Sprievodca Mokapenom

Příručka Objednávky

Objednávka je obchodné potvrzení zákazníka: dokument s cenníkem, zľavami, DPH a podmienkami, ktorý formalizuje závazek k nákupu alebo dodání. V Mokapenu objednávka nie je PDF uložené ve sdílené složce. Je to živý záznam CRM, prepojený s kontaktem a spoločnosťí, sledovaný v časové ose, synchronizovaťelný s faktúračním softwarem a připravený stát se e-fakturou bez opětovného zadávání řádků.

Tato příručka vás provede každodenním používáním: vytvoreniem alebo vygenerováním objednávky z přijaté ponuky, řízením plnění s provozní pipeline, odoslaniam dokumentu zákazníkovi, synchronizáciou s Fatture in Cloud a vědomím, kde každá zakázka stojí v každém okamžiku. Automatická pravidla pre zľavy a dopravu mají vyhrazené příručky; pipeline a šablóny zostávajú v závěrečných sekcích.

Oblast objednávek je v Predaj → Objednávky. Vyžaduje «vhodný plán Premium» s aktívna aplikací Predaj a sazbami daní nastavenými na úrovni organizácie (jednou, v Nastavenia → Predaj → Dane).

Jak objednávky zapadají do vaší práce

Niež technické detaily, pomôže vidět, kde objednávka stojí v predajním toku — právě to způsobí, že Mokapen pre vás funguje namiesto proti vám.

V typické cestě zákazník vstoupí jako kontakt (formulář na webu, veletrh, doporučení). Keď se objeví skutečná príležitosť, otvorte obchod pre sledování jednání. Ak je potřeba formální návrh, připraviete nabídku; keď zákazník přijme, ponuka se stane objednávkou — kde je ekonomický závazek finální a začíná plnění, výroba a fakturácia. Objednávku môžete tiež vytvoriť priamo (už dohodnutý predaj, obnova smlouvy, opakující se objednávka) bez ponuky.

Objednávka dědí z ostatního a napájí ostatní: pokud pochází z přijaté ponuky, položky, zákazník, zľavy a podmienky se zkopírují bez opětovného zadávání; pokud ji otvorte z karty spoločnosti, príjemcu a vyhrazená zľava se vyplní automaticky. Po vystavení se objednávka prepojí s projekty, dodacími úlohy, tickety podpory a — cez synchronizáciu — s účtovníctvom pre faktúraci.

Praktický přínos: o šest měsíců později, keď někdo z tímu otevře kontakt zákazníka, vidí celou historii — odoslané ponuky, vystavené objednávky, ktoré sú vyřízené alebo fakturované, s jakými částkami a položkami. Žádný sdílený Excel, žiadna složka «objednávky 2026», ve ktoré byste hledali.

Prípady použitia

• Podepsaná B2B smlouva: objednávka s opakujícími se riadky služeb, platební podmienky v ekonomických podmínkách, značkové PDF se šablonou organizácie.
• Predaj z přijaté ponuky: objednávka vygenerovaná z ponuky s už sladěnými položkami, částkami a zákazníkem — jeden klik a jste připraveni k plnění alebo faktúraci.
• Provoz a dodávka: objednávka prepojená s projektem a úlohy plnění; prepojenia s popredajními tickety pre sledování celého cyklu.
• Daňová integrácie: synchronizácia s Fatture in Cloud — objednávka s riadky se stane základem e-fakturácia bez opětovného zadávání v účtovníctvo.

Stránka Objednávky: kde každý den začínáte

Keď přejdete do Predaj → Objednávky, uvidíte Kanban tabuli: stĺpce, kde každý stĺpec je provozní fázo (Nová objednávka, Převzato k řešení, K faktúraci, Fakturováno, Vyřízeno, Pozastaveno, Zrušeno — přizpůsobitelné). Každá objednávka je karta ve sloupci svého stavu. Na první pohled vidíte, kolik objednávek čeká na plnění, kolik je ve faktúraci, kolik je uzavřených.

Toto je správné zobrazenie pre každodenní prácu: ráno otvorte Mokapen, podíváte se na «Převzato k řešení» — objednávky na dnešní prácu. Podíváte se na «K faktúraci» — ty k předání účtovníctvo. Sloupec «Vyřízeno» ukazuje uzavřené zakázky za obdobia s celkovou částkou nahoře ve sloupci.

Nahoře máte dva nástroje, ktoré budete často používať: výběr pipeline (pokud máte různé procesy — napr. produkty vs. služby — každý má vlastní pipeline a fáze) a tlačidlo Filtre. Filtre zužují zobrazenie: iba objednávky určitého zákazníka, nad určitou částkou, určitého vlastníka, s určitím štítkem. Ak často používate stejnou kombinaci, uložte ji jako uložený filtr a volejte jedním kliknutiam.

Pre posun fázo objednávky ji nemusíte otevírat: přetáhněte kartu z «Převzato k řešení» do «K faktúraci» a stav se aktualizuje. Rychlé počas provozních schôdzok alebo ranního kolečka otevřených zakázek.

Tlačidlo + Objednávka vpravo nahoře otevře editor pre vytvorenie nové objednávky — viz «Vytvorenie objednávky» níže.

Kanban zobrazenie (výchozí)

Tabule rozdělená podľa fázo pipeline; každá objednávka je karta. Celková částka nahoře v každém sloupci dává ekonomický objem podľa stavu. Pre posun přetáhněte kartu: stav se aktualizuje bez otvorenia objednávky.

Zoznam zobrazenie

Klasická tabuľka: jeden riadok na objednávku, konfigurovatelné stĺpce (kód, zákazník, částka, stav, vlastník, dátum, štítky). Řaďte kliknutiam na hlavičky a vyberte viac řádků zaškrtávacími políčky pre hromadné akce: zmena vlastníka, archivace dávky na konci roku, export CSV pre účtovníctvo.

Které použít, jak a kdy

Praktické pravidlo: Kanban pre prácu (posouvání objednávek, otevírání, komentování, řízení plnění), Zoznam pre kontrolu a opravy (kontrola čísel, řazení podľa částky, hromadné úpravy, export, analýza). Přepínejte výběrem vpravo nahoře. Filtre a aktívna pipeline zostávajú stejné.

Záznam objednávky

Keď kliknete na kartu v Kanbanu (alebo riadok v Zoznamu), objednávka se otevře. Ak máte plán Premium, môžete přepnout na celou stránku ikonou rozbalení nahoře — praktické pri prácu na dlouhých objednávkách s mnoha riadky alebo podrobným textem podmínek.

Nahoře najdete kód objednávky (napr. #ORD-3-2026) a názov. Kód jednoznačně identifikuje objednávku — viz vyhrazená sekce. Názov je popis, ktorý jí dáte, například «Objednávka údržby závodu 2026 — zákazník Acme»: pomáhá ji rozpoznat, ale na PDF se tak neobjeví.

Pod názvem je akční lišta: stav pipeline, súkromie, štítky, prílohy, poznámky, Kopírovat odkaz, menu Možnosti (Klonovat, Archivovat, Odstrániť). Tlačidlo + Vytvoriť a propojit propojuje úlohy, schôdzky, projekty, tickety — prepojenia je automatické a obousměrné.

Vpravo nahoře je lišta dokumentu: Náhled, Stáhnout (PDF/Word), Odeslat e-mail — viz vyhrazená sekce.

Zbytek záznamu je organizován v blocích: odesílatel a príjemcu, obchodné dátumy, riadky, součty, design dokumentu, ekonomické podmienky, prepojenia a synchronizácia.

Odesílatel je předvyplněn z nastavenia organizácie (názov, adresa, DIČ, logo). Příjemce nastaviete výběrem spoločnosti a kontaktu z adresáře: názov, adresa, DIČ, e-mail a telefón se načtou automaticky. Ak má spoločnosť v záznamu vyhrazenou slevu, aplikuje se na všetky riadky. Ak zákazník ešte neexistuje, môžete ho vytvoriť za běhu napsáním názvu.

Doprava: náklady a dodací adresa

Na celé stránce objednávky (ne kompaktním bočním panelu) najdete skládací blok Doprava (ikona kamionu). Zde spravujete vše súvisiace s fyzickým doručením: náklady na dopravu, cílová krajina, dodací adresa a údaje príjemcu zboží (jméno, adresa, PSČ, mesto, kraj, telefón, e-mail).

Náklady na dopravu môžete zadat ručně alebo nechat Mokapen vypočítat automaticky podľa geografických zón (Nastavenia → Predaj → Objednávky → Doprava). Automatický výpočet zohledňuje cílovou zemi a, ak je zóna nastavena «podľa hmotnosti», hmotnost produktů na řádcích (množství × hmotnost z katalógu). Pri pridanie alebo odebrání produktových řádků alebo změně krajina systém môže přepočítat náklady a aktualizovat součty.

Ak částka objednávky překročí práh dopravy zdarma zóny, Mokapen náklady vynuluje. Částka dopravy se přidá k součtům objednávky (po položkách) a pri synchronizáciu s Fatture in Cloud se môže stát vyhrazeným řádkem. Podrobnosti nastavenia zón v příručce Doprava.

Kód objednávky: automatické číslování (a jak ho změnit)

Každá objednávka má jedinečný kód, ktorý identifikuje dokument interně (Kanban, zoznamy, prepojenia) a objavia sa na PDF jako reference objednávky.

Mokapen kód generuje automaticky pri uložení, ak je prázdný: roční pořadí ve formátu ORD-ČÍSLO-ROK (napr. ORD-1-2026, ORD-2-2026). Každý 1. leden se čítač resetuje. Ak zmeníte dátum objednávky na jiný rok, kód se regeneruje podľa toho roku.

Môžete nastavit kód ručně: kliknite na kód v hlavičce, napište, co chcete, uložte. Užitočné pre sladění s ERP alebo externím účetním číslováním. Kódy mimo standardní formát neovlivňují automatické pořadí. Pozor na duplicity: lepší nechat automatické číslování a zasáhnout pouze, keď je potřeba.

V PDF/e-mailech môže byť názov souboru Odesílatel - ORD-3-2026.pdf.

Řádky: sestavení obchodného dokumentu objednávky

Řádky sú srdcem objednávky: riadky popisující zákazníkovi, co prodáváte alebo dodáváte a kolik to stojí. Každý riadok má názov, množství, jednotkovou cenu, sazbu DPH a celkem. Vše ostatní — zľavy, výpočet netto/brutto, marže, dane — se počítá v reálnom čase počas práce.

Keď kliknete na + Řádek, otevře se modální okno s první volbou: jaký typ řádku pridať. Existuje pět možností a rozdíl nie je kosmetický — mení, co riadok v objednávce reprezentuje.

Nový riadok alebo z prepojené ponuky

U objednávky prepojené s jednou alebo viac ponukami (záložka Prepojenia) se tlačidlo + Řádek stane menu se dvěma možnostmi: Nový (standardní modální okno, jako u nabídek) a Z prepojené ponuky. Druhá možnost se objeví pouze, ak je s objednávkou prepojena aspoň jedna ponuka — užitečné, keď objednávka začíná částečně alebo keď později přidáváte riadky bez opětovného zadávání cen a DPH.

Volba Z prepojené ponuky otevře modální okno: vyberete, ktorú nabídku (pokud jste propojili viac než jednu), Mokapen načte její riadky s názvem, množstvím a cenou. Zaškrtnite ty k importu — i len něktoré — a potvrďte Pridať. Vybrané riadky se přidají do objednávky se stejnými daty jako ponuka (produkt/služba, množství, cena, zľava na riadok, DPH). Poté je môžete upravovat individuálně jako jakýkoli jiný riadok.

Pět typů řádků

Každý riadok môže byť jedním z těchto pěti typů a volba mení, co riadok v objednávce reprezentuje:

• Služba — čerpá z katalógu Služby. Použite pre něco nehmotného (poradenství, předplatné, zásah za den). Vyberte službu z menu a cena, DPH, kód a popis se předvyplní z katalógu. Stále je môžete upraviť na řádku, pokud pre tohoto konkrétního zákazníka aplikujete jinou cenu: katalóg zostane nezměněn.
• Produkt — funguje jako Služba, ale čerpá z katalógu Produkty: hardware, materiály, softwarové licence, cokoli hmotného alebo se SKU.
• Generická položka — volný riadok: bez vazby na katalóg, názov, cenu a množství píšete ručně. Ideální pre príležitosťné položky, ktoré nepatří do katalógu («Cesta do Milána», «Jednorázové počáteční nastavenia», «Grafická úprava loga»).
• Generická položka % — vypočítaný riadok: zadáte procento (kladné alebo záporné) a Mokapen vypočítá částku jako procento z netta predchádzajúcech řádků. Klasické použití: zľava na objednávku («Věrnostní zľava −10 %» po vypsání všech položek) alebo příplatek («Urgentní služba +15 %»). Číslo se přepočítá v reálnom čase, pokud přidáte riadok výše alebo zmeníte cenu.
• Položka % iba text — jako predchádzajúce, ale bez vypočítané částky: na dokumentu zobrazí iba popisek. Použite, keď chcete zákazníkovi sdělit něco bez změny součtů («Sleva už zahrnuta v cenách», «Snížená DPH u něktorých položek»).

Co píšete v každém řádku

Bez ohledu na typ má každý riadok rovnaká pole (s drobnými rozdíly u typů %):

• Názov a poznámka — co zákazník čte na PDF. Názov je hlavní riadok («Rutinní údržba serveru»), poznámka je popis pod ním («Zahŕňa dvě čtvrtletní návštěvy, správu ticketů, bezpečnostní aktualizácie»). Předvyplněno z katalógu, pokud vybráno; u generické položky píšete sami.
• Množství a jednotková cena — tvoří celkem řádku. Výchozí množství je 1, takže u jednorázové služby stačí cena. U spotřebních řádků (hodiny, dny, licence) zadajte skutečné množství.
• Sazba DPH — vybraná z těch nastavených ve vaší organizácii (Nastavenia → Predaj → Dane). Ak sazby ešte nesú nastaveny, Mokapen vás varuje, než umožní vytvoriť riadky. Systém výchozí nastaví sazbu z katalógu produktu/služby, alebo standardní sazbu vaší krajina u generických položek.
• Sleva na riadok — procento zľavy na jednu položku (0–100 %): užitečné pre speciální cenu na jednu položku bez dotčení ostatních. Liší se od zľavy zákazníka a zľavy na dokument — viz níže.
• Jednotkové náklady — interní pole, neviditelné pre zákazníka: používá se pre marži a markup. Ak vyplněno, objednávka ukazuje, kolik na tom řádku vyděláváte. Nie je povinné, ale pokud pracujete s těsnými maržemi alebo chcete ziskovost objednávky, stojí za to ho zadat aspoň u hlavních položek.

Nietto alebo brutto ceny: co zvolit

Nad zoznamem řádků je přepínač «Použít brutto ceny». Nie je to technický detail: mení, co číslo v poli ceny znamená.

• Nietto ceny (výchozí) — zadáváte cenu bez DPH. Ak napíšete 100 € na riadok s 22% DPH, zákazník vidí 100 € netto + 22 € DPH = 122 € celkem. Standard pre B2B: protistrana myslí v nettu, pretože DPH odečítá.
• Brutto ceny — zadáváte cenu včetně DPH. Ak napíšete 122 € na riadok s 22% DPH, Mokapen rozdělí: 100 € netto, 22 € DPH. Přirozené pre B2C: soukromý zákazník chce vědět, co zaplatí u pokladny, nezáleží mu na rozdělení.

Přepínač platí pre celou objednávku: nemôžete míchat netto a brutto riadky. Volte podľa zákazníka: spoločnosť téměř vždy netto; koncový spotřebitel téměř vždy brutto.

Zľavy: plná kaskáda (až pět úrovní)

Zľavy se aplikují kaskádově na zbývající základ (procenta se nesčítají). Kromě zákazníka, řádku a ruční mohou objednávky používať tiež pravidla organizácie pre množství a celkovou netto částku. Plné nastavenia v příručce Zľavy.

Typické pořadí aplikácie na riadok 1 000 € netto:

1. Začněte od 1 000 €.
2. Sleva zákazníka (záznam spoločnosti), napr. 10 % → 900 €.
3. Sleva na riadok / pevná položka, napr. 5 % → 855 €.
4. Sleva za množství (Nastavenia → Objednávky → Sleva), pokud se spustí → základ dále snížen.
5. Sleva za celkovou netto částku (rovnaká nastavenia), ak je dosaženo objemové úrovně.
6. Ruční zľava na dokument («Pridať slevu» pod riadky) — finální vyjednaná páka.
7. Vypočítejte DPH z netta po slevách. Poté pridajte prípadné náklady na dopravu.

V praxi zřídka použijete všetky úrovně najednou. Běžné vzory:

• Sleva zákazníka — věrnost na záznamu spoločnosti.
• Sleva na riadok — speciální cena na jednu položku.
• Množství / objem — automatická velkoobchodné pravidla (příručka Zľavy).
• Ruční dokument — zatvorenie dealu na aktuální objednávce.

Blok součtů ukazuje každou oceněnou úroveň zvlášť. Dokud nepovolíte ruční slevu, zostávajú zľava zákazníka, zľava na riadok a (pokud nakonfigurováno) automatická pravidla.

Ak objednávka pochází z přijaté ponuky alebo vyhraného obchodu, Mokapen môže předvyplnit riadky — overte a upravte pred odoslaniam zákazníkovi alebo synchronizáciou s účtovníctvom.

Přeuspořádání, úprava, smazání řádků

Řádky lzo přetáhnout pre přeuspořádání: pořadí na obrazovce je pořadí, ktoré zákazník uvidí na PDF. Dejte hlavní položky první, pak příslušenství, pak prípadné procentuální zľavy — aby objednávka dobře četla.

Pre úpravu řádku kliknite na ikonu úpravy: znovu se otevře stejné modální okno vytvorenie. Pre smazání ikonu koše. Mokapen u smazání řádku nepožaduje potvrzení (obnovení trvá sekundy), ale u důležitých objednávek stojí za to pravidielně ukládat.

Součty: co vidí zákazník a co iba vy

Blok součtů dole v sekci řádků ukazuje veškerou matematiku objednávky. Položky viditelné zákazníkovi na PDF sú:

• Nietto celkem — součet zdanitelných částek řádků.
• Aplikované zľavy — jedna po druhej, pokud sú různé typy.
• Dane — oddělené podľa sazby DPH.
• Brutto celkem — konečná částka, ktorú zákazník vidí.

Pak sú tři položky, ktoré vidíte iba interně a ktoré se na PDF nikdy neobjeví. Zobrazí se pouze, pokud jste vyplnili jednotkové náklady na řádcích:

• Marže — rozdíl medzi netto cenou a celkovými náklady.
• Marže % — marže vzhledem k predajní ceně.
• Markup % — marže vzhledem k nákladům.

Toto sú vaše interní metriky ziskovosti, užitečné pre rozhodnutí, či ešte môžete snížit cenu pre zatvorenie.

Design dokumentu: PDF šablóny a jak je přizpůsobit

PDF, ktoré zákazník obdrží, se nesestavuje pokaždé od nuly: vychází zo šablóny, ktorá definuje rozvržení, barvy, pozici loga, strukturu tabulky řádků, kam jde podpis. Na záznamu objednávky najdete blok Design s rozevíracím zoznamem pre volbu šablóny.

Systémové šablóny (připravené k použití)

Mokapen obsahuje čtyři výchozí šablóny — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — s různým rozvržením. Liší se umiestením loga (vlevo nahoře, uprostřed, vpravo), stylem tabulky řádků (s alebo bez střídavých řádků, s okraji alebo iba oddělovači), rozvržením bloku odesílatele/príjemcu, pozicí bloku podpisu. Sú už nakonfigurovány a automaticky používají údaje vaší organizácie (logo, barvy, daňová dátumy).

Ak právě začínáte a nemáte čas na přizpůsobení, vyzkoušejte čtyři standardní šablóny se stejnou objednávkou (stačí změnit šablonu a kliknout na Náhled) a vyberte tu, ktorá se vám líbí. Mnoho používaťeľov zostáva u standardních šablon roky bez problémů.

Vlastní šablóny vaší organizácie

Ak máte specifické potřeby — přesné barvy značky, rozvržení vyžadované vaším odvětvím, ďalšie bloky jako záruční podmienky alebo digitální podpis — môžete vytvoriť vlastní šablóny v oblasti Šablóny organizácie (postranní menu). Každá šablóna je konkrétního typu (Objednávka, Ponuka, Faktura…) a definuje strukturu dokumentu s přizpůsobitelnými bloky.

Vlastní šablóna vám umožní:

• Definovat, ktoré bloky zobraziť a jejich pozici (hlavička, odesílatel, príjemcu, tabuľka řádků, podmienky, podpis, právní poznámky).
• Nastavit barvy, písma a styl tabulky v souladu se značkou.
• Přednačítať standardní text v ekonomických podmínkách: pri vytvorenie nové objednávky s touto šablonou se text podmínek automaticky vyplní formulací, ktorú jste připravili (platnost, platební podmienky, regulační reference).

V zoznamu šablon vaší organizácie môžete označit šablonu jako výchozí: bude automaticky navrhována u všech nových objednávek. Užitočné, keď celý predajní tím musí používať stejné rozvržení bez přemýšlení.

Ak zmeníte šablonu existující objednávky (napr. proto, že tento zákazník vyžaduje jiné rozvržení) a uložíte, náhled a stažení použijí nový design — bez dotčení řádků, cen alebo podmínek, ktoré jste už napsali.

Ekonomické podmienky: volný text objednávky

V bloku Dokument najdete editor ekonomických podmínek: oblast bohatého textu (tučné, kurzíva, zoznamy, odkazy, tabulky), kde píšete vše kolem položek a čísel. Platební podmienky («30 dnů od údaje faktury»), platnost ponuky («platná do 31. 3. 2026»), důvěrnostní klauzule, dodací lhůty, záruky, sankce, regulační reference.

Ak nastaviete šablonu s přednačtenými podmienkami, editor se vyplní automaticky pri vytvorenie objednávky — zmeníte iba to, co je potřeba pre konkrétní prípad. Ak šablóna nemá přednačtené podmienky, začínáte od prázdného a píšete volně.

Text podmínek se na PDF objeví pod tabulkou řádků, pred blokem podpisu. Mokapen ho neindexuje ani neanalyzuje: čistý obsah dokumentu, formátování, ktoré vidíte v editoru, je to, co zákazník vidí.

Náhled, stažení a odoslania zákazníkovi

Keď je objednávka připravena — riadky zadané, podmienky napsané, zákazník propolen — je čas ji doručit. Mokapen vám dává tři cesty, od nejjednodušší po nejprofesionálnější.

Náhled: kontrola pred odoslaniam

Tlačidlo Náhled vpravo nahoře na záznamu ukazuje PDF presne tak, jak ho uvidí zákazník, priamo v prohlížeči ve formátu A4. Niegeneruje soubor ku stažení: je to okamžité vykreslení s aktuálními daty a šablonou.

Používejte ho vždy pred odoslaniam. Za dvě sekundy odhalí, co pri pohledu na záznam unikne: názov řádku useknutý kvôli délce, špatně zalomená poznámka, logo umiestené způsobem, ktorý se vám s touto šablonou nelíbí, špatná sazba DPH na řádku. Upravte, uložte, znovu otvorte náhled — opakujte, dokud nejste spokojeni.

Důležité: náhled odráží uložený stav objednávky. Ak jste právě změnili riadky alebo podmienky a neuložili, náhled nemusí ukazovat poslední změny. Uložte a zkuste znovu.

Stažení: PDF alebo Word

Tlačidlo Stáhnout otevře menu se dvěma možnostmi: PDF a Word (docx). PDF je standardní formát doručení — neupraviťelný zákazníkem, profesionální, univerzální. Názov souboru se automaticky sestaví jako NázovOdesílatele - KódObjednávky.pdf (příklad: «Acme s.r.o. - ORD-3-2026.pdf»), takže keď zákazník soubor uloží, najde ho už identifikovaný.

Word slúži ve dvou konkrétních prípadech: keď potrebujete dokument ručně upraviť pred odoslaniam (pridať vlastní odstavec, ktorý nechcete v systému), alebo keď zákazník požaduje upraviťelný formát pre integráciu do většího dokumentu. Poznámka: exportovaný Word je snímek objednávky — změny provedené tam se nevrátí do Mokapen.

Odeslání e-mailem: doručení priamo z objednávky

Tlačidlo Odeslat e-mail otevře modální okno pre odoslania objednávky zákazníkovi bez opuštění Mokapen, s přiloženým PDF.

Příjemce je předvyplněn e-mailem prepojeného kontaktu alebo spoločnosti. Môžete pridať viac príjemcov oddělených středníky — užitečné, keď kontakt chce kopii nákupu alebo účetního. Pole Od navrhuje e-mailové adresy nakonfigurované jako SMTP prepojenia v organizácii: pokud nemáte žiadne, Mokapen použije systémovou adresu (e-mail stále dorazí, ale z generické adresy). Pre profesionální vzhled prepojte aspoň jednu firemní adresu (info@, predaj@, vaši osobní) v e-mailových prepojeniach.

Předmět je předvyplněn textem «Objednávka {kód}» — změňte ho pre něco konkrétnějšího («Náš návrh údržby 2026»). Tělo je nastaveno standardním pozdravem, ale môžete ho kompletně přepsat: vaše poslední obchodné poznámka, reference na rozhovor, ďalšie kroky.

Níže najdete dvě důležité možnosti:

• Přiložit PDF dokument (zapnuto ve výchozím stavu) — vygeneruje PDF objednávky a přiloží ho, takže zákazník má vždy kopii, i keď neklikne na odkaz.
• Obdržet skrytou kopii BCC — pošle skrytou kopii na vaši adresu, užitečné pre sledování presne toho, co jste odeslali a kdy.

Po odoslania se událost zaznamená do časovej osi objednávky (dátum, čas, príjemcovia): i keď se vrátíte o tři týdny později, presne viete, kdy jste ji odeslali.

Synchronizácia s faktúračním softwarem

Mokapen je CRM a obchodné dokument, ne faktúrační software: e-fakturácia, DPH evidence a deník zostávajú v účtovníctvo (Fatture in Cloud, ERP, účetní). U objednávek je synchronizácia kľúčovým krokem — zde se údaje stávají fakturovatelnými bez opětovného zadávání.

Niejzralejší integrácie je s Fatture in Cloud: podrobnosti v vyhrazené příručce Fatture in Cloud. Prepojeniam účtu FIC proudí záznamy zákazníků, katalóg produktů/služeb a objednávky s riadky z Mokapen do Fatture in Cloud, kde se stanou e-faktúrami. Smer je konfigurovatelný (iba export, alebo obousměrně).

Na objednávce záložka Synchronizácia ukazuje stav: synchronizováno, poslední úspěšná operace, prípadné chyby. Po změnách řádků alebo částek v Mokapen môže byť pred vystavením faktury účtovníctvom potřeba nová synchronizácia.

Záznamy sú spárovány medzi systémy s DIČ a daňovým kódem proti duplicitám. Mapovanie DPH a filtre synchronizácia sú konfigurovatelné na organizácii v Integracích.

Typický tok: přijatá ponuka → objednávka v Mokapen → synchronizácia objednávky do FIC → e-faktúra z účtovníctvo. Mokapen řídí CRM a dokument objednávky; fiskální shoda zostáva na prepojeném účetním systému.

Vytvorenie objednávky

Existují tři způsoby, jak začať, a volba mení, kolik práce uděláte.

• Z přijaté ponuky (doporučeno, pokud existuje) — z ponuky se stavom Přijatá, automatizácie pipeline alebo tlačidlo + Vytvoriť a propojit → Objednávka. Položky, zákazník, částky a podmienky se zkopírují; objednávka se narodí už prepojená se zdrojovou nabídkou. Viz příručka Ponuky pre tok přijetí.
• Z vyhraného obchodu — zo záznamu obchodu, + Vytvoriť a propojit → Objednávka. Zákazník a obchodné údaje se předvyplní; pridajte alebo overte riadky.
• Přímý režim — zo stránky Objednávky kliknite na + Objednávka vpravo nahoře. Pre už dohodnuté predaje bez formální ponuky alebo opakující se objednávky. Vytvořte záznam zákazníka za běhu, ak je potřeba.

Ve všech prípadech je provozní sekvence rovnaká:

1. Dejte jí jasný názov: «Objednávka údržby 2026 — Acme s.r.o.» je lepší než «Objednávka Acme».
2. Overte príjemcu a odesílatele.
3. Zvoľte šablonu dokumentu (typ Objednávka) alebo nechte výchozí.
4. Pridajte alebo overte riadky: hlavní položky první, pak příslušenství, pak procentuální zľavy.
5. Napište ekonomické podmienky alebo opravte text přednačtený zo šablóny.
6. Nastavte vlastníka, dátum objednávky a počáteční stav pipeline.
7. Uložte. Mokapen přiřadí kód ORD-N-ROK, pokud jste ho nenastavili, vypočítá součty a objednávka je připravena.

Kliknite na Náhled, pak Odeslat e-mail, Stáhnout PDF alebo spustite synchronizáciu s účtovníctvom — podľa ďalšieho kroku ve vašem procesu.

Vše nemusí byť dokonalé pri prvním uložení: môžete se vrátit a upraviť riadky, ceny a text. Po synchronizáciu s Fatture in Cloud mohou změny v Mokapen vyžadovat novou synchronizáciu.

Úprava objednávky

Změny objednávky se provádějí třemi různými způsoby podľa toho, co potrebujete změnit a u kolika záznamů.

Přímá úprava na záznamu

Otvorte záznam objednávky (z Kanbanu alebo Zoznamu) a upravujte tam, kde je potřeba: kliknite na názov pre přejmenování, ikonu tužky vedle polí pre opravu, přidávejte/odebírejte riadky, přepisujte podmienky. Na bočním panelu se pole ukládají automaticky jedno po druhejm pri opuštění fokusu. Na celé stránce musíte kliknout Uložiť, keď dokončíte blok, na ktorém pracovali.

Poznámka: pokud meníte riadky alebo texty podmínek, nezapomeňte nejdříve uložiť pred generováním náhledu alebo odoslaniam — jinak je odoslané PDF stále predchádzajúce verze.

Posun stavu z Kanbanu

Ak je jediná věc ku změně fázo objednávky (přesunuto k plnění, fakturováno, dodávka dokončena), ani neotevírejte záznam: přetáhněte kartu v Kanbanu z jednoho stĺpce do druhejho. Stav se aktualizuje okamžitě. Niejefektivnější způsob řízení plnění počas provozních schôdzok alebo ranního kolečka otevřených zakázek.

Jedno omezení: «terminální» stavy — ty na 100 % (jako Vyřízeno) alebo 0 % (Zrušeno) — mohou změnit na jiné stavy iba používaťelia s rolí člena v organizácii. Ochrana proti tomu, aby externí spolupracovnéci «znovu otvárali» už uzavřené objednávky.

Hromadná úprava zo zobrazenie Zoznam

Keď potrebujete změnit něco u mnoha objednávek — přeřadit všetky obchodnéka, ktorý odešel, pridať štítek dávce letních objednávek, posunout stav u dávky — přepněte na zobrazenie Zoznam, filtrujte pre nalezení správných objednávek, vyberte zaškrtávacími políčky a kliknite na Upraviť v akční liště, ktorá se objeví nahoře.

Modální okno hromadné úpravy ukazuje iba pole, ktorá dávají smysl hromadně: vlastník, stav, štítky, jednoduchá vlastní pole. Niemôžete hromadně upravovat riadky alebo texty — ty sú zo své podstaty specifické pre jednu objednávku. Potvrďte a zmena se aplikuje na všetky výběry.

Ďalšie hromadné akcie ve stejné liště sú Klonovat, Archivovat a Odstrániť — viz vyhrazené sekce.

Smazání objednávky

Mažte objednávky vytvořené omylem alebo testovací duplicity. Preferujte Archivaci, pokud má objednávka užitečnou historii (odeslaná, vyřízená alebo synchronizovaná, prepojenia se zákazníkem alebo obchodem) a nechcete ztratit stopu na kontakte alebo spoločnosti.

Jednotlivé smazání

1. Otvorte záznam → Možnosti (tři tečky) → Odstrániť (červená položka).
2. Potvrďte v modálním okně.

S Advanced Premium objednávka jde do koše (stránka Objednávky → Akcie → Koš objednávek). Odtud môžete Obnovit alebo Odstrániť trvale. Ak otvorte objednávku už v koši, objavia sa banner Obnovit / Odstrániť trvale.

Na plánu Free (bez Advanced Premium) je smazání obecně trvalé hned po potvrzení, bez koše — skontrolujte oprávnenia vaší organizácie.

Hromadné smazání

1. Zobrazení Zoznam → vyberte → Odstrániť (červené tlačidlo) → potvrďte.

Zvažte dopad na synchronizáciu a faktúraci už zahájenou pred trvalým smazáním.

Archivace objednávky

Objednávka nie je jako úloha, ktorý «dokončíte» a zmizí. I keď je zakázka hotová — vyřízená, fakturovaná, zrušená — záznam zostáva užitečný: je to obchodné história zákazníka a je v pořádku ji najít v prepojeniach na jeho záznamu, v ročních reportoch, v analýzách minulých objednávek. Archivace dělá presne toto: přesune objednávku z aktívnach zobrazenie (Kanban a Zoznam ji už neukazují), ale zachová ji nedotčenou. Stále se objeví na prepojeném záznamu zákazníka a v historických reportoch a môžete ji kdykoli konzultovať z Objednávky → Akcie → Archiv objednávek.

Jednotlivá archivace

1. Otvorte záznam → Možnosti → Archivovat.
2. Potvrďte v modálním okně.

Pre znovuotvorenia (zákazník zavolá o měsíce později a chcete pokračovat odtud): najděte ji v archivu, otvorte záznam, Možnosti → Obnovit, a vrátí se do aktívnaho Kanbanu ve stavu, ktorý měla pred archivací.

Hromadná archivace

1. Zobrazení Zoznam → vyberte → Archivovat v hromadné liště → potvrďte.

Kdy archivovat a kdy odstrániť? Praktické pravidlo: archivujte, pokud objednávka skutečně proběhla (odeslali jste ji, probíhala jednání, má historickou hodnotu), mažte, pokud ide o chybu (vytvořena omylem, duplicita, test). Niearchivujte pre «úklid»: Kanban s filtre vám už dává veškerý úklid, ktorý potrebujete, a staré, ale dobré objednávky sú přidanou hodnotou na záznamu zákazníka.

Klonování objednávky

Ak máte šablonovou objednávku, ktorú často znovu používate — stejnou strukturu řádků s malými variacemi pre jiného zákazníka — nevytvářejte ji pokaždé od nuly: naklonujte ji. Klonovaná objednávka zachová všetky riadky, podmienky, šablonu a vybrané prílohy; zmeníte príjemcu zákazníka a upraviete ceny, ak je potřeba.

Jednotlivé klonování

1. Otvorte záznam → Možnosti (tři tečky) → Klonovat.
2. V modálním okně zvoľte zaškrtávacími políčky, co přenést do kopie: riadky (vždy) a volitelně prílohy, prepojenia, komentáre, historii časovej osi. Ak pracujete ve viac organizáciích se stejným účtem, môžete objednávku naklonovat do jiné organizácie.
3. Potvrďte.

Mokapen vytvorí novou objednávku s příponou v názvu pre odlišení od originálu. Dostane nový kód (pořadové číslo aktuálního roku) a nie je prepojena s pôvodním zákazníkem — nastaviete správného príjemcu. Originál zostane nezměněn: klonování je kopie, ne přesun.

Hromadné klonování

1. Zobrazení Zoznam → vyberte zaškrtávacími políčky → Klonovat v hromadné liště → zvoľte možnosti jednou pre všetky → potvrďte.

Z ponuky alebo vyhraného obchodu

Většina objednávek pochází z něčeho, co se už stalo výše v toku — přijaté ponuky alebo vyhraného obchodu. Mokapen se vyhýbá opětovnému zadávání položek a dat zákazníka v těchto krocích.

Existují dvě hlavní cesty:

• Z přijaté ponuky — keď zákazník přijme (online cez OTP, ručně alebo s automatizací pipeline na 100 %), Mokapen nabídne vytvorenie prepojené objednávky se stejnými položkami, částkami a podmienkami. Potvrďte modální okno a za sekundy máte objednávku s kódem ORD-N-ROK, prepojenou s nabídkou v Prepojeniach. Ponuka zostáva v systému: zo záznamu zákazníka vidíte «ponuka odeslaná v březnu, přijata v dubnu, objednávka vystavena v dubnu». Podrobnosti o toku ponuky v příručce Ponuky.
• Z vyhraného obchodu — zo záznamu obchodu, + Vytvoriť a propojit → Objednávka. Zákazník, kontakt a obchodné údaje se předvyplní; pridajte alebo overte riadky. Obousměrné prepojenia zostáva sledované pre reporty a audit.

V obou prípadech vždy overte riadky, ceny a podmienky pred odoslaniam zákazníkovi alebo synchronizáciou: ponuka mohla byť v jednání až do poslední chvíle a objednávka je definitivní dokument.

Související sekce

Objednávka nežije izolovaně: ďalšie oblasti Mokapen ji obklopují a stojí za znalost pre skutečné používání.

• Prepojenia — prepojte objednávku s obchody, zdrojovou nabídkou, projekty, následnými úlohy, tickety podpory, ďalšiemi súvisiacemi objednávkami. Každé prepojenia je obousměrné (z objednávky vidíte úloha, z úlohau vidíte objednávku). Keď otvorte záznam zákazníka o šest měsíců později, na první pohled rekonstruujete vše, co se stalo.
• Súbory — připojte k objednávce specifikace, technické specifikace, návrhy smluv, screenshoty, ktoré zákazník poslal. Zůstávají na záznamu objednávky a sú dohledatelné vyhľadávaniem souborů organizácie.
• Aktualizácie — časová os (alebo log aktivit) je plná história všeho, co se s objednávkou stalo: kdy vytvořena, kdo co a kdy změnil, každý odeslaný e-mail (s príjemcovia), každé odoslania dokumentu a synchronizácia (s IP a datem). Forenzně užitečné: ak je diskuse o «co jsme řekli», časová os dá odpověď s daty.
• Štítky — volná klasifikace pre rychlé filtrování a vyhľadávanie: «Enterprise», «Obnova», «K relaunchi», «Složité», jakákoli taxonomie, ktorá vám dává smysl. Filtre stránky Objednávky velmi dobře fungují se štítky.

Nastavenia objednávek

Nastavenia sú v Nastavenia → Predaj → Objednávky. S aplikací Objednávky a «vhodným plánem Premium» je mohou spravovat Členové (a výše) — ne iba Vlastníci. Dostupné karty:

• Pipeline a stavy — viz níže.
• Pole a Zoznam a stĺpce — v UI označeno brzy k dispozícii (zatím nekonfigurovatelné z tohoto centra).
• Sleva — automatická pravidla pre množství a celkovou netto částku (+ kaskáda se zákazníkem/řádkem/ruční).
• Doprava — geografické zóny (pevná alebo podľa hmotnosti, doprava zdarma). Bez zón zostávajú náklady na dopravu u objednávky ruční.

Stĺpce zobrazenie Zoznam lzo stále přizpůsobit z menu Akcie Zoznamu, kde to produkt umožňuje; vlastní pole organizácie zostávajú v globální oblasti nastavenia polí/entit, ne na týchto kartách «brzy k dispozícii».

Pipeline a stavy objednávek

Pipeline objednávek modeluje provozní plnění, ne obchodné jednání (to zostáva u nabídek). Ve výchozím stavu Mokapen navrhuje sedm stavů:

• Nová objednávka (20 %) — právě vytvořena, čeká na převzetí.
• Převzato k řešení (40 %) — někdo z tímu pracuje na plnění.
• K faktúraci (60 %) — připraveno k předání účtovníctvo.
• Fakturováno (80 %) — faktúra vystavena (alebo synchronizácia s účtovníctvom dokončena).
• Vyřízeno (100 %) — zakázka úspěšně uzavřena.
• Pozastaveno (0 %) — dočasná pauza.
• Zrušeno (0 %) — objednávka neprobíhá.

Procenta («postup») napájí lištu na kartách Kanbanu a reporty. Přizpůsobte stavy, pořadí sloupců a postup v Nastavenia → Predaj → Objednávky → Pipeline a stavy. Viac pipeline a omezení na tím fungují jako u nabídek.

Mimo oblast objednávek, ale důležité pre její správné fungování, sú dvě ďalšie konfigurace:

• Sazby daní (Nastavenia → Predaj → Dane) — pokud jste nenastavili aspoň jednu, riadky nelzo vytvářet.
• Šablóny dokumentů (menu Šablóny organizácie) — kde přizpůsobíte PDF šablóny, o ktorých jsme hovořili v sekci «Design dokumentu».

Reporty objednávek

Kanban a Zoznam slúži pre prácu na jednotlivých objednávkách; pre pochopení celkového výkonu — kolik objednávek jste udělali ve čtvrtletí, kdo je nejlepší obchodnék, ktoré produkty nejčastěji končí v objednávkách, trend vyřízených a fakturovaných objednávek — existují vyhrazené reporty, prístupné zo stránky Reporty objednávek (vyžaduje plán Premium).

Dostupné reporty pokrývají nejužitečnější analytická zobrazenie v predajním cyklu:

• Rozložení podľa stavu — kolik objednávek je v každé fázi pipeline: nezbytné pre odhalení úzkých míst.
• Rozložení podľa pipeline — pokud používate viac než jednu, uvidíte, jak se práce rozděluje medzi kanály.
• Výkon podľa vlastníka — počet objednávek a ekonomický objem na obchodnéka.
• Niejčastěji objednávané položky — ktoré produkty/služby nejčastěji končí v objednávkách. Zlatý důl pre pochopení, co trh skutečně požaduje.
• Objednávky na zákazníka — koho jste pokryli a za jakou hodnotu.
• Ekonomické objemy podľa obdobia — měsíční, čtvrtletní, roční trend.
• Marže a markup — ziskovost objednávek. Funguje pouze, pokud jste vyplnili jednotkové náklady na řádcích: bez nákladů report zostane prázdný.

Jako všude v Mokapen reporty respektují oprávnenia organizácie: každý používaťeľ vidí iba záznamy, ku ktorým má prístup podľa role. Obchodnék automaticky nevidí objednávky kolegů, pokud to oprávnenia neumožňují — užitečné pre tímy s interní konkurencí alebo citlivými daty.