Ο οδηγός Mokapen

Timesheet

Το timesheet είναι το πλέγμα όπου διαβάζεις και εισάγεις τις ώρες της εβδομάδας, ομαδοποιημένες ανά πελάτη, έργο, task ή άτομο. Ο τίτλος στη σελίδα είναι Παρακολούθηση χρόνου. Δεν είναι ο χρονομετρητής στην κάρτα και δεν είναι η βάρδια HR.

Ο χρονομετρητής στην κάρτα task ή έργου — έναρξη, παύση, πόσος χρόνος έχει ήδη σημειωθεί — περιγράφεται στον οδηγό Χρόνος. Βάρδιες και παρουσίες είναι στους οδηγούς Βάρδιες και Παρουσίες. Το timesheet χρησιμοποιεί τις ώρες που έχουν ήδη συσχετιστεί με τις κάρτες (task, έργα, ευκαιρίες, ticket, ραντεβού, ανάλογα με τις ενεργές εφαρμογές) και τις τοποθετεί σε μια εβδομάδα που μπορείς να διορθώσεις, να αντιγράψεις και να εξάγεις.

Πίνακας και κάρτες

Επάνω εναλλάσσεις Πίνακας και Κάρτες. Ο πίνακας είναι το πλέγμα της εβδομάδας: γραμμές για την επιλεγμένη ομαδοποίηση, κελιά για τις ημέρες, σύνολο γραμμής. Οι κάρτες είναι το ίδιο περιεχόμενο σε κάρτες, χρήσιμο αν δουλεύεις σε στενή οθόνη ή θέλεις να κυλάς μία ομάδα τη φορά.

Το φίλτρο στη γραμμή περιορίζει περαιτέρω, πέρα από την ήδη ορισμένη περίοδο. Οι ενέργειες επάνω δεξιά είναι:

• Εξαγωγή — κατεβάζεις την τρέχουσα προβολή.
• Σελίδα «Προσθήκη χρόνου» — η μειωμένη έκδοση για να σημειώνεις ώρες χωρίς να ανοίγεις ολόκληρο το πλέγμα. Είναι η σελίδα για χρήση από το τηλέφωνο.
• Ρυθμίσεις — μόνο ο Ιδιοκτήτης τις βλέπει σε αυτό το μενού. Είναι η σελίδα όπου αποφασίζεται με ποια ομαδοποίηση και περίοδο ανοίγει το timesheet.

Στην εβδομάδα βρίσκεις Αντιγραφή προηγούμενης εβδομάδας. Αντιγράφει τις γραμμές της προηγούμενης εβδομάδας στην τρέχουσα, ώστε ένας σύμβουλος που επαναλαμβάνει τους ίδιους πελάτες να μην ξαναγράφει το πλέγμα κάθε Δευτέρα. Έλεγξε τα κελιά μετά την αντιγραφή: μια εβδομάδα αδείας που αντιγράφηκε πάνω σε εργάσιμη εβδομάδα πρέπει να διορθωθεί χειροκίνητα.

Ομαδοποίηση, περίοδος και τύπος εγγραφής

Οι ρυθμίσεις λένε με τι ανοίγει η σελίδα: ομαδοποίηση, περίοδος, τύπος εγγραφής και, για όσους μπορούν να βλέπουν συναδέλφους, ποιοι χρήστες. Τα επιπλέον φίλτρα μένουν στο πάνελ φίλτρων, όχι εδώ.

Η ομαδοποίηση μπορεί να είναι εταιρεία, επαφή, task, έργο, ευκαιρία, ticket, χρήστης ή μήνας. Επίλεξε την τομή με την οποία διαβάζεις τις ώρες. «Ανά έργο» απαντά πόσο κόστισε μια δουλειά. «Ανά χρήστη» απαντά ποιος σημείωσε τι. «Ανά μήνα» διευρύνει πέρα από την εβδομάδα.

Η περίοδος είναι σήμερα, αυτή την εβδομάδα, επόμενες 7 ημέρες, αυτόν τον μήνα, επόμενες 30 ημέρες, επόμενους 12 μήνες, φέτος, του χρόνου, προηγούμενοι 12 μήνες, προηγούμενο έτος. Η λειτουργική εβδομάδα ξεκινά από Δευτέρα.

Ο τύπος εγγραφής εξαρτάται από τις ενεργές εφαρμογές: έργα και task αν έχεις Δραστηριότητες, ευκαιρίες αν έχεις Πωλήσεις, ticket αν έχεις Ticket, ραντεβού αν έχεις Ραντεβού. Αν δεν έχεις καμία από αυτές, μένει το task. Δεν θα εμφανιστεί τύπος που ο οργανισμός δεν χρησιμοποιεί.

Επάνω η σελίδα σου υπενθυμίζει τις πραγματικές τιμές με τις οποίες θα ανοίξει το timesheet. Αν χρησιμοποιείς προσωπική προτίμηση, το λέει ρητά.

Προεπιλογή οργανισμού και προσωπική προτίμηση

Η αποθήκευση των ρυθμίσεων τις εφαρμόζει σε εσένα. Ο Ιδιοκτήτης έχει επιπλέον τον διακόπτη Εφαρμογή σε όλο τον οργανισμό: γίνεται η προεπιλογή όσων δεν έχουν ακόμα αποθηκεύσει δική τους προτίμηση. Όποιος έχει ήδη αποθηκεύσει τη δική του συνεχίζει να βλέπει εκείνη. Είναι η φράση στη σελίδα: η προεπιλογή οργανισμού δεν ακυρώνει τις προσωπικές προτιμήσεις.

Έχει νόημα μια προεπιλογή «αυτή την εβδομάδα, ανά έργο» αν η ομάδα καταγράφει εργοτάξια, και να αφήσεις τη διοίκηση να αποθηκεύσει «αυτόν τον μήνα, ανά χρήστη» για τον εαυτό της. Το αντίθετο — να επιβάλεις σε όλους τη θέα της διοίκησης — κάνει τον σύμβουλο να ανοίγει πλέγμα που δεν είναι η εβδομάδα του.

Το πεδίο χρηστών, ορατό σε όποιον είναι τουλάχιστον μέλος του οργανισμού, περιορίζει το πλέγμα σε εκείνα τα άτομα. Χωρίς επιλογή βλέπεις το όριο που επιτρέπει ο ρόλος σου και η ορατότητα των καρτών. Δεν είναι τρόπος να διαβάσεις τις ώρες ιδιωτικής κάρτας στην οποία δεν έχεις πρόσβαση.

Πότε να χρησιμοποιήσεις το άλλο εργαλείο

• Δουλεύεις και θέλεις να ξεκινήσεις τον χρονομετρητή. Άνοιξέ τον στην κάρτα. Ο οδηγός είναι Χρόνος. Το timesheet διαβάζει το αποτέλεσμα, δεν αντικαθιστά το κουμπί play.
• Πρέπει να προγραμματίσεις ποιος είναι στην έδρα. Αυτό είναι βάρδια, όχι ώρα σε ένα task.
• Χρειάζεσαι το γράφημα ωρών στην αναφορά task. Είναι σύνοψη, όχι το επεξεργάσιμο κελί της ημέρας. Δες Αναφορές.
• Αντιγράφεις την εβδομάδα και τα σύνολα διπλασιάζονται. Η αντιγραφή γράφει τις ώρες της προηγούμενης εβδομάδας στην τρέχουσα. Αν εκείνες οι ώρες υπήρχαν ήδη, διόρθωσε τα κελιά, μην αντιγράψεις δεύτερη φορά.