Sprievodca Mokapenom

Čas

Karta Čas zaznamenáva odpracované hodiny na úlohách a projektoch a porovnáva ich s odhadom (plánovaný čas). Funkcia vhodného plánu Premium. Údaje napájajú reporty aktivít, analýzu záťaže a finančné review projektov — spájajú operatívu a čísla bez paralelného Excelu.

Prečo sledovať čas v CRM

Sledovanie hodín v Mokapen drží skutočné hodnoty vedľa kontextu (popis, prepojenia, kontrolný zoznam, komentáre). Výhody:

• Odhad vs skutočnosť na každej úlohe/projekte — prekročenia odhalíte skôr, než ovplyvnia dodávku.
• Záťaž podľa osoby — každý záznam má autora a dátum.
• Agregované reporty — hodiny podľa obdobia, vlastníka, projektu (odkazy na reporty nižšie).
• Sledovateľnosť u klienta — pri projektoch prepojených na spoločnosti/obchody hodiny podporujú fakturáciu time-and-materials alebo interné review.

Kde to nájdete

Záznam úlohy alebo projektu → karta/sekcia s ikonou stopiek. Počítadlo na karte ukazuje celkový počet hodín:minút. Na projektoch môže karta Čas agregovať aj hodiny z prepojených úloh (súčet projektu).

Nastavenie odhadu (plánovaný čas)

1. Karta Čas → pole Plánovaný čas.
2. Kliknite na úpravu a zadajte odhadované hodiny (formát hodín, minúty :00).
3. Uložte záznam.

Hore vidíte Celkom zaznamenané / Celkom plánované s lištou priebehu: zelená do odhadu, nad odhadom signalizuje prekročenie. Odhad nastavte pri plánovaní (vytvorenie úlohy alebo sprint), aby malo porovnanie zmysel.

Zaznamenanie odpracovaných hodín

1. Karta Čas → rýchly riadok (dátum, trvanie hodiny:minúty, voliteľná poznámka).
2. Potvrďte: záznam zaznamená v zozname nižšie s autorom a dátumom.
3. Opakujte pre viac dní alebo pracovných sedení.

Záznamy upravte alebo odstráňte zo zoznamu podľa potreby. Poznámka (max. 60 znakov v rýchlom poli) pomáha v reportoch a review («Hovor s klientom», «Oprava bug login»).

Čas a reporty

Zaznamenané hodiny sa zobrazujú v reportoch úloh a reportoch projektov. Použite ich na:

• týždenné review tímu (hodiny podľa člena);
• porovnanie odhad vs skutočnosť podľa klientského projektu;
• vstup pre budúce ponuky na základe histórie.

Procesy a osvedčené postupy

• Pravidlo tímu: zaznamenávajte na konci dňa alebo pri uzavretí úlohy — spoľahlivejšie údaje ako zápisy na konci mesiaca.
• Povinný odhad: pri úlohách nad N hodín vyplňte plánovaný čas pred prechodom do «Prebieha».
• Projekty time-and-materials: prepojte projekt na obchod/spoločnosť (Prepojenia), sledujte lištu času voči dohodnutému rozpočtu hodín.
• Retrospektíva: filtrujte úlohy so skutočnosťou > 150 % odhadu a zistite, kde zlepšiť odhady.
• Nienahrádza kontrolný zoznam: čas = koľko ste strávili; zoznam = čo ste urobili. Používajte ich spolu.