Průvodce Mokapenem

Pole

Pole jsou datový slovník každého modulu: název, typ, povinnost, výchozí hodnota a kdo je může vidět nebo upravovat. Zde vytváříte vlastní pole a upravujete stávající. Mechanismus je stejný u Kontaktů, Společností, Úkolů, Projektů, Schůzek, Obchodů, Nabídek, Objednávek, Produktů, Služeb a Tiketů.

Tato příručka pokrývá jen Pole. Pro umístění ve formuláři viz Karta; pro zobrazení v tabulce Sloupce.

Změny jsou pro celou organizaci (platí pro všechny členy), ne osobní preference.

K čemu slouží

• Standardizovat — stejné popisky a typy pro celý tým.
• Rozšířit Mokapen — data, která produkt nemá ve výchozím stavu (Odvětví, Kód zákazníka, Marže…).
• Řídit — povinnost, výchozí hodnota, viditelnost a práva úprav jen pro určité uživatele/týmy.
• Napájet zbytek — karta, seznam, filtry, import, automatizace a (kde je k dispozici) grafy reportů.

Kde je najít

1. Nastavení organizace → hub oblasti (Adresář, Aktivity, Prodej, Tikety, …).
2. Nastavení entity (např. Kontakty) → karta Pole.

Konfigurace je podle entity. Potřebujete alespoň roli Člen. Vytvoření vlastního pole vyžaduje plán Premium s Vlastními poli; změna layoutu/stávajících polí vyžaduje vhodný plán Premium. Dostupnost ověřte u plánu.

Vytvoření vlastního pole

1. Přidat pole → modal Nové pole.
2. Popisek — viditelný název.
3. Interní název — automatický slug (import, API, systém).
4. Typ — zvolte typ (seznam níže). Po uložení často nelze změnit.
5. Možnosti typu (rozbalovací menu, jeden/více výběr, …).
6. Toto pole je povinné (volitelné).
7. Výchozí (volitelné) — počáteční hodnota u nových karet.
8. Upravitelné pouze uživateli/týmy a/nebo Viditelné pouze pro uživatele/týmy (volitelné).
9. Uložit — pak umístěte pole na Kartu a případně do Sloupců.

Typy polí (jeden po druhém)

Při vytváření zvolte jeden z těchto typů. U každého: k čemu slouží a kdy ho použít.

Text

Krátké jednořádkové textové pole (kódy, krátké tituly, reference). Ideální, když je odpověď volná, ale krátká. Pokud se hodnoty opakují a musí být filtrovatelné, preferujte Rozbalovací menu.

Dlouhý text

Víceřádková textová oblast pro poznámky, popisy, instrukce. Nepoužívejte pro strukturovaná data (stavy, kategorie): ztěžuje filtry a reporty.

Rozbalovací menu

Seznam možností, které definujete (Přidat možnost): uživatel vybere jednu. Ideální pro interní stavy, odvětví, úrovně, zdroje. Umožňuje konzistentní filtry a grafy. Definujte možnosti před produkčním použitím a vyhněte se duplicitním synonymům.

Rozbalovací menu s vícenásobným výběrem

Jako rozbalovací menu, ale lze vybrat více možností najednou (např. tagy zájmu, aktivní kanály). Užitečné, když záznam patří do více kategorií současně.

Datum

Výběr data (termíny, začátek smlouvy, datum schůzky prodeje). Preferujte před volným textem pro řazení a filtrování podle období.

Čas

Denní doba nebo časová hodnota (slot, čas zpětného volání). Použijte, když záleží na hodině, ne jen na dni (pro den použijte Datum).

Číslo

Obecná numerická hodnota (množství, skóre, kusy). Není to peněžní částka: pro peníze použijte Částku.

Částka

Peněžní částka (rozpočet, náklad, marže v měně). Určeno pro finanční hodnoty; v reportech a seznamech se chová jako peněžní metrika.

Procento

Procentní hodnota (pravděpodobnost, sleva, průběh). Lepší než obecné číslo, když význam je «z 100».

Přepínač

Ano/ne přepínač (zap/vyp). Ideální pro binární příznaky: «VIP zákazník», «Zavolat zpět», «Fakturovatelné». Přehlednější než checkbox pro okamžité zap/vyp.

Zaškrtávací políčko

Checkbox pro potvrzení nebo booleovské volby («Soukromí odsouhlaseno», «Dokumenty přijaty»). Podobný význam jako přepínač; zvolte styl přirozený pro kontext formuláře.

Přepínač (radio)

Výhradní volba mezi několika možnostmi zobrazenými v seznamu (ne v uzavřeném menu). Užitečné s 2–5 viditelnými alternativami (např. Ano / Ne / Nevím).

Uživatel

Výběr uživatele organizace (interní kontakt, schvalovatel, specialista). Odlišné od systémového zainteresovaného/vlastníka: je to další pole, které definujete.

Tým

Výběr týmu organizace (odpovědné oddělení, support buňka). Užitečné pro skupinová přiřazení nad rámec jednoho uživatele.

Hypertextový odkaz

Klikatelná URL (web produktu, sdílený disk, externí tiket). Lepší než volný text, když má otevřít na jeden klik.

E-mail

Další e-mailová adresa (certifikovaný mail, provozní e-mail, alias). Použijte dedikovaný typ, aby validace a použití v tocích zůstaly konzistentní oproti obecnému textu.

Telefon

Další telefonní číslo (sekundární mobil, ústředna). Stejná logika jako u e-mailu: dedikovaný typ, ne volný text.

Adresa

Strukturovaná adresa (sekundární pobočka, sklad, staveniště). Preferujte před jedním textovým řádkem, pokud ji potřebujete v dokumentech nebo mapách.

Země světa

Výběr ze seznamu zemí. Lze nastavit Jeden výběr nebo Více výběrů. Ideální pro cílový trh, zemi dodání, geografickou oblast bez ručního psaní.

Reference na jinou entitu

Propojí záznam s jinou entitou Mokapenu (např. u Úkolu pole «Zákazník» typu Kontakt). Při vytváření se objeví možnost pro každou systémovou entitu (Úkol, Projekt, Kontakt, Společnost, Tiket, Rezervace, Produkt, Služba, Obchod, Nabídka, Objednávka, Schůzka, Dokument, … dle aktivních aplikací). Zde také: Jeden výběr nebo Více výběrů.

Použijte, když musí být vztah strukturovaný (ne poznámka «viz Mario»). Filtry, propojení a navigace zůstanou spolehlivé.

Výchozí hodnota

V modalu pole Výchozí nastaví počáteční hodnotu při vytvoření nové karty (kde typ dovoluje).

• K čemu slouží — méně opakovaných kliků (Země = Česko, Interní stav = Nový, VIP přepínač = vyp).
• Rozbalovací menu — výchozí by měla odpovídat jedné z existujících možností.
• Číslo / Částka / Procento — zadejte numerickou hodnotu v souladu s typem.
• Text — počáteční řetězec (šetřte: může «znečistit» data, pokud uživatel nezmění).
• Povinné + výchozí — karta je na tom poli hned validní; uživatel ji stále může změnit (pokud má oprávnění úprav).
• Nenahrazuje — pravidla Viditelné/Upravitelné: výchozí nezpřístupní pole těm, kdo ho vidět nemají.

Pokud necháte Výchozí prázdné, nové karty začínají bez hodnoty na tom poli (pokud entita nemá systémovou logiku).

Podmíněná viditelnost a úpravy (uživatelé / týmy)

Kromě povinnosti můžete omezit, kdo vidí a kdo upravuje pole. V modalu jsou dva oddělené ovladače:

• Viditelné pouze pro uživatele/týmy — zapněte checkbox, pak vyberte jednoho nebo více uživatelů a/nebo týmů. Jen oni pole vidí na kartě (a v kontextech, které respektují toto pravidlo). Kdo není v seznamu, nevidí ho.
• Upravitelné pouze uživateli/týmy — stejná logika, ale pro úpravu: ostatní uživatelé ho mohou vidět (pokud je viditelné), ale neměnit, nebo vůbec nevidět, pokud kombinujete obě omezení.

Jak se kombinují

• Jen omezená Viditelnost → pole je skryté ostatním; ti v seznamu ho vidí a (pokud není jinak) upravují.
• Jen omezená Upravitelnost → všichni (s přístupem ke kartě) ho vidí; upravují jen vybraní.
• Obě omezená → typické pro citlivá data (marže, právní poznámky, interní plat): vidí a upravují jen málokdo.
• Žádný checkbox → pole otevřené všem, kdo mohou otevřít kartu (s respektem k soukromí/zainteresovaným entity).

Tým vs uživatel — lze mixovat: např. tým «Prodej» + jmenovaný admin. Kdo vstoupí/odejde z týmu, získá/ztratí přístup dle členství.

Typické případy

• Marže % u Obchodů — viditelné/upravitelné jen senior prodejní tým.
• HR poznámky u interních Kontaktů — jen HR tým.
• Pole «Náklad dodavatele» u Produktů — upravitelné Nákupem, viditelné Prodeji jen ke čtení (široká Viditelnost, úzká Upravitelnost).

Pozor — nepleťte s soukromím karty (zainteresovaní) ani s přizpůsobením Domovské stránky: zde omezujete jednotlivé pole.

Povinnost

Zaškrtněte Toto pole je povinné, pokud uložení karty musí vyžadovat hodnotu. Šetřete: příliš mnoho povinných polí zpomaluje zadávání. Často kombinujte se smysluplným Výchozím, aby rychlé vytvoření neblokovalo.

Úprava, obnova, smazání

Klikněte na název pole v tabulce.

• Systémové — neupravitelné (nebo téměř); nelze smazat.
• Částečně upravitelné — popisek/povinnost atd.; typ často uzamčen.
• Vlastní — aktualizujete možnosti, výchozí, viditelnost; lze Smazat.
• Obnovit — u některých standardních polí upravených org vrátí výchozí Mokapen pro dané pole.

Praktické tipy

• Pořadí práce: Pole → Karta → Sloupce (a u Obchodů/Úkolů/Projektů Grafy).
• Rozbalovací menu / entita místo volného textu, když potřebujete srovnávat a filtrovat.
• Stabilní popisky: časté přejmenování mate tým a uložené filtry.
• Před smazáním: import, automatizace, reporty, sloupce.
• Citlivá data: použijte Viditelné/Upravitelné, nespoléhejte na «nikdo se nedívá».

Případy použití

• Odvětví + obrat u Kontaktů — rozbalovací Odvětví + Částka; prázdné výchozí Odvětví; obojí na Kartě a ve Sloupcích.
• Tikety se závažností — povinné menu P1–P3, výchozí P3.
• Rezervovaná marže u Obchodů — Procento nebo Částka s Viditelností a Upravitelností jen pro senior prodejní tým.
• Úkol propojený se zákazníkem — pole entity Kontakt (jeden výběr).
• Produkt: odkaz na stránku dodavatele — Hypertextový odkaz + textový kód; Viditelné všem, Upravitelné jen Nákupem.
• Příznak «Zavolat zpět» — Přepínač s výchozím vyp; sloupec v seznamu Kontaktů.

Časté dotazy

Q: Vytvořil jsem pole, ale nevidím ho na kartě.

A: Vytvoření ho neumístí do formuláře. Otevřete Kartu a přetáhněte do náhledu. Pokud jste omezili Viditelnost, ověřte, že jste mezi povolenými uživateli/týmy.

Q: Platí Výchozí i u existujících karet?

A: Ne: typicky platí pro nové karty. Už vytvořené záznamy si ponechají hodnoty, které měly.

Q: Pokud omezím Viditelnost, zmizí pole i ze seznamu sloupců?

A: Pravidla viditelnosti chrání přístup k datům na kartě dle konfigurace pole. Pro mřížku stále používejte Sloupce; nevystavujte v seznamu data, která chcete udržet soukromá.

Q: Mohu po uložení změnit typ?

A: Často ne. Lepší vytvořit nové pole správného typu.

Q: Rozdíl mezi Viditelné a Upravitelné?

A: Viditelné = kdo ho vidí. Upravitelné = kdo může měnit hodnotu. Společně pro «jen ke čtení» nebo «skryté kromě…».

Q: Proč nevidím Přidat pole?

A: Chybí plán Premium s Vlastními poli, nebo nedostatečná oprávnění.