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Timesheet

Le timesheet est la grille où vous lisez et saisissez les heures de la semaine, regroupées par client, projet, tâche ou personne. Le titre de la page est Suivi du temps. Ce n'est pas le minuteur sur la fiche et ce n'est pas le quart RH.

Le minuteur sur la fiche de tâche ou de projet — démarrage, pause, combien de temps a déjà été saisi — est décrit dans le guide Temps. Les quarts et les présences sont dans les guides Quarts et Présences. Le timesheet utilise les heures déjà associées aux fiches (tâches, projets, opportunités, tickets, rendez-vous, selon les apps actives) et les place dans une semaine que vous pouvez corriger, copier et exporter.

Tableau et cartes

En haut, vous alternez Tableau et Cartes. Le tableau est la grille de la semaine : lignes pour le regroupement choisi, cellules pour les jours, total de ligne. Les cartes sont le même contenu en fiches, utile sur un écran étroit ou pour parcourir un groupe à la fois.

Le filtre dans la barre restreint encore, en plus de la période déjà définie. Les actions en haut à droite sont :

• Exporter — vous téléchargez la vue actuelle.
• Page « Ajouter du temps » — la version réduite pour saisir des heures sans ouvrir toute la grille. C'est la page à utiliser depuis le téléphone.
• Paramètres — seul le Propriétaire la voit dans ce menu. C'est la page où l'on décide avec quel regroupement et quelle période le timesheet s'ouvre.

Sur la semaine, vous trouvez Copier la semaine précédente. Elle copie les lignes de la semaine d'avant sur la semaine courante, ainsi un consultant qui répète les mêmes clients ne réécrit pas la grille chaque lundi. Vérifiez les cellules après la copie : une semaine de congés copiée sur une semaine de travail doit être corrigée à la main.

Regroupement, période et type d'entrée

Les paramètres indiquent avec quoi la page s'ouvre : regroupement, période, type d'entrée et, pour qui peut voir les collègues, quels utilisateurs. Les filtres supplémentaires restent dans le panneau filtres, pas ici.

Le regroupement peut être entreprise, contact, tâche, projet, opportunité, ticket, utilisateur ou mois. Choisissez la découpe avec laquelle vous lisez les heures. « Par projet » répond à combien a coûté un travail. « Par utilisateur » répond à qui a saisi quoi. « Par mois » élargit au-delà de la semaine.

La période est aujourd'hui, cette semaine, 7 prochains jours, ce mois, 30 prochains jours, 12 prochains mois, cette année, année prochaine, 12 mois précédents, année précédente. La semaine opérationnelle commence le lundi.

Le type d'entrée dépend des apps allumées : projets et tâches si vous avez Activités, opportunités si vous avez Ventes, tickets si vous avez Ticket, rendez-vous si vous avez Rendez-vous. Si vous n'avez aucune de ces apps, reste la tâche. Un type que l'organisation n'utilise pas n'apparaîtra pas.

En haut, la page vous rappelle les valeurs effectives avec lesquelles le timesheet s'ouvrira. Si vous utilisez une préférence personnelle, elle le dit explicitement.

Défaut de l'organisation et préférence personnelle

Enregistrer les paramètres les applique à vous. Le Propriétaire a en plus l'interrupteur Appliquer à toute l'organisation : cela devient le défaut de ceux qui n'ont pas encore enregistré leur propre préférence. Qui a déjà enregistré la sienne continue de la voir. C'est la phrase sur la page : le défaut org n'efface pas les préférences personnelles.

Un défaut « cette semaine, par projet » a du sens si l'équipe facture les chantiers, et laisser l'administration s'enregistrer « ce mois, par utilisateur » pour elle. Le contraire — imposer à tous la vue de l'administration — fait ouvrir au consultant une grille qui n'est pas sa semaine.

Le champ utilisateurs, visible pour qui est au moins membre de l'organisation, limite la grille à ces personnes. Sans sélection, vous voyez le périmètre autorisé par votre rôle et la visibilité des fiches. Ce n'est pas un moyen de lire les heures d'une fiche privée à laquelle vous n'avez pas accès.

Quand utiliser l'autre outil

• Vous travaillez et voulez lancer le minuteur. Ouvrez-le sur la fiche. Le guide est Temps. Le timesheet lit le résultat, il ne remplace pas le bouton lecture.
• Vous devez planifier qui est sur site. C'est un quart, pas une heure sur une tâche.
• Vous avez besoin du graphique heures dans le rapport tâches. C'est un résumé, pas la cellule modifiable du jour. Voir Rapports.
• Vous copiez la semaine et les totaux doublent. La copie écrit les heures de la semaine précédente sur la courante. Si ces heures y étaient déjà, corrigez les cellules, ne copiez pas une deuxième fois.