Sprievodca Mokapenom

Microsoft Outlook Contacts

Prepojte adresář Microsoft Outlook Contacts s kontakty vaší organizácie v Mokapenu. Importujte zákazníky a leady už v Outlook, udržujte údaje v souladu alebo exportujte kontakty vytvořené v CRM do Outlook — podľa pravidiel, ktorá zvolíte.

Obecný prehľad: Integrácie.

Požiadavky

• Microsoft účet s adresářem kontaktů.
• Oprávnenia autorizovat Mokapen ku čtení a zápisu kontaktů v Outlook.
• Oprávnenia Mokapen ku kontaktům v org (viz Role a oprávnenia).

Pripojenie Outlook Contacts

1. Používateľské menu → Integrácie → Microsoft Outlook Contacts.
2. Kliknite na Synchronizovať Microsoft Outlook Contacts.
3. Zvoľte Microsoft účet (môže se lišit od e-mailu Mokapen).
4. Přijměte oprávnenia pre adresář kontaktů.
5. Vraťte se do Mokapenu: overte Připojený účet a nastavte možnosti níže.

Ak nepřijmete, žiadne kontakty se neimportují ani neexportují. Stránka zostane bez aktívna synchronizácia.

Co Mokapen žádá od Microsoft

Profil (jméno, e-mail) a plný prístup k adresáři kontaktů: čtení existujících kontaktů, vytváření nových, jejich aktualizácie. Vyžadováno pre obousměrnou synchronizáciu alebo hromadný import.

Nastavenia ku konfiguraci

Smer synchronizácia

• Iba do Mokapenu — Outlook → CRM.
• Iba do Outlook — CRM → Outlook.
• Oba — sladění oběma směry.

Pri sdíleném pripojení v určitých režimech môže Mokapen směr omezit: řiďte se tím, co vidíte na stránke.

Zoznamy kontaktů

• Hlavní zoznam — ve výchozím stavu «Contacts» (neupraviťelné: Microsoft API nezprístupňuje jiný hlavní zoznam).
• Ostatní zoznamy — ďalšie složky alebo zoznamy kontaktů vytvořené v Outlook; vyberte ty, ktoré zahrnout do synchronizácia.

Viditelnost

• Všichni členovia — importované kontakty viditelné v org (sdílené CRM).
• Iba já — importovaný adresář omezen na váš prístup (osobní kontakty).

Duplicity a konflikty

• Porovnání e-mailů — u Outlook Contacts je vždy aktívna (políčko nelzo vypnout): zabrání vytvorenie druhejho kontaktu, ak e-mail už v Mokapenu existuje.
• Řešení konfliktov — keď se údaje líšia, zvoľte, či má přednost Mokapen alebo Outlook Contacts.

Mapovanie polí

Prepojte Outlook pole (jméno, telefón, adresa…) se sloupci Mokapen. Primární e-mail zostane v poli e-mail kontaktu.

Každý stĺpec Mokapen lzo použít iba jednou: nepřiřazujte stejné pole Mokapen dvěma různým Outlook sloupcům.

Automatická alebo ruční synchronizácia

Zvoľte, či synchronizácia běží automaticky pri změně dat, alebo iba po kliknutia na Synchronizovať (ruční synchronizácia).

Sdílení synchronizácia

S vhodným plánem Premium mohou ostatní členovia používať vaše pripojení bez nového prihlásenie k Microsoft.

Povinná autorizace

Zaškrtnite «Autorizuji Mokapen vytvoriť kopii…» — bez tohoto políčka zůstanou tlačítka Uložiť a Synchronizovať neaktívna.

Poté kliknite na Synchronizovať. Synchronizácia môže u velkých adresářů trvat dlouho.

Chování v Mokapenu

• Ze zoznamu kontaktů môžete synchronizáciu znovu spustit z menu (pokud máte oprávnenia).
• Pri aktívnam exportu môže vytvorenie alebo úprava kontaktu v Mokapenu aktualizovat Outlook.
• Pri slučování duplicit v adresári môže Mokapen aktualizovat alebo odstranit kontakt v Outlook — nejdříve testujte na vzorkových datech.

Časté problémy

• Příliš mnoho duplicit — zapnite porovnanie e-mailů; po prvním importu použite nástroj Duplicity.
• Synchronizácia blokována — overte zaškrtávací políčko autorizace; odpojte a znova pripojte.
• Kontakty neviditelné pre tím — viditeľnosť «iba já» alebo oprávnenia rolí.

Odpojenie

Kliknite na Odpojiť: otevře se potvrzovací okno se sekcí Ponechať. Tam rozhodnete, co udělat s daty už importovanými do Mokapenu touto synchronizáciou.

Možnosti v Mokapenu (zaškrtnutá políčka = ponechať, výchozí):

• Kontakty — pokud políčko necháte zaškrtnuté, kontakty importované z Outlook zůstanou v Mokapenu, ale už sa nesynchronizujú. Ak ho zrušíte, Mokapen odstraní z org kontakty vázané na tuto integráciu Outlook Contacts.
• Spoločnosti — rovnaká logika pre záznamy spoločnosťí importované synchronizáciou (ponechať alebo odstranit z Mokapenu).

V obou prípadech odpojenie automaticky nesmaže kontakty v Outlook Contacts: zůstanou v Outlook adresáři, ak je tam nesmažete.

Po volbě zadajte potvrzovací slovo a potvrďte Odpojiť. Odstranění mnoha kontaktů môže trvat několik minut.

Viac informací: Příručka Kontakty.