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Rapports

Les rapports répondent à « quels chiffres avons-nous », pas à « que faire ce matin ». Chaque module a sa page : Task, Projets, Opportunités, Ticket et les autres qui ont le bouton Rapport. Le titre en haut est Rapport | nom du module. De là, vous revenez à vos activités avec le bouton dans la barre.

Il n'existe pas un seul tableau de bord qui mélange tout. Si vous cherchez les temps des tâches, ouvrez les rapports des tâches. Si vous cherchez la pipeline, ouvrez les rapports des opportunités. Le détail de chaque graphique reste dans le guide du module, section Rapport. Cette page explique comment les lire et pourquoi le chiffre ne coïncide pas avec le kanban.

Où ils sont et comment les ouvrir

Ouvrez le module et passez à la vue rapport, ou utilisez le lien Rapport dans le menu du guide de ce module. En haut à droite, vous avez deux vues :

• Graphiques — une carte pour chaque graphique visible (état, priorité, équipe, responsable, tags, temps, et les autres prévus pour ce module).
• Liste — les mêmes fiches en tableau, avec les mêmes filtres.

Le bouton filtres restreint la période et les autres champs. Sur les rapports des tâches, la date d'échéance est un filtre verrouillé : il reste toujours appliqué, ainsi le graphique ne mélange pas des échéances d'années différentes sans que vous l'ayez choisi. Le sélecteur somme / comptage change si la carte additionne un montant ou compte les fiches.

Le graphique temps n'apparaît que si l'organisation a le suivi des temps (plan Medium, ou la division time tracking active). Sans cela, la carte n'est pas dessinée : ce n'est pas un graphique vide, il est absent.

Qui voit quels chiffres

Le rapport montre toutes les fiches que vous pouvez ouvrir, pas seulement celles de votre kanban. Le filtre gris utilisateurs / équipes de la page opérationnelle n'est pas appliqué ici, tant que vous ne choisissez pas une équipe. Le cadenas, lui, reste : une fiche privée d'un collègue, si vous n'êtes pas responsable, collaborateur ou auteur, n'entre ni dans le kanban ni dans le rapport.

C'est le point qui fait paraître le rapport « faux ». Laura dans le kanban Opportunités a 8 cartes, les siennes. Dans les rapports elle en compte 40 : les publiques auxquelles elle a accès, plus ses privées. Marco dans le rapport tickets voit les tickets qu'il peut ouvrir ; un ticket privé d'un autre service, s'il n'est pas collaborateur, n'y est pas.

Être Propriétaire n'ouvre pas à lui seul les fiches privées des autres. Il faut être dans la liste, en personne ou via une équipe. Le détail est dans le guide Visibilité des données.

Devis, commandes, produits, services et documents déjà en liste montrent tout ce que vous pouvez ouvrir, comme un rapport. Là, l'écart kanban / rapport ne se présente pas de la même façon.

Comment lire un graphique sans le confondre avec la liste

Le graphique regroupe. La liste énumère. Si le graphique état dit 12 « Ouvertes » et la liste, avec le même filtre, en montre 12, les deux chiffres doivent coïncider. S'ils ne coïncident pas, vous avez en général un filtre différent entre les deux vues, ou vous comparez le kanban (seulement votre travail) avec le rapport (tout ce que vous pouvez ouvrir).

Un graphique par équipe compte les fiches où cette équipe est impliquée. Une fiche avec deux équipes peut peser dans plusieurs parts : n'additionnez pas les parts en espérant le total des fiches. Pour le total, utilisez le comptage en en-tête ou la liste sans regroupement.

Les filtres valent pour la page. Si vous exportez ou passez à la liste, ils restent dans l'URL. Si vous partagez le lien avec un collègue, il voit ses chiffres dans ces mêmes filtres : le périmètre est son accès, pas le vôtre.

Quand le rapport n'est pas le bon outil

• Vous voulez seulement votre travail d'aujourd'hui. Restez en kanban ou en liste avec le filtre utilisateurs / équipes. Le rapport élargit.
• Vous voulez les heures écrites en grille hebdomadaire. C'est la page Timesheet, pas le graphique temps du rapport.
• Vous voulez un chiffre qui inclut les fiches privées des autres. Cela ne s'obtient pas en relevant le rôle. Cela s'obtient en mettant la personne (ou son équipe) parmi les collaborateurs, ou en laissant la fiche publique.
• Vous comparez deux modules. Les rapports ne s'additionnent pas entre eux. 40 opportunités et 40 tickets sont deux ensembles différents.

Pour la signification de chaque carte (état, priorité, Gantt, tags), ouvrez le guide du module et allez à la section Rapport.