Mokapenguiden

Utnämningsguide

De Utnämningar område är Mokapens kalender för planeringsmöten, kundsamtal, besök på plats, produktdemonstrationer och interna teammöten. Varje möte har ett datum och tid, arrangör, deltagare, plats eller videokonferens, öppen/stängd status och länkar till resten av CRM (kontakter, erbjudanden, biljetter, uppgifter).

Få åtkomst till den från Aktiviteter → Bokningar menyn eller från Utnämningssidan. Standardvyn är Kalender. Modulen Utnämningar är tillgänglig med Small plan och kräver rätt behörigheter i din organisation.

Roll i CRM och processer

Ett möte i Mokapen är inte bara en kalenderhändelse: det är en länkad post ansluten till resten av systemet.

• Försäljning: kvalificeringssamtal, demos, förhandlingar – kopplat till kontakt, företag och affär.
• Leverans: projekt kick-off, veckovis genomgång — kopplingar till projekt och uppföljningsuppgifter.
• Stöd: möte på plats eller samtal kopplat till en biljett.
• Internt team: stand-ups, en-till-en, avdelningsmöten med Mokapen-kollegor.

Praktisk regel: varje möte med en kund eller prospekt bör ha minst en kontakta deltagare eller a förbindelse att kontakta, företag eller handla — så att historiken förblir synlig från kundregistret.

Deltagare, medarbetare och personlig kalender

Utnämningar har två distinkta sätt att involvera människor. Genom att förstå skillnaden undviks förvirring mellan «vem deltar i mötet» och «vem som bara behöver se mötet i Mokapen».

Deltagare — som deltar i mötet

Deltagare är personerna som är involverade i mötet. Du lägger till dem i Data fliken i posten, i Deltagare fält. Du kan ange tre typer:

• Mokapen användare — teamkollegor med ett konto på plattformen (försäljning, projektledare, support...). De kommer att se mötet i sin kalender om de är arrangörer eller deltagare.
• Kontakter — personer i CRM-adressboken (kunder, potentiella kunder, leverantörer). Du kan söka på namn eller e-post. Om du anger en e-postadress som ännu inte finns i adressboken kan Mokapen automatiskt skapa en ny kontakt.
• Företag — företag kopplade till mötet (till exempel kundens kontor). Användbart när mötet involverar organisationen som helhet, inte en enda person.

Bara utnämningen arrangör kan ta bort en deltagare (meny på deltagarkortet → Ta bort). När du skapar, redigerar eller tar bort kan Mokapen fråga om du vill skicka ett mejl till deltagare med uppdaterad information — användbart för att meddela externa kunder om ett omschema eller avbokning.

Samarbetspartners - som ska se mötet utan att närvara

Samarbetspartners (Samarbetspartners fältet på fliken Data, om det är aktiverat i din organisation) är Mokapen-användare eller -team som behöver synlighet på mötet men deltar inte nödvändigtvis i mötet. Exempel: försäljningschefen som följer affären men inte går med i samtalet; en assistent som förbereder material; en chef som övervakar teamaktivitet.

Sammanfattningsvis:

• Deltagare = person närvarande (eller inbjuden) vid mötet; tar emot e-postmeddelanden om du skickar dem; visas som deltagare på posten.
• Medarbetare = teammedlem som behöver se och följa mötet i Mokapen, utan att nödvändigtvis vara bland mötesdeltagarna.

Med privat integritet (lås i åtgärdsfältet), är mötet endast synligt för arrangören, utsedda samarbetspartners och involverade Mokapen-användare - inte för alla organisationsmedlemmar.

Utnämningar mellan organisationer – din personliga kalender

Till skillnad från uppgifter, kontakter eller affärer, är möten främst kopplade till person, inte bara den organisation du arbetar i just nu. Om du deltar i ett möte skapat i en annan Mokapen-organisation (eller om du är arrangör) ser du det fortfarande i din kalender utan att byta organisation.

Som standard visar sidan Möten möten var du är arrangören eller en användardeltagare — även om de tillhör olika organisationer. I den översta raden visas Användare / Team selector låter dig byta till en kollegas eller teams kalender (om du har behörighet) för att se hur en annan medlems vecka är organiserad.

Varje möte förblir kopplat till organisationen som skapade det (kontakter, anslutningar och inställningar följer den organisationen). Fördelen för dig: en plats där du kan konsultera alla åtaganden, även om du arbetar med flera Mokapen-organisationer.

Användningsfall

• Försäljning: «Produktdemo — Acme Ltd» med beslutsfattares kontakt, videokonferenslänk, koppling till pipelineaffär.
• Byrå: månatlig kundgranskning med flera deltagare och bifogad rapport.
• Konsultverksamhet: möte på plats med fysisk adress och kopplad uppgift efter besöket.
• Inre: teammöte utan externa kontakter; offentlig eller privat integritet för att begränsa vem som kan se mötet.
• Från en annan skiva: snabbt skapande med Skapa och anslut från kontakt, affär eller biljett — mötet skapas redan länkat.

Mötessida — övre fältet

Huvudsidan erbjuder två vyer: Kalender och Lista. Översta fältet:

• Filter (Stor plan): öppnar en panel för att begränsa möten efter period, arrangör, etiketter, mötestyp, deltagare och andra konfigurerade fält. Användbart när kalendern är full och du behöver bara hitta månadens demos eller möten med en specifik kund.
• Åtgärder: exportera valda möten till fil (från listvy).
• Visningar: växla mellan Kalender (standard) och Lista (Liten plan) — sorterbar tabell med anpassningsbara kolumner.
• Användare / Team: visa en kollegas eller hela lagets kalender istället för din. Som standard ser du dina möten (arrangör eller deltagare).
• + Utnämning: öppnar skapande modal.

I Listvy, om du väljer rader med kryssrutor visas åtgärdsfältet: Klona, Arkiv, Radera. Det finns ingen dedikerad massredigering: enskilda fält uppdateras från mötesposten.

Utnämningsprotokoll

Klicka på en händelse i kalendern eller en titel i listan för att öppna sidopanel. Med den lilla planen kan du öppna den som en helsida (ikon för expandera pilar): samma innehåll, mer utrymme och en fast Spara knappen längst upp.

Rubrik: inline redigerbar titel, Arkiverad märke om tillämpligt. Om mötet är i papperskorgen, en röd banderoll med Återställa och Ta bort permanent (Medellång plan).

Åtgärdsfält

• Status (rullgardinsmeny): Öppna eller Stängd — markerar om mötet fortfarande är aktivt eller slutfört (till skillnad från en uppgift med en kryssruta för slutförande).
• Prioritet (flagga): Normal eller Brådskande.
• Privatliv (låsa): Offentlig (synlig för organisationens medlemmar) eller Privat (endast arrangör, samarbetspartners och utsedda användardeltagare).
• Etiketter, Färg titel/skiva bakgrund, Bilagor, Klisterlappar (Liten plan).
• Hela sidan, Kopiera länk.
• + Skapa och anslut: uppgifter, biljetter, erbjudanden... redan kopplade till mötet.

Alternativmeny (tre punkter)

• Klona: duplicera mötet; modal för att välja om bilagor, anslutningar, kommentarer, uppdateringar ska kopieras.
• Arkivera/återställa (Medellång plan): dölj från operativa vyer eller gå tillbaka till kalender/lista.
• Redigera post (auktoriserade medlemmar): öppnar layoutinställningar för mötesfält.
• Ta bort/återställ (röd post): flytta till papperskorgen (medium plan) eller direkt radering (basplan).

Spela in flikar

• Data: arrangör, deltagare, medarbetare, datum, typ, videokonferens, plats — se Fliken Data och Deltagare och samarbetspartners.
• Anslutningar, Tid: se Relaterade avsnitt.
• Ytterligare meny: Marknadsföring, Synkronisera (Google Kalender / Outlook), Uppdateringar (rekordhistorik).

Fliken Data — huvudfält

Fält som kan redigeras inline (pennikon) eller från posten i redigeringsläge:

• Arrangör: Mokapen-användare ansvarig för mötet; som standard den som skapar den. Huvudkontaktpunkt för mötet.
• Deltagare: se Deltagare och samarbetspartners avsnitt.
• Samarbetspartners: användare eller team med synlighet på mötet utan att nödvändigtvis delta i mötet — se Deltagare och samarbetspartners.
• Startdatum / Slutdatum: tidsintervall; i kalendern upptar händelsen motsvarande plats. För endagsmöten ställs in samma dag med start- och sluttid.
• Typ: kategoriserar mötet (samtal, besök, demo...) — användbart för filter och rapporter.
• Videokonferens: genererad eller vald länk — Google Meet (med Google Kalender och Meet-integrering aktiv) eller Microsoft Teams (med Outlook-kalenderintegration). Länken är klickbar från posten.
• Plats: fysisk adress eller fritext för personliga möten.
• Beskrivning (formaterad text, @ nämner för att tagga kollegor).

Med anpassade fält (Medellång plan) fliken Data följer synlighet och obligatoriska regler definierade i inställningar. Bilagor och kommentarer kompletterar posten längst ned på fliken.

Relaterade avsnitt

• Anslutningar — länka erbjudanden, uppgifter, biljetter, projekt, andra kontakter; att öppna kontakten visar länkade möten.
• Tid — Logga timmar avsedda för mötet (förberedelse, samtal, debriefing).
• Synkronisera — anslutningsstatus med Google Kalender eller Outlook (om integrationer är aktiva).
• Etiketter och Bilagor — som andra Mokapen-enheter.

Mötena har inte en inbyggd checklista-flik: för uppföljningsåtgärder skapa en länkad uppgift med Skapa och anslut eller från fliken Anslutningar.

Skapar ett möte

Förfarande

1. Öppna Utnämningssidan (Kalender eller lista).
2. Klick + Utnämning (eller klicka på en tom plats i kalendern, om tillgänglig).
3. Ange titel (nödvändig).
4. Data flik: ställ in arrangör, deltagare, samarbetspartners vid behov, datum/tid, typ, videokonferens eller plats.
5. Frivillig: Anslutningar flik för att länka kontakt eller affär innan du sparar.
6. Spara; om du uppmanas, bekräfta att du skickar e-post till deltagarna.

Du kan också skapa möten från Skapa och anslut på en annan post, eller från anslutningar på kontakt, företag eller affär.

Redigera ett möte

Enkel redigering (inspelning)

1. Öppna mötesprotokollet.
2. Redigera inline: rubrik i rubriken, dataflikens fält (penna), deltagare, datum.
3. Uppdatera Status (Öppen/stängd), prioritet, etiketter, sekretess från åtgärdsfältet.
4. I Kalender, dra händelsen för att snabbt ändra datum och tid.
5. Spara; när du redigerar datum eller deltagare kan du bli ombedd att skicka uppdateringsmail.

Avsluta ett möte

Från Status menyn i åtgärdsfältet välj Stängd när mötet är över. Utnämningen finns kvar i historien och rapporterar; den försvinner inte från kalendern om den inte arkiveras eller tas bort.

Ta bort ett möte

Ta bort möten som skapats av misstag eller duplicera testposter. Föredra Arkiv om mötet är över och du vill behålla historik och anslutningar utan att belamra kalendern och listan.

Enkel radering

1. Öppna posten → Alternativ → Radera (röd post).
2. Bekräfta i modal; valfritt e-postmeddelande till deltagarna.

Med Stor plan förordnandet går till organisationens skräp (Avbokningssidan → Åtgärder → Utnämningspapper). Därifrån kan du Återställa eller Ta bort permanent. Om du öppnar ett möte som redan ligger i papperskorgen, visas en banner för Återställ/Ta bort permanent.

På Gratis plan (utan stor plan) radering är i allmänhet permanent omedelbart efter bekräftelse, utan skräp – kontrollera din organisations behörigheter.

Massradering

1. Lista visa → välj med kryssrutor.
2. Klick Radera (röd knapp) → bekräfta.

Arkivera ett möte

Arkiv är för genomförda möten som inte längre ska visas i den operativa kalendern och listan, samtidigt som kopplingar och historik bevaras.

Arkivera ett enda möte

1. Spela in → Alternativ → Arkiv (Medellång plan) → bekräfta.

Arkivera flera möten/återställ

• Bulk: Listvy → välj → Arkiv i åtgärdsfältet.
• Återställa: öppna posten (t.ex. från fliken Anslutningar på en länkad kontakt) → Alternativ → Återställa från arkiv. Arkiverade möten visas inte i vanliga kalender- och listvyer.

Kloning av ett möte

Användbar för återkommande möten med samma struktur (samma bilagor, samma CRM-anslutningar).

Enkel klon

1. Spela in → Alternativ → Klona.
2. Modal: titel (med suffix «kopia»), val att kopiera Bilagor, Anslutningar, Kommentarer, Uppdateringar.
3. Bekräfta; uppdatera datum och deltagare på det nya mötet.

Bulk klon

1. Lista → välj → Klona → alternativ → bekräfta.

Utnämningsvyer

Kalender (standard)

Rutnätsvy för dag, vecka, eller månad: varje möte visas i den plats som motsvarar dess datum och tid. Klicka på händelsen för att öppna posten. Idealisk för att med en blick se hur veckan är organiserad och upptäcka överlappande möten. Du kan dra en händelse för att flytta den till ett annat datum eller klockslag. Filter och Användare/Team-väljaren förblir aktiva: som standard ser du dina möten, även om de har skapats i olika organisationer.

Lista (liten plan)

Tabellformad lista med anpassningsbara kolumner (titel, datum, arrangör, typ, etiketter ...). Du kan söka och sortera efter kolumn, välja flera rader och använda åtgärderna Klona, ​​Arkivera, Ta bort. Exportera data från Åtgärder meny.

Filter

• Avancerade filter (Liten plan): begränsa efter period (start-/slutdatum), arrangör, etiketter, mötestyp, deltagare och anpassade fält. Exempel: «alla kvartalsdemos med försäljningsetikett».
• Användare / Team: växla från din kalender till en kollegas eller hela teams, om det är auktoriserat.

Mötesinställningar

Från Mötesinställningar (auktoriserade organisationsmedlemmar):

• Fält: lista över standard- och anpassade fält (medium plan).
• Spela in: ordning och synlighet av fält i posten och skapande modal.
• Lista och kolumner: standardkolumner för listvy.

Justera mötestyp och obligatoriska fält före kommersiell utrullning (t.ex. obligatorisk typ för rapporter).

Utnämningsrapporter

De Utnämningsrapporter avsnitt (Stor plan) sammanfattar möten du har tillgång till baserat på roll- och organisationsbehörigheter: du ser bara auktoriserade poster och fält. Använd den för mötesbelastningsanalys, säljsamtal och export – för daglig planering använd Kalender och Lista.

• Instrumentbräda: diagram efter etiketter, typ, arrangör, samarbetspartners, öppen/stängd status, deadlines, timmar.
• Rapportlista: analytisk tabell med filter och export.
• Gantt-diagram: tidslinje per period och arrangör.

Använd rapporter för att mäta säljsamtal per avdelning, slutförda kontra fortfarande öppna möten och mötesbelastning per vecka.

 

Rekommenderade processer

• Förköp: demotid → deal och kontaktuppkoppling → uppföljningsuppgift inom 24 timmar.
• Klient kick-off: kick-off med klientdeltagare → länkade projektchecklista uppgifter.
• Kalendersynkronisering: anslut Google eller Outlook och kolla fliken Sync; undvika dubbelbokningar.
• Månatlig städning: arkivbokningar stängda i mer än 90 dagar; ta bort dubbletter av utkast.
• Aviseringar: skicka alltid uppdateringsmailet vid ombokning eller avbokning till externa kontakter.

Kombinera möten med Kontakter, Erbjudanden, och Uppgifter för ett sammanhängande försäljnings- och operativt arbetsflöde.