Ο οδηγός Mokapen

Αναφορές

Οι αναφορές απαντούν στο «τι αριθμούς έχουμε», όχι στο «τι κάνω σήμερα το πρωί». Κάθε module έχει τη δική του σελίδα: Task, Έργα, Ευκαιρίες, Ticket και τα άλλα που έχουν το κουμπί Αναφορές. Ο τίτλος επάνω είναι Αναφορές | όνομα του module. Από εκεί επιστρέφεις στις δραστηριότητές σου με το κουμπί στη γραμμή.

Δεν υπάρχει ένας ενιαίος πίνακας που αναμειγνύει τα πάντα. Αν ψάχνεις τους χρόνους των task, άνοιξε τις αναφορές των task. Αν ψάχνεις την pipeline, άνοιξε τις αναφορές των ευκαιριών. Η λεπτομέρεια κάθε γραφήματος μένει στον οδηγό του module, ενότητα Αναφορές. Αυτή η σελίδα εξηγεί πώς να τα διαβάζεις και γιατί ο αριθμός δεν συμπίπτει με το kanban.

Πού βρίσκονται και πώς ανοίγουν

Άνοιξε το module και πέρασε στη προβολή αναφορών, ή χρησιμοποίησε τον σύνδεσμο Αναφορές στο μενού του οδηγού εκείνου του module. Επάνω δεξιά έχεις δύο προβολές:

• Γραφήματα — μία κάρτα για κάθε ορατό γράφημα (κατάσταση, προτεραιότητα, ομάδα, υπεύθυνος, tag, χρόνος, και τα άλλα που προβλέπονται για εκείνο το module).
• Λίστα — οι ίδιες κάρτες σε πίνακα, με τα ίδια φίλτρα.

Το κουμπί φίλτρων περιορίζει την περίοδο και τα άλλα πεδία. Στις αναφορές των task η ημερομηνία λήξης είναι κλειδωμένο φίλτρο: εφαρμόζεται πάντα, ώστε το γράφημα να μην αναμειγνύει λήξεις διαφορετικών ετών χωρίς να το έχεις επιλέξει. Ο επιλογέας άθροισμα / πλήθος αλλάζει αν η κάρτα αθροίζει ποσό ή μετράει κάρτες.

Το γράφημα χρόνος εμφανίζεται μόνο αν ο οργανισμός έχει παρακολούθηση χρόνου (πλάνο Medium, ή ενεργό το division time tracking). Χωρίς αυτό, η κάρτα δεν σχεδιάζεται: δεν είναι άδειο γράφημα, απλώς απουσιάζει.

Ποιος βλέπει ποια νούμερα

Η αναφορά δείχνει όλες τις κάρτες που μπορείς να ανοίξεις, όχι μόνο εκείνες του kanban σου. Το γκρι φίλτρο χρηστών / ομάδων της λειτουργικής σελίδας εδώ δεν εφαρμόζεται, μέχρι να επιλέξεις εσύ ομάδα. Το κλείδωμα όμως μένει: ιδιωτική κάρτα συναδέλφου, αν δεν είσαι υπεύθυνος, συνεργάτης ή δημιουργός, δεν μπαίνει ούτε στο kanban ούτε στην αναφορά.

Αυτό είναι το σημείο που κάνει την αναφορά να φαίνεται «λάθος». Η Laura στο kanban Ευκαιρίες έχει 8 κάρτες, τις δικές της. Στις αναφορές μετράει 40: τις δημόσιες στις οποίες έχει πρόσβαση, συν τις ιδιωτικές της. Ο Marco στην αναφορά ticket βλέπει τα ticket που μπορεί να ανοίξει· ιδιωτικό ticket άλλου τμήματος, αν δεν είναι συνεργάτης, δεν υπάρχει.

Το να είσαι Ιδιοκτήτης δεν ανοίγει από μόνο του τις ιδιωτικές κάρτες των άλλων. Πρέπει να είσαι στη λίστα, προσωπικά ή μέσω ομάδας. Η λεπτομέρεια είναι στον οδηγό Ορατότητα δεδομένων.

Προσφορές, παραγγελίες, προϊόντα, υπηρεσίες και έγγραφα ήδη σε λίστα δείχνουν ό,τι μπορείς να ανοίξεις, σαν αναφορά. Εκεί η διαφορά kanban / αναφορά δεν εμφανίζεται με τον ίδιο τρόπο.

Πώς να διαβάζεις ένα γράφημα χωρίς να το μπερδεύεις με τη λίστα

Το γράφημα ομαδοποιεί. Η λίστα απαριθμεί. Αν το γράφημα κατάστασης λέει 12 «Ανοιχτές» και η λίστα, με το ίδιο φίλτρο, δείχνει 12, τα δύο νούμερα πρέπει να συμφωνούν. Αν δεν συμφωνούν, συνήθως έχεις διαφορετικό φίλτρο μεταξύ των δύο προβολών, ή συγκρίνεις το kanban (μόνο η δουλειά σου) με την αναφορά (όλα όσα μπορείς να ανοίξεις).

Ένα γράφημα ανά ομάδα μετράει τις κάρτες στις οποίες συμμετέχει εκείνη η ομάδα. Μια κάρτα με δύο ομάδες μπορεί να μετράει σε περισσότερες φέτες: μην αθροίζεις τις φέτες και περιμένεις το σύνολο καρτών. Για το σύνολο χρησιμοποίησε το πλήθος στην κεφαλίδα ή τη λίστα χωρίς ομαδοποίηση.

Τα φίλτρα ισχύουν για τη σελίδα. Αν εξάγεις ή περάσεις στη λίστα, μένουν στο URL. Αν μοιραστείς τον σύνδεσμο με συνάδελφο, εκείνος βλέπει τα δικά του νούμερα μέσα στα ίδια φίλτρα: το όριο είναι η πρόσβασή του, όχι η δική σου.

Πότε η αναφορά δεν είναι το σωστό εργαλείο

• Θέλεις μόνο τη σημερινή σου δουλειά. Μείνε στο kanban ή στη λίστα με το φίλτρο χρηστών / ομάδων. Η αναφορά διευρύνει.
• Θέλεις τις ώρες γραμμένες σε εβδομαδιαίο πλέγμα. Αυτή είναι η σελίδα Timesheet, όχι το γράφημα χρόνου της αναφοράς.
• Θέλεις αριθμό που να περιλαμβάνει τις ιδιωτικές κάρτες των άλλων. Δεν το παίρνεις ανεβάζοντας τον ρόλο. Το παίρνεις βάζοντας το άτομο (ή την ομάδα του) στους συνεργάτες, ή αφήνοντας την κάρτα δημόσια.
• Συγκρίνεις δύο module. Οι αναφορές δεν αθροίζονται μεταξύ τους. 40 ευκαιρίες και 40 ticket είναι δύο διαφορετικά σύνολα.

Για το νόημα κάθε κάρτας (κατάσταση, προτεραιότητα, Gantt, tag) άνοιξε τον οδηγό του module και πήγαινε στην ενότητα Αναφορές.