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Guide Présences

L'espace Présences est le module HR de Mokapen pour enregistrer les heures et les journées des personnes : travail sur site, maladie, congés, permissions et autres typologies. Chaque présence a personne, site, date, heure début/fin, typologie, notes et (si prévu) confidentialité. Elle peut se lier à un Poste planifié le même jour/site.

Accédez-y depuis le menu Ressources humaines → Présences, ou utilisez Enregistrer la présence depuis le menu « + » (raccourci typique : touche R). La vue par défaut est le Calendrier ; vous pouvez passer à la Liste. Le module nécessite l'application Présences active, les permissions correctes et un plan Premium adapté (pack HR). Vérifiez la disponibilité sur votre plan.

Ce que ne sont pas les Présences : ce n'est pas un système de pointage automatique (clock-in/out), il n'y a pas de géolocalisation obligatoire ni de flux d'« approbation manager » (pending/approved). Vous enregistrez (ou un éditeur) date et horaires — à la main, aussi en bloc ou depuis la planification. Le Timesheet, s'il est présent dans Mokapen, est une application distincte.

Rôle dans le CRM et rapport aux Postes

• Postes = plan (« vous devriez être ici sur ces plages »).
• Présences = réalisé (« vous avez été / vous avez enregistré ces heures / cette typologie »).

Les utiliser ensemble est le flux recommandé : l'éditeur planifie les postes, puis enregistre (ou fait enregistrer) les présences. Depuis la fiche poste vous pouvez ouvrir des raccourcis pour créer/modifier la présence et voir l'écart d'heures. À la création d'une présence, s'il existe un poste même utilisateur + site + jour, Mokapen peut le lier automatiquement (shift_id). Dans les rapports, là où prévu, vous trouvez aussi des données croisées postes + présences.

Pouvoirs utilisateurs : qui voit, qui crée, qui modifie

Il n'y a pas de rôle « approbateur ». Comptent l'application, l'éditeur, les reportees et la confidentialité sur la présence individuelle.

1. Application et plan

L'application Présences doit être active (plan Premium adapté). L'owner l'active dans Paramètres → Applications. Sans application vous ne voyez ni menu, ni liste, ni rapports Présences.

2. Éditeurs des présences

Dans Paramètres → Ressources humaines → Présences, l'owner choisit qui peut créer et modifier les présences pour tous (utilisateurs sélectionnés ou toute l'organisation). Les éditeurs :

• enregistrent des présences pour n'importe quelle personne (aussi multi-personnes en une fois) ;
• modifient, déplacent (drag&drop), clonent, planifient, archivent et suppriment ;
• peuvent définir la confidentialité, collaborateurs/stakeholders et groupes sur la présence ;
• en cas de chevauchement horaire reçoivent un avertissement mais peuvent quand même enregistrer (politique plus souple qu'un utilisateur normal).

Être éditeur Présences vous rend aussi éditeur Postes (pour aligner planification et réalisé).

3. Utilisateur non éditeur

Il peut typiquement enregistrer et gérer ses propres présences et, là où prévu, celles de ses reportees (membres des équipes dont il est manager). Il ne gère pas l'agenda de toute l'org. Sur chevauchement horaire, Mokapen peut bloquer l'enregistrement (contrairement à l'éditeur).

4. Confidentialité sur la présence individuelle

Comme sur les autres entités Mokapen : présence publique (dans l'org, selon les permissions) ou privée — visible à qui a un accès explicite (personne de la présence, qui l'a créée, collaborateurs/stakeholders indiqués, règles de confidentialité). Les éditeurs définissent confidentialité et stakeholders à la création/sur la fiche. Utilisez la confidentialité privée pour maladies ou données sensibles qui ne doivent pas apparaître à tous.

5. Paramètre « Visibilité des présences »

Dans les paramètres Présences vous trouvez aussi un bloc Visibilité (seulement les miennes / aussi équipe / aussi reportees / utilisateurs sélectionnés). Il sert à déclarer qui voit quoi. Dans la pratique quotidienne, cependant, les règles qui comptent le plus restent : qui est éditeur, reportees pour la modification, et la confidentialité sur l'enregistrement individuel. Si quelque chose ne correspond pas aux attentes de l'équipe, vérifiez d'abord éditeur et confidentialité, puis la configuration Visibilité avec un admin.

En synthèse :

• Owner — active app, sites, typologies, éditeurs (et options visibilité).
• Éditeur — enregistre et corrige pour tous ; planifie et fait des actions bulk.
• Non éditeur — gère soi (et reportees) ; pas toute l'org.
• Confidentialité — restreint la lecture de l'enregistrement sensible individuel.

Typologies de présence

Chaque présence a une typologie (champ configurable). Si l'organisation n'a pas encore de types custom, Mokapen propose les défauts typiques :

• Travail — journée/heures de travail.
• Maladie
• Congés
• Permission
• Autre

Vous pouvez personnaliser les typologies dans Paramètres → Ressources humaines → Présences (gestion des types). Les typologies alimentent les rapports (heures par type) et les filtres : utilisez-les de façon cohérente dans toute l'équipe.

Page Présences — barre et vues

Comme les Postes, vous trouvez Calendrier et Liste.

• Calendrier – Lignes : mois entier, navigation mois ; lignes = jours ; colonnes selon regroupement.
• Calendrier – Colonnes : fenêtre de jours autour d'aujourd'hui ; s'il existe des presets Postes avec plages, la grille peut subdiviser les colonnes par créneau horaire.
• Regrouper par : Site → Utilisateur ou Utilisateur → Site.
• Aujourd'hui : défilement vers le jour courant.
• Filtres avancés : avec plan Premium de base (là où prévu).
• Enregistrer la présence / actions : création ; pour les éditeurs aussi Planifier, dupliquer, archive, actions bulk en liste.

Dans la Liste (tableau) : personne, date, horaires, typologie, site, notes, qui a créé/mis à jour (et groupes si éditeur). Idéal pour corrections de masse et export analytique vers les rapports.

Fiche présence

Un clic sur une carte ou une ligne ouvre la fiche (modale). Champs typiques :

• Personne — modifiable par l'éditeur ; sinon en général fixée sur vous.
• Site, Date, Heure début / Heure fin.
• Preset poste (optionnel, si app Postes active) — remplit les horaires depuis les plages du preset.
• Typologie, Notes.
• Confidentialité / collaborateurs / groupes — pour les éditeurs.
• Badge Archivée si hors des vues actives.

Menu Options : Cloner, Archiver / Restaurer, Supprimer. Sur le calendrier, avec les bons pouvoirs, vous pouvez glisser la présence (changement date/site/utilisateur ; le snap horaire peut s'aligner sur un créneau poste du même jour).

Enregistrer une présence

1. Menu « + » → Enregistrer la présence, ou depuis RH → Présences, ou depuis la fiche d'un Poste.
2. Choisissez personne (si éditeur ; vous pouvez en sélectionner plusieurs), site, dates (aussi intervalle), typologie, horaires (manuels ou depuis preset poste).
3. Ajoutez des notes ; si éditeur, définissez confidentialité/stakeholders si besoin.
4. Enregistrez. En cas de chevauchement horaire : blocage (utilisateur normal) ou avertissement (éditeur). Les jours de fermeture org affichent un avertissement : vous pouvez quand même enregistrer (ce n'est pas un blocage serveur).

Planifier et dupliquer

Planifier (éditeur) copie une période de présences vers un mois de destination, en conservant jour-semaine et position dans le mois — même logique que les Postes. Utile pour schémas récurrents (ex. temps partiel fixe), pas pour remplacer l'enregistrement quotidien du travail variable.

Dupliquer / Cloner crée des copies depuis la fiche ou une sélection multiple en liste ; puis mettez à jour dates et horaires.

Modifier, archiver, supprimer

• Modifier — inline sur la fiche, ou bulk en liste (éditeur).
• Déplacer — drag&drop au calendrier.
• Archiver — retire des vues actives sans perdre l'historique ; restaurez depuis l'archive ou le menu fiche.
• Supprimer — suppression définitive de l'enregistrement ; pour erreurs, pas pour mois clos (mieux archiver).

Paramètres Présences

Chemin : Paramètres de l'organisation → Ressources humaines → Présences.

• Utilisateurs pouvant créer et modifier les présences — liste éditeurs (levier principal des pouvoirs).
• Visibilité — options « seulement miennes / équipe / reportees / utilisateurs » ; voir section pouvoirs ci-dessus.
• Typologies — créez/modifiez les types (Travail, Congés, … ou custom de votre secteur).
• Sites et fermetures — dans les paramètres généraux org ; partagés avec les Postes.

Il n'existe pas de paramètres Présences pour GPS, geofence ou « télétravail » automatique : si vous travaillez à distance, enregistrez quand même site/typologie/notes selon les politiques internes.

Rapports Présences

Menu Rapports → Présences : graphiques et liste. Analyses typiques :

• Heures par site
• Heures par typologie
• Heures week-end / jours ouvrables
• Heures par utilisateur (par site et en tableau)
• Heures par utilisateur / jour de la semaine
• Données croisées (postes et présences) — si l'app Postes est aussi active

Les filtres avancés requièrent souvent un plan Premium de base. Utilisez les rapports pour paie interne, charge des sites et écarts par rapport au planifié — pas pour l'enregistrement quotidien (celui-ci reste Calendrier/Liste et « Enregistrer la présence »).

Cas d'application

• Magasin : éditeur = responsable point de vente ; le staff enregistre (ou fait enregistrer) les journées de travail ; congés/maladie avec typologie dédiée et confidentialité si besoin.
• Équipe avec manager : le manager non-éditeur gère les reportees ; l'éditeur RH voit et corrige tout.
• Alignement postes : planifiez le mois en Postes → en fin de semaine enregistrez les Présences → contrôlez les données croisées en rapport.
• Absences : typologie Congés/Permission/Maladie sur journée entière (horaires conventionnels selon politique interne).

Processus recommandés

• Définissez typologies et éditeurs avant le go-live avec le staff.
• Enregistrez les présences le jour même ou en fin de semaine, pas des mois plus tard.
• Pour données sensibles (maladie) utilisez la confidentialité privée.
• Évitez les chevauchements : un utilisateur ne devrait pas avoir deux plages qui se touchent le même jour sans raison.
• Archivez les périodes closes ; supprimez seulement les erreurs.
• Combinez toujours avec les Postes si vous planifiez les sites.

Questions fréquentes

Q : Puis-je pointer entrée/sortie depuis l'app ?

R : Les Présences Mokapen sont des enregistrements date/heure (manuels ou planifiés), pas un badge clock-in/out avec GPS.

Q : Le manager doit-il approuver ma présence ?

R : Il n'y a pas de workflow d'approbation. Qui est éditeur peut créer/corriger ; les autres gèrent soi (et reportees).

Q : Pourquoi ne puis-je pas enregistrer ? Il y a un chevauchement.

R : Vous avez déjà une présence le même jour avec une plage qui coïncide ou se touche. Corrigez les horaires ou demandez à un éditeur (qui peut enregistrer avec avertissement).

Q : Différence entre Présences et Postes ?

R : Postes = planification. Présences = heures/typologies enregistrées. Idéaux ensemble ; détails dans le guide Postes.

Q : Je ne vois pas Enregistrer la présence.

R : App non active, plan non adapté, ou permissions insuffisantes. Vérifiez avec un admin de l'organisation.

Q : À quoi sert la typologie ?

R : À distinguer travail, congés, maladie, permission… pour filtres et rapports. Personnalisez-la dans les paramètres Présences.