou službu.
• Clone Document — replikuje strukturovaný dokument.

Katalog neobsahuje Clone Quote ani Clone Order: u obchodních dokumentů použijte Create Quote / Create Order nebo duplikujte ručně ze záznamu v CRM.

Získání seznamů záznamů

Akce Get tasks, Get Contacts, Get deals a další ve stejné rodině nevyžadují jedno ID: hledají více záznamů v organizaci a vrátí seznam. V modálním okně najdete:

• Filters (optional) — sekce nahoře se stejnou logikou jako reporty CRM a podmínky. Bez filtrů může akce vrátit mnoho řádků (až do interního limitu): v produkci vždy zužte kritéria.
• Tlačítko pro přidání podmínky: pro každý řádek zvolte field (ze seznamu polí entity), operator (závisí na typu pole — viz Filtry a operátory) a value (text, datum, stav, proměnná…).
• Mezi podmínkami zvolte AND (AND — obě musí platit) nebo OR (OR — stačí jedna).

Co získáte po spuštění

• results — pole záznamů odpovídajících filtrům; každý prvek obsahuje pole entity (ID, název, vlastník, vlastní pole…).
• total — počet nalezených záznamů.

Chcete-li jednat o každý řádek seznamu, přidejte hned po kroku ForEach Loop a propojte proměnnou results z kroku Get …. Uvnitř smyčky každá akce «vidí» aktuální záznam (kontakt, úkol atd.), jako by byl spouštěč.

• Get tasks — filtrovaný seznam úkolů (např. splatné zítra, prodejní tým, stav «Open»).
• Get projects — projekty odpovídající zvoleným kritériím.
• Get Contacts — filtrované kontakty (např. se štítkem «Newsletter», vytvořené minulý týden).
• Get companies — společnosti podle odvětví, štítku nebo jiných filtrů.
• Get deals — obchody podle fáze, částky nebo pipeline.
• Get appointments — schůzky v rozsahu nebo s určitými vlastnostmi.
• Get bookings — filtrované rezervace.
• Get tickets — tikety podle stavu, priority nebo přiřazení.
• Get products — produkty katalogu odpovídající filtrům.
• Get services — filtrované služby katalogu.
• Get documents — archivované dokumenty podle nastavených kritérií.
• Get users — uživatelé organizace (např. pro souhrnná upozornění).
• Get team users — členové konkrétního týmu (filtr týmu v podmínkách).

Neexistují Get quotes ani Get orders jako seznamy hlaviček dokumentů: pro řádky nabídek a objednávek použijte akce v další sekci.

Filtry a operátory (Get lists and Conditions)

Operátory se zobrazí v rozbalovacím seznamu vedle každé podmínky ve třech kontextech: akce Get …, krok toku Condition a podmínky spouštěče (… created / … modified). Mokapen zobrazí pouze operátory kompatibilní se zvoleným typem pole (text, číslo, datum, seznam, ano/ne). U modified spouštěčů musí kromě operátoru pole skutečně změnit v daném uložení — viz Podmínky spouštěče.

Textová a obecná pole

• Is equal to — pole přesně odpovídá hodnotě (např. země = «Italy»).
• Is not equal to — pole se liší od uvedené hodnoty.
• Contains — text obsahuje podřetězec (např. e-mail obsahuje «@company.com»).
• Does not contain — text neobsahuje podřetězec.
• Starts with / Ends with — užitečné pro prefixy kódů nebo domény.
• Has any value — pole je vyplněné (není prázdné).
• Has no value — pole je prázdné nebo chybí.
• Is one of / Is not one of — hodnota patří (nebo ne) mezi zvolené možnosti.
• Is equal to every / Is not equal to every, Contains every / Does not contain every — u polí s více hodnotami: kontrola, že všechny uvedené hodnoty jsou přítomny (nebo chybí).

Čísla a částky

• Is equal to, Is not equal to — přesné porovnání.
• Is less than, Is less than or equal to, Is greater than, Is greater than or equal to — typická porovnání částek, množství, skóre.
• Is between — číselný rozsah (minimální a maximální hodnota).
• Has any value, Has no value a operátory «one of» / «every» platí také kde je to relevantní.

Data a termíny

• Is equal to, Is before, Is after — porovnání s konkrétním datem.
• Is between / Is not between — rozsah dat.
• Is within X days/hours/minutes/weeks/months from now — okno relativně k dnešku (např. splatnost do 7 dnů).
• Is more than X days/hours/minutes ago — událost, která proběhla před alespoň X časovými jednotkami.
• Is exactly X days/hours from now — datum ve fixní vzdálenosti od dneška.
• Is in the past / Is in the future — bez zadání pevného data.

Seznam, stav, štítky, propojení (pole výběru)

• Is one of / Is not one of — záznam má (nebo nemá) alespoň jednu ze zvolených hodnot (fáze pipeline, priorita ticketu, štítek…).
• Contains every / Does not contain every — všechny zvolené hodnoty musí být přítomny (nebo chybět) ve vícenásobném poli.

Pokročilé operátory (historie změn)

Tyto se objevují hlavně u Condition na spouštěčích «record modified» a kde typ pole dovolí, také ve filtrech Get …. Porovnávají hodnotu před a po změně nebo ověřují nedávné aktualizace:

• Has ever been equal to / Has never been equal to, Has ever been one of / Has never been one of — historie pole v čase.
• Updated in the last X days / Not updated in the last X days — pole se (ne)změnilo nedávno.
• Changed from X to Y — hodnota šla z jedné konkrétní hodnoty na jinou (užitečné u modify spouštěče obchodu: «fáze byla Proposal a stala se Won»).

Po zvolení operátoru v případě potřeby otevřete řádek hodnoty (ikona šipky): u relativních dat zadejte pouze číslo X; u Has any value / Has no value není hodnota potřeba.

Položky nabídky a objednávky

Tyto akce pracují s tabulkou řádků uvnitř nabídky nebo objednávky (produkty, množství, ceny), ne s hlavičkou dokumentu. U Get quote items / Get order items a Edit quote items / Edit order items uveďte Quote ID nebo Order ID (proměnná spouštěče nebo z kroku Read/Create Quote|Order).

• Get quote items — načte všechny řádky existující nabídky pro ForEach Loop nebo kroky úprav.
• Get order items — načte řádky existující objednávky.
• Edit quote items — aktualizuje řádky třemi režimy: Replace all line items, Append line items nebo Update matching line items only (s kritériem shody a poli k aktualizaci).
• Edit order items — stejný účel u řádků objednávky, se stejnými režimy.

Jde o pokročilé akce: vyzkoušejte je na testovacích nabídkách a objednávkách a kontrolujte historii spuštění řádek po řádku.

Propojení a checklist

Get connections

Načte propojené záznamy k záznamu (kontakty, obchody, úkoly, společnosti… propojené se stejnou entitou), bez otevírání jednoho po druhém v CRM.

V modálním okně

1. Zvolte Type — který «centrální» záznam zvažujete (Contact, Deal, Task, Ticket…).
2. Vyplňte odpovídající pole ID … (např. Contact ID) proměnnou: obvykle ID spouštěče nebo z kroku Read … / Create ….
3. Uložte akci.

Co získáte — proměnné pro každý typ propojení, například celý seznam connected_contacts, propojená IDs (connected_contacts.contact_id), titles (connected_contacts.title) a stejné schéma pro obchody, společnosti, úkoly atd. Jsou to vícenásobné proměnné: použijte je ve ForEach Loop nad ID, nebo v polích propojení u Edit … / Create … v režimu Add.

Update checklist

Upraví checklist záznamu (onboarding zákazníka, QA projektu, uzavření ticketu) zaškrtnutím existujících položek nebo přidáním nových, bez otevření záznamu.

V modálním okně

1. Type — entita s checklistem (Task, Deal, Ticket, Contact…; zobrazí se jen typy podporované v Mokapenu).
2. ID … — proměnná nebo ID záznamu k aktualizaci.
3. Add / Replace — Add ponechá stávající položky a připojí ty definované níže; Replace smaže celý aktuální checklist a vloží pouze seznam z modálního okna.
4. Checklist — jeden nebo více řádků: zaškrtněte Done pro dokončení, napište title (i s proměnnými, např. «Verify {$contact.name}»), přidávejte řádky tlačítkem, řaďte přetažením.

Řádky s prázdným title se ignorují. Po spuštění ověřte záznam nebo historii kroku, že položky byly aplikovány.

Komunikace

Send Email

Odešle skutečný e-mail z toku. Odesílání vždy probíhá přes SMTP účet propojený v Mokapenu — ne z «generické» adresy bez konfigurace.

V modálním okně

• From — vyberte ze seznamu SMTP adresu již nakonfigurovanou v organizaci v Email integrations (účty propojené Vlastníkem automatizace nebo uživateli s oprávněním). Alternativně můžete uvést adresu nebo proměnnou (např. e-mail Vlastníka toku): Mokapen použije SMTP integraci asociovanou s touto adresou po vyřešení proměnných. Pokud se neshoduje žádný SMTP účet, krok selže — pod polem From se zobrazí žluté varování.
• Pokud jste Spolupracovník a ne Vlastník toku, Vlastník musí mít propojený odesílací e-mail; jinak odesílání nezačne.
• To (povinné), CC, BCC — jedna nebo více adres, oddělených čárkou, nebo proměnné (e-mail kontaktu, e-mail vlastníka ticketu atd.).
• Subject a Message — volný text s proměnnými; tělo používá plný editor (i HTML).

Příjemce obdrží mail od zvoleného SMTP odesílatele. Kontrolujte spam a reputaci domény, pokud mail nedorazí; historie spuštění ukáže, zda krok dokončil nebo byl odmítnut.

Send SMS

Odešle krátkou SMS přes integraci LinkMobility (SMS brána Mokapen).

V modálním okně

• SMS Account — zvolte jeden ze SMS účtů propojených s Vlastníkem automatizace (alias odesílatele v Integrations → SMS). Pokud je seznam prázdný, nejprve propojte číslo/alias ze stránky integrací.
• I zde, pokud upravujete tok jako Spolupracovník, musí mít Vlastník aktivní SMS integraci.
• Template (volitelné) — vyberte SMS šablonu organizace pro předvyplnění textu; poté ji můžete upravit. Zástupné symboly šablony se automaticky nenahrazují daty kontaktu: použijte v zprávě proměnné automatizace.
• Phone — číslo příjemce (doporučen mezinárodní formát) nebo proměnná (např. telefon kontaktu ze spouštěče).
• Message — text SMS s proměnnými; respektujte limity délky poskytovatele.

Ověřte SMS kredity a odesílací číslo v Integracích. Test toku odesílá skutečné SMS.

WhatsApp — v modulu Automatizace jsou dnes k dispozici pouze Send Email a Send SMS. WhatsApp (WABA) je použitelný v CRM konverzacích a přes související integrace, ale neobjevuje se jako akce v katalogu automatizací. Pro automatické WhatsApp zprávy zvažte externí integrace nebo ruční toky ze schránky.

Řízení toku

• Delay — pozastaví tok na minuty, hodiny nebo dny před dalším krokem (připomínky, čekání mezi dvěma akcemi).
• Condition — vytvoří větev: pokud pravidlo na polích nebo proměnných platí, Mokapen jde větví «ano», jinak «ne».
• ForEach Loop — opakuje kroky ve vnitřní větvi pro každý prvek seznamu (typicky výstup z Get Contacts, Get tasks nebo řádků z externího sheetu).

Načítání z formulářů a externích zdrojů

Tyto akce načítají data mimo jediný záznam spouštěče nebo integrují seznamy ze souborů a formulářů. Vyžadují aktivní integrace kde je uvedeno (viz Akce vázané na integrace).

Read Form

Akce v katalogu pro poznání struktury polí formuláře organizace (stejná pole jako ve form builderu). Prakticky, když návštěvník vyplní formulář, jsou odeslané hodnoty již k dispozici jako proměnné při spouštěči Contact form received (form code + náhled polí ve spouštěči). Read Form použijte ve složitějším toku, pokud potřebujete mapovat technické názvy polí formuláře na kontakt, obchod nebo úkol vytvořený v dalších krocích. Form code je slug viditelný v konfiguraci stránky/formuláře organizace.

Read Google Sheet

Importuje řádky z Google Sheetu dostupného přes URL.

• Nejprve propojte účet Google v Integrations, pokud je sheet soukromý nebo vyžaduje autentizaci.
• V modálním okně vložte URL sheetu v exportovatelném formátu (např. odkaz končící export?format=csv pro veřejné nebo sdílené CSV).
• Nechte pole URL a počkejte na zprávu File loaded: Mokapen stáhne soubor, rozpozná sloupce (CSV, JSON nebo Excel) a zobrazí náhled v záložce výsledku.
• Output — proměnné results (pole řádků, jeden na řádek sheetu) a total (počet). Každý sloupec se stane polem dostupným uvnitř ForEach Loop (např. mapujte sloupec «Email» na Create Contact → email).

Read Excel online

Stejné rozhraní jako Read Google Sheet, určené pro soubory Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, přímý odkaz na .xlsx/.xls).

• Propojte Microsoft Office 365 v Integracích, pokud soubor vyžaduje přihlášení Microsoft.
• Vložte URL souboru nebo sdílení, počkejte na načtení.
• Použijte results + ForEach Loop pro synchronizaci řádků s kontakty, produkty nebo obchody v CRM.

Read from URL

Obecné načtení z webové adresy: CSV, JSON, Excel online nebo API vracející tabulková data.

• Zadejte úplnou URL (https://…). Formát se detekuje automaticky.
• Pokud je URL nedostupná, chráněná nebo vrací chybu, zobrazí se červené varování a krok selže při spuštění.
• Po načtení jsou detekované sloupce dostupné jako proměnné kroku; kombinujte s ForEach Loop pro hromadné importy nebo aktualizace z externích systémů.

U všech tří URL akcí: ukládejte akci až po úspěšném načtení v režimu úprav, aby sloupce zůstaly uloženy. Pokud URL změníte, znovu načtěte a ověřte náhled před aktivací toku.

Podmínky, prodlevy a «ForEach Loop»

Podrobněji o třech krocích, které nevytvářejí záznamy, ale řídí tok:

Akce Condition vytvoří větev Ano / Ne. Přidejte jedno nebo více pravidel se stejným rozhraním popsaným v Filtry a operátory: pole (nebo proměnná), operátor, hodnota, vazby AND/OR. Příklady: «částka obchodu je větší než 10 000», «e-mail kontaktu has any value», «fáze changed from Proposal to Won» (operátor Changed from X to Y u modify spouštěče). Vyhněte se příliš mnoha vnořeným větvím — historie se u případu hůře sleduje.

Akce Delay pozastaví tok před dalším krokem. V kombinaci s daty z proměnných umožní připomínky («tři dny po termínu»); v plánovaných tocích jednoduše oddálí dvě po sobě jdoucí akce.

Akce ForEach Loop zpracuje seznam hromadně: propojte výstup z Get Contacts, Get tasks nebo řádků z externího sheetu; uvnitř smyčky každý krok vidí aktuální prvek. Navrhujte a testujte nejprve na málo záznamech, pak škálujte.

Proměnné

Proměnné vyhýbají přepisování dat už v CRM nebo toku. V editoru vybírejte z menu nebo výběru s ikonou — není třeba memorovat speciální syntaxi.

Vždy k dispozici

• Data Organization (název, nastavení vystavená systémem).
• Data Vlastníka automatizace (jméno, e-mail…).
• Current date a current date and time v okamžiku spuštění, i s offsetem (např. «today + 7 days» kde je k dispozici).

Ze spouštěče — závisí na zvoleném startu: odeslaná pole formuláře, hodnoty ze záznamu, který tok spustil, informace z příchozího e-mailu.

Z předchozích kroků — každá dokončená akce vystaví výsledky dalším krokům: identifikátor (ID …) vytvořeného záznamu, pole z načteného kontaktu, seznam results z Get deals, sloupce sheetu, jeden řádek uvnitř ForEach Loop. Ve výběru proměnných jsou kroky v pořadí: zvolte správný krok, pak pole.

Typy proměnných — u odznaků ikona «?» označuje typ: prostý text, datum, číslo, vícenásobný seznam, uživatel atd. Respektujte typ cílového pole: nevkládejte proměnnou «seznam» do pole Contact ID (jedna hodnota) ani volný text tam, kde Mokapen očekává číselné ID.

Praktický tip: po propojení proměnných spusťte test a otevřete historii kroku: ověřte očekávané hodnoty před nastavením automatizace na Active.

Akce vázané na integrace

Některé akce fungují pouze pokud je odpovídající integrace aktivní v Integrations a u e-mailu/SMS pokud má Vlastník automatizace propojený správný účet:

• Send Email — SMTP účet (Gmail, Outlook, vlastní SMTP…) asociovaný s adresou zvolenou v poli From. Bez platné e-mail integrace krok selže.
• Send SMS — integrace LinkMobility / SMS s aliasem odesílatele u Vlastníka; dostatečné kredity.
• Read Google Sheet — účet Google pro soukromé sheety; správná exportní nebo sdílená URL.
• Read Excel online — účet Microsoft 365 pro chráněné soubory OneDrive/SharePoint.
• Read from URL — povinná integrace není, pokud je adresa veřejná; ověřte, že externí server odpovídá a přijímá požadavek.

Pokud propojení vyprší, krok selže v historii: znovu propojte aplikaci z Integrací a opakujte test. U sheetů a URL mapujte sloupce a pole kontaktu nebo obchodu uvnitř ForEach Loop, jako při ručním vedeném sladění.

Testování toku

Z editoru tlačítko pro automation test: spustí zkušební běh.

Varování: test používá stejný mechanismus jako produkce. E-mail, SMS, vytváření a aktualizace dat se skutečně aplikují. Experimentujte na testovací organizaci nebo záznamech, pokud je tok invazivní.

Chování:

• Event trigger — pokud v historii existuje běh, můžete znovu použít data tohoto startu; jinak Mokapen použije nastavení uložená ve spouštěči.
• Scheduled trigger — simuluje okamžité spuštění s uloženým nastavením, bez čekání na naplánovaný čas.

Po zařazení do fronty otevřete historii spuštění a sledujte každý krok. Opravte oprávnění, chybějící proměnné nebo expirované integrace, dokud běh nedokončí.

Protokoly spuštění

Každé spuštění — automatické, plánované nebo test — vytvoří záznam v historii, dostupné z karty toku nebo editoru. U každého běhu vidíte:

• Čas startu a výsledek (probíhá, dokončeno, chyba).
• Detail Start — jaká data spouštěč obdržel.
• Detail každého kroku — co šlo dovnitř, co ven, chybové zprávy pokud jsou.

Karta také zobrazuje Flows started in the last 28 days. Starší běhy se automaticky mažou: pokud potřebujete archiv déle než měsíc, zaznamenejte nebo exportujte kritické případy jinde.

Časté problémy

• Nikdy se nespustí — stav Active? Spouštěč nakonfigurován? U «modified» podmínka vyžaduje, aby uvedené pole bylo v tom uložení změněno a nová hodnota splnila operátor (nestačí, že záznam už měl tuto hodnotu). Opakujte uložení, které skutečně změní dané pole (např. posun fáze pipeline).
• Kroky selhávají kvůli oprávněním — Vlastník automatizace nemůže provést tuto operaci. Změňte Vlastníka toku nebo upravte roli uživatele.
• Prázdná proměnná — předchozí krok nevyprodukoval očekávaná data, pole ID … neukazuje na platný záznam, nebo tok šel větví «ne» podmínky. Kontrolujte historii kroku před selhaným.
• Uložení zablokováno kvůli smyčce — dvě automatizace se navzájem spouštějí. Odstraňte krok volající druhou automatizaci nebo přepracujte proces.
• E-mail nebo SMS nedorazí — spam, SMS kredity, odesílatel organizace, příjemce v proměnných. Historie ukáže, zda krok dokončil nebo byl odmítnut poskytovatelem.
• Externí integrace selhala — expirovaný účet, přejmenovaný sheet, nedostupná adresa. Znovu propojte z Integrací a aktualizujte krok.
• Příliš mnoho spuštění — spouštěč «Modified» bez podmínek: každé uložení tok znovu spustí. Přidejte podmínky spouštěče (modified field + hodnota) nebo přesuňte filtry do kroku Condition.

Pokud historie nestačí, Duplicate automatizaci, vyzkoušejte na neprodukčních datech a používejte test, dokud nebude čistá.

Automatizace formulářů (zjednodušená cesta)

Existuje samostatná cesta od plného modulu Automatizace: u plánů s «Automations from Forms» můžete ve form builderu propojit okamžité akce — create contact, deal, task, ticket — bez otevření editoru toku.

Vhodné pro landing pages a lineární formuláře. Když potřebujete podmínky, prodlevy, smyčky nad seznamy nebo načtení z Google Sheetu, přejděte do modulu Automatizace se spouštěčem «Contact form received» a sestavte plný tok.

Doporučený postup

• Nejprve navrhněte — na papír: co to spustí, jaké větve, jaké záznamy nebo zprávy vytvoří. Zvolte Vlastníka s dostatečnými oprávněními.
• Sestavte jako Inactive — dokončete spouštěč a kroky, propojte proměnné, hned neaktivujte.
• Otestujte reálný případ — zkušební běh a historie krok po kroku na kontrolovaných datech.
• Aktivujte a monitorujte — přepněte na Active; první dny kontrolujte historii a vygenerované záznamy.
• Aktualizujte při změnách CRM — nová pipeline, upravený formulář, znovu propojená integrace: znovu otevřete tok a upravte filtry a proměnné. Před většími změnami duplikujte.
• Jasný název a Spolupracovníci — např. «Website lead → inbound deal» a prodejní tým mezi Spolupracovníky: kdo přijde později, hned pochopí účel.

Automatizace spolu s Propojení, Checklist a Integracemi pomáhají Mokapenu nejen zaznamenávat, co se stane, ale usnadnit, co by se mělo stát — vždy s historií, oprávněními a testováním před předáním opakující se práce.

Praktické příklady

Pět nejčastěji požadovaných toků, vysvětlených krok po kroku: který spouštěč je spustí, proč je automatizovat, akce v pořadí a proměnné, které je drží pohromadě. Použijte je jako výchozí šablonu: přizpůsobte pole, filtry a příjemce své organizaci.

1. Lead z webu → kontakt, obchod a první kontakt

Spouštěč — událost Contact form received, filtrovaná na form code formuláře «Request information» na webu.

Proč — lead, který vyplní formulář, musí být hned zpracován: bez automatizace riskujete ruční přepis dat, ztrátu času a vychladnutí kontaktu. Tok otevře správné záznamy a do sekund upozorní obchodníka.

Akce

1. Create Contact — jméno, e-mail a telefon z polí formuláře; štítek «Website lead».
2. Create Deal v pipeline Inbound, počáteční fáze, propojený s právě vytvořeným kontaktem.
3. Create Task «First contact within 24 hours» splatný zítra, propojený s kontaktem a obchodem.
4. Send Email interně obchodníkovi ve službě se souhrnem odeslaných dat.

Proměnné — pole formuláře (jméno, e-mail, telefon, zpráva) ze spouštěče; Contact ID z kroku 1 použité u obchodu a úkolu; Deal ID z kroku 2 propojené s úkolem; e-mail obchodníka (pevná hodnota nebo proměnná uživatele) jako příjemce.

2. Vyhraný obchod → onboarding follow-up

Spouštěč — událost Deal Modified s podmínkou spouštěče: Modified field = Pipeline stage, operátor Is one of, hodnota Won. Spustí se pouze když fáze v tom uložení přejde na Won, ne při každé změně.

Proč — fáze «Won» musí spustit onboarding bez ručního připomínání. Zabrání tomu, aby uzavření zákazníci leželi dny bez akce.

Akce

1. Create Task «Start onboarding» přiřazený provoznímu manažerovi, propojený s obchodem a zákazníkem.
2. Update checklist u úkolu se standardními onboarding položkami (režim Replace).
3. Send Email uvítací zpráva hlavnímu kontaktu obchodu.

Proměnné — data obchodu ze spouštěče (název, částka, propojený kontakt); Task ID z kroku 1 použité checklistem v kroku 2; e-mail kontaktu pro odeslání v kroku 3. Poznámka: pouze nová hodnota fáze splní podmínku, tok se znovu nespustí při uložení obchodu bez změny fáze.

3. Ticket s vysokou prioritou → SMS kontaktní osobě a interní úkol

Spouštěč — událost Ticket Created s podmínkou spouštěče: priorita Is one of «High». U spouštěčů «… created» Mokapen kontroluje hodnoty při vzniku záznamu, spustí se jen pro tikety vytvořené s vysokou prioritou.

Proč — urgentní ticket nemůže čekat na další pohled do fronty: potřebuje okamžité upozornění a sledovaný úkol pro toho, kdo má jednat.

Akce

1. Send SMS kontaktní osobě podpory přes SMS účet Vlastníka automatizace.
2. Create Task interní «Handle urgent ticket» splatný během několika hodin, propojený s ticketem.

Proměnné — data ticketu ze spouštěče (číslo, předmět, priorita, zákazník) v textu SMS a názvu úkolu; telefon kontaktní osoby (proměnná uživatele nebo pevná hodnota); Ticket ID ze spouštěče pro propojení vytvořeného úkolu.

4. Týdenní souhrn splatných úkolů (plánované)

Spouštěč — scheduled, calendar schedule: každé pondělí v 9:00, časové pásmo organizace.

Proč — pevná připomínka na začátku týdne udrží tým v souladu s blížícími se termíny, bez ručního filtrování úkolů.

Akce

1. Get tasks s filtry: stav «Open» AND termín Is within 7 days from now.
2. Send Email se souhrnem Spolupracovníkům toku se seznamem nalezených úkolů.

Proměnné — výstup kroku 1: results (seznam úkolů) a total (kolik), vložené do těla e-mailu; aktuální datum spuštění pro hlavičku zprávy. Preferujete-li jeden řádek na úkol, přidejte před odesláním ForEach Loop nad results.

5. Sladění adresáře z Google Sheetu (noční plánované)

Spouštěč — scheduled, fixed schedule: každou noc (např. denní opakování ve 2:00).

Proč — když data zákazníků přicházejí z externího sheetu (import, ERP, formulář třetí strany), noční synchronizace je přivede do CRM bez kopírování a ručně spravovaných duplicit.

Akce

1. Read Google Sheet — URL sheetu v exportovatelném formátu; účet Google propojený v Integracích, pokud je sheet soukromý.
2. ForEach Loop přes každý řádek výstupu results:
3. uvnitř smyčky Create Contact (nebo Edit Contact při aktualizacích) mapující sloupce sheetu na pole adresáře.

Proměnné — results a total z kroku Read Google Sheet; uvnitř ForEach Loop je každý sloupec (Name, Email, Phone, Company…) proměnnou aktuálního řádku pro propojení s poli Create/Edit Contact. Nejdříve testujte na pár řádcích a kontrolujte historii řádek po řádku před aktivací toku v produkci.

Často kladené otázky

Q: Potřebuji zvláštní plán pro automatizace?

A: Ano. Celý modul je součástí plánu Premium Large. Bez správného plánu zůstane položka Automatizace v menu neaktivní. Existuje také jednodušší cesta, Form automations, dostupná u plánů, které ji zahrnují.

Q: Kdo může vytvořit novou automatizaci?

A: Pouze Vlastník organizace může zahájit vytvoření nového toku. Ostatní uživatelé mohou otevírat, upravovat nebo duplikovat existující automatizace, pokud jsou Vlastníkem nebo Spolupracovníky, nebo jsou administrátoři.

Q: Proč se moje automatizace nikdy nespustí?

A: Ověřte, že stav je Active a spouštěč je nakonfigurován. U spouštěčů «… modified» pamatujte, že podmínka vyžaduje, aby uvedené pole bylo v tom uložení skutečně změněno a nová hodnota splnila operátor: nestačí, že záznam už měl tuto hodnotu.

Q: Jaký je rozdíl mezi podmínkami spouštěče a krokem Condition?

A: Podmínky spouštěče jsou vstupní filtr: pokud nejsou splněny, automatizace se ani nezařadí do fronty. Krok Condition je větev Ano/Ne po tom, co tok už začal, užitečná pro větvení (např. vysoká částka → e-mail řediteli, jinak jen úkol).

Q: Automatizace se spustila příliš často, jak tomu zabránit?

A: Téměř vždy jde o spouštěč «… modified» bez podmínek: spustí se při každém uložení záznamu. Přidejte úzkou podmínku na spouštěči (modified field + cílová hodnota) nebo přesuňte sekundární kontroly do kroku Condition uvnitř toku.

Q: Krok selže kvůli oprávněním: co to znamená?

A: Mokapen provádí kroky s oprávněními Vlastníka nastaveného u automatizace. Pokud tato osoba nemůže vytvářet obchody, odesílat e-mail jménem organizace nebo upravovat tikety, příslušný krok selže. Přiřaďte jako Vlastníka uživatele s potřebnými právy nebo nechte upravit jeho roli.

Q: Proč neodejdou moje e-maily nebo SMS?

A: Odesílání vždy probíhá přes propojený účet: SMTP účet pro e-mail, integrace LinkMobility pro SMS, obojí asociované s Vlastníkem toku. Ověřte, že integrace je aktivní a neexpirovaná, že jsou dostatečné SMS kredity, a kontrolujte spam a reputaci domény. Historie ukáže, zda krok dokončil nebo byl odmítnut poskytovatelem.

Q: Mohu testovat automatizaci bez reálných důsledků?

A: Pozor: test používá stejný mechanismus jako produkce, takže e-mail, SMS, vytváření a úpravy záznamů se skutečně aplikují. Pokud je tok invazivní, testujte na testovací organizaci nebo záznamech, pak otevřete historii spuštění a kontrolujte každý krok.

Q: Proměnná v kroku vyjde prázdná, proč?

A: Obvykle předchozí krok nevyprodukoval očekávaná data, pole ID … neukazuje na platný záznam, nebo tok šel větví «ne» podmínky. Otevřete historii kroku těsně před selhaným a zkontrolujte vstupy a výstupy.

Q: Jak dlouho se uchovávají protokoly spuštění?

A: Karta zobrazuje toky spuštěné v posledních 28 dnech. Starší spuštění se automaticky mažou: pokud potřebujete archiv déle než měsíc, zaznamenejte nebo exportujte kritické případy jinde.