Sprievodca Mokapenom

Příručka Ponuky

Ponuka je vaše písemná ponuka zákazníkovi: návrh s cenami, zľavami, DPH a podmienkami. V Mokapenu ponuka nie je soubor Word, ktorý zapomenete ve složce. Je to živý dokument prepojený s kontaktem a spoločnosťí, sledovaný v CRM, ktorý môžete odeslat e-mailem s online odkazem k přijetí a jedním kliknutiam převést na objednávku, keď zákazník řekne ano.

Tato příručka vás provede každodenním používáním: přípravou profesionální ponuky počas minut, odoslaniam zákazníkovi, získáním přijetí bez telefónického dohánění a vědomím, v jakém stavu je každý obchod v každém okamžiku. Najdete zde tiež nastavenia pre přizpůsobení pipeline, PDF šablon a automatických správanie — sú v závěrečných sekcích, ale pre start nemusíte nic měnit: výchozí hodnoty fungují hned.

Oblast nabídek je v menu Predaj → Ponuky. Vyžaduje plán Large s aktívna aplikací Predaj a sazbami daní nastavenými na úrovni organizácie (jednou, v Nastavenia → Predaj → Dane).

Jak ponuky zapadají do vaší práce

Niež se ponoříte do technických detailů, pomôže pochopit, kde ponuka stojí v predajním toku — právě to vás přiměje Mokapen používať namiesto boje s ním.

V typické cestě zákazník vstoupí jako kontakt (třeba z formuláře na webu, veletrhu alebo doporučení). Keď se objeví konkrétní predajní príležitosť — «chtějí znát cenu roční údržby», «ptají se na instalaci», «hodnotí obnovu smlouvy» — otvorte obchod pre sledování dealu (odhadovaná částka, pravděpodobnost, kdy očekáváte zatvorenie). Ak deal vyžaduje formální návrh s cenou, připraviete nabídku: zde uvedete riadky, aplikujete zľavy a definujete podmienky. Zákazník přijme a ponuka se stane objednávkou — bodem, od ktorého môže váš účetní alebo ERP vystavit fakturu.

Kroky môžete preskočiť: ne každý používá obchody (malá agentura môže jít rovnou k nabídce po prvním kontaktu). Důležité je pochopit, že ponuka dědí z ostatního a napájí ostatní: keď ji otvorte zo záznamu spoločnosti už ve vašem adresáři, údaje príjemcu (adresa, DIČ, vyhrazená zľava) se vyplní automaticky; keď zákazník přijme, systém môže automaticky nabídnout vytvorenie prepojené objednávky bez opětovného zadávání.

Praktická výhoda je tato: keď někdo z tímu otevře kontakt zákazníka o šest měsíců později, vidí celou obchodné historii — odoslané ponuky, ktoré byly přijaty a ktoré ne, jaké zľavy byly aplikovány, ktoré položky byly zahrnuty. Žádný sdílený Excel, žiadna složka «ponuky 2026», ve ktoré byste hledali.

Prípady použitia

• Poradenství: riadky služeb účtované po hodině/dni, platební podmienky v bloku ekonomických podmínek, značkové PDF se šablonou vaší organizácie.
• Přepredaj produktů: položky katalógu s cenou a DPH; automatická zľava zákazníka, ak je nastavena u spoločnosti.
• Smíšený návrh: kombinace produktů + služeb + řádku procentuální zľavy (generická položka %).
• Daňová integrácie: synchronizácia s Fatture in Cloud pre sladění zákazníků, katalógu a objednávek směrem k e-faktúraci.

Stránka Ponuky: kde každý den začínáte

Keď přejdete do Predaj → Ponuky, dostanete se na Kanban tabuli: tabuli rozdělenou do sloupců, kde každý stĺpec je fázo vašeho predajního procesu (Koncept, Odeslaná, V jednání, Přijatá, Zamítnutá, Expirovaná). Každá ponuka je karta ve sloupci své aktuální fáze. Na první pohled vidíte, kolik nabídek čeká na odpověď, kolik je v jednání a kolik je uzavřených.

Toto je správné zobrazenie pre každodenní prácu: ráno otvorte Mokapen, podíváte se na stĺpec «Odeslaná» — to sú čekající ponuky, možná stojí za follow-up. Podíváte se na «V jednání» — to sú horké dealy, u ktorých zákazník aktivně pracuje. Sloupec «Přijatá» ukazuje vaše úspěchy za obdobia s celkovou částkou nahoře ve sloupci.

Nahoře najdete dva nástroje, ktoré budete často používať: výběr pipeline (pokud máte různé predajní procesy — napr. B2B vs. B2C — každý má vlastní pipeline s vlastními fázemi) a tlačidlo Filtre. Filtre zužují zobrazenie: iba ponuky určitého zákazníka, nad určitou částkou, vlastněné určitím obchodnékem, s určitím štítkem. Ak často aplikujete stejnou kombinaci (například: «iba moje, nad 10 000 €, z posledných 30 dní»), uložte ji jako uložený filtr a volejte jedním kliknutiam pokaždé.

Keď potrebujete posunout deal do ďalšie fáze, nemusíte otevírat nabídku: přetáhněte kartu zo stĺpce «Odeslaná» do «V jednání» a stav se aktualizuje. Je to rychlý způsob práce počas predajních schôdzok: celá pipeline viditelná, společně posouváte věci, aby odrážely, co se stalo počas týdne.

Tlačidlo + Ponuka vpravo nahoře otevře editor pre vytvorenie nové ponuky — viz sekce «Vytvorenie ponuky» níže.

Stránky a zobrazenie

Stránka Ponuky nabízí dva způsoby zobrazenie stejných dat, navržené pre různé okamžiky práce. Filtre a aktívna pipeline zostávajú stejné pri přepínání: pokud v Kanbanu hledáte iba ponuky Acme, v Zoznamu vidíte iba ty, bez opětovné aplikácie.

Kanban zobrazenie (výchozí)

Tabule rozdělená do sloupců, kde každý stĺpec je fázo pipeline (Koncept, Odeslaná, V jednání, Přijatá, Zamítnutá, Expirovaná) a každá ponuka je karta ve sloupci své fáze. Na první pohled vidíte, kolik nabídek čeká na odpověď, kolik je v jednání, kolik je uzavřených — s celkovou částkou nahoře v každém sloupci. Pre posun dealu přetáhněte kartu z jednoho stĺpce do druhejho: stav se aktualizuje bez otvorenia ponuky.

Zoznam zobrazenie

Klasická tabuľka: jeden riadok na nabídku, konfigurovatelné stĺpce (kód, zákazník, částka, stav, vlastník, dátum, štítky a ďalšie podľa potřeby). Řaďte kliknutiam na hlavičku stĺpce — užitečné pre nalezení nejhodnotnějších nabídek alebo těch, ktoré brzy expirují — a vyberte viac řádků zaškrtávacími políčky pre hromadné akce: zmena vlastníka u 20 nabídek najednou, archivace dávky na konci roku, export dat do CSV pre účtovníctvo.

Které použít, jak a kdy

Praktické pravidlo: Kanban pre prácu (posouvání dealů, otevírání, komentování, správa pipeline počas predajních schôdzok), Zoznam pre kontrolu a opravy (kontrola čísel, řazení podľa částky, hromadné úpravy, export, analýza). Přepínejte medzi nimi výběrem vpravo nahoře.

Záznam ponuky

Keď kliknete na kartu v Kanbanu (alebo riadok v Zoznamu), ponuka se otevře. Ak máte plán Premium, môžete přepnout na celou stránku ikonou rozbalení nahoře — praktické pri prácu na dlouhých nabídkách s mnoha riadky alebo podrobným textem podmínek.

Nahoře najdete kód ponuky (napr. #3-2026) a názov. Kód je pořadové číslo identifikující nabídku — viz vyhrazená sekce pre pochopení, jak funguje. Názov je popis, ktorý jí dáte, například «Návrh údržby závodu 2026 — zákazník Acme»: pomáhá rychle ji rozpoznat, ale na PDF se tak neobjeví.

Pod názvem je akční lišta s operacemi, ktoré používate nejčastěji. Odtud meníte stav pipeline (rozevírací zoznam se všemi fázemi), nastaviete súkromie (kdo ji v organizácii vidí), přidáte štítky pre klasifikaci, připojíte súbory a napíšete súkromné poznámky. Je zde tiež tlačidlo Kopírovat odkaz pre interní sdílení reference ponuky a menu Možnosti (tři tečky) s menej častími akcemi: Klonovat, Archivovat, Odstrániť.

Niejdůležitější tlačidlo na liště je + Vytvoriť a propojit: odtud rychle vytvoríte prepojený úloha («zavolat zákazníkovi v pátek»), schôdzku («kontrolní hovor»), objednávku (když zákazník přijme) alebo jinou entitu Mokapen. Prepojenia se naviaže automaticky — vše najdete společně na záznamu ponuky a na záznamu zákazníka.

Zbytek záznamu je organizován v blocích reprezentujících samotnou nabídku: príjemcu, odesílatel, obchodné dátumy, riadky, součty, design dokumentu, ekonomické podmienky, prepojenia a synchronizácia s externím softwarem. Každý blok pokrýváme v nasledujúcech sekcích.

Kód ponuky: automatické číslování (a jak ho změnit)

Každá ponuka má jedinečný kód, ktorý slúži dvěma účelům: identifikaci interně (v Kanbanu, zoznamech, prepojeniach) a zobrazenie na PDF, ktoré odesíláte zákazníkovi jako «referenci ponuky».

Mokapen kód generuje automaticky pri uložení ponuky, ktorá ho nemá: vezme pořadové číslo pre aktuální rok a připojí rok ve formátu ČÍSLO-ROK. První ponuka roku 2026 bude 1-2026, druhá 2-2026 a tak dále. Každý 1. leden se čítač resetuje na 1.

Ak zmeníte dátum ponuky na predchádzajúce rok (třeba vystavujete zpětně datovanou nabídku na konci prosince z účetních důvodů), kód se regeneruje podľa roku dátumy: ponuka datovaná 2025 → kód N-2025.

Môžete tiež nastavit kód ručně: kliknite na kód v hlavičce, napište, co chcete, uložte. Užitočné ve dvou typických prípadech: importujete ponuky z predchádzajúceho systému a chcete zachovat historické číslování; alebo váš účetní či ERP vyžaduje číslování s konkrétními prefixy/sufixy (jako PREV-2026-005). Mokapen akceptuje libovolný formát, ale mějte na paměti, že kódy mimo standardní schéma (ČÍSLO-ROK pouze) se nepočítají pre automatické pořadí — pokud ručně zadáte PREV-2026-005, ďalšie automaticky generovaná ponuka nebude PREV-2026-006, ale začne od ďalšieho volného čísla v automatické sekvenci.

Pozor na duplicity: Mokapen neblokuje vytvorenie dvou nabídek se stejným kódem, pokud ho ručně vynutíte. Ak pracujete v tímu, je lepší nechat automatické číslování a zasáhnout pouze, keď je to opravdu nutné.

Příjemce a odesílatel: kdo kupuje a kdo prodává

Ponuka má dvě «tváře», ktoré se objeví nahoře na PDF: odesílatele (vy, vaše organizácie) a príjemcu (zákazník).

Odesílatel je předvyplněn z nastavenia vaší organizácie: názov, adresa, DIČ, e-mail, logo. Niemusíte nic dělat: pokud jste správně nakonfigurovali údaje organizácie, každá ponuka je už má. Stále je môžete upraviť na jednotlivé nabídce, pokud to vyžaduje zvláštní prípad (pobočka vystavující s inými daty).

Příjemce nastavujete vy a zde se děje kouzlo, ak je zákazník už ve vašem adresáři. Výběrem spoločnosti z rozevíracího zoznamu Mokapen automaticky načte názov, adresu, DIČ, primární e-mail a telefón do bloku príjemcu. Ak pak prepojíte konkrétní kontakt u spoločnosti (referent, nákupčí, technik), jeho jméno a e-mail se stanou osobní referencí pre nabídku — užitečné pre odesílání e-mailu a online přijetí, ktoré použije právě tuto adresu.

Ak zákazník v adresári ešte neexistuje, psaním jeho názvu do pole spoločnosti Mokapen nabídne vytvorenie za běhu. V tom prípadě se záznam vytvorí s minimálními daty, ktorá zadáváte v nabídce — môžete je doplnit později z Adresáře.

Důležitý obchodné detail: pokud má zákaznická spoločnosť v záznamu nastavenou vyhrazenou slevu (v Adresář → Spoločnosť → Vyhrazená zľava), pri prepojenia s nabídkou se zľava načte automaticky a aplikuje na všetky riadky. Niemusíte si ji pamatovat pokaždé — pokud «Zákazník Beta vždy dostává 15 %», Mokapen si to pamatuje za vás.

Řádky: sestavení obchodné ponuky

Řádky sú srdcem ponuky: riadky popisující zákazníkovi, co navrhujete a kolik to stojí. Každý riadok má názov, množství, jednotkovou cenu, sazbu DPH a celkem. Vše ostatní — zľavy, výpočet netto/brutto, marže, dane — se počítá v reálnom čase počas práce.

Keď kliknete na + Řádek, otevře se modální okno s první volbou: jaký typ řádku chcete pridať. Existuje pět možností a rozdíl medzi nimi nie je kosmetický — mení, co riadok v nabídce reprezentuje.

Pět typů řádků

Každý riadok môže byť jedním z těchto pěti typů a volba mení, co riadok v nabídce reprezentuje:

• Služba — čerpá z katalógu Služby. Použite, keď navrhujete něco nehmotného (poradenství, předplatné, zásah za den). Vyberte službu z menu a cena, DPH, kód a popis se předvyplní z katalógu. Stále je môžete upraviť na řádku, pokud pre tohoto konkrétního zákazníka aplikujete jinou cenu: katalóg zostane nezměněn.
• Produkt — funguje stejně jako Služba, ale čerpá z katalógu Produkty: hardware, materiály, softwarové licence, cokoli hmotného alebo se SKU.
• Generická položka — volný riadok: bez vazby na katalóg, názov, cenu a množství píšete ručně. Ideální pre príležitosťné položky, ktoré nemá smysl dávat do katalógu («Cesta do Milána», «Jednorázové počáteční nastavenia», «Grafická úprava loga»).
• Generická položka % — vypočítaný riadok: zadáte procento (kladné alebo záporné) a Mokapen vypočítá částku jako procento z netta predchádzajúcech řádků. Klasické použití je zľava na objednávku («Věrnostní zľava −10 %» po vypsání všech položek) alebo příplatek («Urgentní služba +15 %»). Číslo se přepočítá v reálnom čase, pokud přidáte riadok výše alebo zmeníte cenu.
• Položka % iba text — jako predchádzajúce, ale bez vypočítané částky: na dokumentu zobrazí iba popisek. Použite, keď chcete zákazníkovi sdělit něco bez ovlivnění součtů («Sleva už zahrnuta v cenách», «Snížená DPH u něktorých položek»).

Co píšete v každém řádku

Bez ohledu na typ má každý riadok rovnaká pole k vyplnění (s drobnými rozdíly u typů %):

• Názov a poznámka — co zákazník čte na PDF. Názov je hlavní riadok («Rutinní údržba serveru»), poznámka je popis pod ním («Zahŕňa dvě čtvrtletní návštěvy, správu ticketů, bezpečnostní aktualizácie»). Ak jste vybrali z katalógu, je předvyplněno; u generické položky píšete sami.
• Množství a jednotková cena — tvoří celkem řádku. Výchozí množství je 1, takže u jednorázové služby stačí zadat cenu. U spotřebních řádků (hodiny, dny, licence) zadajte skutečné množství.
• Sazba DPH — vybraná z menu medzi těmi nastavenými ve vaší organizácii (Nastavenia → Predaj → Dane). Ak jste sazby ešte nenastavili, Mokapen vás varuje, než umožní vytvoriť riadky. Systém výchozí nastaví sazbu z katalógu produktu/služby, alebo standardní sazbu vaší krajina u generické položky.
• Sleva na riadok — procento zľavy na jednu položku (0–100 %): užitečné, keď dáte speciální cenu na jednu položku bez dotčení ostatních. Liší se od zľavy zákazníka a zľavy na dokument — viz níže.
• Jednotkové náklady — interní pole, neviditelné pre zákazníka: používá se pre výpočet marže a markupu. Ak ho vyplníte, ponuka vám řekne, kolik na tom řádku vyděláváte. Nie je povinné, ale pokud pracujete s těsnými maržemi alebo chcete pochopit ziskovost ponuky, stojí za to ho zadat aspoň u hlavních položek.

Nietto alebo brutto ceny: co zvolit

Nad zoznamem řádků je přepínač «Použít brutto ceny». Nie je to technický detail: mení, co číslo, ktoré zadáte do pole ceny, skutečně znamená.

• Nietto ceny (výchozí) — zadáváte cenu bez DPH. Ak napíšete 100 € na riadok s 22% DPH, zákazník vidí 100 € netto + 22 € DPH = 122 € celkem. Toto je standardní správanie B2B: protistrana myslí v nettu, pretože DPH odečítá.
• Brutto ceny — zadáváte cenu včetně DPH. Ak napíšete 122 € na riadok s 22% DPH, Mokapen to rozdělí: 100 € netto, 22 € DPH. Toto je přirozené správanie B2C: soukromý zákazník chce vědět, co zaplatí u pokladny, nezáleží mu na rozdělení.

Přepínač platí pre celou nabídku: nemôžete mít něktoré riadky netto a jiné brutto. Volte podľa zákazníka: ak je to spoločnosť, téměř vždy netto; ak je to koncový spotřebitel, téměř vždy brutto.

Zľavy: jak se kombinují tři úrovně

Systém slev Mokapen je výkonný, ale je třeba ho pochopit, pretože funguje ve třech překrývajících se úrovních aplikovaných kaskádově (nesčítají se). Vysvětlím pořadí na konkrétním příkladu.

Představte si přípravu ponuky 1 000 € netto (jeden riadok) pre zákazníka s 10% vyhrazenou slevou v záznamu, aplikaci 5% zľavy na riadok a pridanie 3% zľavy na dokument na konci pre zatvorenie dealu. Výpočet probíhá takto:

1. Začněte od 1 000 €.
2. Aplikujte 10% slevu zákazníka (zo záznamu spoločnosti) → 900 €.
3. Aplikujte 5% slevu na riadok → 855 €.
4. Aplikujte 3% ruční slevu na dokument → 829,35 €.
5. Vypočítejte DPH z konečné částky.

Tři zľavy nedávají spolu 18 %: aplikované kaskádově dávají matematicky jiný výsledek a jiné částky.

V praxi zřídka použijete všetky tři najednou. Běžný vzor je:

• Sleva zákazníka — automatická pre věrnost, nastavená jednou u záznamu spoločnosti a aplikovaná na všetky její ponuky.
• Sleva na riadok — taktická na jednotlivé položky, keď dáte speciální cenu na jednu položku bez dotčení ostatních.
• Ruční zľava na dokument — «finální páka» pre zatvorenie vyjednaného dealu v posledním kole.

Blok součtů v nabídce ukazuje každou úroveň zvlášť, takže vždy viete, co jste aplikovali a proč. Ruční zľava na dokument se aktivuje z panelu «Pridať slevu», ktorý se objeví pod riadky: dokud ji neaktivujete, ponuka pracuje iba se slevou zákazníka a slevou na riadok.

Přeuspořádání, úprava, smazání řádků

Řádky lzo přetáhnout pre přeuspořádání: pořadí, ktoré vidíte na obrazovce, je pořadí, ktoré zákazník uvidí na PDF. Dejte hlavní položky první, pak příslušenství, pak prípadné procentuální zľavy — aby ponuka dobře četla.

Pre úpravu řádku kliknite na ikonu úpravy: znovu se otevře stejné modální okno vytvorenie. Pre smazání ikonu koše. Mokapen u smazání řádku nepožaduje potvrzení (obnovení trvá sekundy), ale u důležité ponuky stojí za to pravidielně ukládat.

Součty: co vidí zákazník a co iba vy

Blok součtů dole na záložce řádků ukazuje veškerou matematiku ponuky. Položky viditelné zákazníkovi na PDF sú:

• Nietto celkem — součet zdanitelných částek řádků.
• Aplikované zľavy — jedna po druhej, pokud sú různé typy.
• Dane — oddělené podľa sazby DPH.
• Brutto celkem — konečná částka, ktorú zákazník vidí.

Pak sú tři položky, ktoré vidíte iba interně a ktoré se na PDF nikdy neobjeví. Zobrazí se pouze, pokud jste vyplnili jednotkové náklady na řádcích:

• Marže — rozdíl medzi netto cenou a celkovými náklady.
• Marže % — marže vzhledem k predajní ceně.
• Markup % — marže vzhledem k nákladům.

Toto sú vaše interní metriky ziskovosti, užitečné pre rozhodnutí, či ešte môžete snížit cenu pre zatvorenie.

Design dokumentu: PDF šablóny a jak je přizpůsobit

PDF, ktoré zákazník obdrží, Mokapen nesestavuje pokaždé od nuly: vychází zo šablóny, ktorá definuje rozvržení, barvy, pozici loga, strukturu tabulky řádků, kam jde podpis. Na záznamu ponuky najdete blok Design s rozevíracím zoznamem pre volbu šablóny.

Systémové šablóny (připravené k použití)

Mokapen obsahuje čtyři výchozí šablóny — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — s různým rozvržením. Liší se umiestením loga (vlevo nahoře, uprostřed, vpravo), stylem tabulky řádků (s alebo bez střídavých řádků, s okraji alebo iba oddělovači), rozvržením bloku odesílatele/príjemcu, pozicí bloku podpisu. Sú už nakonfigurovány a automaticky používají údaje vaší organizácie (logo, barvy, daňová dátumy).

Ak právě začínáte a nemáte čas na přizpůsobení, vyzkoušejte čtyři standardní šablóny se stejnou nabídkou (stačí změnit šablonu a kliknout na Náhled) a vyberte tu, ktorá se vám líbí nejvíc. Mnoho používaťeľov zostáva u standardních šablon roky bez problémů.

Vlastní šablóny vaší organizácie

Ak máte specifické potřeby — přesné barvy značky, rozvržení vyžadované vaším odvětvím, ďalšie bloky jako záruční podmienky alebo digitální podpis — môžete vytvoriť vlastní šablóny v oblasti Šablóny organizácie (postranní menu). Každá šablóna je konkrétního typu (Ponuka, Objednávka, Faktura…) a definuje strukturu dokumentu s přizpůsobitelnými bloky.

Vlastní šablóna vám umožní:

• Definovat, ktoré bloky zobraziť a jejich pozici (hlavička, odesílatel, príjemcu, tabuľka řádků, podmienky, podpis, právní poznámky).
• Nastavit barvy, písma a styl tabulky v souladu se značkou.
• Přednačítať standardní text v ekonomických podmínkách: pri vytvorenie nové ponuky s touto šablonou se text podmínek automaticky vyplní klauzulemi, ktoré jste připravili (platnost, platební podmienky, regulační reference).

V zoznamu šablon vaší organizácie môžete označit šablonu jako výchozí: bude automaticky navrhována u všech nových nabídek. Užitočné, keď celý predajní tím musí používať stejné rozvržení bez přemýšlení.

Ak zmeníte šablonu existující ponuky (například proto, že tento zákazník vyžaduje jiné rozvržení) a uložíte, náhled a stažení použijí nový design — bez dotčení řádků, cen alebo podmínek, ktoré jste už napsali.

Ekonomické podmienky: volný text ponuky

V bloku Dokument najdete editor ekonomických podmínek: oblast bohatého textu (tučné, kurzíva, zoznamy, odkazy, tabulky), kde píšete vše kolem řádků a čísel. Platební podmienky («30 dnů od údaje faktury»), platnost ponuky («platná do 31. 3. 2026»), důvěrnostní klauzule, dodací lhůty, záruky, sankce, regulační reference.

Ak nastaviete šablonu s přednačtenými podmienkami, editor se vyplní pri vytvorenie ponuky — upraviete iba to, co je potřeba pre konkrétní prípad. Ak šablóna nemá přednačtené podmienky, začínáte od prázdného a píšete volně.

Text podmínek se na PDF objeví pod tabulkou řádků, pred blokem podpisu. Mokapen ho neindexuje ani neanalyzuje: je to čistý obsah dokumentu, formátování, ktoré vidíte v editoru, je to, co zákazník vidí.

Náhled, stažení a odoslania zákazníkovi

Keď je ponuka připravena — riadky zadané, podmienky napsané, zákazník propolen — je čas ji doručit zákazníkovi. Mokapen vám dává tři cesty, od nejjednodušší po nejprofesionálnější.

Náhled: kontrola pred odoslaniam

Tlačidlo Náhled vpravo nahoře na záznamu vám ukáže PDF presne tak, jak ho uvidí zákazník, priamo v prohlížeči ve formátu A4. Niegeneruje soubor ku stažení: je to okamžité vykreslení dokumentu s aktuálními daty a šablonou.

Používejte ho vždy pred odoslaniam. Za dvě sekundy odhalí věci, ktoré pri pohledu na záznam uniknou: názov položky useknutý kvôli délce, špatně zalomená poznámka, logo umiestené způsobem, ktorý se vám s touto šablonou nelíbí, špatná sazba DPH na řádku. Upravte, uložte, znovu otvorte náhled — opakujte, dokud nejste spokojeni.

Důležitý detail: náhled odráží uložený stav ponuky. Ak jste právě změnili riadky alebo podmienky a neuložili, náhled nemusí ukazovat poslední změny. Uložte a zkuste znovu.

Stažení: PDF alebo Word

Tlačidlo Stáhnout otevře menu se dvěma možnostmi: PDF a Word (docx). PDF je standardní formát doručení — neupraviťelný zákazníkem, profesionální, univerzální. Názov souboru se automaticky sestaví jako NázovOdesílatele - KódPonuky.pdf (příklad: «Acme s.r.o. - 3-2026.pdf»), takže keď zákazník soubor uloží do počítače, je už identifikovaný.

Word slúži ve dvou konkrétních prípadech: keď potrebujete dokument ručně upraviť pred odoslaniam (pridať vlastní odstavec, ktorý nechcete v systému), alebo keď zákazník požaduje upraviťelný formát, pretože ho integruje do většího dokumentu. Poznámka: exportovaný Word je snímek ponuky — změny provedené tam se nevrátí do Mokapen.

Odeslání e-mailem: doručení priamo z ponuky

Tlačidlo Odeslat e-mail otevře modální okno, ktoré umožní odeslat nabídku zákazníkovi bez opuštění Mokapen, s přiloženým PDF a volitelně online odkazem k přijetí.

Příjemce je předvyplněn e-mailem prepojeného kontaktu alebo spoločnosti. Môžete pridať viac príjemcov oddělených středníky — užitečné, keď kontakt chce kopii nákupčímu alebo účetnímu. Pole Od navrhuje e-mailové adresy, ktoré jste nakonfigurovali jako SMTP prepojenia v organizácii: pokud nemáte žiadne, Mokapen použije systémovou adresu (e-mail stále dorazí, ale z generické adresy). Pre profesionální vzhled stojí za to propojit aspoň jednu firemní adresu (info@, predaj@, vaši osobní) v sekci e-mailových prepojenia.

Předmět je předvyplněn textem «Ponuka {kód}» — změňte ho, pokud preferujete něco konkrétnějšího («Náš návrh na údržbu 2026»). Tělo je už nastaveno standardním pozdravem, ale môžete ho kompletně přepsat: vaše poslední obchodné poznámka, reference na rozhovor, ďalšie kroky.

Níže najdete dvě důležité možnosti:

• Přiložit PDF dokument (aktívna ve výchozím stavu) — vygeneruje PDF ponuky a přiloží ho k e-mailu, takže zákazník má vždy kopii, i keď neklikne na odkaz.
• Obdržet skrytou kopii BCC — pošle vám skrytou kopii e-mailu na vaši adresu, užitečné pre sledování presne toho, co jste odeslali a kdy.

Po odoslania se událost zaznamená do časovej osi ponuky (dátum, čas, príjemcovia): i keď se k nabídce vrátíte o tři týdny později, presne viete, kdy jste ji odeslali.

Online přijetí s OTP: bezpečné získání souhlasu

Klasická Achillova pata nabídek je přijetí. Zákazník napíše «ok pokračujte» a skončiate s generickým e-mailem ve schránce, ktorý nemá smluvní hodnotu, ktorý môžete ztratit, u ktorého si nejste jisti, že pokrývá všetky položky ponuky. Pak se hádáte o tom, kdo co řekl.

Mokapen to řeší pomocí online přijetí cez OTP: zákazník obdrží odkaz, otevře nabídku na webové stránce, obdrží ověřovací kód e-mailem (takže jsme si jisti, že je to on a ne někdo jiný) a potvrdí přijetí jedním kliknutiam. Vše je sledováno v nabídce: dátum, čas, IP adresa, ktoré riadky přijal.

Jak aktivovat přijetí pri odoslania

V modálním okně odoslania e-mailu, pod možnostmi PDF a BCC, najdete blok «Veřejný odkaz s přijetím». Ak má príjemcu na nabídce platný e-mail, systém automaticky navrhne jeho aktivaci. Máte dva přepínače:

• Vyžadovat přijetí — ak je aktívna, e-mail, ktorý zákazník obdrží, obsahuje odkaz na veřejnou stránku ponuky, kde môže kliknout «Přijmout tuto nabídku». Ak ho neaktivujete, odkaz vede iba na stránku pre zobrazenie (zákazník vidí nabídku a stáhne PDF, bez tlačítka přijetí).
• Částečné přijetí — ak je aktívna, na verejné stránce zákazník vidí zaškrtávací políčko u každého řádku a môže zvolit přijetí iba něktorých položek. Použite, keď je ponuka modulární («chci iba údržbu, ne prodloužení záruky»). Ak ho necháte vypnuté, zákazník môže přijmout iba vše alebo nic — což je často lepší, pretože vynutí jasnou volbu a nemusíte přeformulovávat nabídku pre nepřijaté položky.

Co vaš zákazník zažívá na své straně

Pomôže vědět, co se děje na straně zákazníka, pretože je to část procesu, ktorú nevidíte, ale od ní závisí míra přijetí.

Zákazník obdrží váš e-mail s přiloženým PDF a odkazem. Klikne na odkaz a otevře se verejná webová stránka s nabídkou zobrazenou ve formátu A4, presne jako v PDF. Je zde tlačidlo pre stažení PDF (pre archivaci) a, pokud jste aktivovali přijetí, výrazné tlačidlo «Přijmout tuto nabídku».

Keď zákazník klikne «Přijmout», Mokapen mu pošle šestimístný kód na stejný e-mail, kam obdržel odkaz (e-mail, ktorý jste nastavili jako príjemcu ponuky). Zákazník zkontroluje schránku, získá kód, zadá ho na stránke — a v tu chvíli je potvrzení ověřeno. Kód platí jednu hodinu, pak expiruje a musí byť znovu vyžádán.

Ak jste aktivovali částečné přijetí, po ověření kódu zákazník vidí zoznam položek se zaškrtávacím políčkem u každé: vybere, co přijme, a potvrdí. Procentuální riadky (automatické zľavy/příplatky) se přeskočí — bylo by divné, kdyby je přijímal jeden po druhejm.

Velkou výhodou tohoto toku je, že nevyžaduje registraci zákazníka v Mokapen. Je rychlý, funguje na smartphonu a OTP ověření dává přijetí právní váhu (je to jako lehký elektronický podpis).

Čo sa stane v Mokapen, keď zákazník přijme

Přijetí nie je událost, ktorá projde bez povšimnutí: mení stav ponuky a zaznamenává ji sledovatelným způsobem.

Přijaté riadky ukazují zelenou ikonu potvrzení s datem přijetí. V časové ose ponuky se objeví událost «Přijato zákazníkem» s e-mailem zákazníka, ktorý potvrdil, a IP adresou, zo ktoré požadavek přišel. Ak jste nechali aktívna výchozí automatizaci (nastavenia pipeline), stav ponuky se automaticky přesune na «Přijatá» — karta se přesune do finálního stĺpce Kanbanu.

Ak máte tiež aktívna automatizaci «Vytvoriť objednávku pri zatvorenie» (výchozí ano), Mokapen nabídne okamžité vygenerování prepojené objednávky se stejnými položkami, zákazníkem a částkami. Jeden klik a ponuka se stane objednávkou připravenou k plnění alebo synchronizáciu s faktúračním ERP.

Hraniční prípady, ktoré stojí za znalost

• Ponuka bez e-mailu príjemcu — online přijetí nie je k dispozícii, pretože Mokapen nemá kam poslat OTP kód. Veřejný odkaz stále funguje iba pre zobrazenie: užitečné pre sdílení PDF inými kanály (WhatsApp, chat, zákaznický portál), ale bez formálního potvrzovacího toku.
• Expirovaný alebo ztracený OTP kód — zákazník môže požádat o nový z verejné stránky opětovným kliknutiam na «Odeslat kód». Předchozí kódy se automaticky zruší.
• Přijetí mimo Mokapen — pokud zákazník podepsal papírovou kopii alebo odpověděl e-mailem jasnými slovy, môžete ručně označit riadky jako přijaté z modálního okna úpravy řádku položky zaškrtnutím «Přijato zákazníkem». Méně sledovatelné než cesta OTP, ale pokrývá prípady, kdy zákazník prostě nechce použít online odkaz.

Vytvorenie ponuky

Existují dva způsoby, jak začať, a volba mení, kolik práce budete muset udělat.

• Přímá metoda — zo stránky Ponuky kliknite na + Ponuka vpravo nahoře a otevře se editor na celou stránku. Vhodné, keď zákazník ešte nie je propolen s obchodem alebo kontaktem v adresári (třeba ide o požadavek od príležitosťného kontaktu). Vše uděláte tam: vytvoríte záznam zákazníka napsáním jeho názvu, nastaviete riadky, podmienky, uložíte.
• Kontextová metoda (doporučeno) — otvorte záznam obchodu, kontaktu alebo spoločnosti, na ktorém pracujete, a použite + Vytvoriť a propojit → Ponuka. Ponuka se narodí už prepojená se zdrojovým záznamem, s príjemcum, kontaktem a — pokud existuje — vyhrazenou slevou automaticky vyplněnou. Málo polí k úpravě, automatické prepojenia, koherentní história na záznamu zákazníka.

Oběma způsoby je provozní sekvence rovnaká:

1. Dejte jí jasný názov. Kdo ji otevře za dva měsíce, musí pochopit, o co jde, bez otvorenia: «Návrh údržby 2026 — Acme s.r.o.» je lepší než «Ponuka Acme».
2. Overte príjemcu a odesílatele.
3. Zvoľte šablonu dokumentu, alebo nechte výchozí organizácie.
4. Přidávejte riadky jeden po druhejm: nejdříve hlavní riadky ponuky, pak příslušenství, pak prípadné procentuální zľavy.
5. Napište ekonomické podmienky, alebo opravte text přednačtený zo šablóny.
6. Nastavte vlastníka, dátum a pravděpodobnost zatvorenie, pokud máte představu.
7. Uložte. Mokapen přiřadí pořadové číslo, pokud jste ho nenastavili, vypočítá konečné součty a ponuka je připravena k odoslania.

Kliknite na Náhled pre finální kontrolu, pak Odeslat e-mail alebo Stáhnout PDF podľa toho, jak ji chcete doručit.

Nie všechna pole musí byť dokonalá pri prvním uložení: záznam se aktualizuje v reálnom čase, môžete se kdykoli vrátit a upraviť riadky, ceny, texty. Iba odoslania je definitivní v tom smyslu, že zákazník má verzi — pokud něco zmeníte poté, budete muset znovu odeslat.

Úprava ponuky

Úpravy ponuky se provádějí třemi různými způsoby podľa toho, co potrebujete změnit a kolik záznamů.

Přímá úprava na záznamu

Otvorte záznam ponuky (z Kanbanu alebo Zoznamu) a upravujte priamo tam, kde je potřeba: kliknite na názov pre přejmenování, ikonu tužky vedle polí pre opravu, přidávejte/odebírejte riadky, přepisujte podmienky. Na bočním panelu se pole ukládají automaticky jedno po druhejm pri opuštění fokusu. Na celé stránce musíte kliknout Uložiť, keď dokončíte blok, na ktorém pracovali.

Poznámka: pokud upravujete riadky alebo texty podmínek, nezapomeňte nejdříve uložiť pred generováním náhledu alebo odoslaniam — jinak je odoslané PDF stále predchádzajúce verze.

Posun stavu z Kanbanu

Ak chcete změnit iba fázi ponuky (pretože zákazník odpověděl, odeslali jste ji, měli jste kontrolní hovor), ani neotevírejte záznam: přetáhněte kartu v Kanbanu z jednoho stĺpce do druhejho. Stav se aktualizuje okamžitě. Je to nejefektivnější způsob správy pipeline počas predajních schôdzok alebo ráno pri kontrole otevřených dealů.

Omezení, ktoré stojí za znalost: «terminální» stavy — ty na 100 % (jako Přijatá) alebo 0 % (Zamítnutá, Expirovaná) — mohou změnit na jiné stavy iba používaťelia s rolí člena v organizácii. Je to ochrana proti tomu, aby externí spolupracovnéci «znovu otvárali» už uzavřené dealy.

Hromadná úprava zo zobrazenie Zoznam

Keď potrebujete změnit něco u mnoha nabídek najednou — přeřadit všetky obchodnéka, ktorý odešel zo spoločnosti, pridať štítek dávce letních nabídek, posunout stav u dávky — přepněte na zobrazenie Zoznam, filtrujte pre nalezení správných nabídek, vyberte zaškrtávacími políčky a kliknite na Upraviť v akční liště, ktorá se objeví nahoře.

Modální okno hromadné úpravy ukazuje iba pole, ktorá dávají smysl pre hromadnou úpravu: vlastník, stav, štítky, jednoduchá vlastní pole. Niemôžete hromadně upravovat riadky alebo texty — ty sú zo své podstaty specifické pre každou nabídku. Potvrďte a úprava se aplikuje na všetky výběry.

Ďalšie hromadné akcie dostupné ve stejné liště sú Klonovat, Archivovat a Odstrániť — viz vyhrazené sekce.

Klonování ponuky

Ak máte šablonovou nabídku, ktorú často znovu používate — stejnou strukturu řádků s malými variacemi pre jiného zákazníka — nevytvářejte ji pokaždé od nuly: naklonujte ji. Klonovaná ponuka zachová všetky riadky, podmienky, šablonu a vybrané prílohy; zmeníte príjemcu zákazníka a upraviete ceny, ak je potřeba.

Jednotlivé klonování

1. Otvorte záznam → Možnosti (tři tečky) → Klonovat.
2. V modálním okně zvoľte zaškrtávacími políčky, co přenést do kopie: riadky (vždy) a volitelně prílohy, prepojenia, komentáre, historii časovej osi. Ak pracujete ve viac organizáciích se stejným účtem, môžete nabídku naklonovat do jiné organizácie.
3. Potvrďte.

Mokapen vytvorí novou nabídku s příponou v názvu pre odlišení od originálu. Dostane nový kód (pořadové číslo aktuálního roku) a nie je prepojena s pôvodním zákazníkem — nastaviete správného príjemcu. Originál zostane nezměněn: klonování je kopie, ne přesun.

Hromadné klonování

1. Zobrazení Zoznam → vyberte zaškrtávacími políčky → Klonovat v hromadné liště → zvoľte možnosti jednou pre všetky → potvrďte.

Archivace ponuky

Ponuka nie je jako úloha, ktorý se «dokončí» a zmizí. I keď je deal u konce — vyhraný, prohraný, expirovaný — záznam zostáva užitečný: je to obchodné história zákazníka a je dobré ji najít v prepojeniach na jeho záznamu, v ročních reportoch, v analýzách predchádzajúcech nabídek. Archivace dělá presne toto: přesune nabídku z aktívnach zobrazenie (Kanban a Zoznam ji už neukazují), ale zachová ji nedotčenou. Stále se objeví na prepojeném záznamu zákazníka a v historických reportoch a môžete ji kdykoli konzultovať z Ponuky → Akcie → Archiv nabídek.

Jednotlivá archivace

1. Otvorte záznam → Možnosti → Archivovat.
2. Potvrďte v modálním okně.

Pre znovuotvorenia (zákazník zavolá o měsíce později a chcete pokračovat odtud): najděte ji v archivu, otvorte záznam, Možnosti → Obnovit, a vrátí se do aktívnaho Kanbanu ve stavu, ktorý měla pred archivací.

Hromadná archivace

1. Zobrazení Zoznam → vyberte → Archivovat v hromadné liště → potvrďte.

Kdy archivovat a kdy odstrániť? Praktické pravidlo: archivujte, pokud ponuka skutečně proběhla (odeslali jste ji, probíhala jednání, má historickou hodnotu), mažte, pokud ide o chybu (vytvořena omylem, duplicita, test). Niearchivujte pre «úklid»: Kanban s filtre vám už dává veškerý úklid, ktorý potrebujete, a staré, ale dobré ponuky sú přidanou hodnotou na záznamu zákazníka.

Smazání ponuky

Mažte ponuky vytvořené omylem alebo testovací duplicity. Preferujte Archivaci, pokud má ponuka užitečnou historii (odeslaná, přijatá, prepojenia se zákazníkem alebo obchodem) a nechcete ztratit stopu na kontakte alebo spoločnosti.

Jednotlivé smazání

1. Otvorte záznam → Možnosti (tři tečky) → Odstrániť (červená položka).
2. Potvrďte v modálním okně.

S Advanced Premium ponuka jde do koše (stránka Ponuky → Akcie → Koš nabídek). Odtud môžete Obnovit alebo Odstrániť trvale. Ak otvorte nabídku už v koši, objavia sa banner Obnovit / Odstrániť trvale.

Na plánu Free (bez Advanced Premium) je smazání obecně trvalé hned po potvrzení, bez koše — skontrolujte oprávnenia vaší organizácie.

Hromadné smazání

1. Zobrazení Zoznam → vyberte → Odstrániť (červené tlačidlo) → potvrďte.

Převod ponuky na objednávku

Ponuka je návrh, objednávka je exekutivní potvrzení: reprezentuje závazek zákazníka k nákupu a — níže v toku — je bodem, od ktorého začíná fakturácia. V toku Mokapen je přechod z ponuky na objednávku přirozený a v mnoha prípadech automatický.

Existují tři způsoby, jak převést nabídku na objednávku, v pořadí praktičnosti:

• Automatizácie pri zatvorenie (doporučeno) — pokud jste nechali aktívna výchozí automatizaci pipeline («Vytvoriť objednávku pri zatvorenie» v Nastavenia → Predaj → Ponuky), keď přesunete nabídku do stavu 100 % (napr. Přijatá), Mokapen rychle otevře modální okno s návrhem vytvorenie prepojené objednávky se stejnými položkami, zákazníkem, částkami a podmienkami. Potvrďte a za dvě sekundy máte objednávku připravenou s vlastním pořadovým kódem, prepojenou se zdrojovou nabídkou.
• Spuštěno online přijetím — pokud zákazník přijme cez OTP z verejného odkazu, ponuka se automaticky přesune na Přijatá a stejný návrh objednávky se spustí. Nulové ruční akcie z vaší strany, kromě potvrzení modálního okna.
• Ručně — z ponuky tlačidlo + Vytvoriť a propojit → Objednávka. Použite, keď automatizácie nespustí (napr. jste uzavřeli stav pred aktivací automatizácie) alebo keď chcete vytvoriť částečnou objednávku vzhledem k nabídce.

Ve všech prípadech pôvodní ponuka zostáva v systému (nesmaže se ani nepřesune) a je prepojena s objednávkou cez záložku Prepojenia: z jedné vidíte druhou. To je důležité pre historii — záznam zákazníka ukáže «ponuka odeslaná v březnu, přijata v dubnu, objednávka vystavena v dubnu» bez ručního psaní. Podrobnosti o správě objednávek viz příručka Objednávky.

Pipeline a stavy: modelování vašeho predajního procesu

Pipeline je cesta, ktorú ponuka projde od začátku do konce — fázo (alebo stavy), ktorými prochází, každá s přesným významem ve vašem predaji. Mokapen obsahuje výchozí, ktorá funguje pre 90 % prípadů, ale pokud máte zvláštní procesy, môžete ji přizpůsobit alebo vytvoriť viac než jednu.

Výchozí pipeline

Z krabice mají ponuky jednu pipeline se šesti stavy pokrývajícími typický obchodné životní cyklus:

• Koncept (10 %) — ponuka se připravuje, stále interní, neodeslaná zákazníkovi.
• Odeslaná (20 %) — odeslali jste ji, teď čekáte.
• V jednání (60 %) — zákazník odpověděl, hodnotí, možná diskutuje změny.
• Přijatá (100 %) — deal je vyhraný.
• Zamítnutá (0 %) — deal je prohraný.
• Expirovaná (0 %) — ponuka skončila bez odpovědi po uplynutí platnosti.

Procenta vedle každého stavu — co nazýváme «postup» — nesú dekorativní: ovlivňují progress bar na kartách Kanbanu a určují, ktoré stavy sú považovány za «vyhrané» (100 %) alebo «prohrané/uzavřené» (0 %). Automatizácie Mokapen se napojují na tyto hodnoty: keď ponuka dosáhne 100 %, spustí se návrh objednávky.

Přizpůsobení stavů

Ak standardní proces nevyhovuje — třeba pracujete na verejných výběrových řízeních s fázemi jako «Projev zájmu → Dokumentace → Přidělení», alebo řídíte projekty se stavom «Technické schválení» pred obchodném přijetím — môžete upraviť stavy v Nastavenia → Predaj → Ponuky → Pipeline a stavy.

Tam přidáte nové stavy, přejmenujete existující, přeuspořádáte je (pořadí určuje sekvenci sloupců Kanbanu) a nastaviete hodnotu postupu (0–100 %) pre každý. Praktický tip: používejte postup konzistentně — 100 % pouze pre stavy reprezentující jisté vítězství, 0 % pouze pre stavy definitivního zatvorenie. Střední stavy (20 %, 50 %, 80 %) by měly věrohodně říkat, jak «blízko» jste vítězství — aby reporty prognóz (částka × pravděpodobnost) dávaly realistická čísla.

Viac pipeline pre různé procesy

Ak máte různé predajní kanály s odlišnou logikou dealů — dlouhé B2B s viac fázemi, rychlé B2C s málo fázemi, výběrová řízení se specifickou byrokracií — môžete vytvoriť samostatné pipeline, každou s vlastními stavy. Na stránke Kanban menu pipeline nahoře umožňuje zvolit, ktorú prohlížíte; přepněte jedním kliknutiam.

Pre vytvorenie nové pipeline přejděte do Nastavenia → Predaj → Ponuky → Pipeline a stavy, alebo priamo z menu pipeline v Kanbanu (kde najdete «Nová pipeline»). Pipeline lzo omezit na konkrétní tímy organizácie: iba predajní tím «Enterprise» vidí pipeline «Velké účty», tím «SMB» vidí svou vlastní. Užitočné pre velké organizácie s oddělenými odděleními.

Automatizácie pipeline

V nastavenia pipeline najdete dvě automatizácie, ktoré stojí za znalost, pretože mení, jak se ponuky chovají automaticky:

• Vytvoriť objednávku pri zatvorenie (aktívna ve výchozím stavu) — keď ponuka dosáhne stavu 100 %, Mokapen nabídne okamžité vygenerování prepojené objednávky. Pokryli jsme to v «Převod ponuky na objednávku». Ak ji nepoužívate (pretože objednávky řídíte v externím ERP), môžete ji vypnout.
• Posunout stav po přijetí zákazníkem (aktívna ve výchozím stavu) — keď zákazník přijme nabídku z verejného OTP odkazu, Mokapen ji automaticky přesune do «vyhraného» stavu, ktorý nakonfigurujete. Ve výchozím stavu jde do prvního nalezeného stavu 100 % (Přijatá), ale môžete specifikovat jiný, užitečné, pokud máte mezistupeň jako «Přijato čekající na smlouvu» pred finálním stavom.

Synchronizácia s faktúračním softwarem

Mokapen je CRM a nástroj pre obchodné ponuky, ne faktúrační software: e-fakturácia, DPH evidence, hlavní kniha se dělají ve vašem ERP (Fatture in Cloud, váš účetní se svým softwarem, alebo dedikované ERP). Abyste nemuseli zadávat údaje dvakrát, existuje záložka Synchronizácia na záznamu ponuky a v modulu Integrácie organizácie.

Niejzralejší integrácie je s Fatture in Cloud: plné podrobnosti v vyhrazené příručce Fatture in Cloud. Stručně, pokud prepojíte svůj účet FIC s Mokapen, záznamy zákazníků, produkty katalógu, služby a objednávky (s jejich riadky) proudí z Mokapen do Fatture in Cloud — kde se pak stanou e-faktúrami. Smer je konfigurovatelný: môžete rozhodnout, že údaje půjdou iba jedním směrem, alebo oběma.

Na jednotlivé nabídce záložka Synchronizácia ukazuje stav záznamu vzhledem k integráciu: či je synchronizován, kdy poslední operace uspěla, či byly chyby. Ak byla ponuka převedena na objednávku, synchronizácia se týká hlavně objednávky — právě tehdy sú údaje důležitá pre daňový cyklus.

Záznamy zákazníků sú spárovány medzi oběma systémy pomocí DIČ a daňového kódu jako kľúčů proti duplicitám, takže pokud máte «Zákazník Beta» už ve Fatture in Cloud a vytvoríte nabídku v Mokapen pre stejného zákazníka, systém rozpozná, že ide o stejný záznam, bez duplikace záznamu.

Související sekce

Ponuka nežije izolovaně: existují ďalšie oblasti Mokapen kolem ní, ktoré stojí za znalost pre skutečné používání.

• Prepojenia — prepojte nabídku s obchody, objednávkami, následnými úlohy, tickety podpory, ďalšiemi súvisiacemi ponukami. Každé prepojenia je obousměrné (z ponuky vidíte úloha, z úlohau vidíte nabídku). Keď otvorte záznam zákazníka o šest měsíců později, na první pohled rekonstruujete vše, co se stalo.
• Súbory — připojte k nabídce specifikace, technické specifikace, návrhy smluv, screenshoty, ktoré vám zákazník poslal. Zůstávají na záznamu ponuky a sú dohledatelné vyhľadávaniem souborů organizácie.
• Aktualizácie — časová os (alebo log aktivit) je kompletní história všeho, co se s nabídkou stalo: kdy byla vytvořena, kdo co a kdy změnil, každý odeslaný e-mail (s príjemcovia), každé přijetí zákazníkem (s IP a datem). Forenzně užitečné: ak je diskuse o «co jsme řekli», časová os dá odpověď s daty.
• Štítky — volná klasifikace pre rychlé filtrování a vyhľadávanie: «Enterprise», «Obnova», «K relaunchi», «Složité», jakákoli taxonomie, ktorá vám dává smysl. Filtre stránky Ponuky velmi dobře fungují se štítky.

Nastavenia nabídek

Nastavenia sú prístupná administrátorům a vlastníkům organizácie a sú v Nastavenia → Predaj → Ponuky. Existují tři hlavní oblasti:

• Pipeline a stavy — už jsme to pokryli: definujte fáze, postup, automatizácie.
• Konfigurace polí — ktorá pole zobraziť na záznamu ponuky, v jakém pořadí, ktorá sú povinná. Môžete tiež pridať vlastní pole (čísla, text, dátumy, zoznamy) pre zachycení informací specifických pre podnikání: «CIG» pre verejná výběrová řízení, «interní kód projektu», očekávané dátum instalace. Objavia sa na záznamu, ve sloupcích zobrazenie Zoznam (ak je přidáte) a ve filtrech.
• Konfigurace sloupců zoznamu — jaké informácie vidět v zobrazenie Zoznam a v jakém pořadí. Môžete je měnit za běhu zo zobrazenie Zoznam s Akcie → Upraviť stĺpce, bez chodu do nastavenia.

Mimo oblast nabídek, ale důležité pre její správné fungování, sú dvě ďalšie konfigurace:

• Sazby daní (Nastavenia → Predaj → Dane) — pokud jste nenastavili aspoň jednu, nemôžete vytvářet riadky.
• Šablóny dokumentů (menu Šablóny organizácie) — kde přizpůsobíte PDF šablóny, ktoré jsme pokryli v «Design dokumentu».

Reporty nabídek

Kanban a Zoznam slúži pre prácu na jednotlivých nabídkách; pre pochopení celkového výkonu — kolik nabídek jste udělali ve čtvrtletí, kdo je nejvýkonnější obchodnék, ktoré produkty nejčastěji končí v nabídkách, jaká je míra konverzo ponuka→objednávka — existují vyhrazené reporty, prístupné zo stránky Reporty nabídek (vyžaduje plán Premium).

Dostupné reporty pokrývají nejužitečnější analytická zobrazenie v predajním cyklu:

• Rozložení podľa stavu — kolik nabídek je v každé fázi pipeline: nezbytné pre odhalení úzkých míst.
• Rozložení podľa pipeline — pokud používate viac než jednu, uvidíte, jak se práce rozděluje medzi kanály.
• Výkon podľa vlastníka — počet nabídek a ekonomický objem na obchodnéka.
• Niejčastěji nabízené položky — ktoré produkty/služby nejčastěji končí v nabídkách. Zlatý důl pre pochopení, co trh skutečně požaduje.
• Ponuky na zákazníka — koho jste pokryli a za jakou hodnotu.
• Ekonomické objemy podľa obdobia — měsíční, čtvrtletní, roční trendy.
• Marže a markup — ziskovost nabídek. Funguje pouze, pokud jste vyplnili jednotkové náklady na řádcích položek: bez nákladů report zostane prázdný.

Jako u všeho v Mokapen reporty respektují oprávnenia organizácie: každý používaťeľ vidí iba záznamy, ku ktorým má prístup podľa své role. Obchodnék automaticky nevidí ponuky kolegů, pokud to oprávnenia neumožňují — užitečné pre tímy s interní konkurenční dynamikou alebo citlivými daty.