Sprievodca Mokapenom

Príručka k míľnikom

Míľnik je splátka dokumentu: časť sumy, s dátumom a so stavom. Používate ho, keď zákazník neplatí všetko naraz — záloha pri podpise, stavy postupu, doplatok pri odovzdaní — a chcete vidieť, dokument po dokumente a na jednej nástenke, čo ešte zostáva inkasovať a čo je už uzavreté.

Blok sa volá Míľniky a je na karte ponuky, objednávky a faktúry. Funguje rovnako na všetkých troch dokumentoch. Nie je to druhý cenník a nezaznamenáva inkaso: je to plán, podľa ktorého ste si dohodli termíny.

Kde stojí v každodennej práci

Položky dokumentu hovoria čo predávate a koľko to stojí spolu. Míľniky hovoria kedy sa tá suma delí. Ponuka na 12 000 € môže zostať jedinou položkou «Projekt webu» a pod ňou tri míľniky: 30% pri potvrdení, 40% pri odovzdaní návrhu, 30% pri spustení.

Plán žije na dokumente, takže ho vidíte, keď otvoríte tú kartu. Ak ráno chcete vedieť «ktoré splátky spadajú do tohto týždňa, na všetkých ponukách», otvoríte nástenku Míľniky zo stránky Ponuky, Objednávky alebo Faktúry. Každá karta je splátka, nie celý dokument. Kliknutie na kartu znova otvorí ponuku, objednávku alebo faktúru, ku ktorej patrí.

Keď zákazník prijme a ponuku prevediete na objednávku, míľniky prejdú na objednávku spolu s položkami. Na faktúre ich píšete znova: prechod objednávka → faktúra ich sám neskopíruje. Platby faktúry ostávajú niečo iné: tam zapisujete peniaze, ktoré naozaj prišli.

Príklady použitia

• Poradenstvo po stavoch postupu: ponuka na 10 000 € v percentách. Riadok 1 na 30% s vypršaním platnosti pri podpise a poznámkou «Záloha». Riadok 2 na 40% «Odovzdanie návrhu». Riadok 3 na 30% «Doplatok». Zostatok dole musí dôjsť na 0%: pokryli ste celý dokument.
• Dodávka s pevnými sumami: objednávka na 8 400 €, režim Suma. 2 500 € pri objednávke, 3 400 € keď je tovar pripravený, 2 500 € pri inštalácii. Hodí sa, keď zmluva hovorí o sumách a nie o percentách, alebo keď je splátka okrúhla záloha, ktorá nesadne presne na 30%.
• Paušál alebo rozloženie: dvanásť riadkov s rovnakou sumou, vypršanie platnosti na deň 1 každého mesiaca, poznámka «Splátka 1» … «Splátka 12». Na nástenke ich vidíte prichádzať do stĺpca Čoskoro splatné, ako sa blížia.
• Obchodná upomienka: neotvárate dokumenty jeden po druhom. Zo stránky Ponuky (alebo Objednávky, alebo Faktúry) stlačíte Míľniky. Stĺpec Platnosť vypršala je to, čo sa malo inkasovať a ešte nie je označené ako hotové. Stĺpec Čoskoro splatné je týždeň, ktorý prichádza.
• Z ponuky na objednávku: plán pripravíte už v ponuke, aby zákazník videl termíny v rokovaní. Pri prijatí vznikne objednávka s rovnakými splátkami, rovnakými dátumami a rovnakými poznámkami. Na objednávke aktualizujete len pole štátu, z Plánované na Hotovo, keď je splátka uzavretá.

Blok Míľniky na karte

Otvorte ponuku, objednávku alebo faktúru. Dole na karte nájdete kartu Míľniky, s počtom riadkov. Ak je prázdna, čítate «Nie sú žiadne míľniky». Tlačidlo Pridať vloží riadok.

Každý riadok má štyri stĺpce a poznámku pod nimi:

• # — číslo riadku (1, 2, 3). Nie je to voľný názov: meno splátky píšete do poľa Poznámka («Záloha pri podpise», «Etapa stavby», «Doplatok»). Poznámka má až 255 znakov, s počítadlom vpravo.
• Percento alebo Suma — koľko táto splátka stojí. Voľba je jedna pre celý dokument, dvoma tlačidlami hore v bloku. Na tej istej karte nemôžete miešať riadok v percentách a riadok v eurách.
• Vypršanie platnosti — deň, keď je tá splátka očakávaná. Môžete ho nechať prázdny: splátka zostane v pláne, ale na nástenke skončí medzi plánovanými, nie medzi termínmi.
• štátu — len dve hodnoty: Plánované a Hotovo. «Čoskoro splatné» a «Platnosť vypršala» sa tu nevyberajú: nástenka ich spočíta z dátumu.

Kôš vpravo riadok zmaže. Vpravo dole vám Zostáva povie, koľko dokumentu ešte nie je priradené k splátke: v percentách, ak pracujete v percentách, sumou, ak pracujete sumou.

Súčet splátok nemôže presiahnuť dokument. Ak v percentách prekročíte 100%, pole sa zastaví na maxime, ktoré ešte zostáva. Ak sumou prekročíte súčet dokumentu, zastaví sa rovnako. Zostatok môžete nechať: plán na 70% je platný, zvyšných 30% jednoducho ešte nemá vypršanie platnosti.

Prázdny riadok — bez hodnoty, bez dátumu a bez poznámky — sa neukladá. Ostatné áno, spolu s dokumentom, keď kartu uložíte.

Percento alebo Suma

Takmer vždy začínate od Percento. Napíšete 30, 40, 30 a plán zostane správny aj keď sa pri rokovaní súčet ponuky pohne: percentá zostanú, ekvivalent v eurách sa prepočíta na nový súčet. Je to prípad poradenstva a každej ponuky, ktorej sa ešte môže zmeniť cena.

Prejdite na Suma, keď zmluva hovorí o okrúhlych sumách, alebo keď splátka nie je čisté percento súčtu. Na tlačidle Suma Mokapen ukazuje eurá už vypočítané z percent a zo súčtu dokumentu. Ak v tomto režime uložíte, od tej chvíle si dokument pamätá sumy, nie percentá.

Opačný prechod funguje rovnako: zo sumy na percento je percento suma delená súčtom dokumentu. Hodí sa to urobiť, keď je súčet už konečný. Ak je súčet ešte nula, najprv vyplňte položky: bez sumy dokumentu nemá režim Suma strop, o ktorý by sa oprel.

Režim patrí dokumentu, nie jednotlivému riadku. Ponuka v percentách a objednávka v sume môžu byť vedľa seba: sú to dve rôzne karty. Keď kopírujete ponuku na objednávku, režim ide spolu s riadkami.

Vypršanie platnosti a štátu

Na karte rozhodujete o dvoch veciach: o dátume a o tom, či je splátka ešte Plánované, alebo už Hotovo. Zvyšok robí nástenka, zakaždým keď ju otvoríte, bez tretieho stavu na nastavenie.

• Hotovo — označili ste splátku ako uzavretú. Zostane v stĺpci Hotovo aj keď je dátum v minulosti. Je to správny spôsob, ako povedať «túto splátku už neupomíname».
• Platnosť vypršala — je ešte plánovaná a vypršanie platnosti je pred dneškom. Nevyberáte ju zo zoznamu: spadne tam sama.
• Čoskoro splatné — je ešte plánovaná a vypršanie platnosti padne do nasledujúcich 7 dní, vrátane dnes.
• Plánované — žiadny dátum, alebo dátum ďalej než 7 dní.

Príklad. Dnes je 20. októbra. Splátka plánovaná na 18. októbra je v Platnosť vypršala. Splátka na 25. októbra je Čoskoro splatné. Splátka na 15. novembra je Plánované. Tá istá splátka z 18. októbra, ak ju prepnete na Hotovo, vyjde z vypršaných a ide do Hotovo: dátum zostane, pole štátu vyhrá nad dátumom.

Nástenka Míľniky

Na stránke ponúk, objednávok a faktúr — v zozname aj v Kanban — je hore tlačidlo Míľniky, s ikonou vlajky. Otvorí tabuľu so štyrmi stĺpcami: Plánované, Čoskoro splatné, Platnosť vypršala, Hotovo. Sú to tri samostatné nástenky: tá ponúk nemieša objednávky a tá faktúr nemieša ponuky.

Každá karta ukazuje číslo splátky, kód a názov dokumentu, percento alebo sumu, vypršanie platnosti (načerveno, ak už prešlo, naoranžovo, ak je čoskoro splatné), zákazníka a poznámku. Kliknutie otvorí kartu dokumentu, kde v pokoji upravíte hodnotu, dátum a poznámku.

Kartu môžete aj potiahnuť z jedného stĺpca do druhého. Potiahnutie nie je len výmena štítku: prepíše pole štátu a v troch prípadoch zo štyroch aj dátum. Oplatí sa to vedieť, kým kartu posuniete počas schôdzky.

• Smerom na Hotovo — pole štátu prejde na Hotovo. Vypršanie platnosti, ktoré ste napísali, zostane aké bolo.
• Smerom na Platnosť vypršala — pole štátu sa vráti na Plánované a vypršanie platnosti sa stane včera. Použite to len vtedy, keď splátku naozaj chcete natlačiť medzi vypršané.
• Smerom na Čoskoro splatné — pole štátu sa vráti na Plánované a vypršanie platnosti sa stane o 3 dni.
• Smerom na Plánované — pole štátu sa vráti na Plánované a vypršanie platnosti sa odoberie. Splátka už nemá dátum.

Ak je správny dátum ten dohodnutý so zákazníkom, neťahajte kartu, aby ste ju «dali do poriadku»: otvorte dokument a zmeňte pole štátu na Hotovo, alebo opravte vypršanie platnosti ručne. Ťahanie sa hodí na uzavretie splátky (smerom na Hotovo sa dátum nesiahne) a pri zvyšných troch stĺpcoch sa má používať opatrne.

Z ponuky na objednávku a potom na faktúru

Keď z ponuky vytvoríte objednávku, Mokapen skopíruje míľniky: číslo, percento alebo sumu, vypršanie platnosti, pole štátu a poznámku. Nájdete ich už vyplnené na karte novej objednávky, v tom istom režime (percento alebo suma) ako ponuka. Odtiaľ ich aktualizujete bez prepisovania: označíte Hotovo splátku zálohy v deň, keď príde, posuniete vypršanie platnosti, ak sa stavba oneskorí.

Faktúra nedostane míľniky objednávky automaticky. Ak chcete ten istý plán aj tam, otvorte faktúru a zložte riadky znova. Dáva to zmysel, keď faktúra pokrýva celú objednávku. Menej to dáva zmysel, keď fakturujete jednu splátku: vtedy je užitočný míľnik jeden, so sumou a vypršaním platnosti toho vystavenia, a ostatné zostanú na objednávke.

Pole štátu Hotovo nevytvorí platbu a nevystaví faktúru. Je to značka na pláne. Skutočné inkaso sa zapisuje do Platby faktúry; daňový doklad vzniká tokom faktúry, nie potiahnutím karty.

Čím nie sú

Nie sú to míľniky z Ganttu projektu. Tie merajú fázy práce (začiatok, odovzdanie, prebierka). Tieto merajú splátky predajného dokumentu. Projekt môže mať jedny a objednávka druhé, bez toho, aby sa synchronizovali.

Nie sú to Platby na faktúre. Míľnik Hotovo znamená «táto splátka plánu je pre nás uzavretá». Platba znamená «tieto peniaze prišli». Môžete mať plán celý označený ako hotový a platby ešte na zápis, alebo naopak.

Nie sú položkou tovaru a nenahrádzajú ekonomické podmienky PDF. Text «30% pri objednávke, doplatok do 30 dní», ktorý chcete dať prečítať zákazníkovi, ostáva v podmienkach dokumentu. Míľniky sú vnútorný nástroj, aby ste na tie dátumy nezabudli.

Časté otázky

Môžem splátke dať meno, napríklad «Záloha»?

Áno, do poľa Poznámka. Stĺpec # je len poradové číslo riadku. Na nástenke čítate poznámku pod názvom dokumentu.

Musím sa dostať nutne na 100%?

Nie. Zostatok môže zostať. Nemôžete ísť cez 100% ani cez sumu dokumentu: pole sa zablokuje na maxime, ktoré je ešte voľné.

Zmenil som súčet ponuky. Splátky sa aktualizujú?

Ak je dokument v Percento, percentá zostanú a ekvivalent v eurách ide za novým súčtom. Ak je v Suma, zostanú sumy, ktoré ste napísali: nižší súčet vás môže dostať nad limit a pole vás vráti dovnútra nového stropu, len čo naň znova siahnete.

Prečo sa splátka bez dátumu neobjaví medzi termínmi?

Pretože «čoskoro splatné» a «platnosť vypršala» existujú len vtedy, keď je dátum. Bez dátumu je splátka v Plánované. Dajte vypršanie platnosti na kartu, ak ju chcete vidieť prichádzať na nástenke.

Potiahol som kartu na Plánované a dátum zmizol.

Tak sa správa ten stĺpec: návrat doň odoberie vypršanie platnosti. Otvorte dokument znova a dátum vráťte. Aby ste uzavreli splátku bez siahnutia na dohodnutý deň, potiahnite ju na Hotovo alebo nastavte Hotovo z poľa štátu na karte.

Splátka je v minulosti, ale už som ju uzavrel. Prečo nie je v Platnosť vypršala?

Pretože pole štátu je Hotovo. Hotovo je pred dátumom: karta stojí v stĺpci Hotovo aj keď deň minul. To chcete, ak sa splátka už nemá upomínať.

Vytváram objednávku z ponuky. Musím splátky prepísať?

Nie. Percento alebo suma, dátumy, pole štátu a poznámky prejdú na objednávku. Skontrolujte ich znova len vtedy, ak ste pri prechode zmenili súčet a pracovali ste pevnou sumou.

A keď vytvorím faktúru z objednávky?

Míľniky sa nekopírujú. Ak ich potrebujete aj na faktúre, pridáte ich tam. Platby zapísané na faktúre ostávajú nezávislé od tohto plánu.

Dostanú sa míľniky na PDF, ktoré posielam zákazníkovi?

Nie. Ostávajú na karte a na nástenke. Ak má zákazník termíny čítať, napíšte ich do podmienok dokumentu.

Vidím míľniky ponúk, objednávok a faktúr spolu?

Nie. Tlačidlo Míľniky na stránke Ponuky ukazuje len splátky ponúk. To isté pre Objednávky a pre Faktúry. Tri plány, tri nástenky.