Apprendre mokapen

OneDrive

Connectez OneDrive à Mokapen pour joindre des fichiers depuis les fiches CRM (contacts, opportunités, tickets, projets…) et, si vous le souhaitez, enregistrer dans le cloud les fichiers téléversés depuis l'ordinateur au lieu de les stocker uniquement sur le serveur Mokapen.

Vue d'ensemble : Intégrations.

Prérequis

• Compte Microsoft avec de l'espace OneDrive disponible.
• Autorisation pour que Mokapen accède aux fichiers que l'application crée ou ouvre sur OneDrive (pas à l'intégralité du contenu du disque).

Connecter OneDrive

1. Menu utilisateur → Intégrations → OneDrive.
2. Cliquez sur Synchroniser OneDrive.
3. Connectez-vous à Microsoft et Autorisez l'accès aux fichiers gérés par Mokapen.
4. Configurez les préférences et le partage (seul l'utilisateur ayant connecté voit ces sections).
5. Cliquez sur Synchroniser en bas de page.

Si vous n'acceptez pas, vous ne pourrez ni joindre de fichiers depuis OneDrive ni enregistrer les téléversements dans le cloud.

Ce que Mokapen demande à Microsoft

Mokapen demande l'accès aux fichiers qu'il crée ou ouvre via l'intégration — pas la lecture de l'intégralité de votre OneDrive personnel. Cela sert au dossier dédié, aux téléversements et à l'ouverture des pièces jointes depuis les fiches CRM.

Préférences

• Enregistrer dans le cloud les fichiers depuis l'ordinateur (interrupteur activé) : les fichiers téléversés depuis le PC vont aussi sur votre OneDrive, pas seulement sur Mokapen.
• Dossier dédié : Mokapen crée ou réutilise un dossier Nom de l'app – Nom de l'organisation et y place les fichiers liés, pour les retrouver regroupés sur OneDrive.

Partage avec l'équipe

• Activer pour les autres utilisateurs — collègues ou toute l'organisation peuvent utiliser votre connexion OneDrive pour joindre des fichiers sans se reconnecter. Utile pour un OneDrive d'entreprise géré par un référent.
• Partager tous les fichiers OneDrive avec les membres — si activé, les fichiers Mokapen sur OneDrive sont accessibles via lien partagé avec les membres de l'org ; si désactivé, permissions plus restrictives.

Après chaque modification, cliquez sur Synchroniser.

Usage quotidien — joindre des fichiers depuis une fiche

Ouvrez une fiche (contact, opportunité, ticket, projet…), cliquez sur le trombone (Pièces jointes) et choisissez la source. Avec OneDrive connecté, deux modes distincts apparaissent :

1. Depuis votre ordinateur (vers OneDrive)

Entrée de menu : Votre ordinateur sur OneDrive.

1. Sélectionnez le fichier sur le PC (ou glissez-le dans la zone de téléversement, si disponible).
2. Mokapen le téléverse sur le compte OneDrive lié à l'intégration — pas seulement dans l'espace Mokapen.
3. Si le dossier dédié est activé dans Intégrations, Mokapen crée (ou réutilise) le dossier Nom de l'app – Nom de l'organisation et y place le fichier.
4. Le fichier est joint à la fiche avec un lien ouvrant le document sur OneDrive.

Avantages : le document reste dans le OneDrive de l'org (ou du compte partagé avec l'équipe) ; vous ne consommez pas l'espace pièces jointes Mokapen ; sauvegarde et partage Microsoft restent disponibles hors CRM. Idéal pour contrats, PDF et fichiers neufs créés sur l'ordinateur.

2. OneDrive en ligne — sélecteur de fichiers

Entrée de menu : OneDrive en ligne.

1. Le sélecteur Microsoft s'ouvre (fenêtre OneDrive).
2. Choisissez un ou plusieurs fichiers déjà présents sur OneDrive, ou un dossier.
3. Mokapen ne retéléverse pas le fichier depuis le PC : il lie la fiche au fichier (ou aux fichiers) sur OneDrive, avec un lien pour l'ouvrir.

Avantages : pas de téléversement en double ; vous utilisez des documents déjà organisés dans des dossiers OneDrive ; utile pour modèles, présentations ou dossiers partagés maintenus par l'équipe sur OneDrive. Le fichier reste où vous l'avez mis sur OneDrive — Mokapen ajoute seulement le lien CRM.

Lequel choisir ?

• Nouveau fichier depuis le PC → « Votre ordinateur sur OneDrive ».
• Fichier déjà sur OneDrive → « OneDrive en ligne ».

Si l'intégration OneDrive est partagée avec les collègues, les deux options utilisent la connexion active pour l'org (la vôtre ou celle partagée), afin que les pièces jointes pointent vers le même archive d'entreprise.

Supprimer une pièce jointe de la fiche Mokapen ne supprime pas le fichier sur OneDrive. Si un fichier disparaît de OneDrive, le lien dans Mokapen peut cesser de fonctionner — dans ce cas, déconnectez et reconnectez l'intégration ou remplacez la pièce jointe.

Détails généraux sur les pièces jointes : guide Pièces jointes.

Problèmes courants

• Erreur de téléversement — fichier trop volumineux, format non pris en charge, espace OneDrive épuisé ou autorisation révoquée. Reconnectez l'intégration.
• Un collègue ne voit pas les paramètres — seul celui qui a créé la connexion modifie préférences et partage ; les autres utilisent le compte partagé si activé.

Déconnecter

Cliquez sur Déconnecter et confirmez en saisissant le mot demandé. Dans la fenêtre, choisissez quoi faire des liens vers les pièces jointes OneDrive déjà présents dans Mokapen.

Options dans Mokapen :

• Déconnexion standard (interrupteur « Supprimer tous les liens… » désactivé) — vous révoquez seulement la connexion au compte. Les pièces jointes avec lien OneDrive restent sur les fiches dans Mokapen, mais sans intégration active les liens peuvent cesser de fonctionner jusqu'à reconnexion ou remplacement.
• Supprimer de Mokapen tous les liens vers les fichiers OneDrive (interrupteur activé) — Mokapen supprime de l'org les références aux pièces jointes OneDrive (enregistrements liés à cette sync). Les fichiers ne sont pas supprimés sur OneDrive : ils restent dans le cloud ; seuls les liens CRM disparaissent.

Dans tous les cas, les documents sur OneDrive externe ne sont pas détruits automatiquement par Mokapen. Pour libérer de l'espace ou fermer une archive, agissez directement sur OneDrive.

Détails pièces jointes : guide Pièces jointes.