Ο οδηγός Mokapen

Οδηγός ραντεβού

Η περιοχή Ραντεβού είναι το ημερολόγιο του Mokapen για προγραμματισμό συσκέψεων, κλήσεων πελατών, επιτόπιες επισκέψεις, επιδείξεις προϊόντων και εσωτερικές συναντήσεις ομάδας. Κάθε ραντεβού έχει ημερομηνία και ώρα, διοργανωτή, συμμετέχοντες, τοποθεσία ή βιντεοδιάσκεψη, κατάσταση ανοιχτού/κλειστού και συνδέσμους με το υπόλοιπο CRM (επαφές, προσφορές, εισιτήρια, εργασίες).

Αποκτήστε πρόσβαση από το μενού Δραστηριότητες → Ραντεβού ή από τη σελίδα Ραντεβού. Η προεπιλεγμένη προβολή είναι Ημερολόγιο. Η ενότητα Ραντεβού είναι διαθέσιμη με το Μικρό πρόγραμμα και απαιτεί τα σωστά δικαιώματα στον οργανισμό σας.

Ρόλος στο CRM και τις διαδικασίες

Ένα ραντεβού στο Mokapen δεν είναι απλώς ένα ημερολογιακό γεγονός: είναι μια συνδεδεμένη εγγραφή συνδεδεμένη με το υπόλοιπο σύστημα.

• Πωλήσεις: κλήσεις πιστοποίησης, επιδείξεις, διαπραγματεύσεις — συνδέονται με επαφή, εταιρεία και συμφωνία.
• Delivery: έναρξη του έργου, εβδομαδιαία αναθεώρηση — συνδέσεις με το έργο και εργασίες παρακολούθησης.
• Υποστήριξη: ραντεβού επιτόπου ή κλήση που συνδέεται με εισιτήριο.
• Εσωτερική ομάδα: stand-ups, one-to-one, συναντήσεις τμήματος με συναδέλφους Mokapen.

Πρακτικός κανόνας: κάθε ραντεβού με πελάτη ή υποψήφιο πελάτη θα πρέπει να έχει τουλάχιστον έναν συμμετέχοντα επικοινωνίας ή σύνδεση σε επαφή, εταιρεία ή συμφωνία — έτσι ώστε το ιστορικό να παραμένει ορατό από το αρχείο πελάτη.⧟.

Συμμετέχοντες, συνεργάτες και προσωπικό ημερολόγιο

Τα ραντεβού έχουν δύο διαφορετικούς τρόπους συμμετοχής ανθρώπων. Η κατανόηση της διαφοράς αποφεύγει τη σύγχυση μεταξύ «ποιος παρευρίσκεται στη συνάντηση» και «ποιος χρειάζεται μόνο να δει το ραντεβού στο Μόκαπεν».

Συμμετέχοντες — που παρευρίσκονται στη συνάντηση

Συμμετέχοντες είναι τα άτομα που συμμετέχουν στη συνάντηση. Τα προσθέτετε στην καρτέλα Data της εγγραφής, στο πεδίο Participants. Μπορείτε να εισαγάγετε τρεις τύπους:

• Mokapen χρήστες — συνάδελφοι ομάδας με λογαριασμό στην πλατφόρμα (πωλήσεις, διαχειριστές έργου, υποστήριξη…). Θα δουν το ραντεβού στο ημερολόγιό τους εάν είναι διοργανωτές ή συμμετέχοντες.
• Επαφές — άτομα στο βιβλίο διευθύνσεων CRM (πελάτες, υποψήφιοι, προμηθευτές). Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση με όνομα ή email. Εάν εισαγάγετε ένα email που δεν είναι ακόμη στο βιβλίο διευθύνσεων, το Mokapen μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα μια νέα επαφή.
• Εταιρείες — εταιρείες που συνδέονται με τη συνάντηση (για παράδειγμα το γραφείο του πελάτη). Χρήσιμο όταν η σύσκεψη περιλαμβάνει τον οργανισμό ως σύνολο, όχι ένα άτομο.

Μόνο το ραντεβού διοργανωτής μπορεί να αφαιρέσει έναν συμμετέχοντα (μενού στην κάρτα συμμετέχοντα → Κατάργηση). Κατά τη δημιουργία, την επεξεργασία ή τη διαγραφή, το Mokapen μπορεί να ρωτήσει εάν θα στείλει ένα email στους συμμετέχοντες με ενημερωμένα στοιχεία — χρήσιμα για την ειδοποίηση εξωτερικών πελατών για επαναπρογραμματισμό ή ακύρωση.

Συνεργάτες — ποιοι πρέπει να δουν το ραντεβού χωρίς να παρευρεθούν

Συνεργάτες (το πεδίο Collaborators στην καρτέλα Δεδομένα, εάν είναι ενεργοποιημένο στον οργανισμό σας) είναι χρήστες ή ομάδες Mokapen που χρειάζονται ορατότητα αλλά δεν παρευρίσκονται απαραιτήτως στη συνάντηση. Παραδείγματα: ο διευθυντής πωλήσεων ακολουθεί τη συμφωνία αλλά δεν συμμετέχει στην κλήση. ένας βοηθός προετοιμασίας υλικών. ένας διευθυντής που παρακολουθεί τη δραστηριότητα της ομάδας.

Συνοπτικά:

• Συμμετέχων = άτομο παρόν (ή προσκεκλημένο) στη συνάντηση. λαμβάνει ειδοποιήσεις μέσω email εάν τις στείλετε. εμφανίζεται ως συμμετέχων στο αρχείο.
• Συνεργάτης = μέλος της ομάδας που πρέπει να δει και να παρακολουθήσει το ραντεβού στο Mokapen, χωρίς απαραίτητα να είναι μεταξύ των συμμετεχόντων στη συνάντηση.

Με ιδιωτικό απόρρητο (κλείδωμα στη γραμμή ενεργειών), το ραντεβού είναι ορατό μόνο στον διοργανωτή, στους καθορισμένους συνεργάτες και στους συμμετέχοντες χρήστες του Mokapen — όχι σε όλα τα μέλη του οργανισμού.

Ραντεβού σε οργανισμούς — το προσωπικό σας ημερολόγιο

Σε αντίθεση με τις εργασίες, τις επαφές ή τις συμφωνίες, τα ραντεβού συνδέονται κυρίως με το άτομο, όχι μόνο με τον οργανισμό στον οποίο εργάζεστε εκείνη τη στιγμή.Εάν συμμετέχετε σε ένα ραντεβού που δημιουργήθηκε σε άλλο οργανισμό Mokapen (ή εάν είστε ο διοργανωτής), εξακολουθείτε να το βλέπετε στο το ημερολόγιό σας χωρίς να αλλάξετε οργανισμό.

Από προεπιλογή, η σελίδα Ραντεβού εμφανίζει συσκέψεις όπου εσείς είστε ο διοργανωτής ή ένας συμμετέχων χρήστης — ακόμα κι αν ανήκουν σε διαφορετικούς οργανισμούς. Στην επάνω γραμμή, ο επιλογέας Users / Teams σάς επιτρέπει να μεταβείτε στο ημερολόγιο ενός συναδέλφου ή μιας ομάδας (αν έχετε δικαιώματα), για να δείτε πώς είναι οργανωμένη η εβδομάδα ενός άλλου μέλους.

Κάθε συνάντηση παραμένει συνδεδεμένη με τον οργανισμό που το δημιούργησε (οι επαφές, οι συνδέσεις και οι ρυθμίσεις ακολουθούν αυτόν τον οργανισμό). Το όφελος για εσάς: ένα μέρος για να συμβουλευτείτε όλες τις δεσμεύσεις, ακόμα κι αν εργάζεστε σε πολλούς οργανισμούς Mokapen.

Θήκες χρήσης

• Sales: «Product demo — Acme Ltd» με επαφή με υπεύθυνους λήψης αποφάσεων, σύνδεσμος τηλεδιάσκεψης, σύνδεση με τη συμφωνία αγωγού.
.
• Agency: μηνιαίος έλεγχος πελατών με πολλούς συμμετέχοντες και συνημμένη αναφορά.
• Συμβουλευτική: ραντεβού επιτόπου με φυσική διεύθυνση και συνδεδεμένη εργασία μετά την επίσκεψη.
• Εσωτερική: συνάντηση ομάδας χωρίς εξωτερικές επαφές. δημόσιο ή ιδιωτικό απόρρητο για να περιοριστεί ποιος μπορεί να δει το ραντεβού.
• Από άλλο ρεκόρ: γρήγορη δημιουργία με Δημιουργία και σύνδεση από επαφή, συμφωνία ή εισιτήριο — το ραντεβού έχει δημιουργηθεί ήδη συνδεδεμένο.
.

Σελίδα ραντεβού — επάνω γραμμή

Η κύρια σελίδα προσφέρει δύο προβολές: Ημερολόγιο και List. Κορυφαία μπάρα:

• Φίλτρα (Μεγάλο σχέδιο): ανοίγει ένα πλαίσιο για να περιορίσετε τα ραντεβού κατά περίοδο, διοργανωτή, ετικέτες, τύπο συνάντησης, συμμετέχοντες και άλλα διαμορφωμένα πεδία. Χρήσιμο όταν το ημερολόγιο είναι γεμάτο και χρειάζεται να βρείτε μόνο τις επιδείξεις του μήνα ή τις συναντήσεις με έναν συγκεκριμένο πελάτη.
• Ενέργειες: εξαγωγή επιλεγμένων συναντήσεων στο αρχείο (από προβολή λίστας).
• Views: εναλλαγή μεταξύ Calendar (προεπιλογή) και List (μικρό σχέδιο) — πίνακας με δυνατότητα ταξινόμησης 188⟧ στηλών με προσαρμοσμένη διαμόρφωση
• Χρήστες / Ομάδες: εμφανίστε το ημερολόγιο ενός συναδέλφου ή ολόκληρης της ομάδας αντί για το δικό σας. Από προεπιλογή βλέπετε τα ραντεβού σας (διοργανωτής ή συμμετέχων).
• + Ραντεβού: ανοίγει τον τρόπο δημιουργίας.

Σε Προβολή λίστας, επιλέγοντας σειρές με πλαίσια ελέγχου εμφανίζεται η γραμμή ενεργειών: Κλωνοποίηση, Αρχειοθέτηση⟧⟧, 50. Δεν υπάρχει αποκλειστική μαζική επεξεργασία: τα μεμονωμένα πεδία ενημερώνονται από το αρχείο συνάντησης.

Αρχείο ραντεβού

Κάντε κλικ σε ένα συμβάν στο ημερολόγιο ή σε έναν τίτλο στη λίστα για να ανοίξετε τον πλαϊνό πίνακα . Με το Μικρό σχέδιο μπορείτε να το ανοίξετε ως πλήρης σελίδα (ανάπτυξη εικονίδιο βελών): ίδιο περιεχόμενο, περισσότερος χώρος και ένα σταθερό κουμπί Αποθήκευση στο επάνω μέρος.

Header: ενσωματωμένος επεξεργάσιμος τίτλος, σήμα Αρχειοθετημένο εάν υπάρχει.Εάν το ραντεβού βρίσκεται στον κάδο απορριμμάτων, ένα κόκκινο banner με Restore και Delete οριστικά (κατάλληλο πλάνο Premium).

Γραμμή δράσης

• Status (αναπτυσσόμενο μενού): Open ή Closed — υποδηλώνει εάν η συνάντηση είναι ακόμα ενεργή ή ολοκληρωμένη με μια εργασία (di πλαίσιο ελέγχου).
• Προτεραιότητα (σημαία): Κανονικό ή Επείγον.
• Απόρρητο (κλείδωμα): Δημόσιο (ορατό στα μέλη του οργανισμού) ή Ιδιωτικό (μόνο διοργανωτές, ⦁ 2 συμμετέχοντες, οργανωτές και 2 συνεργάτες σχεδιασμένοι).
• Ετικέτες, Χρώμα φόντο τίτλου/εγγραφής, Συνημμένα, Smaes σχέδιο).
• Πλήρης σελίδα, Αντιγραφή συνδέσμου.
• + Δημιουργία και σύνδεση: εργασίες, εισιτήρια, προσφορές… έχουν ήδη συνδεθεί με το ραντεβού.

Μενού επιλογών (τρεις κουκκίδες)

• Clone: αντίγραφο του ραντεβού. modal για να επιλέξετε αν θα αντιγράψετε συνημμένα, συνδέσεις, σχόλια, ενημερώσεις.
• Αρχειοθέτηση/Επαναφορά (Μεσαίο σχέδιο): απόκρυψη από λειτουργικές προβολές ή επιστροφή στο ημερολόγιο/λίστα.
• Επεξεργασία εγγραφής (εξουσιοδοτημένα μέλη): ανοίγει τις ρυθμίσεις διάταξης πεδίου συνάντησης.
• Διαγραφή / Επαναφορά (κόκκινο στοιχείο): μετακίνηση στον κάδο απορριμμάτων (Μεσαίο σχέδιο) ή άμεση διαγραφή (βασικό σχέδιο).