Průvodce Mokapenem

Role a oprávnění

Role říká, co daná osoba může v organizaci dělat: zvát kolegy, sahat na nastavení, vidět fakturaci, vstupovat do aplikací. Neříká, které karty vidí. Soukromá karta zůstává soukromá i pro Vlastníka, pokud není odpovědný, spolupracovník ani autor. Toto pravidlo je v průvodci Viditelnost dat. Jak se zve, jak se pozastavuje a jak fungují týmy je v průvodci Uživatelé a týmy. Tady volíte správnou úroveň a pochopíte, kdy vyšší úroveň problém neřeší.

Úrovně od nejužší po nejširší jsou šest: Host, Omezený uživatel, Uživatel, Člen, Vlastník, Administrátor. Nemůžete přiřadit roli vyšší než svou. Na kartě uživatele je pole Role ve volném textu pracovní titul (konzultant, vedoucí prodeje): nemění oprávnění. Oprávnění je menu Oprávnění.

Uživatel a Omezený uživatel vyžadují plán Medium nebo vyšší. Pod tímto plánem tyto dvě úrovně nelze přiřadit při pozvánce ani při úpravě. Názvy plánů v Mokapen jsou Zdarma, Small, Medium, Large, Extra Large.

Host

Host vstupuje jen tam, kam jste ho dali. Při pozvánce musíte uvést projekty: všechny, nebo seznam. Mokapen ho přidá jako spolupracovníka těchto projektů. Vidí úkoly a postup těchto projektů. Nezvává lidi, nespravuje týmy, neotevírá nastavení, neimportuje a neexportuje, nevidí celý adresář ani fakturaci.

Je to role externího konzultanta na webu klienta, nebo dodavatele, který aktualizuje úkoly zakázky. Je to špatná role pro interního kolegu, který zítra bude vytvářet kontakty nebo příležitosti: každá nová karta by se musela sdílet ručně a dříve nebo později ho někdo povýší narychlo na špatnou úroveň. Pokud má pracovat každý den na organizaci, je alespoň Omezený uživatel.

Omezený uživatel

Je to operační role. Vytváří a aktualizuje karty aplikací, k nimž mu organizace dává přístup (úkoly, kontakty, příležitosti, tikety podle zapnutých aplikací). Vidí uživatele a týmy pro přiřazení odpovědného nebo spolupracovníka, v rozsahu své práce. Nezvává, nevytváří týmy, nesahá na nastavení, import, export, bezpečnost ani fakturaci.

Vyžaduje plán Medium. Je to správná volba pro toho, kdo vykazuje, sleduje jednání nebo odpovídá na tikety a nemusí spravovat organizaci. Je to špatná volba, pokud má ta osoba pustit nového kolegu: pozvánka začíná od Uživatele výš. Povýšit ho na Člena jen kvůli pozvánce mu otevře i import, export a nastavení aplikací.

Uživatel

Dělá vše, co Omezený uživatel, a navíc spravuje uživatele a týmy: zvává, upravuje role ne vyšší než svou, vytváří a upravuje týmy. Nemění obecná nastavení organizace, neimportuje ani neexportuje hromadně, nesahá na bezpečnost a fakturaci.

Vyžaduje plán Medium. Je to role vedoucího oddělení, který skládá svůj tým a nemusí rozhodovat o plánu nebo vlastních polích. Pokud potřebuje přidat pole nebo importovat CSV, je to práce Člena, ne důvod udělat z něj Vlastníka.

Člen

Má plný přístup k CRM a nastavením aplikací: pole, sloupce, import a export, operační preference aplikací. Nespravuje fakturaci, nemění plán, neupravuje bezpečnost (heslo, dvoufaktorové ověření, politika nových karet) a nemaže organizaci.

Je to role toho, kdo konfiguruje CRM pro ostatní. Člen může přizpůsobit pole kontaktů, sloupce seznamu produktů, importovat soubor, přejmenovat operační detaily. Nemůže zapínat ani vypínat aplikace organizace ani otevřít stránku Bezpečnost: ty zůstávají Vlastníkovi. Pokud je problém «nevidím soukromou kartu», povýšení role ji nezobrazí.

Vlastník

Dělá to, co Člen, a navíc spravuje bezpečnost, které aplikace jsou aktivní, fakturaci a plány, integrace, případný whitelabel, a může smazat organizaci. Je také jediný, kdo přepne uživatele z Aktivní na Neaktivní a zpět, v rámci limitu míst plánu.

Mějte jich málo. Jeden Vlastník pro každodenní provoz je příliš: každá osoba s touto rolí může změnit plán, vypnout aplikaci a sahat na politiku vzniku nových karet. Vlastník automaticky nevidí soukromé karty ostatních. K tomu slouží zámek nebo tým Master, ne tato role.

Administrátor

Má stejná oprávnění jako Vlastník na organizaci, plus oblasti vyhrazené této úrovni: sekce Partner, pokud je organizace partner, a sekce Developer (API a webhook), když je plán Large nebo vyšší. Pokud nepoužíváte Partner ani Developer, Administrátor a Vlastník se v běžném dni rovná. Nepřiřazujte Administrátora «aby jistě vše viděl»: viditelnost karet tudy neprochází.

Porovnání

Tabulka je připomínka. Pravidlo, které se do buňky nevejde: role otevírá funkce, zámek a spolupracovníci otevírají karty.

Než povýšíte roli

• Pokud nevidí kartu, zkontrolujte zámek a spolupracovníky, pak filtr uživatelé / tým kanbanu. Report ukazuje vše, co může otevřít; kanban ukazuje jeho práci. Není to chybějící oprávnění.
• Pokud nemůže zvát, potřebuje Uživatele, ne Vlastníka.
• Pokud nemůže importovat CSV nebo přidat pole, potřebuje Člena.
• Pokud nemůže změnit plán, vypnout aplikaci nebo otevřít Bezpečnost, potřebuje Vlastníka.
• Uživatel a Omezený uživatel na plánu pod Medium se nepřiřazují: pozvánka se vrátí nebo úroveň se neobjeví.
• Neaktivní uživatel nevstupuje, ať má jakoukoli roli. Znovu ho aktivuje Vlastník, pokud je ještě místo v plánu.

Časté otázky

Vlastník nevidí jednání. Je soukromé a on není na seznamu. Přidejte ho jako spolupracovníka, přidejte tým Master pokud to politika vyžaduje, nebo udělejte kartu veřejnou. Role s tím nesouvisí.

Dal jsem Hosta a nenachází kontakty. To se očekává. Host nemá adresář. Pokud má pracovat s kontakty, je Omezený uživatel (plán Medium).

Mohu si dát vyšší roli sám? Ne. Přiřadí ji ten, kdo už je na této úrovni nebo výše. V profilu «Moje role» aktualizuje pracovní titul a manažera, ne oprávnění, která vám dal administrátor.

Jsou Administrátor a Vlastník stejní? Na organizaci ano, kromě Partner a Developer. Developer vyžaduje plán Large nebo vyšší.