Průvodce Mokapenem

Příručka Nabídky

Nabídka je vaše písemná nabídka zákazníkovi: návrh s cenami, slevami, DPH a podmínkami. V Mokapenu nabídka není soubor Word, který zapomenete ve složce. Je to živý dokument propojený s kontaktem a společností, sledovaný v CRM, který můžete odeslat e-mailem s online odkazem k přijetí a jedním kliknutím převést na objednávku, když zákazník řekne ano.

Tato příručka vás provede každodenním používáním: přípravou profesionální nabídky během minut, odesláním zákazníkovi, získáním přijetí bez telefonického dohánění a vědomím, v jakém stavu je každý obchod v každém okamžiku. Najdete zde také nastavení pro přizpůsobení pipeline, PDF šablon a automatických chování — jsou v závěrečných sekcích, ale pro start nemusíte nic měnit: výchozí hodnoty fungují hned.

Oblast nabídek je v menu Prodej → Nabídky. Vyžaduje plán Large s aktivní aplikací Prodej a sazbami daní nastavenými na úrovni organizace (jednou, v Nastavení → Prodej → Daně).

Jak nabídky zapadají do vaší práce

Než se ponoříte do technických detailů, pomůže pochopit, kde nabídka stojí v prodejním toku — právě to vás přiměje Mokapen používat místo boje s ním.

V typické cestě zákazník vstoupí jako kontakt (třeba z formuláře na webu, veletrhu nebo doporučení). Když se objeví konkrétní prodejní příležitost — «chtějí znát cenu roční údržby», «ptají se na instalaci», «hodnotí obnovu smlouvy» — otevřete obchod pro sledování dealu (odhadovaná částka, pravděpodobnost, kdy očekáváte uzavření). Pokud deal vyžaduje formální návrh s cenou, připravíte nabídku: zde uvedete řádky, aplikujete slevy a definujete podmínky. Zákazník přijme a nabídka se stane objednávkou — bodem, od kterého může váš účetní nebo ERP vystavit fakturu.

Kroky můžete přeskočit: ne každý používá obchody (malá agentura může jít rovnou k nabídce po prvním kontaktu). Důležité je pochopit, že nabídka dědí z ostatního a napájí ostatní: když ji otevřete ze záznamu společnosti již ve vašem adresáři, data příjemce (adresa, DIČ, vyhrazená sleva) se vyplní automaticky; když zákazník přijme, systém může automaticky nabídnout vytvoření propojené objednávky bez opětovného zadávání.

Praktická výhoda je tato: když někdo z týmu otevře kontakt zákazníka o šest měsíců později, vidí celou obchodní historii — odeslané nabídky, které byly přijaty a které ne, jaké slevy byly aplikovány, které položky byly zahrnuty. Žádný sdílený Excel, žádná složka «nabídky 2026», ve které byste hledali.

Případy použití

• Poradenství: řádky služeb účtované po hodině/dni, platební podmínky v bloku ekonomických podmínek, značkové PDF se šablonou vaší organizace.
• Přeprodej produktů: položky katalogu s cenou a DPH; automatická sleva zákazníka, pokud je nastavena u společnosti.
• Smíšený návrh: kombinace produktů + služeb + řádku procentuální slevy (generická položka %).
• Daňová integrace: synchronizace s Fatture in Cloud pro sladění zákazníků, katalogu a objednávek směrem k e-fakturaci.

Stránka Nabídky: kde každý den začínáte

Když přejdete do Prodej → Nabídky, dostanete se na Kanban tabuli: tabuli rozdělenou do sloupců, kde každý sloupec je fáze vašeho prodejního procesu (Koncept, Odeslaná, V jednání, Přijatá, Zamítnutá, Expirovaná). Každá nabídka je karta ve sloupci své aktuální fáze. Na první pohled vidíte, kolik nabídek čeká na odpověď, kolik je v jednání a kolik je uzavřených.

Toto je správné zobrazení pro každodenní práci: ráno otevřete Mokapen, podíváte se na sloupec «Odeslaná» — to jsou čekající nabídky, možná stojí za follow-up. Podíváte se na «V jednání» — to jsou horké dealy, u kterých zákazník aktivně pracuje. Sloupec «Přijatá» ukazuje vaše úspěchy za období s celkovou částkou nahoře ve sloupci.

Nahoře najdete dva nástroje, které budete často používat: výběr pipeline (pokud máte různé prodejní procesy — např. B2B vs. B2C — každý má vlastní pipeline s vlastními fázemi) a tlačítko Filtry. Filtry zužují zobrazení: pouze nabídky určitého zákazníka, nad určitou částkou, vlastněné určitým obchodníkem, s určitým štítkem. Pokud často aplikujete stejnou kombinaci (například: «pouze moje, nad 10 000 €, z posledních 30 dnů»), uložte ji jako uložený filtr a volejte jedním kliknutím pokaždé.

Když potřebujete posunout deal do další fáze, nemusíte otevírat nabídku: přetáhněte kartu ze sloupce «Odeslaná» do «V jednání» a stav se aktualizuje. Je to rychlý způsob práce během prodejních schůzek: celá pipeline viditelná, společně posouváte věci, aby odrážely, co se stalo během týdne.

Tlačítko + Nabídka vpravo nahoře otevře editor pro vytvoření nové nabídky — viz sekce «Vytvoření nabídky» níže.

Stránky a zobrazení

Stránka Nabídky nabízí dva způsoby zobrazení stejných dat, navržené pro různé okamžiky práce. Filtry a aktivní pipeline zůstávají stejné při přepínání: pokud v Kanbanu hledáte pouze nabídky Acme, v Seznamu vidíte pouze ty, bez opětovné aplikace.

Kanban zobrazení (výchozí)

Tabule rozdělená do sloupců, kde každý sloupec je fáze pipeline (Koncept, Odeslaná, V jednání, Přijatá, Zamítnutá, Expirovaná) a každá nabídka je karta ve sloupci své fáze. Na první pohled vidíte, kolik nabídek čeká na odpověď, kolik je v jednání, kolik je uzavřených — s celkovou částkou nahoře v každém sloupci. Pro posun dealu přetáhněte kartu z jednoho sloupce do druhého: stav se aktualizuje bez otevření nabídky.

Seznam zobrazení

Klasická tabulka: jeden řádek na nabídku, konfigurovatelné sloupce (kód, zákazník, částka, stav, vlastník, datum, štítky a další podle potřeby). Řaďte kliknutím na hlavičku sloupce — užitečné pro nalezení nejhodnotnějších nabídek nebo těch, které brzy expirují — a vyberte více řádků zaškrtávacími políčky pro hromadné akce: změna vlastníka u 20 nabídek najednou, archivace dávky na konci roku, export dat do CSV pro účetnictví.

Které použít, jak a kdy

Praktické pravidlo: Kanban pro práci (posouvání dealů, otevírání, komentování, správa pipeline během prodejních schůzek), Seznam pro kontrolu a opravy (kontrola čísel, řazení podle částky, hromadné úpravy, export, analýza). Přepínejte mezi nimi výběrem vpravo nahoře.

Záznam nabídky

Když kliknete na kartu v Kanbanu (nebo řádek v Seznamu), nabídka se otevře. Pokud máte plán Premium, můžete přepnout na celou stránku ikonou rozbalení nahoře — praktické při práci na dlouhých nabídkách s mnoha řádky nebo podrobným textem podmínek.

Nahoře najdete kód nabídky (např. #3-2026) a název. Kód je pořadové číslo identifikující nabídku — viz vyhrazená sekce pro pochopení, jak funguje. Název je popis, který jí dáte, například «Návrh údržby závodu 2026 — zákazník Acme»: pomáhá rychle ji rozpoznat, ale na PDF se tak neobjeví.

Pod názvem je akční lišta s operacemi, které používáte nejčastěji. Odtud měníte stav pipeline (rozevírací seznam se všemi fázemi), nastavíte soukromí (kdo ji v organizaci vidí), přidáte štítky pro klasifikaci, připojíte soubory a napíšete soukromé poznámky. Je zde také tlačítko Kopírovat odkaz pro interní sdílení reference nabídky a menu Možnosti (tři tečky) s méně častými akcemi: Klonovat, Archivovat, Smazat.

Nejdůležitější tlačítko na liště je + Vytvořit a propojit: odtud rychle vytvoříte propojený úkol («zavolat zákazníkovi v pátek»), schůzku («kontrolní hovor»), objednávku (když zákazník přijme) nebo jinou entitu Mokapen. Propojení se naváže automaticky — vše najdete společně na záznamu nabídky a na záznamu zákazníka.

Zbytek záznamu je organizován v blocích reprezentujících samotnou nabídku: příjemce, odesílatel, obchodní data, řádky, součty, design dokumentu, ekonomické podmínky, propojení a synchronizace s externím softwarem. Každý blok pokrýváme v následujících sekcích.

Kód nabídky: automatické číslování (a jak ho změnit)

Každá nabídka má jedinečný kód, který slouží dvěma účelům: identifikaci interně (v Kanbanu, seznamech, propojeních) a zobrazení na PDF, které odesíláte zákazníkovi jako «referenci nabídky».

Mokapen kód generuje automaticky při uložení nabídky, která ho nemá: vezme pořadové číslo pro aktuální rok a připojí rok ve formátu ČÍSLO-ROK. První nabídka roku 2026 bude 1-2026, druhá 2-2026 a tak dále. Každý 1. leden se čítač resetuje na 1.

Pokud změníte datum nabídky na předchozí rok (třeba vystavujete zpětně datovanou nabídku na konci prosince z účetních důvodů), kód se regeneruje podle roku data: nabídka datovaná 2025 → kód N-2025.

Můžete také nastavit kód ručně: klikněte na kód v hlavičce, napište, co chcete, uložte. Užitečné ve dvou typických případech: importujete nabídky z předchozího systému a chcete zachovat historické číslování; nebo váš účetní či ERP vyžaduje číslování s konkrétními prefixy/sufixy (jako PREV-2026-005). Mokapen akceptuje libovolný formát, ale mějte na paměti, že kódy mimo standardní schéma (ČÍSLO-ROK pouze) se nepočítají pro automatické pořadí — pokud ručně zadáte PREV-2026-005, další automaticky generovaná nabídka nebude PREV-2026-006, ale začne od dalšího volného čísla v automatické sekvenci.

Pozor na duplicity: Mokapen neblokuje vytvoření dvou nabídek se stejným kódem, pokud ho ručně vynutíte. Pokud pracujete v týmu, je lepší nechat automatické číslování a zasáhnout pouze, když je to opravdu nutné.

Příjemce a odesílatel: kdo kupuje a kdo prodává

Nabídka má dvě «tváře», které se objeví nahoře na PDF: odesílatele (vy, vaše organizace) a příjemce (zákazník).

Odesílatel je předvyplněn z nastavení vaší organizace: název, adresa, DIČ, e-mail, logo. Nemusíte nic dělat: pokud jste správně nakonfigurovali data organizace, každá nabídka je už má. Stále je můžete upravit na jednotlivé nabídce, pokud to vyžaduje zvláštní případ (pobočka vystavující s jinými daty).

Příjemce nastavujete vy a zde se děje kouzlo, pokud je zákazník již ve vašem adresáři. Výběrem společnosti z rozevíracího seznamu Mokapen automaticky načte název, adresu, DIČ, primární e-mail a telefon do bloku příjemce. Pokud pak propojíte konkrétní kontakt u společnosti (referent, nákupčí, technik), jeho jméno a e-mail se stanou osobní referencí pro nabídku — užitečné pro odesílání e-mailu a online přijetí, které použije právě tuto adresu.

Pokud zákazník v adresáři ještě neexistuje, psaním jeho názvu do pole společnosti Mokapen nabídne vytvoření za běhu. V tom případě se záznam vytvoří s minimálními daty, která zadáváte v nabídce — můžete je doplnit později z Adresáře.

Důležitý obchodní detail: pokud má zákaznická společnost v záznamu nastavenou vyhrazenou slevu (v Adresář → Společnost → Vyhrazená sleva), při propojení s nabídkou se sleva načte automaticky a aplikuje na všechny řádky. Nemusíte si ji pamatovat pokaždé — pokud «Zákazník Beta vždy dostává 15 %», Mokapen si to pamatuje za vás.

Řádky: sestavení obchodní nabídky

Řádky jsou srdcem nabídky: řádky popisující zákazníkovi, co navrhujete a kolik to stojí. Každý řádek má název, množství, jednotkovou cenu, sazbu DPH a celkem. Vše ostatní — slevy, výpočet netto/brutto, marže, daně — se počítá v reálném čase během práce.

Když kliknete na + Řádek, otevře se modální okno s první volbou: jaký typ řádku chcete přidat. Existuje pět možností a rozdíl mezi nimi není kosmetický — mění, co řádek v nabídce reprezentuje.

Pět typů řádků

Každý řádek může být jedním z těchto pěti typů a volba mění, co řádek v nabídce reprezentuje:

• Služba — čerpá z katalogu Služby. Použijte, když navrhujete něco nehmotného (poradenství, předplatné, zásah za den). Vyberte službu z menu a cena, DPH, kód a popis se předvyplní z katalogu. Stále je můžete upravit na řádku, pokud pro tohoto konkrétního zákazníka aplikujete jinou cenu: katalog zůstane nezměněn.
• Produkt — funguje stejně jako Služba, ale čerpá z katalogu Produkty: hardware, materiály, softwarové licence, cokoli hmotného nebo se SKU.
• Generická položka — volný řádek: bez vazby na katalog, název, cenu a množství píšete ručně. Ideální pro příležitostné položky, které nemá smysl dávat do katalogu («Cesta do Milána», «Jednorázové počáteční nastavení», «Grafická úprava loga»).
• Generická položka % — vypočítaný řádek: zadáte procento (kladné nebo záporné) a Mokapen vypočítá částku jako procento z netta předchozích řádků. Klasické použití je sleva na objednávku («Věrnostní sleva −10 %» po vypsání všech položek) nebo příplatek («Urgentní služba +15 %»). Číslo se přepočítá v reálném čase, pokud přidáte řádek výše nebo změníte cenu.
• Položka % pouze text — jako předchozí, ale bez vypočítané částky: na dokumentu zobrazí pouze popisek. Použijte, když chcete zákazníkovi sdělit něco bez ovlivnění součtů («Sleva již zahrnuta v cenách», «Snížená DPH u některých položek»).

Co píšete v každém řádku

Bez ohledu na typ má každý řádek stejná pole k vyplnění (s drobnými rozdíly u typů %):

• Název a poznámka — co zákazník čte na PDF. Název je hlavní řádek («Rutinní údržba serveru»), poznámka je popis pod ním («Zahrnuje dvě čtvrtletní návštěvy, správu ticketů, bezpečnostní aktualizace»). Pokud jste vybrali z katalogu, je předvyplněno; u generické položky píšete sami.
• Množství a jednotková cena — tvoří celkem řádku. Výchozí množství je 1, takže u jednorázové služby stačí zadat cenu. U spotřebních řádků (hodiny, dny, licence) zadejte skutečné množství.
• Sazba DPH — vybraná z menu mezi těmi nastavenými ve vaší organizaci (Nastavení → Prodej → Daně). Pokud jste sazby ještě nenastavili, Mokapen vás varuje, než umožní vytvořit řádky. Systém výchozí nastaví sazbu z katalogu produktu/služby, nebo standardní sazbu vaší země u generické položky.
• Sleva na řádek — procento slevy na jednu položku (0–100 %): užitečné, když dáte speciální cenu na jednu položku bez dotčení ostatních. Liší se od slevy zákazníka a slevy na dokument — viz níže.
• Jednotkové náklady — interní pole, neviditelné pro zákazníka: používá se pro výpočet marže a markupu. Pokud ho vyplníte, nabídka vám řekne, kolik na tom řádku vyděláváte. Není povinné, ale pokud pracujete s těsnými maržemi nebo chcete pochopit ziskovost nabídky, stojí za to ho zadat alespoň u hlavních položek.

Netto nebo brutto ceny: co zvolit

Nad seznamem řádků je přepínač «Použít brutto ceny». Není to technický detail: mění, co číslo, které zadáte do pole ceny, skutečně znamená.

• Netto ceny (výchozí) — zadáváte cenu bez DPH. Pokud napíšete 100 € na řádek s 22% DPH, zákazník vidí 100 € netto + 22 € DPH = 122 € celkem. Toto je standardní chování B2B: protistrana myslí v nettu, protože DPH odečítá.
• Brutto ceny — zadáváte cenu včetně DPH. Pokud napíšete 122 € na řádek s 22% DPH, Mokapen to rozdělí: 100 € netto, 22 € DPH. Toto je přirozené chování B2C: soukromý zákazník chce vědět, co zaplatí u pokladny, nezáleží mu na rozdělení.

Přepínač platí pro celou nabídku: nemůžete mít některé řádky netto a jiné brutto. Volte podle zákazníka: pokud je to společnost, téměř vždy netto; pokud je to koncový spotřebitel, téměř vždy brutto.

Slevy: jak se kombinují tři úrovně

Systém slev Mokapen je výkonný, ale je třeba ho pochopit, protože funguje ve třech překrývajících se úrovních aplikovaných kaskádově (nesčítají se). Vysvětlím pořadí na konkrétním příkladu.

Představte si přípravu nabídky 1 000 € netto (jeden řádek) pro zákazníka s 10% vyhrazenou slevou v záznamu, aplikaci 5% slevy na řádek a přidání 3% slevy na dokument na konci pro uzavření dealu. Výpočet probíhá takto:

1. Začněte od 1 000 €.
2. Aplikujte 10% slevu zákazníka (ze záznamu společnosti) → 900 €.
3. Aplikujte 5% slevu na řádek → 855 €.
4. Aplikujte 3% ruční slevu na dokument → 829,35 €.
5. Vypočítejte DPH z konečné částky.

Tři slevy nedávají dohromady 18 %: aplikované kaskádově dávají matematicky jiný výsledek a jiné částky.

V praxi zřídka použijete všechny tři najednou. Běžný vzor je:

• Sleva zákazníka — automatická pro věrnost, nastavená jednou u záznamu společnosti a aplikovaná na všechny její nabídky.
• Sleva na řádek — taktická na jednotlivé položky, když dáte speciální cenu na jednu položku bez dotčení ostatních.
• Ruční sleva na dokument — «finální páka» pro uzavření vyjednaného dealu v posledním kole.

Blok součtů v nabídce ukazuje každou úroveň zvlášť, takže vždy víte, co jste aplikovali a proč. Ruční sleva na dokument se aktivuje z panelu «Přidat slevu», který se objeví pod řádky: dokud ji neaktivujete, nabídka pracuje pouze se slevou zákazníka a slevou na řádek.

Přeuspořádání, úprava, smazání řádků

Řádky lze přetáhnout pro přeuspořádání: pořadí, které vidíte na obrazovce, je pořadí, které zákazník uvidí na PDF. Dejte hlavní položky první, pak příslušenství, pak případné procentuální slevy — aby nabídka dobře četla.

Pro úpravu řádku klikněte na ikonu úpravy: znovu se otevře stejné modální okno vytvoření. Pro smazání ikonu koše. Mokapen u smazání řádku nepožaduje potvrzení (obnovení trvá sekundy), ale u důležité nabídky stojí za to pravidelně ukládat.

Součty: co vidí zákazník a co pouze vy

Blok součtů dole na záložce řádků ukazuje veškerou matematiku nabídky. Položky viditelné zákazníkovi na PDF jsou:

• Netto celkem — součet zdanitelných částek řádků.
• Aplikované slevy — jedna po druhé, pokud jsou různé typy.
• Daně — oddělené podle sazby DPH.
• Brutto celkem — konečná částka, kterou zákazník vidí.

Pak jsou tři položky, které vidíte pouze interně a které se na PDF nikdy neobjeví. Zobrazí se pouze, pokud jste vyplnili jednotkové náklady na řádcích:

• Marže — rozdíl mezi netto cenou a celkovými náklady.
• Marže % — marže vzhledem k prodejní ceně.
• Markup % — marže vzhledem k nákladům.

Toto jsou vaše interní metriky ziskovosti, užitečné pro rozhodnutí, zda ještě můžete snížit cenu pro uzavření.

Design dokumentu: PDF šablony a jak je přizpůsobit

PDF, které zákazník obdrží, Mokapen nesestavuje pokaždé od nuly: vychází ze šablony, která definuje rozvržení, barvy, pozici loga, strukturu tabulky řádků, kam jde podpis. Na záznamu nabídky najdete blok Design s rozevíracím seznamem pro volbu šablony.

Systémové šablony (připravené k použití)

Mokapen obsahuje čtyři výchozí šablony — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — s různým rozvržením. Liší se umístěním loga (vlevo nahoře, uprostřed, vpravo), stylem tabulky řádků (s nebo bez střídavých řádků, s okraji nebo pouze oddělovači), rozvržením bloku odesílatele/příjemce, pozicí bloku podpisu. Jsou již nakonfigurovány a automaticky používají data vaší organizace (logo, barvy, daňová data).

Pokud právě začínáte a nemáte čas na přizpůsobení, vyzkoušejte čtyři standardní šablony se stejnou nabídkou (stačí změnit šablonu a kliknout na Náhled) a vyberte tu, která se vám líbí nejvíc. Mnoho uživatelů zůstává u standardních šablon roky bez problémů.

Vlastní šablony vaší organizace

Pokud máte specifické potřeby — přesné barvy značky, rozvržení vyžadované vaším odvětvím, další bloky jako záruční podmínky nebo digitální podpis — můžete vytvořit vlastní šablony v oblasti Šablony organizace (postranní menu). Každá šablona je konkrétního typu (Nabídka, Objednávka, Faktura…) a definuje strukturu dokumentu s přizpůsobitelnými bloky.

Vlastní šablona vám umožní:

• Definovat, které bloky zobrazit a jejich pozici (hlavička, odesílatel, příjemce, tabulka řádků, podmínky, podpis, právní poznámky).
• Nastavit barvy, písma a styl tabulky v souladu se značkou.
• Přednačíst standardní text v ekonomických podmínkách: při vytvoření nové nabídky s touto šablonou se text podmínek automaticky vyplní klauzulemi, které jste připravili (platnost, platební podmínky, regulační reference).

V seznamu šablon vaší organizace můžete označit šablonu jako výchozí: bude automaticky navrhována u všech nových nabídek. Užitečné, když celý prodejní tým musí používat stejné rozvržení bez přemýšlení.

Pokud změníte šablonu existující nabídky (například proto, že tento zákazník vyžaduje jiné rozvržení) a uložíte, náhled a stažení použijí nový design — bez dotčení řádků, cen nebo podmínek, které jste už napsali.

Ekonomické podmínky: volný text nabídky

V bloku Dokument najdete editor ekonomických podmínek: oblast bohatého textu (tučné, kurzíva, seznamy, odkazy, tabulky), kde píšete vše kolem řádků a čísel. Platební podmínky («30 dnů od data faktury»), platnost nabídky («platná do 31. 3. 2026»), důvěrnostní klauzule, dodací lhůty, záruky, sankce, regulační reference.

Pokud nastavíte šablonu s přednačtenými podmínkami, editor se vyplní při vytvoření nabídky — upravíte pouze to, co je potřeba pro konkrétní případ. Pokud šablona nemá přednačtené podmínky, začínáte od prázdného a píšete volně.

Text podmínek se na PDF objeví pod tabulkou řádků, před blokem podpisu. Mokapen ho neindexuje ani neanalyzuje: je to čistý obsah dokumentu, formátování, které vidíte v editoru, je to, co zákazník vidí.

Náhled, stažení a odeslání zákazníkovi

Když je nabídka připravena — řádky zadané, podmínky napsané, zákazník propojen — je čas ji doručit zákazníkovi. Mokapen vám dává tři cesty, od nejjednodušší po nejprofesionálnější.

Náhled: kontrola před odesláním

Tlačítko Náhled vpravo nahoře na záznamu vám ukáže PDF přesně tak, jak ho uvidí zákazník, přímo v prohlížeči ve formátu A4. Negeneruje soubor ke stažení: je to okamžité vykreslení dokumentu s aktuálními daty a šablonou.

Používejte ho vždy před odesláním. Za dvě sekundy odhalí věci, které při pohledu na záznam uniknou: název položky useknutý kvůli délce, špatně zalomená poznámka, logo umístěné způsobem, který se vám s touto šablonou nelíbí, špatná sazba DPH na řádku. Upravte, uložte, znovu otevřete náhled — opakujte, dokud nejste spokojeni.

Důležitý detail: náhled odráží uložený stav nabídky. Pokud jste právě změnili řádky nebo podmínky a neuložili, náhled nemusí ukazovat poslední změny. Uložte a zkuste znovu.

Stažení: PDF nebo Word

Tlačítko Stáhnout otevře menu se dvěma možnostmi: PDF a Word (docx). PDF je standardní formát doručení — neupravitelný zákazníkem, profesionální, univerzální. Název souboru se automaticky sestaví jako NázevOdesílatele - KódNabídky.pdf (příklad: «Acme s.r.o. - 3-2026.pdf»), takže když zákazník soubor uloží do počítače, je už identifikovaný.

Word slouží ve dvou konkrétních případech: když potřebujete dokument ručně upravit před odesláním (přidat vlastní odstavec, který nechcete v systému), nebo když zákazník požaduje upravitelný formát, protože ho integruje do většího dokumentu. Poznámka: exportovaný Word je snímek nabídky — změny provedené tam se nevrátí do Mokapen.

Odeslání e-mailem: doručení přímo z nabídky

Tlačítko Odeslat e-mail otevře modální okno, které umožní odeslat nabídku zákazníkovi bez opuštění Mokapen, s přiloženým PDF a volitelně online odkazem k přijetí.

Příjemce je předvyplněn e-mailem propojeného kontaktu nebo společnosti. Můžete přidat více příjemců oddělených středníky — užitečné, když kontakt chce kopii nákupčímu nebo účetnímu. Pole Od navrhuje e-mailové adresy, které jste nakonfigurovali jako SMTP propojení v organizaci: pokud nemáte žádné, Mokapen použije systémovou adresu (e-mail stále dorazí, ale z generické adresy). Pro profesionální vzhled stojí za to propojit alespoň jednu firemní adresu (info@, prodej@, vaši osobní) v sekci e-mailových propojení.

Předmět je předvyplněn textem «Nabídka {kód}» — změňte ho, pokud preferujete něco konkrétnějšího («Náš návrh na údržbu 2026»). Tělo je už nastaveno standardním pozdravem, ale můžete ho kompletně přepsat: vaše poslední obchodní poznámka, reference na rozhovor, další kroky.

Níže najdete dvě důležité možnosti:

• Přiložit PDF dokument (aktivní ve výchozím stavu) — vygeneruje PDF nabídky a přiloží ho k e-mailu, takže zákazník má vždy kopii, i když neklikne na odkaz.
• Obdržet skrytou kopii BCC — pošle vám skrytou kopii e-mailu na vaši adresu, užitečné pro sledování přesně toho, co jste odeslali a kdy.

Po odeslání se událost zaznamená do časové osy nabídky (datum, čas, příjemci): i když se k nabídce vrátíte o tři týdny později, přesně víte, kdy jste ji odeslali.

Online přijetí s OTP: bezpečné získání souhlasu

Klasická Achillova pata nabídek je přijetí. Zákazník napíše «ok pokračujte» a skončíte s generickým e-mailem ve schránce, který nemá smluvní hodnotu, který můžete ztratit, u kterého si nejste jisti, že pokrývá všechny položky nabídky. Pak se hádáte o tom, kdo co řekl.

Mokapen to řeší pomocí online přijetí přes OTP: zákazník obdrží odkaz, otevře nabídku na webové stránce, obdrží ověřovací kód e-mailem (takže jsme si jisti, že je to on a ne někdo jiný) a potvrdí přijetí jedním kliknutím. Vše je sledováno v nabídce: datum, čas, IP adresa, které řádky přijal.

Jak aktivovat přijetí při odeslání

V modálním okně odeslání e-mailu, pod možnostmi PDF a BCC, najdete blok «Veřejný odkaz s přijetím». Pokud má příjemce na nabídce platný e-mail, systém automaticky navrhne jeho aktivaci. Máte dva přepínače:

• Vyžadovat přijetí — pokud je aktivní, e-mail, který zákazník obdrží, obsahuje odkaz na veřejnou stránku nabídky, kde může kliknout «Přijmout tuto nabídku». Pokud ho neaktivujete, odkaz vede pouze na stránku pro zobrazení (zákazník vidí nabídku a stáhne PDF, bez tlačítka přijetí).
• Částečné přijetí — pokud je aktivní, na veřejné stránce zákazník vidí zaškrtávací políčko u každého řádku a může zvolit přijetí pouze některých položek. Použijte, když je nabídka modulární («chci pouze údržbu, ne prodloužení záruky»). Pokud ho necháte vypnuté, zákazník může přijmout pouze vše nebo nic — což je často lepší, protože vynutí jasnou volbu a nemusíte přeformulovávat nabídku pro nepřijaté položky.

Co vaš zákazník zažívá na své straně

Pomůže vědět, co se děje na straně zákazníka, protože je to část procesu, kterou nevidíte, ale od ní závisí míra přijetí.

Zákazník obdrží váš e-mail s přiloženým PDF a odkazem. Klikne na odkaz a otevře se veřejná webová stránka s nabídkou zobrazenou ve formátu A4, přesně jako v PDF. Je zde tlačítko pro stažení PDF (pro archivaci) a, pokud jste aktivovali přijetí, výrazné tlačítko «Přijmout tuto nabídku».

Když zákazník klikne «Přijmout», Mokapen mu pošle šestimístný kód na stejný e-mail, kam obdržel odkaz (e-mail, který jste nastavili jako příjemce nabídky). Zákazník zkontroluje schránku, získá kód, zadá ho na stránce — a v tu chvíli je potvrzení ověřeno. Kód platí jednu hodinu, pak expiruje a musí být znovu vyžádán.

Pokud jste aktivovali částečné přijetí, po ověření kódu zákazník vidí seznam položek se zaškrtávacím políčkem u každé: vybere, co přijme, a potvrdí. Procentuální řádky (automatické slevy/příplatky) se přeskočí — bylo by divné, kdyby je přijímal jeden po druhém.

Velkou výhodou tohoto toku je, že nevyžaduje registraci zákazníka v Mokapen. Je rychlý, funguje na smartphonu a OTP ověření dává přijetí právní váhu (je to jako lehký elektronický podpis).

Co se stane v Mokapen, když zákazník přijme

Přijetí není událost, která projde bez povšimnutí: mění stav nabídky a zaznamenává ji sledovatelným způsobem.

Přijaté řádky ukazují zelenou ikonu potvrzení s datem přijetí. V časové ose nabídky se objeví událost «Přijato zákazníkem» s e-mailem zákazníka, který potvrdil, a IP adresou, ze které požadavek přišel. Pokud jste nechali aktivní výchozí automatizaci (nastavení pipeline), stav nabídky se automaticky přesune na «Přijatá» — karta se přesune do finálního sloupce Kanbanu.

Pokud máte také aktivní automatizaci «Vytvořit objednávku při uzavření» (výchozí ano), Mokapen nabídne okamžité vygenerování propojené objednávky se stejnými položkami, zákazníkem a částkami. Jeden klik a nabídka se stane objednávkou připravenou k plnění nebo synchronizaci s fakturačním ERP.

Hraniční případy, které stojí za znalost

• Nabídka bez e-mailu příjemce — online přijetí není k dispozici, protože Mokapen nemá kam poslat OTP kód. Veřejný odkaz stále funguje pouze pro zobrazení: užitečné pro sdílení PDF jinými kanály (WhatsApp, chat, zákaznický portál), ale bez formálního potvrzovacího toku.
• Expirovaný nebo ztracený OTP kód — zákazník může požádat o nový z veřejné stránky opětovným kliknutím na «Odeslat kód». Předchozí kódy se automaticky zruší.
• Přijetí mimo Mokapen — pokud zákazník podepsal papírovou kopii nebo odpověděl e-mailem jasnými slovy, můžete ručně označit řádky jako přijaté z modálního okna úpravy řádku položky zaškrtnutím «Přijato zákazníkem». Méně sledovatelné než cesta OTP, ale pokrývá případy, kdy zákazník prostě nechce použít online odkaz.

Vytvoření nabídky

Existují dva způsoby, jak začít, a volba mění, kolik práce budete muset udělat.

• Přímá metoda — ze stránky Nabídky klikněte na + Nabídka vpravo nahoře a otevře se editor na celou stránku. Vhodné, když zákazník ještě není propojen s obchodem nebo kontaktem v adresáři (třeba jde o požadavek od příležitostného kontaktu). Vše uděláte tam: vytvoříte záznam zákazníka napsáním jeho názvu, nastavíte řádky, podmínky, uložíte.
• Kontextová metoda (doporučeno) — otevřete záznam obchodu, kontaktu nebo společnosti, na kterém pracujete, a použijte + Vytvořit a propojit → Nabídka. Nabídka se narodí již propojená se zdrojovým záznamem, s příjemcem, kontaktem a — pokud existuje — vyhrazenou slevou automaticky vyplněnou. Málo polí k úpravě, automatické propojení, koherentní historie na záznamu zákazníka.

Oběma způsoby je provozní sekvence stejná:

1. Dejte jí jasný název. Kdo ji otevře za dva měsíce, musí pochopit, o co jde, bez otevření: «Návrh údržby 2026 — Acme s.r.o.» je lepší než «Nabídka Acme».
2. Ověřte příjemce a odesílatele.
3. Zvolte šablonu dokumentu, nebo nechte výchozí organizace.
4. Přidávejte řádky jeden po druhém: nejdříve hlavní řádky nabídky, pak příslušenství, pak případné procentuální slevy.
5. Napište ekonomické podmínky, nebo opravte text přednačtený ze šablony.
6. Nastavte vlastníka, datum a pravděpodobnost uzavření, pokud máte představu.
7. Uložte. Mokapen přiřadí pořadové číslo, pokud jste ho nenastavili, vypočítá konečné součty a nabídka je připravena k odeslání.

Klikněte na Náhled pro finální kontrolu, pak Odeslat e-mail nebo Stáhnout PDF podle toho, jak ji chcete doručit.

Ne všechna pole musí být dokonalá při prvním uložení: záznam se aktualizuje v reálném čase, můžete se kdykoli vrátit a upravit řádky, ceny, texty. Pouze odeslání je definitivní v tom smyslu, že zákazník má verzi — pokud něco změníte poté, budete muset znovu odeslat.

Úprava nabídky

Úpravy nabídky se provádějí třemi různými způsoby podle toho, co potřebujete změnit a kolik záznamů.

Přímá úprava na záznamu

Otevřete záznam nabídky (z Kanbanu nebo Seznamu) a upravujte přímo tam, kde je potřeba: klikněte na název pro přejmenování, ikonu tužky vedle polí pro opravu, přidávejte/odebírejte řádky, přepisujte podmínky. Na bočním panelu se pole ukládají automaticky jedno po druhém při opuštění fokusu. Na celé stránce musíte kliknout Uložit, když dokončíte blok, na kterém pracovali.

Poznámka: pokud upravujete řádky nebo texty podmínek, nezapomeňte nejdříve uložit před generováním náhledu nebo odesláním — jinak je odeslané PDF stále předchozí verze.

Posun stavu z Kanbanu

Pokud chcete změnit pouze fázi nabídky (protože zákazník odpověděl, odeslali jste ji, měli jste kontrolní hovor), ani neotevírejte záznam: přetáhněte kartu v Kanbanu z jednoho sloupce do druhého. Stav se aktualizuje okamžitě. Je to nejefektivnější způsob správy pipeline během prodejních schůzek nebo ráno při kontrole otevřených dealů.

Omezení, které stojí za znalost: «terminální» stavy — ty na 100 % (jako Přijatá) nebo 0 % (Zamítnutá, Expirovaná) — mohou změnit na jiné stavy pouze uživatelé s rolí člena v organizaci. Je to ochrana proti tomu, aby externí spolupracovníci «znovu otevírali» již uzavřené dealy.

Hromadná úprava ze zobrazení Seznam

Když potřebujete změnit něco u mnoha nabídek najednou — přeřadit všechny obchodníka, který odešel ze společnosti, přidat štítek dávce letních nabídek, posunout stav u dávky — přepněte na zobrazení Seznam, filtrujte pro nalezení správných nabídek, vyberte zaškrtávacími políčky a klikněte na Upravit v akční liště, která se objeví nahoře.

Modální okno hromadné úpravy ukazuje pouze pole, která dávají smysl pro hromadnou úpravu: vlastník, stav, štítky, jednoduchá vlastní pole. Nemůžete hromadně upravovat řádky nebo texty — ty jsou ze své podstaty specifické pro každou nabídku. Potvrďte a úprava se aplikuje na všechny výběry.

Další hromadné akce dostupné ve stejné liště jsou Klonovat, Archivovat a Smazat — viz vyhrazené sekce.

Klonování nabídky

Pokud máte šablonovou nabídku, kterou často znovu používáte — stejnou strukturu řádků s malými variacemi pro jiného zákazníka — nevytvářejte ji pokaždé od nuly: naklonujte ji. Klonovaná nabídka zachová všechny řádky, podmínky, šablonu a vybrané přílohy; změníte příjemce zákazníka a upravíte ceny, pokud je potřeba.

Jednotlivé klonování

1. Otevřete záznam → Možnosti (tři tečky) → Klonovat.
2. V modálním okně zvolte zaškrtávacími políčky, co přenést do kopie: řádky (vždy) a volitelně přílohy, propojení, komentáře, historii časové osy. Pokud pracujete ve více organizacích se stejným účtem, můžete nabídku naklonovat do jiné organizace.
3. Potvrďte.

Mokapen vytvoří novou nabídku s příponou v názvu pro odlišení od originálu. Dostane nový kód (pořadové číslo aktuálního roku) a není propojena s původním zákazníkem — nastavíte správného příjemce. Originál zůstane nezměněn: klonování je kopie, ne přesun.

Hromadné klonování

1. Zobrazení Seznam → vyberte zaškrtávacími políčky → Klonovat v hromadné liště → zvolte možnosti jednou pro všechny → potvrďte.

Archivace nabídky

Nabídka není jako úkol, který se «dokončí» a zmizí. I když je deal u konce — vyhraný, prohraný, expirovaný — záznam zůstává užitečný: je to obchodní historie zákazníka a je dobré ji najít v propojeních na jeho záznamu, v ročních reportech, v analýzách předchozích nabídek. Archivace dělá přesně toto: přesune nabídku z aktivních zobrazení (Kanban a Seznam ji už neukazují), ale zachová ji nedotčenou. Stále se objeví na propojeném záznamu zákazníka a v historických reportech a můžete ji kdykoli konzultovat z Nabídky → Akce → Archiv nabídek.

Jednotlivá archivace

1. Otevřete záznam → Možnosti → Archivovat.
2. Potvrďte v modálním okně.

Pro znovuotevření (zákazník zavolá o měsíce později a chcete pokračovat odtud): najděte ji v archivu, otevřete záznam, Možnosti → Obnovit, a vrátí se do aktivního Kanbanu ve stavu, který měla před archivací.

Hromadná archivace

1. Zobrazení Seznam → vyberte → Archivovat v hromadné liště → potvrďte.

Kdy archivovat a kdy smazat? Praktické pravidlo: archivujte, pokud nabídka skutečně proběhla (odeslali jste ji, probíhala jednání, má historickou hodnotu), mažte, pokud jde o chybu (vytvořena omylem, duplicita, test). Nearchivujte pro «úklid»: Kanban s filtry vám už dává veškerý úklid, který potřebujete, a staré, ale dobré nabídky jsou přidanou hodnotou na záznamu zákazníka.

Smazání nabídky

Mažte nabídky vytvořené omylem nebo testovací duplicity. Preferujte Archivaci, pokud má nabídka užitečnou historii (odeslaná, přijatá, propojení se zákazníkem nebo obchodem) a nechcete ztratit stopu na kontaktu nebo společnosti.

Jednotlivé smazání

1. Otevřete záznam → Možnosti (tři tečky) → Smazat (červená položka).
2. Potvrďte v modálním okně.

S Advanced Premium nabídka jde do koše (stránka Nabídky → Akce → Koš nabídek). Odtud můžete Obnovit nebo Smazat trvale. Pokud otevřete nabídku již v koši, objeví se banner Obnovit / Smazat trvale.

Na plánu Free (bez Advanced Premium) je smazání obecně trvalé hned po potvrzení, bez koše — zkontrolujte oprávnění vaší organizace.

Hromadné smazání

1. Zobrazení Seznam → vyberte → Smazat (červené tlačítko) → potvrďte.

Převod nabídky na objednávku

Nabídka je návrh, objednávka je exekutivní potvrzení: reprezentuje závazek zákazníka k nákupu a — níže v toku — je bodem, od kterého začíná fakturace. V toku Mokapen je přechod z nabídky na objednávku přirozený a v mnoha případech automatický.

Existují tři způsoby, jak převést nabídku na objednávku, v pořadí praktičnosti:

• Automatizace při uzavření (doporučeno) — pokud jste nechali aktivní výchozí automatizaci pipeline («Vytvořit objednávku při uzavření» v Nastavení → Prodej → Nabídky), když přesunete nabídku do stavu 100 % (např. Přijatá), Mokapen rychle otevře modální okno s návrhem vytvoření propojené objednávky se stejnými položkami, zákazníkem, částkami a podmínkami. Potvrďte a za dvě sekundy máte objednávku připravenou s vlastním pořadovým kódem, propojenou se zdrojovou nabídkou.
• Spuštěno online přijetím — pokud zákazník přijme přes OTP z veřejného odkazu, nabídka se automaticky přesune na Přijatá a stejný návrh objednávky se spustí. Nulové ruční akce z vaší strany, kromě potvrzení modálního okna.
• Ručně — z nabídky tlačítko + Vytvořit a propojit → Objednávka. Použijte, když automatizace nespustí (např. jste uzavřeli stav před aktivací automatizace) nebo když chcete vytvořit částečnou objednávku vzhledem k nabídce.

Ve všech případech původní nabídka zůstává v systému (nesmaže se ani nepřesune) a je propojena s objednávkou přes záložku Propojení: z jedné vidíte druhou. To je důležité pro historii — záznam zákazníka ukáže «nabídka odeslaná v březnu, přijata v dubnu, objednávka vystavena v dubnu» bez ručního psaní. Podrobnosti o správě objednávek viz příručka Objednávky.

Pipeline a stavy: modelování vašeho prodejního procesu

Pipeline je cesta, kterou nabídka projde od začátku do konce — fáze (nebo stavy), kterými prochází, každá s přesným významem ve vašem prodeji. Mokapen obsahuje výchozí, která funguje pro 90 % případů, ale pokud máte zvláštní procesy, můžete ji přizpůsobit nebo vytvořit více než jednu.

Výchozí pipeline

Z krabice mají nabídky jednu pipeline se šesti stavy pokrývajícími typický obchodní životní cyklus:

• Koncept (10 %) — nabídka se připravuje, stále interní, neodeslaná zákazníkovi.
• Odeslaná (20 %) — odeslali jste ji, teď čekáte.
• V jednání (60 %) — zákazník odpověděl, hodnotí, možná diskutuje změny.
• Přijatá (100 %) — deal je vyhraný.
• Zamítnutá (0 %) — deal je prohraný.
• Expirovaná (0 %) — nabídka skončila bez odpovědi po uplynutí platnosti.

Procenta vedle každého stavu — co nazýváme «postup» — nejsou dekorativní: ovlivňují progress bar na kartách Kanbanu a určují, které stavy jsou považovány za «vyhrané» (100 %) nebo «prohrané/uzavřené» (0 %). Automatizace Mokapen se napojují na tyto hodnoty: když nabídka dosáhne 100 %, spustí se návrh objednávky.

Přizpůsobení stavů

Pokud standardní proces nevyhovuje — třeba pracujete na veřejných výběrových řízeních s fázemi jako «Projev zájmu → Dokumentace → Přidělení», nebo řídíte projekty se stavem «Technické schválení» před obchodním přijetím — můžete upravit stavy v Nastavení → Prodej → Nabídky → Pipeline a stavy.

Tam přidáte nové stavy, přejmenujete existující, přeuspořádáte je (pořadí určuje sekvenci sloupců Kanbanu) a nastavíte hodnotu postupu (0–100 %) pro každý. Praktický tip: používejte postup konzistentně — 100 % pouze pro stavy reprezentující jisté vítězství, 0 % pouze pro stavy definitivního uzavření. Střední stavy (20 %, 50 %, 80 %) by měly věrohodně říkat, jak «blízko» jste vítězství — aby reporty prognóz (částka × pravděpodobnost) dávaly realistická čísla.

Více pipeline pro různé procesy

Pokud máte různé prodejní kanály s odlišnou logikou dealů — dlouhé B2B s více fázemi, rychlé B2C s málo fázemi, výběrová řízení se specifickou byrokracií — můžete vytvořit samostatné pipeline, každou s vlastními stavy. Na stránce Kanban menu pipeline nahoře umožňuje zvolit, kterou prohlížíte; přepněte jedním kliknutím.

Pro vytvoření nové pipeline přejděte do Nastavení → Prodej → Nabídky → Pipeline a stavy, nebo přímo z menu pipeline v Kanbanu (kde najdete «Nová pipeline»). Pipeline lze omezit na konkrétní týmy organizace: pouze prodejní tým «Enterprise» vidí pipeline «Velké účty», tým «SMB» vidí svou vlastní. Užitečné pro velké organizace s oddělenými odděleními.

Automatizace pipeline

V nastavení pipeline najdete dvě automatizace, které stojí za znalost, protože mění, jak se nabídky chovají automaticky:

• Vytvořit objednávku při uzavření (aktivní ve výchozím stavu) — když nabídka dosáhne stavu 100 %, Mokapen nabídne okamžité vygenerování propojené objednávky. Pokryli jsme to v «Převod nabídky na objednávku». Pokud ji nepoužíváte (protože objednávky řídíte v externím ERP), můžete ji vypnout.
• Posunout stav po přijetí zákazníkem (aktivní ve výchozím stavu) — když zákazník přijme nabídku z veřejného OTP odkazu, Mokapen ji automaticky přesune do «vyhraného» stavu, který nakonfigurujete. Ve výchozím stavu jde do prvního nalezeného stavu 100 % (Přijatá), ale můžete specifikovat jiný, užitečné, pokud máte mezistupeň jako «Přijato čekající na smlouvu» před finálním stavem.

Synchronizace s fakturačním softwarem

Mokapen je CRM a nástroj pro obchodní nabídky, ne fakturační software: e-fakturace, DPH evidence, hlavní kniha se dělají ve vašem ERP (Fatture in Cloud, váš účetní se svým softwarem, nebo dedikované ERP). Abyste nemuseli zadávat data dvakrát, existuje záložka Synchronizace na záznamu nabídky a v modulu Integrace organizace.

Nejzralejší integrace je s Fatture in Cloud: plné podrobnosti v vyhrazené příručce Fatture in Cloud. Stručně, pokud propojíte svůj účet FIC s Mokapen, záznamy zákazníků, produkty katalogu, služby a objednávky (s jejich řádky) proudí z Mokapen do Fatture in Cloud — kde se pak stanou e-fakturami. Směr je konfigurovatelný: můžete rozhodnout, že data půjdou pouze jedním směrem, nebo oběma.

Na jednotlivé nabídce záložka Synchronizace ukazuje stav záznamu vzhledem k integraci: zda je synchronizován, kdy poslední operace uspěla, zda byly chyby. Pokud byla nabídka převedena na objednávku, synchronizace se týká hlavně objednávky — právě tehdy jsou data důležitá pro daňový cyklus.

Záznamy zákazníků jsou spárovány mezi oběma systémy pomocí DIČ a daňového kódu jako klíčů proti duplicitám, takže pokud máte «Zákazník Beta» již ve Fatture in Cloud a vytvoříte nabídku v Mokapen pro stejného zákazníka, systém rozpozná, že jde o stejný záznam, bez duplikace záznamu.

Související sekce

Nabídka nežije izolovaně: existují další oblasti Mokapen kolem ní, které stojí za znalost pro skutečné používání.

• Propojení — propojte nabídku s obchody, objednávkami, následnými úkoly, tickety podpory, dalšími souvisejícími nabídkami. Každé propojení je obousměrné (z nabídky vidíte úkol, z úkolu vidíte nabídku). Když otevřete záznam zákazníka o šest měsíců později, na první pohled rekonstruujete vše, co se stalo.
• Soubory — připojte k nabídce specifikace, technické specifikace, návrhy smluv, screenshoty, které vám zákazník poslal. Zůstávají na záznamu nabídky a jsou dohledatelné vyhledáváním souborů organizace.
• Aktualizace — časová osa (nebo log aktivit) je kompletní historie všeho, co se s nabídkou stalo: kdy byla vytvořena, kdo co a kdy změnil, každý odeslaný e-mail (s příjemci), každé přijetí zákazníkem (s IP a datem). Forenzně užitečné: pokud je diskuse o «co jsme řekli», časová osa dá odpověď s daty.
• Štítky — volná klasifikace pro rychlé filtrování a vyhledávání: «Enterprise», «Obnova», «K relaunchi», «Složité», jakákoli taxonomie, která vám dává smysl. Filtry stránky Nabídky velmi dobře fungují se štítky.

Nastavení nabídek

Nastavení jsou přístupná administrátorům a vlastníkům organizace a jsou v Nastavení → Prodej → Nabídky. Existují tři hlavní oblasti:

• Pipeline a stavy — už jsme to pokryli: definujte fáze, postup, automatizace.
• Konfigurace polí — která pole zobrazit na záznamu nabídky, v jakém pořadí, která jsou povinná. Můžete také přidat vlastní pole (čísla, text, data, seznamy) pro zachycení informací specifických pro podnikání: «CIG» pro veřejná výběrová řízení, «interní kód projektu», očekávané datum instalace. Objeví se na záznamu, ve sloupcích zobrazení Seznam (pokud je přidáte) a ve filtrech.
• Konfigurace sloupců seznamu — jaké informace vidět v zobrazení Seznam a v jakém pořadí. Můžete je měnit za běhu ze zobrazení Seznam s Akce → Upravit sloupce, bez chodu do nastavení.

Mimo oblast nabídek, ale důležité pro její správné fungování, jsou dvě další konfigurace:

• Sazby daní (Nastavení → Prodej → Daně) — pokud jste nenastavili alespoň jednu, nemůžete vytvářet řádky.
• Šablony dokumentů (menu Šablony organizace) — kde přizpůsobíte PDF šablony, které jsme pokryli v «Design dokumentu».

Reporty nabídek

Kanban a Seznam slouží pro práci na jednotlivých nabídkách; pro pochopení celkového výkonu — kolik nabídek jste udělali ve čtvrtletí, kdo je nejvýkonnější obchodník, které produkty nejčastěji končí v nabídkách, jaká je míra konverze nabídka→objednávka — existují vyhrazené reporty, přístupné ze stránky Reporty nabídek (vyžaduje plán Premium).

Dostupné reporty pokrývají nejužitečnější analytická zobrazení v prodejním cyklu:

• Rozložení podle stavu — kolik nabídek je v každé fázi pipeline: nezbytné pro odhalení úzkých míst.
• Rozložení podle pipeline — pokud používáte více než jednu, uvidíte, jak se práce rozděluje mezi kanály.
• Výkon podle vlastníka — počet nabídek a ekonomický objem na obchodníka.
• Nejčastěji nabízené položky — které produkty/služby nejčastěji končí v nabídkách. Zlatý důl pro pochopení, co trh skutečně požaduje.
• Nabídky na zákazníka — koho jste pokryli a za jakou hodnotu.
• Ekonomické objemy podle období — měsíční, čtvrtletní, roční trendy.
• Marže a markup — ziskovost nabídek. Funguje pouze, pokud jste vyplnili jednotkové náklady na řádcích položek: bez nákladů report zůstane prázdný.

Jako u všeho v Mokapen reporty respektují oprávnění organizace: každý uživatel vidí pouze záznamy, ke kterým má přístup podle své role. Obchodník automaticky nevidí nabídky kolegů, pokud to oprávnění neumožňují — užitečné pro týmy s interní konkurenční dynamikou nebo citlivými daty.