Sprievodca Mokapenom

Pole

Pole sú datový slovník každého modulu: názov, typ, povinnost, výchozí hodnota a kdo je môže vidět alebo upravovat. Zde vytvárate vlastní pole a upravujete stávající. Mechanismus je stejný u Kontaktů, Spoločnosťí, Úlohaů, Projektů, Schůzek, Obchodů, Nabídek, Objednávek, Produktů, Služeb a Tiketů.

Tato příručka pokrývá len Pole. Pre umiestení ve formuláři viz Karta; pre zobrazenie v tabulce Stĺpce.

Změny sú pre celou organizácii (platí pre všetky členy), ne osobní preference.

K čemu slúži

• Standardizovat — stejné popisky a typy pre celý tím.
• Rozšířit Mokapen — dátumy, ktorá produkt nemá ve výchozím stavu (Odvětví, Kód zákazníka, Marže…).
• Řídit — povinnost, výchozí hodnota, viditeľnosť a práva úprav len pre určité používaťeľa/tímy.
• Napájet zbytek — karta, zoznam, filtre, import, automatizácie a (kde je k dispozícii) grafy reportů.

Kde je najít

1. Nastavenia organizácie → hub oblasti (Adresář, Aktivity, Predaj, Tikety, …).
2. Nastavenia entity (napr. Kontakty) → karta Pole.

Konfigurace je podľa entity. Potrebujete aspoň roli Člen. Vytvorenie vlastního pole vyžaduje plán Premium s Vlastními poli; zmena layoutu/stávajících polí vyžaduje vhodný plán Premium. Dostupnost overte u plánu.

Vytvorenie vlastního pole

1. Pridať pole → modal Nové pole.
2. Popisek — viditelný názov.
3. Interní názov — automatický slug (import, API, systém).
4. Typ — zvoľte typ (zoznam níže). Po uložení často nelzo změnit.
5. Možnosti typu (rozbalovací menu, jeden/viac výběr, …).
6. Toto pole je povinné (volitelné).
7. Výchozí (volitelné) — počáteční hodnota u nových karet.
8. Upraviťelné iba používaťeľi/tímy a/alebo Viditelné iba pre používaťeľa/tímy (volitelné).
9. Uložiť — pak umiestete pole na Kartu a prípadně do Sloupců.

Typy polí (jeden po druhejm)

Pri vytváření zvoľte jeden z těchto typů. U každého: k čemu slúži a kdy ho použít.

Text

Krátké jednořádkové textové pole (kódy, krátké tituly, reference). Ideální, keď je odpověď volná, ale krátká. Ak se hodnoty opakují a musí byť filtrovateľné, preferujte Rozbalovací menu.

Dlouhý text

Viacřádková textová oblast pre poznámky, popisy, instrukce. Niepoužívejte pre strukturovaná údaje (stavy, kategorie): ztěžuje filtre a reporty.

Rozbalovací menu

Zoznam možností, ktoré definujete (Pridať možnost): používaťeľ vybere jednu. Ideální pre interní stavy, odvětví, úrovně, zdroje. Umožňuje konzistentní filtre a grafy. Definujte možnosti pred produkčním použitím a vyhněte se duplicitním synonymům.

Rozbalovací menu s viacnásobným výběrem

Jako rozbalovací menu, ale lzo vybrat viac možností najednou (napr. tagy zájmu, aktívna kanály). Užitočné, keď záznam patří do viac kategorií současně.

Dátum

Výběr údaje (termíny, začiatok smlouvy, dátum schôdzky predaje). Preferujte pred volným textem pre řazení a filtrování podľa obdobia.

Čas

Denní doba alebo časová hodnota (slot, čas zpětného volání). Použite, keď záleží na hodině, ne len na dni (pre den použite Dátum).

Číslo

Obecná numerická hodnota (množství, skóre, kusy). Nie je to peněžní částka: pre penízo použite Částku.

Částka

Peněžní částka (rozpočet, náklad, marže v měně). Určeno pre finanční hodnoty; v reportoch a zoznamech se chová jako peněžní metrika.

Procento

Procentní hodnota (pravděpodobnost, zľava, průběh). Lepší než všeobecné číslo, keď význam je «z 100».

Přepínač

Áno/ne přepínač (zap/vyp). Ideální pre binární příznaky: «VIP zákazník», «Zavolat zpět», «Fakturovatelné». Prehľadnější než checkbox pre okamžité zap/vyp.

Zaškrtávací políčko

Checkbox pre potvrzení alebo booleovské volby («Súkromie odsouhlaseno», «Dokumenty přijaty»). Podobný význam jako přepínač; zvoľte styl přirozený pre kontext formuláře.

Přepínač (radio)

Výhradní volba medzi několika možnostmi zobrazenými v zoznamu (ne v uzavřeném menu). Užitočné s 2–5 viditelnými alternativami (napr. Áno / Nie / Nievím).

Používateľ

Výběr používaťeľa organizácie (interní kontakt, schvalovatel, specialista). Odlišné od systémového zainteresovaného/vlastníka: je to ďalšie pole, ktoré definujete.

Tím

Výběr tímu organizácie (odpovědné oddělení, support buňka). Užitočné pre skupinová priradenie nad rámec jednoho používaťeľa.

Hypertextový odkaz

Klikatelná URL (web produktu, sdílený disk, externí tiket). Lepší než volný text, keď má otevřít na jeden klik.

E-mail

Ďalšie e-mailová adresa (certifikovaný mail, provozní e-mail, alias). Použite dedikovaný typ, aby validace a použití v tocích zůstaly konzistentní oproti všeobecnému textu.

Telefon

Ďalšie telefónní číslo (sekundární mobil, ústředna). Stejná logika jako u e-mailu: dedikovaný typ, ne volný text.

Adresa

Strukturovaná adresa (sekundární pobočka, sklad, staveniště). Preferujte pred jedním textovým řádkem, pokud ji potrebujete v dokumentech alebo mapách.

Krajina světa

Výběr zo zoznamu zemí. Lzo nastavit Jeden výběr alebo Viac výběrů. Ideální pre cílový trh, zemi dodání, geografickou oblast bez ručního psaní.

Reference na jinou entitu

Propojí záznam s jinou entitou Mokapenu (napr. u Úlohau pole «Zákazník» typu Kontakt). Pri vytváření se objeví možnost pre každou systémovou entitu (Úloha, Projekt, Kontakt, Spoločnosť, Tiket, Rezervácie, Produkt, Služba, Obchod, Ponuka, Objednávka, Schôdzka, Dokument, … dle aktívnach aplikací). Zde tiež: Jeden výběr alebo Viac výběrů.

Použite, keď musí byť vztah strukturovaný (ne poznámka «viz Mario»). Filtre, prepojenia a navigace zůstanou spolehlivé.

Výchozí hodnota

V modalu pole Výchozí nastaví počáteční hodnotu pri vytvorenie nové karty (kde typ dovoluje).

• K čemu slúži — menej opakovaných kliků (Krajina = Česko, Interní stav = Nový, VIP přepínač = vyp).
• Rozbalovací menu — výchozí by měla odpovídat jedné z existujících možností.
• Číslo / Částka / Procento — zadajte numerickou hodnotu v souladu s typem.
• Text — počáteční řetězec (šetřte: môže «znečistit» dátumy, pokud používaťeľ nezmení).
• Povinné + výchozí — karta je na tom poli hned validní; používaťeľ ji stále môže změnit (pokud má oprávnenia úprav).
• Nienahrazuje — pravidla Viditelné/Upraviťelné: výchozí nezprístupní pole těm, kdo ho vidět nemají.

Ak necháte Výchozí prázdné, nové karty začínají bez hodnoty na tom poli (pokud entita nemá systémovou logiku).

Podmíněná viditeľnosť a úpravy (používaťelia / tímy)

Kromě povinnosti môžete omezit, kdo vidí a kdo upravuje pole. V modalu sú dva oddělené ovladače:

• Viditelné iba pre používaťeľa/tímy — zapnite checkbox, pak vyberte jednoho alebo viac používaťeľov a/alebo tímů. Len oni pole vidí na karte (a v kontextech, ktoré respektují toto pravidlo). Kdo nie je v zoznamu, nevidí ho.
• Upraviťelné iba používaťeľi/tímy — rovnaká logika, ale pre úpravu: ostatní používaťelia ho mohou vidět (ak je viditelné), ale neměnit, alebo vůbec nevidět, pokud kombinujete obě omezení.

Jak se kombinují

• Len omezená Viditelnost → pole je skryté ostatním; ti v zoznamu ho vidí a (pokud nie je jinak) upravují.
• Len omezená Upraviťelnost → všichni (s prístupem ku karte) ho vidí; upravují len vybraní.
• Obě omezená → typické pre citlivá údaje (marže, právní poznámky, interní plat): vidí a upravují len málokdo.
• Žádný checkbox → pole otevřené všem, kdo mohou otevřít kartu (s respektem k súkromie/zainteresovaným entity).

Tím vs používaťeľ — lzo mixovat: napr. tím «Predaj» + jmenovaný admin. Kdo vstoupí/odejde z tímu, získá/ztratí prístup dle členství.

Typické prípady

• Marže % u Obchodů — viditelné/upraviťelné len senior predajní tím.
• HR poznámky u interních Kontaktů — len HR tím.
• Pole «Náklad dodavatele» u Produktů — upraviťelné Nákupem, viditelné Predaji len ku čtení (široká Viditelnost, úzká Upraviťelnost).

Pozor — nepleťte s súkromiem karty (zainteresovaní) ani s přizpůsobením Domovské stránky: zde omezujete jednotlivé pole.

Povinnost

Zaškrtnite Toto pole je povinné, pokud uložení karty musí vyžadovat hodnotu. Šetřete: příliš mnoho povinných polí zpomaluje zadávání. Často kombinujte se smysluplným Výchozím, aby rychlé vytvorenie neblokovalo.

Úprava, obnova, smazání

Kliknite na názov pole v tabulce.

• Systémové — neupraviťelné (alebo téměř); nelzo odstrániť.
• Částečně upraviťelné — popisek/povinnost atd.; typ často uzamčen.
• Vlastní — aktualizujete možnosti, výchozí, viditeľnosť; lzo Odstrániť.
• Obnovit — u něktorých standardních polí upravených org vrátí výchozí Mokapen pre dané pole.

Praktické tipy

• Pořadí práce: Pole → Karta → Stĺpce (a u Obchodů/Úlohaů/Projektů Grafy).
• Rozbalovací menu / entita namiesto volného textu, keď potrebujete srovnávat a filtrovat.
• Stabilní popisky: časté přejmenování mate tím a uložené filtre.
• Pred smazáním: import, automatizácie, reporty, stĺpce.
• Citlivá dátumy: použite Viditelné/Upraviťelné, nespoléhejte na «nikdo se nedívá».

Prípady použitia

• Odvětví + obrat u Kontaktů — rozbalovací Odvětví + Částka; prázdné výchozí Odvětví; obojí na Kartě a ve Sloupcích.
• Tikety se závažností — povinné menu P1–P3, výchozí P3.
• Rezervovaná marže u Obchodů — Procento alebo Částka s Viditelností a Upraviťelností len pre senior predajní tím.
• Úloha prepojený se zákazníkem — pole entity Kontakt (jeden výběr).
• Produkt: odkaz na stránku dodavatele — Hypertextový odkaz + textový kód; Viditelné všem, Upraviťelné len Nákupem.
• Příznak «Zavolat zpět» — Přepínač s výchozím vyp; stĺpec v zoznamu Kontaktů.

Časté dotazy

O: Vytvořil jsem pole, ale nevidím ho na karte.

A: Vytvorenie ho neumístí do formuláře. Otvorte Kartu a přetáhněte do náhledu. Ak jste omezili Viditelnost, overte, že jste medzi povolenými používaťeľi/tímy.

O: Platí Výchozí i u existujících karet?

A: Nie: typicky platí pre nové karty. Už vytvořené záznamy si ponechají hodnoty, ktoré měly.

O: Ak omezím Viditelnost, zmizí pole i zo zoznamu sloupců?

A: Pravidla viditeľnosťi chrání prístup k datům na karte dle konfigurace pole. Pre mřížku stále používejte Stĺpce; nevystavujte v zoznamu dátumy, ktorá chcete udržať soukromá.

O: Mohu po uložení změnit typ?

A: Často ne. Lepší vytvoriť nové pole správného typu.

O: Rozdíl medzi Viditelné a Upraviťelné?

A: Viditelné = kdo ho vidí. Upraviťelné = kdo môže měnit hodnotu. Společně pre «len ku čtení» alebo «skryté kromě…».

O: Prečo nevidím Pridať pole?

A: Chybí plán Premium s Vlastními poli, alebo nedostatečná oprávnenia.