Sprievodca Mokapenom

Automatizácie

Automatizácie propojují spouštěcí událost (něco, co se stane v CRM, odoslania formuláře, prichádzajúcu e-mail alebo naplánovaný čas) s posloupností kroků, ktoré Mokapen spouští vaším jménem: vytvorenie úlohau, aktualizácie obchodu, odoslania e-mailu, načtení řádků z Google Sheetu, opakování stejné operace u desítek kontaktů. Tok nakonfigurujete jednou, aktivujete ho a systém ho opakuje vždy, keď sú splněny podmienky.

Celý modul je součástí plánu Premium Large. Najdete ho v menu používaťeľa (ikona profilu vpravo nahoře) → Automatizácie: zoznam toků, vizuální editor a história spuštění.

Prehľad

Každá automatizácie má tři hlavní prvky:

• Spouštěč (start) — určuje, kdy tok začne: napr. «kontaktní formulář přijat», «obchod upraven», «každé pondělí v 9:00».
• Kroky toku — akcie v pořadí: vytvorenie alebo úprava záznamů, odoslania zpráv, čekání, kontrola podmienky, opakování nad zoznamem.
• Obecná nastavenia — názov, Vlastník, Spolupracovnéci, stav Aktivní alebo Nieaktívna (stejné popisky jako v tabulce).

Keď spúšťač zareaguje, Mokapen spuštění zařadí do fronty a zpracuje ho na pozadí. Každé spuštění zanechá prohledávatelnou historii, krok po kroku, abyste viděli, co se povedlo a kde něco opravit. Automatizácie nenahrazují lidské posouzení u složitých prípadů: odstraňují opakující se prácu a udržují procesy, ktoré jste jednou rozhodli, v souladu.

Základní pojmy

Pred sestavením toku se vyplatí orientovat se v pojmech, ktoré najdete v editoru:

• Automatizácie / tok — celý proces od startovního bloku nahoře po poslední akci.
• Blok — každé pole v editoru: start, akce, podmienka, prodleva alebo «ForEach Loop».
• Větev — pod podmínkou alebo smyčkou mohou kroky běžet různými cestami (napr. «podmienka splněna» / «jinak»).
• Proměnná — údaj získaný za běhu: pole právě odoslaného formuláře, jméno kontaktu, ktorý tok spustil, e-mail Vlastníka automatizácie, výsledek predchádzajúceho kroku. Vyhnete se přepisování informací, ktoré už sú v CRM.
• Vlastník (stĺpec v zoznamu) — používaťeľ, pod ktorým Mokapen tok spouští: od něj závisí oprávnenia, odesílání e-mailů/SMS a vytváření záznamů. Liší se od vlastníka jednotlivého úlohau, ktorý v kroku vytvoríte: v toku môžete nastavit obojí, ale Vlastník automatizácie by měl mít práva pre vše, co tok musí udělat.
• Spolupracovnéci — ďalšie používaťelia alebo tímy, ktorí kromě Vlastníka mohou automatizaci prohlížet a upravovat; administrátoři organizácie vždy vidí vše.

Role v CRM

Automatizácie propojují oblasti CRM, ktoré by jinak zůstaly oddělené:

• Marketing a leady — formulář na webu → nový kontakt a obchod → kvalifikační úloha → e-mail obchodnékovi (Kontakty, Obchody).
• Provoz — vyhraný obchod → onboardingový úloha → zaškrtnuté položky checklistu (Úlohy, Checklist).
• Podpora — otevřený ticket alebo prichádzajúcu e-mail → priradenie, štítky, interní úloha (Tikety).
• Integrácie — periodické načítání z Google Sheetu, Excelu online alebo webové stránky pre sladění adresářů (Integrácie).
• Obchodné dokumenty — aktualizácie řádků ponuky alebo objednávky zo zoznamu (Ponuky, Objednávky).

Keď krok vytvára úlohy, kontakty alebo tikety, prepojte Prepojenia a Štítky stejně jako ručně: vygenerované záznamy zůstanou procházetelně zbytkem pracovného prostoru.

Prípady použitia

• Leady z webu — «Kontaktní formulář přijat» → Create Contact + Create Deal v pipeline Inbound → Create Task «První kontakt do 24 hodin» → Send Email obchodnékovi ve službě.
• Predajní follow-up — «Deal Modified» iba pri změně fázo → Create Task s termínem odvozeným od očekávaného údaje zatvorenie obchodu.
• SLA podpory — «Ticket Created» → Condition podľa priority → pokud vysoká, Send SMS kontaktní osobě a Create interní úloha.
• Týdenní souhrn — plánovaný spúšťač každé pondělí → Get tasks (s filtre) → Send Email se souhrnem Spolupracovnékům toku.
• Sladění adresáře — noční plánovaný spúšťač → Read Google Sheet → ForEach Loop cez každý riadok → Create alebo Edit Contact / Company.
• Prichádzajúca e-mail — zpráva na vyhrazenou adresu → uložení odesílatele → Create ticket prepojený se zákazníkem.

Automatizujte iba procesy s jasnými pravidly. Ak každý prípad vyžaduje lidské posouzení, omezte se na přípravu správného úlohau s vyplněným názvem, termínem a odkazy.

Prístup a oprávnenia

Plán — vyžaduje se Premium Large; bez vhodného plánu Premium zostane položka Automatizácie v menu neaktívna.

Kdo môže vytvoriť novou — iba Vlastník organizácie (role popsaná v průvodci Role) môže zahájit vytvorenie: zvolit spúšťač a uložiť první tok. Ostatní oprávnenia používaťelia mohou otevírat, upravovat alebo duplikovat existující automatizácie, pokud sú Vlastníkem alebo Spolupracovnéky daného toku, alebo sú administrátoři organizácie.

Kdo co vidí v zoznamu — administrátoři vidí všetky automatizácie organizácie; ostatní používaťelia vidí iba ty, u nichž sú Vlastníkem, Spolupracovnékem alebo členem tímu uvedeného medzi Spolupracovnéky.

Kdo tok «spouští» — Mokapen provádí kroky s oprávneniami Vlastníka nastaveného u automatizácie (stĺpec v tabulce). Ak tato osoba nemôže vytvářet obchody, odesílat e-mail jménem organizácie alebo upravovat tikety, příslušný krok selže: priraďte jako Vlastníka používaťeľa s potřebnými právy alebo požiadajte o úpravu role (tiež v průvodci Role).

Stránka zoznamu

V Automatizácie → Moje automatizácie najdete tabulku toků, ku ktorým máte prístup:

• Automation — názov a podnázov s typem spúšťače.
• Type — Událost alebo Plánované.
• Vlastník a Spolupracovnéci — kdo tok spravuje.
• Status — Aktivní alebo Nieaktívna.
• Updated on — poslední zmena toku.

V postranním panelu: + Create Automation (iba Vlastník organizácie) a odkaz na zoznam. Výběrem viac řádků môžete hromadně měnit Vlastníka, Spolupracovnéky a stav, duplikovat alebo mazat (hromadné mazání je vyhrazeno profilům s pokročilými oprávneniami k úpravám). Kliknutím na názov otvorte kartu toku; odtud vstoupíte do editoru alebo história spuštění.

Spúšťače: prehľad

Spouštěč je vždy první blok toku. Typ zvoľte podľa toho, kdy má proces začať:

• Event — něco se stane v CRM alebo na prepojeném kanála (formulář, upravený záznam, přijatý e-mail…).
• Scheduled — Mokapen spustí tok v pevných intervalech alebo v konkrétních datech/časech, bez akcie používaťeľa.

Po vytvorenie je automatizácie Nieaktívna: môžete v klidu dokončiť všetky kroky a aktivovat ji až po dokončení. Každý spúšťač poskytuje premenné (pole formuláře, údaje z dotčeného záznamu atd.) pre použití v ďalšiech krocích.

Spúšťače událostí

Spouští se, keď se stane něco konkrétního. Niejčastěji používané:

• Contact form received — někdo vyplní formulář Mokapen prepojený s vaší organizácií.
• Record created or modified — úloha, projekt, schôdzka, rezervácie, kontakt, spoločnosť, obchod, ticket, ponuka, objednávka, produkt, služba, dokument (přesné položky se zobrazí na obrazovce «Select Trigger» s názvy jako «Task Created», «Contact Modified», «Deal Created»…).
• Inbound email — zpráva přijatá na vyhrazenou adresu nakonfigurovanou v organizácii.

U spúšťačů «modified» a «created» môžete v konfiguračním panelu pridať podmienky spúšťače: nesú to kroky toku Condition, ale filtre rozhodující, či se automatizácie skutečně spustí pri udalosti. Celá logika — zejména rozdíl medzi «pole změněno» a «aktuální hodnota» — je v Podmínky spúšťače.

Tyto spúšťače vracejí údaje z dotčeného záznamu alebo formuláře — názov, vlastníka, vlastní pole — ideální pre automaticky generované e-maily a úlohy.

Plánované spúšťače

Niečekají na akci používaťeľa; řídí se kalendárem:

• Fixed schedule — start od dátumy/času a pravidielné opakování (každou hodinu, den, týden, měsíc, rok alebo jednorázové spuštění v konkrétním datu).
• Calendar schedule — spuštění v konkrétních kalendárních dnech alebo časech (napr. každé pondělí v 8:00, 2. den v měsíci).

Mokapen používá časové pásmo organizácie. Nie je zde «spouštěcí» záznam: tok začne s nastaveniam uloženým ve spúšťači. Pri testu Mokapen simuluje toto spuštění okamžitě, bez čekání na skutečný čas.

Príklady: měsíční připomínky tímu, noční kontrola termínů, periodická synchronizácia s externím sheetem, v kombinaci s filtrovanými akcemi Get tasks alebo Get deals.

Konfigurace spúšťače

V editoru kliknite na startovní blok nahoře a otvorte konfigurační panel:

1. Zvoľte formulář, typ záznamu alebo adresu pre prichádzajúcu e-mail (podľa zvoleného spúšťače).
2. U Contact form received uveďte form code (slug) správného formuláře: tok se spustí iba pre odoslania tohoto formuláře.
3. U Inbound email vyberte vyhrazenou adresu nakonfigurovanou v organizácii.
4. U spúšťačů … created alebo … modified volitelně pridajte podmienky popsané v ďalšie sekci.
5. U plánovaných spúšťačů nastavte frekvenci, den, čas a opakování.
6. Uložte automatizaci: nastavenia zůstanou uložena i pri stavu Nieaktívna.

Spouštěč určuje, ktoré položky se objeví ve výběru proměnných ďalšiech kroků. Ak na už sestaveném toku zmeníte typ startu, overte, že použité premenné stále dávají smysl.

Podmínky spúšťače

U spúšťačů … created a … modified (kontakt, obchod, úloha, ticket atd.) obsahuje startovní panel sekci podmínek se stejným rozhraním filtrů a operátorů popsaným v Filtre a operátory. Zde se však pravidla uplatní před spuštěním jakéhokoli kroku toku: pokud nesú splněna, automatizácie se nezařadí do fronty (pre tuto událost se neobjeví história spuštění).

Podmínky spúšťače vs. krok Condition v toku

• Na spúšťači — vstupní filtr: «toto se musí stát», aby Mokapen tok spustil.
• Krok Condition — větev Áno / Niepo tom, co tok už začal: užitečné pre větvení (napr. vysoká částka → e-mail řediteli, jinak iba interní úloha).

Žádné podmienky nastaveny

• … modified — tok se spustí pri každém uložení záznamu, i keď zmeníte len poznámku alebo drobné pole. Abyste se vyhnuli příliš mnoha spuštěním, vždy filtrujte.
• … created — tok se spustí pri každém novém záznamu daného typu.

Spouštěč «… modified» — jak podmienky fungují (důležité)

Mokapen porovná stav záznamu před a po uložení, ktoré událost vyvolalo. Pre každou nastavenou podmínku proběhnou dvě kontroly za sebou:

1. Zvolené pole muselo byť v tomto uložení upraveno — hodnoty «před» a «po» se musí lišit. Ak uložíte záznam se změnou něčeho jiného (napr. iba popisu), ale podmíněné pole ne upraviete, spúšťač nevyvolá spuštění, i keď pole už má požadovanou hodnotu.
2. Nová hodnota (ta po změně) musí splnit operátor a hodnotu, ktorú jste uvedli — napr. fázo pipeline Is one of «Won», částka Is greater than 10 000, e-mail Has any value.

V rozhraní se první stĺpec jmenuje Modified field (ne len «Field»): připomíná, že Mokapen hledá skutečnou změnu daného pole, ne obecný stav záznamu.

Praktické příklady — Deal Modified

• Podmínka: Modified field = Pipeline stage, operátor Is one of, hodnota = Won. Používateľ přesune fázi z «Proposal» na «Won» a uloží → spustí se. Z «Lost» na «Won» → spustí se. Zmení iba částku a fázo zostane → nespustí se. Fázo už byla «Won» a uloží bez změny → nespustí se.
• Podmínka: fázo Is one of «Won» AND částka Is greater than 50 000 — obě pole musela byť v tom samém uložení upravena a nové hodnoty musí splnit pravidla. Ak zmeníte iba fázi, druhá podmienka selže.
• Dvě podmienky spojené OR (OR): pre spuštění spúšťače stačí splnit jedno pravidlo (pole upraveno + nová hodnota v pořádku).

Operátory «Changed from X to Y» a história

U modified spúšťačů môžete použít pokročilé operátory jako Changed from X to Y (a ďalšie vázané na historii změn): použite je, keď záleží na explicitní transition (napr. fázo šla z «Proposal» na «Won»), ne len «fázo je nyní Won». Úplný zoznam operátorů viz Filtre a operátory.

Spouštěč «… created» — jiné podmienky

Zde Mokapen neporovnává před/po: záznam právě vznikl. Podmínky kontrolují hodnoty, se ktorými je záznam vytvořen:

• Príklad: Ticket Created + priorita Is one of «High» → spustí se pouze, pokud nový ticket už pri vytvorenie má vysokou prioritu.
• Príklad: Contact Created + štítek Contains «Website lead» → spustí se, pokud kontakt vznikne s tímto štítkem.

Pole nemuselo byť «upraveno»: dříve neexistovalo.

Ostatní spúšťače událostí

• Contact form received — hlavní filtr = form code; nepoužívá mřížku podmínek polí záznamu (odoslané hodnoty sú premenné spúšťače).
• Inbound email — zvoľte vyhrazenou adresu; tok se spustí pre zprávy přijaté na tuto adresu.
• Plánované spúšťače — bez podmínek záznamu; spouští se podľa uloženého kalendáre.

Tipy

• U «modified» vždy začněte úzkou podmínkou (jedno pole + cílová hodnota) namiesto prázdného spúšťače.
• Ak se tok nikdy nespustí, v historii CRM overte, že uložení opravdu změnilo podmíněné pole na očekávanou novou hodnotu.
• Ak se spouští příliš často, pridajte podmienky AND alebo přesuňte sekundární kontroly do kroku Condition uvnitř toku.

Editor toku

Stránka úprav je vertikální editor bloků s prepojenými bloky:

• Nahoře: upraviťelný názov, Back, odkaz na historii spuštění, přepínač Active / Inactive.
• První blok: zvolený spúšťač.
• Níže: kroky v pořadí — akce, podmienky, prodlevy, cykly «ForEach Loop».
• + Add action otevře celý katalóg (stejné názvy jako v menu editoru).

Každý blok lzo upraviť, duplikovat alebo odstrániť. Podmínky a «ForEach Loop» otevírají větve: přidávejte kroky na pravé větvi («ano» / «ne» u podmínek, «uvnitř smyčky» u opakování).

Pri uložení Mokapen kontroluje povinná pole a označí nebezpečné smyčky medzi různými automatizáciemi (napr. tok A spustí B, ktorý volá A). V tom prípadě je uložení zablokováno a zobrazí se zoznam dotčených automatizací.

Dostupné akce

Kliknutím na + Add action otvorte katalóg: každá položka má stejný názov, jaký vidíte v Mokapenu. Po výběru vyplníte modální okno (referenční záznam, pole k nastavenia, príjemcu zprávy…). Téměř každé pole přijímá pevný text alebo proměnnou z menu alebo dedikovaného výběru.

Níže najdete všetky akce aktuálně dostupné, seskupené podľa typu. Názvy tučně sú názvy v katalógu.

Pred katalógem si přečtěte Jak vyplnit modální okna akcí: vysvětluje pole record ID, jednotlivé vs. viacnásobné hodnoty a filtre s operátory (užitečné tiež pre Get … a Condition).

Jak vyplnit modální okna akcí

Téměř každá akcie otevře modální okno s poli k vyplnění. Něktorá se vždy zobrazí, jiná iba po pridanie pole zo zoznamu. Zde je to, co potrebujete vědět, abyste se vyhnuli chybám pri prvním uložení.

Na ktorém záznamu pracovat: pole ID

U akcií Read …, Edit …, Clone …, Get connections, Update checklist, Get quote items / Get order items a podobných musíte uvést, ktorý záznam CRM použít. Nahoře v modálním okně se zobrazí pole s přesným popiskem typu záznamu, například Contact ID, Deal ID, Task ID, Ticket ID — stejný názov jako pri otvorenia záznamu v CRM.

• Môžete vložit pevné ID číslo (iba pre test) alebo — v drtivé většině prípadů — vybrat proměnnou z výběru (ikona vedle pole alebo klávesa «/»): napr. ID kontaktu vytvořeného predchádzajúcem krokem, ID obchodu, ktorý tok spustil, ID načtené krokem Read Deal.
• Toto pole přijímá iba jednu hodnotu — jednu proměnnou alebo jedno ID. Nievkládejte viac ID oddělených čárkami a nevybírejte viac odznaků proměnných ve stejném poli: Mokapen musí presne vědět jeden záznam ku čtení alebo úpravě.
• Ak pole zostane prázdné alebo proměnná neobsahuje platné ID, krok selže v historii spuštění s chybou povinného pole.

Jednotlivá hodnota, viacnásobné hodnoty a prepojenia

Nie všechna pole se chovají stejně pri vyplňování akcie create alebo edit:

• Jednotlivá pole — názov, vlastník, dátum, částka, e-mail, telefón, fázo pipeline atd.: musíte uvést jednu hodnotu (pevný text alebo proměnnou). Ak je proměnná zoznam (pole), Mokapen ji nemôže použít v poli, ktoré přijímá len jednu: zvoľte «jednoduchou» proměnnou alebo konkrétní pole z predchádzajúceho kroku.
• Pole prepojenia — pole, jejichž názov začíná connected_ (napr. connected contacts, connected deal, connected company): mohou obsahovat viac záznamů. Vedle pole často uvidíte Add alebo Replace: s Add se přidají nová prepojenia k těm na záznamu; s Replace se stávající prepojenia odstraní a zůstanou len ty, ktoré uvedete. Nastaviete je jedním či viac ID, viac proměnnými alebo výstupem z Get connections.
• Ďalšie viacnásobná pole — štítky, stakeholdeři, něktoré zoznamy: přijímají viac položek; ve výběru proměnných môže byť u odznaku ikona «?»: najetím zjistíte, či je proměnná prostý text, dátum, viacnásobný zoznam atd.

U akcií Edit … se zobrazí iba pole, ktorá přidáte pomocí Add field: nemusíte vyplnit celý záznam, stačí ID + pole, ktorá chcete změnit.

Vytvorenie nového záznamu

Tyto akcie vygenerují nový záznam v organizácii, jako byste ho vytvořili ručně zo zoznamu alebo záznamu. Vyplňte názov, vlastníka, odkazy a vlastní pole; lzo je předvyplnit proměnnými zo spúšťače alebo predchádzajúceho kroku.

• Create Task — otevře aktivitu (termín, vlastník, priorita, prepojenia se zákazníkem alebo obchodem). Typické po leadu alebo pre automatické follow-upy.
• Create Project — spustí provozní projekt prepojený se zákazníkem alebo procesem, ktorý tok spustil.
• Create Appointment — přidá kalendární závazek (hovor, návštěva, revize).
• Create Booking — zaregistruje rezervovatelný slot prepojený s vašimi službami alebo zdroji.
• Create Contact — přidá osobu do adresáře (z formuláře, externího sheetu, prichádzajúcuho e-mailu).
• Create Company — přidá spoločnosť do adresáře, často spolu s kontaktem vytvořeným ve stejném toku.
• Create Deal — otevře obchod v pipeline (částka, fáze, prepojený kontakt alebo spoločnosť).
• Create Ticket — otevře požadavek podpory už prepojený se zákazníkem.
• Create Quote — vygeneruje obchodné dokument s riadky, součty a daty zákazníka.
• Create Order — zaznamená potvrzenou objednávku, často po vyhraném obchodu alebo přijaté nabídce.
• Create Product — přidá položku do katalógu produktů.
• Create Service — přidá položku do katalógu služeb.
• Create Document — archivuje strukturovaný dokument v oblasti dokumentů organizácie.

Načtení existujícího záznamu

Tyto akcie načtou jeden záznam už v CRM. V modálním okně vyplňte pole ID … (napr. Contact ID) proměnnou ukazující na správný záznam a uložte. Pole z načteného záznamu se stanou proměnnými pre ďalšie kroky s názvem kroku (napr. názov a e-mail kontaktu načteného v kroku 3).

Použite je, keď spúšťač nestačí — napr. potrebujete částku prepojeného obchodu, ktorý tok nespustil — alebo keď musíte aktualizovat jiný záznam než ten zo startu.

• Read Contact — načte jméno, e-mail, telefón, vlastní pole a ďalšie údaje kontaktu.
• Read Company — načte názov spoločnosti, DIČ, adresu a pole spoločnosti.
• Read Task — načte názov, termín, stav, vlastníka a pole úlohau.
• Read Project — načte údaje projektu a stav.
• Read Appointment — načte dátum, čas, účastníky a poznámky ku schôdzke.
• Read Booking — načte slot, službu a údaje rezervácie.
• Read Deal — načte částku, fázi pipeline, pravděpodobnost, údaje a obchodné pole.
• Read Ticket — načte prioritu, stav, popis a priradenie ticketu.
• Read Quote — načte hlavičku, součty a metaúdaje ponuky (ne riadky: pre ty použite Get quote items).
• Read Order — načte údaje objednávky (hlavička; riadky řeší Get order items).
• Read Product — načte cenu, kód, popis a pole produktu v katalógu.
• Read Service — načte údaje služby v katalógu.
• Read Document — načte názov, typ a pole archivovaného dokumentu.
• Read user or team — načte údaje používaťeľa alebo tímu organizácie (jméno, e-mail, role…) pre e-maily alebo priradenie.

Úprava existujícího záznamu

Tyto akcie aktualizují pole na existujícím záznamu. V modálním okně: (1) uveďte ID … záznamu k úpravě; (2) pomocí Add field pridajte iba pole, ktorá chcete změnit; (3) pre každé pole zadajte pevnou hodnotu alebo proměnnou. U prepojenia a viacnásobných zoznamů pamatujte na Add / Replace (viz Jak vyplnit modální okna akcí).

• Edit Contact — aktualizuje adresář, štítky, vlastní pole alebo vlastníka kontaktu.
• Edit Company — mení údaje spoločnosti, klasifikace alebo pole spoločnosti.
• Edit Task — posune termín, stav, vlastníka alebo popis úlohau.
• Edit Project — aktualizuje stav, údaje alebo pole projektu.
• Edit Appointment — mení čas, názov alebo účastníky schôdzky.
• Edit Booking — aktualizuje slot alebo údaje rezervácie.
• Edit Deal — posune fázi, částku, pravděpodobnost alebo jiná obchodné pole.
• Edit Ticket — mení stav, prioritu, priradenie alebo pole ticketu.
• Edit Quote — aktualizuje hlavičku ponuky a pole (riadky mají dedikované akce).
• Edit Order — aktualizuje hlavičku objednávky a pole.
• Edit Product — mení cenu, kód alebo atributy produktu.
• Edit Service — aktualizuje údaje služby v katalógu.
• Edit Document — upraví názov, klasifikaci alebo pole dokumentu.

Klonování existujícího záznamu

Tyto akcie vytvorí kopii existujícího záznamu. V modálním okně uveďte ID … zdrojového záznamu (proměnná alebo pevné ID) a kde je k dispozícii, možnosti duplikace (checklist, prílohy, prepojenia). Nový duplikovaný záznam vystaví nové ID použitelné v ďalšiech krocích.

• Clone Task — zkopíruje úloha se zvolenou strukturou a odkazy.
• Clone Project — replikuje šablonový projekt pre nového zákazníka alebo cyklus.
• Clone Appointment — vytvorí dvojici schôdzky s datem alebo účastníky k úpravě.
• Clone Booking — zkopíruje šablonovou rezervaci.
• Clone Contact — vytvorí odvozený kontakt (varianta, pobočka, ďalšie kontaktní osoba).
• Clone Company — zkopíruje šablonovou spoločnosť.
• Clone Deal — duplikuje obchod pre obnovu alebo upsell.
• Clone Ticket — znovu otevře podobný prípad z existujícího ticketu.
• Clone Product — vytvorí variantu produktu v katalógu.
• Clone Service — zkopíruje šablonovou službu.
• Clone Document — replikuje strukturovaný dokument.

Katalóg neobsahuje Clone Quote ani Clone Order: u obchodnéch dokumentů použite Create Quote / Create Order alebo duplikujte ručně zo záznamu v CRM.

Získání zoznamů záznamů

Akcie Get tasks, Get Contacts, Get deals a ďalšie ve stejné rodině nevyžadují jedno ID: hledají viac záznamů v organizácii a vrátí zoznam. V modálním okně najdete:

• Filters (optional) — sekce nahoře se stejnou logikou jako reporty CRM a podmienky. Bez filtrů môže akcie vrátit mnoho řádků (až do interního limitu): v produkci vždy zužte kritéria.
• Tlačidlo pre pridanie podmienky: pre každý riadok zvoľte field (zo zoznamu polí entity), operator (závisí na typu pole — viz Filtre a operátory) a value (text, dátum, stav, proměnná…).
• Medzi podmienkami zvoľte AND (AND — obě musí platit) alebo OR (OR — stačí jedna).

Co získáte po spuštění

• results — pole záznamů odpovídajících filtrům; každý prvek obsahuje pole entity (ID, názov, vlastník, vlastní pole…).
• total — počet nalezených záznamů.

Chcete-li jednat o každý riadok zoznamu, pridajte hned po kroku ForEach Loop a prepojte proměnnou results z kroku Get …. Uvnitř smyčky každá akcie «vidí» aktuální záznam (kontakt, úloha atd.), jako by byl spúšťač.

• Get tasks — filtrovaný zoznam úlohaů (napr. splatné zítra, predajní tím, stav «Open»).
• Get projects — projekty odpovídající zvoleným kritériím.
• Get Contacts — filtrované kontakty (napr. se štítkem «Niewsletter», vytvořené minulý týden).
• Get companies — spoločnosti podľa odvětví, štítku alebo jiných filtrů.
• Get deals — obchody podľa fáze, částky alebo pipeline.
• Get appointments — schôdzky v rozsahu alebo s určitími vlastnostmi.
• Get bookings — filtrované rezervácie.
• Get tickets — tikety podľa stavu, priority alebo priradenie.
• Get products — produkty katalógu odpovídající filtrům.
• Get services — filtrované služby katalógu.
• Get documents — archivované dokumenty podľa nastavených kritérií.
• Get users — používaťelia organizácie (napr. pre souhrnná upozornění).
• Get team users — členovia konkrétního tímu (filtr tímu v podmínkách).

Nieexistují Get quotes ani Get orders jako zoznamy hlaviček dokumentů: pre riadky nabídek a objednávek použite akcie v ďalšie sekci.

Filtre a operátory (Get lists and Conditions)

Operátory se zobrazí v rozbalovacím zoznamu vedle každé podmienky ve třech kontextech: akcie Get …, krok toku Condition a podmienky spúšťače (… created / … modified). Mokapen zobrazí iba operátory kompatibilní se zvoleným typem pole (text, číslo, dátum, zoznam, ano/ne). U modified spúšťačů musí kromě operátoru pole skutečně změnit v daném uložení — viz Podmínky spúšťače.

Textová a obecná pole

• Is equal to — pole presne zodpovedá hodnotě (napr. krajina = «Italy»).
• Is not equal to — pole se líšia od uvedené hodnoty.
• Contains — text obsahuje podřetězec (napr. e-mail obsahuje «@company.com»).
• Does not contain — text neobsahuje podřetězec.
• Starts with / Ends with — užitečné pre prefixy kódů alebo domény.
• Has any value — pole je vyplněné (nie je prázdné).
• Has no value — pole je prázdné alebo chybí.
• Is one of / Is not one of — hodnota patří (alebo ne) medzi zvolené možnosti.
• Is equal to every / Is not equal to every, Contains every / Does not contain every — u polí s viac hodnotami: kontrola, že všetky uvedené hodnoty sú přítomny (alebo chybí).

Čísla a částky

• Is equal to, Is not equal to — přesné porovnanie.
• Is less than, Is less than or equal to, Is greater than, Is greater than or equal to — typická porovnanie částek, množství, skóre.
• Is between — číselný rozsah (minimální a maximální hodnota).
• Has any value, Has no value a operátory «one of» / «every» platí tiež kde je to relevantné.

Údaje a termíny

• Is equal to, Is before, Is after — porovnanie s konkrétním datem.
• Is between / Is not between — rozsah dat.
• Is within X days/hours/minutes/weeks/months from now — okno relativně k dnešku (napr. splatnost do 7 dnů).
• Is more than X days/hours/minutes ago — událost, ktorá proběhla pred aspoň X časovými jednotkami.
• Is exactly X days/hours from now — dátum ve fixní vzdálenosti od dneška.
• Is in the past / Is in the future — bez zadání pevného dátumy.

Zoznam, stav, štítky, prepojenia (pole výběru)

• Is one of / Is not one of — záznam má (alebo nemá) aspoň jednu zo zvolených hodnot (fázo pipeline, priorita ticketu, štítek…).
• Contains every / Does not contain every — všetky zvolené hodnoty musí byť přítomny (alebo chybět) ve viacnásobném poli.

Pokročilé operátory (história změn)

Tyto se objevují hlavně u Condition na spúšťačích «record modified» a kde typ pole dovolí, tiež ve filtrech Get …. Porovnávají hodnotu před a po změně alebo ověřují nedávné aktualizácie:

• Has ever been equal to / Has never been equal to, Has ever been one of / Has never been one of — história pole v čase.
• Updated in the last X days / Not updated in the last X days — pole se (ne)změnilo nedávno.
• Changed from X to Y — hodnota šla z jedné konkrétní hodnoty na jinou (užitečné u modify spúšťače obchodu: «fázo byla Proposal a stala se Won»).

Po zvolení operátoru v prípadě potřeby otvorte riadok hodnoty (ikona šipky): u relativních dat zadajte iba číslo X; u Has any value / Has no value nie je hodnota potřeba.

Položky ponuky a objednávky

Tyto akcie pracují s tabulkou řádků uvnitř ponuky alebo objednávky (produkty, množství, ceny), ne s hlavičkou dokumentu. U Get quote items / Get order items a Edit quote items / Edit order items uveďte Quote ID alebo Order ID (proměnná spúšťače alebo z kroku Read/Create Quote|Order).

• Get quote items — načte všetky riadky existující ponuky pre ForEach Loop alebo kroky úprav.
• Get order items — načte riadky existující objednávky.
• Edit quote items — aktualizuje riadky třemi režimy: Replace all line items, Append line items alebo Update matching line items only (s kritériem shody a poli k aktualizaci).
• Edit order items — stejný účel u řádků objednávky, se stejnými režimy.

Ide o pokročilé akce: vyzkoušejte je na testovacích nabídkách a objednávkách a kontrolujte historii spuštění riadok po řádku.

Prepojenia a checklist

Get connections

Načte prepojené záznamy k záznamu (kontakty, obchody, úlohy, spoločnosti… prepojené se stejnou entitou), bez otvárania jednoho po druhejm v CRM.

V modálním okně

1. Zvoľte Type — ktorý «centrální» záznam zvažujete (Contact, Deal, Task, Ticket…).
2. Vyplňte odpovídající pole ID … (napr. Contact ID) proměnnou: obvykle ID spúšťače alebo z kroku Read … / Create ….
3. Uložte akci.

Co získáte — premenné pre každý typ prepojenia, například celý zoznam connected_contacts, prepojená IDs (connected_contacts.contact_id), titles (connected_contacts.title) a stejné schéma pre obchody, spoločnosti, úlohy atd. Sú to viacnásobné premenné: použite je ve ForEach Loop nad ID, alebo v polích prepojenia u Edit … / Create … v režimu Add.

Update checklist

Upraví checklist záznamu (onboarding zákazníka, QA projektu, zatvorenie ticketu) zaškrtnutím existujících položek alebo pridaniem nových, bez otvorenia záznamu.

V modálním okně

1. Type — entita s checklistem (Task, Deal, Ticket, Contact…; zobrazí se len typy podporované v Mokapenu).
2. ID … — proměnná alebo ID záznamu k aktualizaci.
3. Add / Replace — Add ponechá stávající položky a připojí ty definované níže; Replace smaže celý aktuální checklist a vloží iba zoznam z modálního okna.
4. Checklist — jeden alebo viac řádků: zaškrtnite Done pre dokončení, napište title (i s proměnnými, napr. «Verify {$contact.name}»), přidávejte riadky tlačítkem, řaďte přetažením.

Řádky s prázdným title se ignorují. Po spuštění overte záznam alebo historii kroku, že položky byly aplikovány.

Komunikace

Send Email

Odešle skutečný e-mail z toku. Odesílání vždy probíhá cez SMTP účet prepojený v Mokapenu — ne z «generické» adresy bez konfigurace.

V modálním okně

• From — vyberte zo zoznamu SMTP adresu už nakonfigurovanou v organizácii v Email integrations (účty prepojené Vlastníkem automatizácie alebo používaťeľi s oprávneniam). Alternativně môžete uvést adresu alebo proměnnou (napr. e-mail Vlastníka toku): Mokapen použije SMTP integráciu asociovanou s touto adresou po vyřešení proměnných. Ak se neshoduje žiadny SMTP účet, krok selže — pod polem From se zobrazí žluté varovanie.
• Ak jste Spolupracovnék a ne Vlastník toku, Vlastník musí mít prepojený odesílací e-mail; jinak odesílání nezačne.
• To (povinné), CC, BCC — jedna alebo viac adres, oddělených čárkou, alebo premenné (e-mail kontaktu, e-mail vlastníka ticketu atd.).
• Subject a Message — volný text s proměnnými; tělo používá plný editor (i HTML).

Příjemce obdrží mail od zvoleného SMTP odesílatele. Kontrolujte spam a reputaci domény, pokud mail nedorazí; história spuštění ukáže, či krok dokončil alebo byl odmítnut.

Send SMS

Odešle krátkou SMS cez integráciu LinkMobility (SMS brána Mokapen).

V modálním okně

• SMS Account — zvoľte jeden zo SMS účtů prepojených s Vlastníkem automatizácie (alias odesílatele v Integrations → SMS). Ak je zoznam prázdný, nejprve prepojte číslo/alias zo stránky integrácií.
• I zde, pokud upravujete tok jako Spolupracovnék, musí mít Vlastník aktívna SMS integráciu.
• Template (volitelné) — vyberte SMS šablonu organizácie pre předvyplnění textu; poté ji môžete upraviť. Zástupné symboly šablóny se automaticky nenahrazují daty kontaktu: použite v zprávě premenné automatizácie.
• Phone — číslo príjemcu (doporučen mezinárodní formát) alebo proměnná (napr. telefón kontaktu zo spúšťače).
• Message — text SMS s proměnnými; respektujte limity délky poskytovatele.

Overte SMS kredity a odesílací číslo v Integracích. Test toku odesílá skutečné SMS.

WhatsApp — v modulu Automatizácie sú dnes k dispozícii iba Send Email a Send SMS. WhatsApp (WABA) je použitelný v CRM konverzacích a cez súvisiace integrácie, ale neobjevuje se jako akcie v katalógu automatizací. Pre automatické WhatsApp zprávy zvažte externí integrácie alebo ruční toky zo schránky.

Řízení toku

• Delay — pozastaví tok na minúty, hodiny alebo dny pred ďalšiem krokem (připomínky, čekání medzi dvěma akcemi).
• Condition — vytvorí větev: pokud pravidlo na polích alebo proměnných platí, Mokapen jde větví «ano», jinak «ne».
• ForEach Loop — opakuje kroky ve vnitřní větvi pre každý prvek zoznamu (typicky výstup z Get Contacts, Get tasks alebo řádků z externího sheetu).

Načítání z formulářů a externích zdrojů

Tyto akcie načítají údaje mimo jediný záznam spúšťače alebo integrují zoznamy zo souborů a formulářů. Vyžadují aktívna integrácie kde je uvedeno (viz Akcie vázané na integrácie).

Read Form

Akcie v katalógu pre poznání struktury polí formuláře organizácie (rovnaká pole jako ve form builderu). Prakticky, keď návštěvník vyplní formulář, sú odoslané hodnoty už k dispozícii jako premenné pri spúšťači Contact form received (form code + náhled polí ve spúšťači). Read Form použite ve složitějším toku, pokud potrebujete mapovat technické názvy polí formuláře na kontakt, obchod alebo úloha vytvořený v ďalšiech krocích. Form code je slug viditelný v konfiguraci stránky/formuláře organizácie.

Read Google Sheet

Importuje riadky z Google Sheetu dostupného cez URL.

• Niejprve prepojte účet Google v Integrations, ak je sheet soukromý alebo vyžaduje autentizaci.
• V modálním okně vložte URL sheetu v exportovaťelném formátu (napr. odkaz končící export?format=csv pre verejné alebo sdílené CSV).
• Niechte pole URL a počkejte na zprávu File loaded: Mokapen stáhne soubor, rozpozná stĺpce (CSV, JSON alebo Excel) a zobrazí náhled v záložce výsledku.
• Output — premenné results (pole řádků, jeden na riadok sheetu) a total (počet). Každý stĺpec se stane polem dostupným uvnitř ForEach Loop (napr. mapujte stĺpec «Email» na Create Contact → email).

Read Excel online

Stejné rozhraní jako Read Google Sheet, určené pre súbory Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, přímý odkaz na .xlsx/.xls).

• Prepojte Microsoft Office 365 v Integracích, pokud soubor vyžaduje prihlásenie Microsoft.
• Vložte URL souboru alebo sdílení, počkejte na načtení.
• Použite results + ForEach Loop pre synchronizáciu řádků s kontakty, produkty alebo obchody v CRM.

Read from URL

Vševšeobecné načtení z webové adresy: CSV, JSON, Excel online alebo API vracející tabulková dátumy.

• Zadajte úplnou URL (https://…). Formát se detekuje automaticky.
• Ak je URL nedostupná, chráněná alebo vrací chybu, zobrazí se červené varovanie a krok selže pri spuštění.
• Po načtení sú detekované stĺpce dostupné jako premenné kroku; kombinujte s ForEach Loop pre hromadné importy alebo aktualizácie z externích systémů.

U všech tří URL akcí: ukládejte akci až po úspěšném načtení v režimu úprav, aby stĺpce zůstaly uloženy. Ak URL zmeníte, znovu načtěte a overte náhled pred aktivací toku.

Podmínky, prodlevy a «ForEach Loop»

Podrobněji o třech krocích, ktoré nevytvářejí záznamy, ale řídí tok:

Akcie Condition vytvorí větev Áno / Nie. Pridajte jedno alebo viac pravidiel se stejným rozhraním popsaným v Filtre a operátory: pole (alebo proměnná), operátor, hodnota, vazby AND/OR. Príklady: «částka obchodu je větší než 10 000», «e-mail kontaktu has any value», «fázo changed from Proposal to Won» (operátor Changed from X to Y u modify spúšťače). Vyhněte se příliš mnoha vnořeným větvím — história se u prípadu hůře sleduje.

Akcie Delay pozastaví tok pred ďalšiem krokem. V kombinaci s daty z proměnných umožní připomínky («tři dny po termínu»); v plánovaných tocích jednoduše oddálí dvě po sobě jdoucí akce.

Akcie ForEach Loop zpracuje zoznam hromadně: prepojte výstup z Get Contacts, Get tasks alebo řádků z externího sheetu; uvnitř smyčky každý krok vidí aktuální prvek. Navrhujte a testujte nejprve na málo záznamech, pak škálujte.

Premenné

Premenné vyhýbají přepisování dat už v CRM alebo toku. V editoru vybírejte z menu alebo výběru s ikonou — nie je třeba memorovat speciální syntaxi.

Vždy k dispozícii

• Údaje Organization (názov, nastavenia vystavená systémem).
• Údaje Vlastníka automatizácie (jméno, e-mail…).
• Current date a current date and time v okamžiku spuštění, i s offsetem (napr. «today + 7 days» kde je k dispozícii).

Ze spúšťače — závisí na zvoleném startu: odeslaná pole formuláře, hodnoty zo záznamu, ktorý tok spustil, informácie z prichádzajúcuho e-mailu.

Z predchádzajúcech kroků — každá dokončená akcie vystaví výsledky ďalšiem krokům: identifikátor (ID …) vytvořeného záznamu, pole z načteného kontaktu, zoznam results z Get deals, stĺpce sheetu, jeden riadok uvnitř ForEach Loop. Ve výběru proměnných sú kroky v pořadí: zvoľte správný krok, pak pole.

Typy proměnných — u odznaků ikona «?» označuje typ: prostý text, dátum, číslo, viacnásobný zoznam, používaťeľ atd. Respektujte typ cílového pole: nevkládejte proměnnou «zoznam» do pole Contact ID (jedna hodnota) ani volný text tam, kde Mokapen očekává číselné ID.

Praktický tip: po prepojenia proměnných spustite test a otvorte historii kroku: overte očekávané hodnoty pred nastaveniam automatizácie na Active.

Akcie vázané na integrácie

Něktoré akcie fungují iba ak je odpovídající integrácie aktívna v Integrations a u e-mailu/SMS pokud má Vlastník automatizácie prepojený správný účet:

• Send Email — SMTP účet (Gmail, Outlook, vlastní SMTP…) asociovaný s adresou zvolenou v poli From. Bez platné e-mail integrácie krok selže.
• Send SMS — integrácie LinkMobility / SMS s aliasem odesílatele u Vlastníka; dostatečné kredity.
• Read Google Sheet — účet Google pre súkromné sheety; správná exportní alebo sdílená URL.
• Read Excel online — účet Microsoft 365 pre chráněné súbory OneDrive/SharePoint.
• Read from URL — povinná integrácie nie je, ak je adresa verejná; overte, že externí server zodpovedá a přijímá požadavek.

Ak prepojenia vyprší, krok selže v historii: znovu prepojte aplikaci z Integrací a opakujte test. U sheetů a URL mapujte stĺpce a pole kontaktu alebo obchodu uvnitř ForEach Loop, jako pri ručním vedeném sladění.

Testování toku

Z editoru tlačidlo pre automation test: spustí zkušební běh.

Varovanie: test používá stejný mechanismus jako produkce. E-mail, SMS, vytváření a aktualizácie dat se skutečně aplikují. Experimentujte na testovací organizácii alebo záznamech, ak je tok invazivní.

Chování:

• Event trigger — pokud v historii existuje běh, môžete znovu použít údaje tohoto startu; jinak Mokapen použije nastavenia uložená ve spúšťači.
• Scheduled trigger — simuluje okamžité spuštění s uloženým nastaveniam, bez čekání na naplánovaný čas.

Po zařazení do fronty otvorte historii spuštění a sledujte každý krok. Opravte oprávnenia, chybějící premenné alebo expirované integrácie, dokud běh nedokončí.

Protokoly spuštění

Každé spuštění — automatické, plánované alebo test — vytvorí záznam v historii, dostupné z karty toku alebo editoru. U každého běhu vidíte:

• Čas startu a výsledek (probíhá, dokončeno, chyba).
• Detail Start — jaká údaje spúšťač obdržel.
• Detail každého kroku — co šlo dovnitř, co ven, chybové zprávy pokud sú.

Karta tiež zobrazuje Flows started in the last 28 days. Starší běhy se automaticky mažou: pokud potrebujete archiv déle než měsíc, zaznamenejte alebo exportujte kritické prípady jinde.

Časté problémy

• Nikdy se nespustí — stav Active? Spouštěč nakonfigurován? U «modified» podmienka vyžaduje, aby uvedené pole bylo v tom uložení změněno a nová hodnota splnila operátor (nestačí, že záznam už měl tuto hodnotu). Opakujte uložení, ktoré skutečně zmení dané pole (napr. posun fázo pipeline).
• Kroky selhávají kvôli oprávneniam — Vlastník automatizácie nemôže provést tuto operaci. Změňte Vlastníka toku alebo upravte roli používaťeľa.
• Prázdná proměnná — predchádzajúce krok nevyprodukoval očekávaná dátumy, pole ID … neukazuje na platný záznam, alebo tok šel větví «ne» podmienky. Kontrolujte historii kroku pred selhaným.
• Uložení zablokováno kvôli smyčce — dvě automatizácie se navzáujem spouštějí. Odstráňte krok volající druhou automatizaci alebo přepracujte proces.
• E-mail alebo SMS nedorazí — spam, SMS kredity, odesílatel organizácie, príjemcu v proměnných. História ukáže, či krok dokončil alebo byl odmítnut poskytovatelem.
• Externí integrácie selhala — expirovaný účet, přejmenovaný sheet, nedostupná adresa. Znovu prepojte z Integrací a aktualizujte krok.
• Příliš mnoho spuštění — spúšťač «Modified» bez podmínek: každé uložení tok znovu spustí. Pridajte podmienky spúšťače (modified field + hodnota) alebo přesuňte filtre do kroku Condition.

Ak história nestačí, Duplicate automatizaci, vyzkoušejte na neprodukčních datech a používejte test, dokud nebude čistá.

Automatizácie formulářů (zjednodušená cesta)

Existuje samostatná cesta od plného modulu Automatizácie: u plánů s «Automations from Forms» môžete ve form builderu propojit okamžité akcie — create contact, deal, task, ticket — bez otvorenia editoru toku.

Vhodné pre landing pages a lineární formuláře. Keď potrebujete podmienky, prodlevy, smyčky nad zoznamy alebo načtení z Google Sheetu, přejděte do modulu Automatizácie se spúšťačem «Contact form received» a sestavte plný tok.

Doporučený postup

• Niejprve navrhněte — na papír: co to spustí, jaké větve, jaké záznamy alebo zprávy vytvorí. Zvoľte Vlastníka s dostatočnými oprávneniami.
• Sestavte jako Inactive — dokončiťe spúšťač a kroky, prepojte premenné, hned neaktivujte.
• Otestujte reálny prípad — zkušební běh a história krok po kroku na kontrolovaných datech.
• Aktivujte a monitorujte — přepněte na Active; první dny kontrolujte historii a vygenerované záznamy.
• Aktualizujte pri změnách CRM — nová pipeline, upravený formulář, znovu prepojená integrácie: znovu otvorte tok a upravte filtre a premenné. Pred většími zmenami duplikujte.
• Jasný názov a Spolupracovnéci — napr. «Website lead → inbound deal» a predajní tím medzi Spolupracovnéky: kdo přijde později, hned pochopí účel.

Automatizácie spolu s Prepojenia, Checklist a Integráciemi pomáhají Mokapenu nelen zaznamenávat, co se stane, ale usnadnit, co by se mělo stát — vždy s historií, oprávneniami a testováním pred předáním opakující se práce.

Praktické příklady

Pět nejčastěji požadovaných toků, vysvětlených krok po kroku: ktorý spúšťač je spustí, proč je automatizovat, akce v pořadí a premenné, ktoré je drží pohromadě. Použite je jako výchozí šablonu: přizpůsobte pole, filtre a príjemcu své organizácii.

1. Lead z webu → kontakt, obchod a první kontakt

Spouštěč — událost Contact form received, filtrovaná na form code formuláře «Request information» na webu.

Proč — lead, ktorý vyplní formulář, musí byť hned zpracován: bez automatizácie riskujete ruční přepis dat, ztrátu času a vychladnutí kontaktu. Tok otevře správné záznamy a do sekund upozorní obchodnéka.

Akce

1. Create Contact — jméno, e-mail a telefón z polí formuláře; štítek «Website lead».
2. Create Deal v pipeline Inbound, počáteční fáze, prepojený s právě vytvořeným kontaktem.
3. Create Task «First contact within 24 hours» splatný zítra, prepojený s kontaktem a obchodem.
4. Send Email interně obchodnékovi ve službě se souhrnem odoslaných dat.

Premenné — pole formuláře (jméno, e-mail, telefón, zpráva) zo spúšťače; Contact ID z kroku 1 použité u obchodu a úlohau; Deal ID z kroku 2 prepojené s úlohaem; e-mail obchodnéka (pevná hodnota alebo proměnná používaťeľa) jako príjemcu.

2. Vyhraný obchod → onboarding follow-up

Spouštěč — událost Deal Modified s podmínkou spúšťače: Modified field = Pipeline stage, operátor Is one of, hodnota Won. Spustí se iba keď fázo v tom uložení přejde na Won, ne pri každé změně.

Proč — fázo «Won» musí spustit onboarding bez ručního připomínání. Zabrání tomu, aby zatvorenie zákazníci leželi dny bez akce.

Akce

1. Create Task «Start onboarding» přiřazený provoznímu manažerovi, prepojený s obchodem a zákazníkem.
2. Update checklist u úlohau se standardními onboarding položkami (režim Replace).
3. Send Email uvítací zpráva hlavnímu kontaktu obchodu.

Premenné — údaje obchodu zo spúšťače (názov, částka, prepojený kontakt); Task ID z kroku 1 použité checklistem v kroku 2; e-mail kontaktu pre odoslania v kroku 3. Poznámka: iba nová hodnota fázo splní podmínku, tok se znovu nespustí pri uložení obchodu bez změny fáze.

3. Ticket s vysokou prioritou → SMS kontaktní osobě a interní úloha

Spouštěč — událost Ticket Created s podmínkou spúšťače: priorita Is one of «High». U spúšťačů «… created» Mokapen kontroluje hodnoty pri vzniku záznamu, spustí se len pre tikety vytvořené s vysokou prioritou.

Proč — urgentní ticket nemôže čekat na ďalšie pohled do fronty: potřebuje okamžité upozornění a sledovaný úloha pre toho, kdo má jednat.

Akce

1. Send SMS kontaktní osobě podpory cez SMS účet Vlastníka automatizácie.
2. Create Task interní «Handle urgent ticket» splatný počas několika hodin, prepojený s ticketem.

Premenné — údaje ticketu zo spúšťače (číslo, předmět, priorita, zákazník) v textu SMS a názvu úlohau; telefón kontaktní osoby (proměnná používaťeľa alebo pevná hodnota); Ticket ID zo spúšťače pre prepojenia vytvořeného úlohau.

4. Týdenní souhrn splatných úlohaů (plánované)

Spouštěč — scheduled, calendar schedule: každé pondělí v 9:00, časové pásmo organizácie.

Proč — pevná připomínka na začátku týdne udrží tím v souladu s blížícími se termíny, bez ručního filtrování úlohaů.

Akce

1. Get tasks s filtre: stav «Open» AND termín Is within 7 days from now.
2. Send Email se souhrnem Spolupracovnékům toku se zoznamem nalezených úlohaů.

Premenné — výstup kroku 1: results (zoznam úlohaů) a total (kolik), vložené do těla e-mailu; aktuální dátum spuštění pre hlavičku zprávy. Preferujete-li jeden riadok na úloha, pridajte pred odoslaniam ForEach Loop nad results.

5. Sladění adresáře z Google Sheetu (noční plánované)

Spouštěč — scheduled, fixed schedule: každou noc (napr. denní opakování ve 2:00).

Proč — keď údaje zákazníků prichádzajú z externího sheetu (import, ERP, formulář třetí strany), noční synchronizácia je přivede do CRM bez kopírování a ručně spravovaných duplicit.

Akce

1. Read Google Sheet — URL sheetu v exportovaťelném formátu; účet Google prepojený v Integracích, ak je sheet soukromý.
2. ForEach Loop cez každý riadok výstupu results:
3. uvnitř smyčky Create Contact (alebo Edit Contact pri aktualizáciách) mapující stĺpce sheetu na pole adresáře.

Premenné — results a total z kroku Read Google Sheet; uvnitř ForEach Loop je každý stĺpec (Name, Email, Phone, Company…) proměnnou aktuálního řádku pre prepojenia s poli Create/Edit Contact. Niejdříve testujte na pár řádcích a kontrolujte historii riadok po řádku pred aktivací toku v produkci.

Často kladené otázky

O: Potřebuji zvláštní plán pre automatizácie?

A: Áno. Celý modul je součástí plánu Premium Large. Bez správného plánu zostane položka Automatizácie v menu neaktívna. Existuje tiež jednodušší cesta, Form automations, dostupná u plánů, ktoré ji zahrnují.

O: Kdo môže vytvoriť novou automatizaci?

A: Iba Vlastník organizácie môže zahájit vytvorenie nového toku. Ostatní používaťelia mohou otevírat, upravovat alebo duplikovat existující automatizácie, pokud sú Vlastníkem alebo Spolupracovnéky, alebo sú administrátoři.

O: Proč se moje automatizácie nikdy nespustí?

A: Overte, že stav je Active a spúšťač je nakonfigurován. U spúšťačů «… modified» pamatujte, že podmienka vyžaduje, aby uvedené pole bylo v tom uložení skutečně změněno a nová hodnota splnila operátor: nestačí, že záznam už měl tuto hodnotu.

O: Jaký je rozdíl medzi podmienkami spúšťače a krokem Condition?

A: Podmínky spúšťače sú vstupní filtr: pokud nesú splněny, automatizácie se ani nezařadí do fronty. Krok Condition je větev Áno/Nie po tom, co tok už začal, užitečná pre větvení (napr. vysoká částka → e-mail řediteli, jinak len úloha).

O: Automatizácie se spustila příliš často, jak tomu zabránit?

A: Téměř vždy ide o spúšťač «… modified» bez podmínek: spustí se pri každém uložení záznamu. Pridajte úzkou podmínku na spúšťači (modified field + cílová hodnota) alebo přesuňte sekundární kontroly do kroku Condition uvnitř toku.

O: Krok selže kvôli oprávneniam: co to znamená?

A: Mokapen provádí kroky s oprávneniami Vlastníka nastaveného u automatizácie. Ak tato osoba nemôže vytvářet obchody, odesílat e-mail jménem organizácie alebo upravovat tikety, příslušný krok selže. Přiřaďte jako Vlastníka používaťeľa s potřebnými právy alebo nechte upraviť jeho roli.

O: Proč neodejdou moje e-maily alebo SMS?

A: Odesílání vždy probíhá cez prepojený účet: SMTP účet pre e-mail, integrácie LinkMobility pre SMS, obojí asociované s Vlastníkem toku. Overte, že integrácie je aktívna a neexpirovaná, že sú dostatečné SMS kredity, a kontrolujte spam a reputaci domény. História ukáže, či krok dokončil alebo byl odmítnut poskytovatelem.

O: Mohu testovat automatizaci bez reálnych důsledků?

A: Pozor: test používá stejný mechanismus jako produkce, takže e-mail, SMS, vytváření a úpravy záznamů se skutečně aplikují. Ak je tok invazivní, testujte na testovací organizácii alebo záznamech, pak otvorte historii spuštění a kontrolujte každý krok.

O: Proměnná v kroku vyjde prázdná, proč?

A: Obvykle predchádzajúce krok nevyprodukoval očekávaná dátumy, pole ID … neukazuje na platný záznam, alebo tok šel větví «ne» podmienky. Otvorte historii kroku těsně pred selhaným a skontrolujte vstupy a výstupy.

O: Jak dlouho se uchovávají protokoly spuštění?

A: Karta zobrazuje toky spuštěné v posledních 28 dnech. Starší spuštění se automaticky mažou: pokud potrebujete archiv déle než měsíc, zaznamenejte alebo exportujte kritické prípady jinde.