Sprievodca Mokapenom

Organizácie a prístup

V Mokapene vždy pracujete v rámci organizácie: vyhradeného pracovného priestoru pre váš tím, firmu alebo oddelenie. Každá organizácia má vlastné dáta, používateľov, nastavenia a oprávnenia, oddelené od ostatných. Váš osobný účet (e-mail a heslo) môže patriť jednej alebo viacerým organizáciám, každá s inou rolou. Táto príručka vysvetľuje, ako fungujú organizácie, prístup a izolácia dát.

Účet, organizácia a uzavretý pracovný priestor

Kľúčové rozlíšenie:

• Používateľský účet — vaša prihlasovacia identita (e-mail, osobný profil, jazykové preferencie). Jeden účet platný vo všetkých organizáciách, ku ktorým ste pripojení.
• Organizácia — pracovné prostredie s vlastnými kontaktmi, úlohami, obchodmi, ticketmi, používateľmi, tímami, nastaveniami a plánom Premium. Je to uzavretý pracovný priestor: dáta jednej organizácie nie sú viditeľné z druhej.
• Prístup — väzba medzi vaším účtom a organizáciou, zaznamenaná s rolou (Hosť, Používateľ, Člen, Vlastník…). Bez prístupu do danej organizácie nevstúpite.

Keď ste prihlásení, Mokapen vždy zobrazuje jednu aktívnu organizáciu (organizácia relácie). Všetko, čo vidíte — menu, zoznamy, záznamy, reporty — patrí tejto organizácii. Prepnutie organizácie kompletne mení kontext: je to ako prechod z jednej firmy do druhej, s nezávislými dátami a oprávneniami.

Jeden používateľ, viac organizácií

Je bežné mať súčasne prístup k viacerým organizáciám, napríklad:

• vaša hlavná firma (rola Vlastník alebo Člen);
• klientsky projekt, kde ste Hosť alebo Používateľ na pozvanie;
• druhej oddelenie alebo skupinová spoločnosť s inou rolou;
• whitelabel alebo partnerské prostredie s vlastným brandingom.

V každej organizácii môžete mať inú rolu: Vlastník vo vašej firme a Hosť u dodávateľa, napríklad. Oprávnenia platia len pre aktívnu organizáciu, nie globálne pre celý účet. Viac v príručke Roly a oprávnenia.

Prepínanie organizácií

Na prechod z jednej organizácie do druhej použite výber navrchu v navigačnej lište (logo a názov aktuálnej organizácie). Rozbaľovacie menu vypíše všetky organizácie, ku ktorým máte prístup: kliknite na položku a vstúpite do daného pracovného priestoru.

Pri prepnutí organizácie:

• sa aktualizujú menu, dáta, nastavenia a viditeľný plán Premium;
• sa uplatnia vaša rola a oprávnenia pre danú organizáciu;
• zostanete v rovnakej oblasti aplikácie, ak je to možné (napr. prejdete z Úloh v Org A do Úloh v Org B);
• sa zobrazí potvrdzovacia správa («Prepli ste na organizáciu…»).

Nieexistuje zobrazenie «všetky organizácie spolu» pre kontakty alebo úlohy: vždy pracujete v jednej organizácii naraz.

Preferovaná organizácia

Môžete nastaviť preferovanú organizáciu (predvolenú): pri každom prihlásení Mokapen najprv otvorí túto. Je to užitočné, ak hlavne pracujete v jednom pracovnom priestore, ale občas používate ďalšie.

Vo výbere organizácií je preferovaná organizácia označená ikonou hviezdičky. Môžete ju zmeniť z profilu alebo nastavenia organizácie. Ak preferovanú organizáciu odstránite, navrhne sa iná, ku ktorej patríte.

Pozvánky a vstup do organizácie

Na vstup do organizácie potrebujete pozvánku od používateľa s oprávnie jem (zvyčajne Používateľ alebo vyšší) alebo si sami vytvoríte novú organizáciu.

• E-mailová pozvánka — obdržíte odkaz, prijmete ho a ste pridaní s rolou priradenou pozvánkou.
• Pozvánkový odkaz — niektoré organizácie zdieľajú registračný odkaz (ak je povolený).
• Nová organizácia — z menu organizácií «Nová organizácia»: vytvoríte prázdny pracovný priestor a stanete sa Vlastníkom.

Po vstupe sa organizácia zobrazí vo výbere. Vaša rola určuje, čo tam môžete robiť (pozri príručku Roly). Prístup môže byť odobraný administrátorom: v tom prípade organizácia zmizne alebo bude nedostupná.

Izolácia dát

Každá organizácia je uzavretý tenant. To znamená, že:

• kontakty, spoločnosti, úlohy, obchody, tickety a dokumenty vytvorené v Org A nie sú viditeľné v Org B;
• používatelia a tímy sú uvedení podľa organizácie: kolega v Org A nemusí existovať v Org B;
• integrácie, vlastné polia, pipeline a preferencie aplikácií sú nastavené samostatne pre každú org;
• fakturácia a plán Premium sú podľa organizácie, nie podľa používateľského účtu.

Aj prepojenia medzi entitami zostávajú v tom istom pracovnom priestore: nemôžete prepojiť úlohu v Org A s kontaktom v Org B. To zabezpečuje súkromie medzi klientmi, pobočkami alebo oddelenými projektmi.

Tímy a ďalšie oprávnenia

V každej organizácii existujú tímy: skupiny používateľov (Predaj, Podpora, Management…). Okrem organizačnej roly možno oprávnenia upresniť na úrovni tímu pri konkrétnych zdrojoch alebo oblastiach.

Obmedzený používateľ vidí len tímy, ku ktorým patrí; Používateľ alebo vyšší spravuje tímy a členov. Tímy nepresahujú organizácie: «Predajný tím» v Org A je nezávislý od toho v Org B.

Verejná alebo súkromná organizácia

Každá organizácia môže byť na Mokapen Nietwork verejná alebo súkromná:

• Verejná — má stránku na Nietwork, užitočné na nájdenie potenciálnymi klientmi alebo partnermi.
• Súkromná — len na interné použitie; neobjavuje sa na Nietwork. To je najčastejšia voľba pre uzavreté firemné pracovné priestory.

Verejná alebo súkromná sa týka externej viditeľnosti na Nietwork, nie interných oprávnie je: v oboch prípadoch dáta zostávajú prístupné len pozvaným používateľom.

Whitelabel a vyhradené domény

Niektoré organizácie používajú whitelabel: vlastnú doménu, logo a komunikáciu (napr. CRM partnera s vlastnou značkou). Zostávate v uzavretom pracovnom priestore ako pri ostatných org, ale vizuálny zážitok a niektoré funkcie sa môžu líšiť. Prístup a izolácia dát fungujú rovnako.

Stav prístupu

Vo výbere organizácií ikona varovania označuje pozastavený alebo obmedzený prístup (napr. neúplná pozvánka, deaktivovaná organizácia, prekročená kvóta). V tom prípade môže byť organizácia zobrazená sivou: kontaktujte Vlastníka alebo administrátora organizácie na obnovenie prístupu.

Praktické príklady

• Freelance konzultant — Vlastník vlastnej org; Hosť alebo Používateľ v klientskych org, kde pracuje na priradených úlohách. Prepína org z výberu na začiatku dňa.
• Skupina s dvoma firmami — dve oddelené organizácie (Holding Org, Pobočková Org). Rovnako manažéri s jedným účtom, oddelené dáta a fakturácia.
• Externý dodávateľ — pozvaný ako Hosť na projekt: vidí len zdieľané úlohy/projekty, nie celý adresár ani nastavenia.
• HR a predaj — rovnaká org, rôzne role Člen a Používateľ; HR tím a Predajný tím s viditeľnosťou na úrovni oddelenia.

Často kladené otázky

O: Synchronizujú sa moje kontakty medzi všetkými organizáciami?

A: Nie. Každá organizácia má vlastný adresár. Rovnaký účet môže mať rôzne kontakty v rôznych org.

O: Môžem mať rôzne role v rôznych organizáciách?

A: Áno. Rola je viazaná na prístup v každej organizácii, nie na váš globálny účet.

O: Čo sa stane, keď ma odstránia z organizácie?

A: Stratíte prístup k danému pracovnému priestoru a jeho dátam. Váš účet a ostatné organizácie zostávajú aktívne.

O: Musím platiť Premium za každú organizáciu?

A: Áno, plán Premium je podľa organizácie. Rôzne org môžu mať rôzne plány (bezplatný alebo vhodný plán Premium).

O: Kde zistím, čo môžem robiť so svojou rolou?

A: V príručke Roly a oprávnenia, s porovnávacou tabuľkou a FAQ pre Hosť, Používateľ, Člen, Vlastník a Admin.