Mokapenguiden

Milstolparguide

En milstolpe är en delbetalning i dokumentet: en del av beloppet, med en Utgång och ett Ange. Du använder den när kunden inte betalar allt på en gång — handpenning vid signering, etappbetalningar, slutlikvid vid leverans — och du vill se, dokument för dokument och på en enda tavla, vad som fortfarande ska drivas in och vad som redan är stängt.

Blocket heter Milstolpar och ligger på kortet för offerten, beställningen och fakturan. Det fungerar på samma sätt på de tre dokumenten. Det är ingen andra prislista och det registrerar inte inbetalningen: det är planen du har kommit överens om tiderna i.

Var den sitter i det dagliga arbetet

Dokumentets artiklar säger vad du säljer och hur mycket det är värt totalt. Milstolparna säger när den summan delas. En offert på 12.000 € kan förbli en enda rad «Webbplatsprojekt» och, under den, tre milstolpar: 30% vid bekräftelse, 40% vid leverans av utkastet, 30% vid driftsättning.

Planen bor på dokumentet, så du ser den när du öppnar det kortet. Om du i stället på morgonen vill veta «vilka delbetalningar förfaller den här veckan, på alla offerter», öppnar du tavlan Milstolpar från sidan Offerter, Beställningar eller Fakturor. Varje tavlekort är en delbetalning, inte hela dokumentet. Ett klick på tavlekortet öppnar på nytt offerten, beställningen eller fakturan som den hör till.

När kunden accepterar och du omvandlar offerten till beställning följer milstolparna med till beställningen tillsammans med raderna. På fakturan skriver du dem på nytt: steget beställning → faktura kopierar dem inte av sig självt. Fakturans Betalningar är en annan sak: där markerar du pengarna som verkligen har kommit in.

Användningsfall

• Konsultuppdrag i etapper: offert på 10.000 € i procentsats. Rad 1 på 30% med Utgång vid signering och Notera «Handpenning». Rad 2 på 40% «Leverans av utkast». Rad 3 på 30% «Slutlikvid». Återstår längst ner ska komma till 0%: du har täckt hela dokumentet.
• Leverans med fasta belopp: beställning på 8.400 €, läge Belopp. 2.500 € vid beställningen, 3.400 € när varan är klar, 2.500 € vid installation. Användbart när avtalet talar om siffror och inte om procent, eller när en delbetalning är en jämn handpenning som inte landar exakt på 30%.
• Avgift eller avbetalning: tolv rader med samma belopp, en Utgång den 1 varje månad, Notera «Delbetalning 1» … «Delbetalning 12». På tavlan ser du dem komma in i kolumnen Förfaller snart allt eftersom de närmar sig.
• Kommersiell påminnelse: du öppnar inte dokumenten ett och ett. Från sidan Offerter (eller Beställningar, eller Fakturor) trycker du på Milstolpar. Kolumnen Utgått är det som skulle ha drivits in och ännu inte är markerat som Gjort. Kolumnen Förfaller snart är veckan som kommer.
• Från offert till beställning: du förbereder planen redan i erbjudandet, så kunden ser datumen under förhandlingen. Vid acceptans föds beställningen med samma delbetalningar, samma datum och samma Notera. På beställningen uppdaterar du bara Ange, från Planerad till Gjort, när delbetalningen är stängd.

Blocket Milstolpar på kortet

Öppna offerten, beställningen eller fakturan. Längst ner på kortet hittar du kortet Milstolpar, med antalet rader. Om det är tomt läser du «Det finns inga milstolpar». Knappen Tillägga infogar en rad.

Varje rad har fyra kolumner och en Notera under:

• # — radens nummer (1, 2, 3). Det är ingen fri titel: delbetalningens namn skriver du i fältet Notera («Handpenning signering», «Etapp byggarbetsplats», «Slutlikvid»). Notera rymmer 255 tecken, med räknaren till höger.
• Procentsats eller Belopp — vad den här delbetalningen är värd. Valet är ett enda för hela dokumentet, med de två knapparna högst upp i blocket. Du kan inte blanda, på samma kort, en rad i procentsats och en i euro.
• Utgång — dagen då den delbetalningen väntas. Du kan lämna den tom: delbetalningen stannar i planen, men på tavlan hamnar den bland Planerad, inte bland förfallodagarna.
• Ange — bara två värden: Planerad och Gjort. «Förfaller snart» och «Utgått» väljs inte här: tavlan räknar ut dem från datumet.

Papperskorgen till höger tar bort raden. Längst ner till höger säger Återstår hur mycket av dokumentet som ännu inte är tilldelat en delbetalning: i procentsats om du arbetar i procentsats, i siffra om du arbetar i Belopp.

Summan av delbetalningarna kan inte överstiga dokumentet. Om du i procentsats går över 100% stannar fältet vid det maximum som fortfarande finns kvar. Om du i Belopp går över dokumentets total stannar det på samma sätt. Du kan lämna ett Återstår: en plan på 70% är giltig, de resterande 30% har helt enkelt ännu ingen Utgång.

En tom rad — utan värde, utan datum och utan Notera — sparas inte. De andra gör det, tillsammans med dokumentet, när du sparar kortet.

Procentsats eller Belopp

Du utgår nästan alltid från Procentsats. Skriv 30, 40, 30 och planen förblir rätt även om offertens total rör sig under förhandlingen: procentsatserna består, motsvarigheten i euro räknas om på den nya totalen. Det är fallet för konsultuppdrag och för varje erbjudande som fortfarande kan ändra pris.

Gå över till Belopp när avtalet talar om jämna siffror, eller när en delbetalning inte är en ren procentsats av totalen. På knappen Belopp visar Mokapen de euro som redan räknats fram från procentsatserna och dokumentets total. Om du sparar i det här läget minns dokumentet från och med då beloppen, inte procentsatserna.

Vägen tillbaka fungerar på samma sätt: från belopp till procentsats är procentsatsen beloppet delat med dokumentets total. Det lönar sig när totalen redan är den slutgiltiga. Om totalen fortfarande är noll fyller du först i artiklarna: utan ett belopp på dokumentet har läget Belopp inget tak att luta sig mot.

Läget tillhör dokumentet, inte den enskilda raden. Offert i procentsats och beställning i belopp kan samexistera: det är två olika kort. När du kopierar offerten till beställningen följer läget med raderna.

Utgång och Ange

På kortet bestämmer du två saker: datumet och om delbetalningen fortfarande är Planerad eller redan är Gjort. Resten gör tavlan, varje gång du öppnar den, utan ett tredje Ange att ställa in.

• Gjort — du har markerat delbetalningen som stängd. Den stannar i kolumnen Gjort även om datumet ligger i det förflutna. Det är rätt sätt att säga «den här delbetalningen ska inte påminnas längre».
• Utgått — den är fortfarande Planerad och Utgång är före idag. Du väljer den inte i menyn: den hamnar där av sig själv.
• Förfaller snart — den är fortfarande Planerad och Utgång faller inom de närmaste 7 dagarna, idag inräknat.
• Planerad — inget datum, eller ett datum bortom 7 dagar.

Exempel. Idag är den 20 oktober. En Planerad delbetalning den 18 oktober är i Utgått. En den 25 oktober är Förfaller snart. En den 15 november är Planerad. Samma delbetalning den 18 oktober, om du flyttar den till Gjort, lämnar Utgått och går till Gjort: datumet består, Ange vinner över datumet.

Tavlan Milstolpar

På sidan för offerter, beställningar och fakturor — både i lista och i kanban — finns högst upp knappen Milstolpar, med flaggikonen. Den öppnar en tavla med fyra kolumner: Planerad, Förfaller snart, Utgått, Gjort. Det är tre separata tavlor: offertens blandar inte in beställningar, och fakturornas blandar inte in offerter.

Varje tavlekort visar delbetalningens nummer, dokumentets kod och titel, procentsatsen eller beloppet, Utgång (i rött om den har gått ut, i orange om den förfaller snart), kunden och Notera. Klicket öppnar dokumentets kort, där du i lugn och ro rättar värde, datum och Notera.

Du kan också dra tavlekortet från en kolumn till en annan. Dragningen är inte bara ett byte av etikett: den skriver om Ange och, i tre fall av fyra, även datumet. Det är värt att veta innan du flyttar ett tavlekort under ett möte.

• Mot Gjort — Ange blir Gjort. Utgång som du hade skrivit stannar som den är.
• Mot Utgått — Ange går tillbaka till Planerad och Utgång blir igår. Använd det bara om du verkligen vill tvinga delbetalningen in bland de utgångna.
• Mot Förfaller snart — Ange går tillbaka till Planerad och Utgång blir om 3 dagar.
• Mot Planerad — Ange går tillbaka till Planerad och Utgång tas bort. Delbetalningen har inte längre ett datum.

Om det rätta datumet är det du kom överens om med kunden, dra inte tavlekortet för att «ställa i ordning det»: öppna dokumentet och ändra Ange till Gjort, eller rätta Utgång för hand. Dragningen är bekväm för att stänga en delbetalning (mot Gjort, datumet rörs inte) och ska användas med omsorg på de andra tre kolumnerna.

Från offert till beställning, och sedan till faktura

När du från offerten skapar beställningen kopierar Mokapen milstolparna: nummer, procentsats eller belopp, Utgång, Ange och Notera. Du hittar dem redan ifyllda på det nya beställningskortet, i samma läge (procentsats eller belopp) som offerten. Därifrån uppdaterar du dem utan att skriva om dem: du sätter Gjort på handpenningen den dag den kommer in, du flyttar en Utgång om byggarbetsplatsen skjuts upp.

Fakturan tar inte emot beställningens milstolpar automatiskt. Om du vill ha samma plan även där öppnar du fakturan och sätter ihop raderna på nytt. Det är meningsfullt när fakturan täcker hela beställningen. Det är mindre meningsfullt när du fakturerar en enda delbetalning: då är den användbara milstolpen en, med belopp och Utgång för den utfärdningen, och de andra stannar på beställningen.

Ange Gjort skapar inte en betalning och utfärdar inte fakturan. Det är ett tecken på planen. Den verkliga inbetalningen registreras i fakturans Betalningar; det fiskala dokumentet skapas med fakturaflödet, inte genom att dra ett tavlekort.

Vad de inte är

De är inte milstolparna i ett projekts Gantt. De mäter arbetets faser (start, leverans, besiktning). Dessa mäter delbetalningarna i ett försäljningsdokument. Ett projekt kan ha de ena och en beställning de andra, utan att de synkroniseras.

De är inte Betalningar på fakturan. En milstolpe Gjort betyder «den här delbetalningen i planen är stängd för oss». En betalning betyder «de här pengarna har kommit in». Du kan ha en plan helt markerad som Gjort och betalningarna fortfarande att registrera, eller tvärtom.

De är inte en artikelrad och de ersätter inte de ekonomiska villkoren i PDF:en. Texten «30% vid beställning, slutlikvid om 30 dagar» som du vill att kunden ska läsa stannar i dokumentets villkor. Milstolparna är det interna verktyget för att inte glömma de datumen.

Vanliga frågor

Kan jag ge delbetalningen ett namn, till exempel «Handpenning»?

Ja, i fältet Notera. Kolumnen # är bara radens löpnummer. På tavlan läser du Notera under dokumentets titel.

Måste jag absolut komma till 100%?

Nej. Återstår kan bli kvar. Du kan inte gå över 100% eller över dokumentets belopp: fältet låser sig vid det maximum som fortfarande är ledigt.

Jag har ändrat offertens total. Uppdateras delbetalningarna?

Om dokumentet är i Procentsats består procentsatserna och euro-motsvarigheten följer den nya totalen. Om det är i Belopp består siffrorna du skrev: en lägre total kan få dig att överskrida, och fältet för tillbaka dig inom det nya taket så fort du går tillbaka till det.

Varför syns en delbetalning utan datum inte bland förfallodagarna?

Därför att «Förfaller snart» och «Utgått» bara finns om det finns ett datum. Utan datum är delbetalningen i Planerad. Sätt Utgång på kortet om du vill se den komma på tavlan.

Jag drog ett tavlekort till Planerad och datumet försvann.

Det är kolumnens beteende: att gå tillbaka dit tar bort Utgång. Öppna dokumentet igen och sätt tillbaka datumet. För att stänga en delbetalning utan att röra den avtalade dagen drar du den till Gjort eller ställer in Gjort från Ange på kortet.

Delbetalningen ligger i det förflutna men jag har redan stängt den. Varför är den inte i Utgått?

Därför att Ange är Gjort. Gjort kommer före datumet: tavlekortet ligger i kolumnen Gjort även om dagen har passerat. Det är det du vill, om delbetalningen inte ska påminnas längre.

Jag skapar beställningen från offerten. Måste jag kopiera delbetalningarna igen?

Nej. Procentsats eller Belopp, datum, Ange och Notera går över till beställningen. Kontrollera dem bara om du i övergången ändrade totalen och arbetade med fast belopp.

Och när jag skapar fakturan från beställningen?

Milstolparna kopieras inte. Om du behöver dem även på fakturan lägger du till dem där. Betalningar som registrerats på fakturan förblir oberoende av den här planen.

Hamnar milstolparna på PDF:en jag skickar till kunden?

Nej. De stannar på kortet och på tavlan. Om kunden ska läsa datumen skriver du dem i dokumentets villkor.

Ser jag milstolpar för offerter, beställningar och fakturor tillsammans?

Nej. Knappen Milstolpar på sidan Offerter visar bara offerternas delbetalningar. Samma sak för Beställningar och för Fakturor. Tre planer, tre tavlor.